İşletmeler Çevrimiçi Faaliyet Gösterebilir mi?

Dünya her gün değişiyor ve şirketler de geride kalmıyor. Sonuç olarak yatırımcılar, şirketlerini düşük maliyetlerle yönetirken daha yüksek kar elde edecek çözümler ve stratejiler buluyorlar. Bunun bir çözümü, şirketlerin, özellikle de yeni kurulan şirketlerin, kiradan tasarruf etmek için sanal ofis kiralamayı kullanmasıdır.

Çalışanlar işe gidip gelme gerekmediği için çalışmak için zaman yaratabilirler, dolayısıyla esneklik sağlanır. Bu sayede firmalar sanal ofisten çalışmalarına rağmen rekabete ayak uydurabilmektedir. Ayrıca, işletmelerin büyümesi ve gelişmesi için hayati önem taşıyan gizliliği artırır.

Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofis, işverenlerin ve çalışanların dört duvarlı bir ofiste buluşmadan çalışabilecekleri ve şirketlerini büyütebilecekleri çevrimiçi bir tabandır. Sanal ofis kiralamada telefon hattı, adres postası, resepsiyon görevlisi, posta ve sesli posta hizmeti ve toplantı odaları bulunur. Ayrıca video konferans ve bulut hizmetleri gibi çeşitli hizmetler de sunmaktadır.

Sanal Ofis Türleri

Sanal ofisler paketlere göre farklılık göstermektedir. Üç tür sanal ofis şunları içerir;

Çalışma Alanı Olan Sanal Ofis : Çalışanların masa ve ortak çalışma alanı gibi görünen çalışma yüzeylerine erişmesine olanak tanır. Bu şekilde çalışanlar birlikte çalışmaya devam edebilir ve şirketin çalışır durumda kalmasını sağlayacak çözümleri tartışabilirler.

İş Adresi Olan Sanal Ofis : Bu ofis türü, sanal bir ofis adresi kullanmanıza, hatta aramaları yanıtlamanıza ve postaları yönlendirmenize olanak tanır.

İş Adresi ve Çalışma Alanı Olan Sanal Ofis : Bir şirketi yönetmek için bu tür bir sanal ofis seçerseniz adrese ve çalışma alanına erişebilirsiniz. Böylece aslında oda kiralamanıza gerek kalmadan, adresle çalışabileceğiniz bir yer sahibi oluyorsunuz.

Neden Sanal Ofis Seçmelisiniz?

Günümüzde çoğu firma aşağıdaki sebeplerden dolayı sanal ofislere geçiş yapmaktadır;

Çoklu görev

Sanal ofis kiralama, işletmeleri yürütmek için ileri teknolojiyi kullanır. Böylece bir şirketin kritik ihtiyaçlarını karşılamak için birden fazla görevi yerine getirebilirsiniz. Örneğin, posta okurken aynı anda bir telefon görüşmesine cevap vermenize olanak tanır. Bu şekilde müşterilerinize zamanında geri bildirimde bulunarak onların güvenini kazanmanıza yardımcı olursunuz. Ayrıca resepsiyonistiniz sizi randevular ve çoğu müşterinin söyledikleri hakkında bilgilendirir.

Artan Esneklik

Mevcut konumunuzda zorluklarla karşılaşırsanız sanal ofis konumunuzu kolayca değiştirebilirsiniz. Yine çoğu sanal ofis, fikrinizi değiştirdikten sonra esnek sözleşme koşulları sunar. Yine işinize bağlı olarak uzun vadeli veya kısa vadeli bir sözleşme seçebilirsiniz.

Ayrıca esnek çalışma saatleri de buna dahildir. Bunun nedeni, çalışanların ofiste çalışmak için günlük olarak seyahat etmelerine gerek olmamasıdır. Ayrıca, nasıl ve ne zaman sizin için en iyi olduğuna bağlı olarak, gece veya başka bir günlük işin ardından çalışabilirsiniz.

Daha Az Hasta Günü

Uzun yıllar bir şirkette çalışmanıza rağmen bazen hasta olduğunuz için telefonla ararsınız ve birkaç gün evde kalmanız gerekir. Ancak kendinizi çalışacak kadar güçlü hissediyorsanız, sanal bir ofis yine de size hizmet edebilir. Yine, işe gidip gelme konusunda endişelenmenize gerek yok ve dinlenmeden önce birkaç saat çalışabilirsiniz. Dolayısıyla, birkaç hastalık gününün firmanın operasyonlarını etkileyebileceği gerçek bir ofisten farklı olarak, şirketin üretkenliğine yardımcı olursunuz.

