10 Temel Ekip İşbirliği Özelliği ve Hangi Araçların Hepsine Sahip Olduğu

Ekip işbirliği yazılımı, çalışanların sorumluluklarını anlamalarına yardımcı olur ve proje yöneticilerinin proje ilerleme raporlarını izlemesine olanak tanır.

Ancak çoğu ekip, bu yazılımın sağladığı Kanban panoları, kontrol listeleri, zaman izleme ve görev bağımlılıkları gibi ek işbirliği özelliklerinden yararlanmaz.

Bu işbirliği özellikleri ve aşağıda özetlenenler, proje liderlerinin görev yönetimini bir sonraki düzeye taşımasına ve çalışanlara daha akıcı ve dengeli bir iş akışı sağlamasına olanak tanır.

Proje Yöneticileri Hangi Ekip İşbirliği Özelliklerini Aramalıdır?

Proje yöneticileri için en önemli ekip işbirliği özellikleri, proje ilerlemesi ve genel ekip iş akışları hakkında gerçek zamanlı bilgiler sağlayan özelliklerdir.

Aşağıdaki özellikler, bir ekip liderinin bir süpervizör olarak rolünü geliştirir ve çalışanlarla bireysel, ekip çapında ve şirket genelinde iletişim kurmayı kolaylaştırır.

Doğru ekip çevrimiçi işbirliği araçları, proje yöneticilerinin engelleri hızla çözmesine ve çalışanların iş yüklerini dengelemesine olanak tanıyan özellikler sunar. Ayrıca ekip üyelerini uzun ve kısa vadeli sorumluluklarının farkında tutarlar.

Görev Atama

Aranacak en temel ekip işbirliği özelliği, görev oluşturma ve atamadır.

Ekip liderleri, daha büyük projeleri hem bireysel hem de ekip çapında birden çok daha küçük, daha yönetilebilir görevlere bölebilir - bu, en önemli üretkenlik ipuçlarından biridir.

Görevler, “yapılacaklar” kontrol listesi formatında oluşturulabilir ve çalışanlar tamamlandığında bunları kontrol edebilir. Bu görevler içinde alt görevler oluşturmak, önemli ayrıntıların çatlaklardan kaymasını önler.

Örneğin projenin tamamı “Şirket Tatil Partisi” diyelim ve İK departmanına (ekibe) atanmış olsun.

Bazı görevler bir mekanın güvenliğini sağlamak, eğlenceyi seçmek, bir tarih seçmek ve bir yemek şirketi kiralamak olabilir. Belirli bir çalışana, mekanın kalabalık limitini kontrol etme ve alan için bir ön ödeme yapma gibi ilgili alt görevlerle birlikte mekanı bulma görevi verilebilir.

Bazı işbirliği platformları, proje yöneticileri için bir hayal kırıklığı noktası olan belirli bir göreve yalnızca bir ekip üyesinin atanmasına izin verir. Yalnızca bir bütün olarak projeler değil, sık sık görevler atayan ekip liderleri, birden fazla çalışan ve ekip arasında işbirliğini gerektiren bir göreve atanan kişi sayısına sınır getirmeyen bir yazılım seçmelidir.

Standart görev atama ekibi işbirliği özelliklerine ek olarak, görev bağımlılıklarına izin veren yazılım araçlarını da göz önünde bulundurun. Bu, çalışanların ilgili bir görev tamamlanmadan önce bir görev üzerinde çalışmasını veya proje planlarında ilerlemesini engeller. Yukarıdan etkinlik planlama örneğimize devam etmek için, görev bağımlılıklarını ayarlamak, bir mekan güvence altına alınana kadar ekip üyelerinin eğlenceye karar veremeyeceği anlamına gelir.

Proje Durum Raporlaması

Bir çalışana bir görev veya alt görev atandığında, takım liderlerinin son teslim tarihlerinin karşılandığından emin olmak için genel ilerlemeyi denetlemesi gerekir.

Ekip üyelerinin görev ilerleme durumunu "devam ediyor", "başlatılmadı", "takılıp kaldı" veya "onay bekleniyor" gibi etiketlerle güncellemesine olanak tanıyan işbirliği özelliklerini arayın.

Bu güncellemeler, proje yöneticilerinin ve diğer ekip üyelerinin bir sorunu hızla çözmesine, bağımlı bir görevi tamamlamasına veya işlerin ne zaman biteceği konusunda daha iyi bir fikir edinmesine olanak tanır. Bu, üretkenliği artırır ve ekip liderlerinin proje ilerlemesini sürekli kontrol etme zorunluluğunu ortadan kaldırarak onları daha önemli görevler için serbest bırakır.

Bu basit durum güncellemeleri, bir toplantı odasında veya telefon görüşmelerinde sorunların tartışıldığı veya son tarihlerin tartışıldığı saatlerin yerini alır.

Diğer Ekip İşbirliği Yazılımları ile Entegrasyon

Bir uzaktan ekip işbirliği aracı ne kadar kapsamlı olursa olsun, çalışanlar ve proje yöneticileri benzer şekilde ek yazılım ve ekip iletişim araçları kullanmaya devam edecektir.

Doğru ekip işbirliği platformu bu araçların çoğunun yerini alabilirken, çalışanlar zaten aşina oldukları veya basitçe tercih ettikleri yazılımları kullanırken kendilerini daha rahat hissederler.