Artan Verimlilik

Evden çalışan çalışanlar, fiziksel bir ofiste çalışanların aksine kendilerini mutlu ve özgür hissederler. Bir kez daha, çalışanların şirketin ilerlemesini etkileyen tartışmaları konusunda endişelenmenize gerek yok. Dolayısıyla, aktif çalışanlarınızdan elde edilen yıllık kârın daha yüksek olduğunu fark ettiğiniz için ilerleme görebilirsiniz.

İş yaşam dengesi

Çalışanların ofislerde çalışmanın dışında da bir yaşamları var. Dolayısıyla sanal bir ofis, çalışanların çalışma programlarına bağlı olarak egzersiz yapmalarına, çocuklarıyla veya yaşlılarıyla ilgilenmelerine veya akşam koşularına çıkmalarına olanak tanır. Yine, işe gidip gelme ve işe geç kalma konusunda endişelenmenize gerek yok. Çünkü çalışma saatlerinizi oluşturabilir ve normal bir hayat yaşayabilirsiniz.

Sanal Ofisin Dezavantajları

Sanal ofis kiralamayı düşünüyorsanız aşağıdaki dezavantajları göz önünde bulundurmalısınız;

Slack'in cazibesi

Evden çalışmak sizi profesyonellikten uzak olmaya itebilir. İşvereninizle yaptığınız anlaşmayı ihlal ederek çalışma saatlerini veya günlerini atlayabilirsiniz. Yine sanal ofiste çalışırken ihtiyaç duyulan iş ahlakını unutabilirsiniz.

Yalnızlık ve İzolasyon

Bazen bir ofiste meslektaşların varlığı çalışma motivasyonunu artırır. Ancak yüz yüze etkileşimin eksikliği, özellikle yalnızken yalnızlık ve izolasyona neden olabilir. Bu, zihinsel sağlığınızı etkileyebilir ve kaygı ve depresyon gibi durumlarla sonuçlanabilir. Ayrıca uzun süre devam etmesi durumunda iş ve aile hayatınızı etkileyecek başka kronik hastalıklara da yol açabilir.

Çalışan Tükenmişliği

Bazı işçiler daha fazla boş zamana sahip oldukları için fazla çalışabilirler. Ancak bu, çalışanların tükenmişliğini artırarak şirketin büyümesini etkileyebilir. Bu nedenle bir şirket, sanal ofis kiralamayı kullansa bile çalışanlarını izin almaya ve dinlenmeye teşvik etmelidir.

Daha Az Destek

Diğer çalışanlarla, yöneticiyle ve şirket sahibiyle etkileşimin olmaması, çalışanlara ve şirkete daha az destek verilmesine yol açabilir. Dahası, destek eksikliği, strateji eksikliği nedeniyle şirketin küçülmesine neden olabilir. Eğer bu devam ederse, bir firmanın kapanmasına yol açabilir.

Birlik Eksikliği

Çalışanların uzun süre fiziksel etkileşimden yoksun kalması halinde iş ilişkileri kurmak zor olabilir. Bir çalışma ortamındaki kişisel ilişkiler bir şirketin büyümesi için çok önemlidir. Ancak birlik eksikliği, çalışanların şirketin büyümesi için hayati öneme sahip çözümler sunamamasına yol açar.

Sanal Ofis Seçmeden Önce Kendinize Sormanız Gereken Sorular

Sanal ofisin avantajlarını ve dezavantajlarını göz önünde bulundurun ve sanal ofis kurmaya başlamadan önce aşağıdaki soruları yanıtlayın.

• Çalışma ortamı çalışanlarınızı nasıl etkileyecek?
• Fiziksel etkileşim olmadan çalışmanıza rağmen çalışanlarınıza destek olabiliyor musunuz?
• Uzak bir ortamda çalışmak müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayacak mı?

Sonuç olarak

Sanal ofis, fiziksel etkileşim olmamasına rağmen birçok avantaja sahiptir. Yine, özellikle küçük bir şirketi yönetirken paradan tasarruf etmenize yardımcı olur. Buna rağmen, daha az destek ve işçiler arasında birlik eksikliği de dahil olmak üzere, bu tür bir çalışma ortamının risklerini göz önünde bulundurmalısınız.