Büyük bir öğrenme eğrisinden ve çalışanların hayal kırıklıklarından kaçınmak için, seçilen herhangi bir ekip işbirliği yazılımının temel uygulamalar ve araçlarla bütünleştiğinden emin olun.

Popüler entegrasyonlar şunları içerir:

• Gevşek ve Gevşek alternatifler
• Yakınlaştırma ve diğer web konferans yazılımları
• G Suite ve Microsoft 365
• Google Dokümanlar
• Satış ekibi
• Skype
• Gmail ve Outlook
• posta çipi
• Zapier
• Sosyal medya platformları
• Diğer ekip işbirliği araçları

İş Akışı Yönetimi Özellikleri

Amerikalı çalışanların %25'inden fazlası çok sık fazla çalıştıklarını söylüyorlar - ancak araştırmalar aynı zamanda ortalama bir ofis çalışanının her gün sadece yaklaşık 3 saat gerçekten üretken olduğunu gösteriyor.

İş akışı ve içerik yönetimi işbirliği özellikleri, mevcut çalışan iş yüklerini, yaklaşan son teslim tarihlerini ve daha fazlasını göstererek bu dengesizliği düzeltir. Bu, çalışanların yorulmasını ve ödevlerle aşırı yüklenmesini önler, böylece proje yöneticileri iş yükünü ekip üyeleri arasında daha iyi dağıtabilir.

Bu, çalışanların tükenmişliğini önler ve ayrıca proje yöneticilerinin belirli çalışanların üretkenliğini değerlendirmesine yardımcı olur.

Zaman izleme araçları ayrıca ekip üyelerinin bir görevi veya projeyi tamamlamanın tam olarak ne kadar zaman aldığını takip etmelerini sağlar. Bu, gelecekteki projeler için zaman çizelgeleri belirlemeyi çok daha gerçekçi hale getirir.

Proje Şablonları

Proje şablonları, farklı ekipleri, proje yöneticilerini, bireysel çalışanları ve hatta müşterileri veya kuruluş dışındaki serbest çalışanları birbirine bağlayan iş akışı yol haritaları görevi görür.

Ekip liderleri belirli bir şablon formatına karar verdikten sonra, her yeni proje taslağına sahip olduklarında aynı şablonu yeniden oluşturmak zorunda kalmamalıdırlar. Aranacak en önemli işbirliği özelliklerinden biri, proje şablonlarını ileride kullanmak üzere kaydetme yeteneğidir.

Ek olarak, çevik ekip işbirliği platformları, pazarlama kampanyaları, bir eğitim web semineri oluşturma yolu, web sitesi güncellemeleri ve satış konuşmaları gibi şeyler için önceden hazırlanmış bir dizi proje şablonu sağlamalıdır.

Hangi Ekip İşbirliği Özellikleri Çalışan Verimliliğini Artıracak?

Proje yöneticileri, proje ilerlemesini izlemeyi kolaylaştıran ekip işbirliği özelliklerine odaklanmalı, aynı zamanda aracın çalışanlara nasıl fayda sağlayacağını da düşünmelidir.

Aşağıdaki özellikler, çalışan üretkenliğini ve genel işbirliğini artırmak için gereklidir.

Genel ve Özel Mesajlaşma Özellikleri

Başarılı ekip iletişimi ve işbirliği, çalışanların ve yöneticilerin gerçek zamanlı olarak birbirleriyle bağlantı kurmasını sağlayan bir anlık mesajlaşma aracıyla başlar.

Mesajlaşma özellikleri şunları içermelidir:

• Ekip/proje kanalları
• Doğrudan sözler ve etiketler
• özel sohbetler
• Grup sohbetleri
• Genel mesajlar
• Sabitlenmiş mesajlar
• Mesaj dizileri
• Aranabilir sohbet geçmişi
• Dosya paylaşım yetenekleri
• Şirket çapında tartışma panosu

Sohbet mesajlaşma işlevlerinin ekip işbirliği aracına özgü olabileceğini veya onunla entegre edilebileceğini unutmayın.

Görüntülü arama, genellikle ekip işbirliği uygulamalarının yerel bir özelliği olmasa da, çoğu, Zoom ve diğer popüler Zoom alternatifleri gibi araçlarla entegre olacaktır.

Uygulama İçi Dosya Paylaşımı ve Düzenleme

Dosyaları paylaşma ve düzenleme yeteneği, ekip işbirliğinin en önemli parçalarından bazılarıdır. Bununla birlikte, dosya paylaşımı genellikle birçok iletişim sorununa, zaman kaybına ve çalışanların hayal kırıklığına uğramasına neden olur.

Örneğin, İK ekibinizin yeni çalışanlara şirket çağrı merkezi temsilcisi becerilerini öğretmek için işe alım belgeleri oluşturduğunu varsayalım.

Uygulama içi dosya paylaşımı, satış konuşması komut dosyaları ve müşteri hizmetleri standartları gibi bu projeyle ilgili her dosya için bir wiki merkezi konumu sağlamalıdır. Tek bir merkezi konum olmadan, çalışanlar e-postalarında veya sohbet mesajı geçmişlerinde ihtiyaç duydukları dosyaları araştırarak zaman kaybederler.

Ayrıca, bu dosyaların eski sürümlerinde değişiklik yapma riskini de taşırlar.

Dosya paylaşımı ve düzenleme içindeki sürüm kontrolü ve belge yönetimi, bunun olmasını engeller. Bu, her ekip üyesinin bir dosyanın en güncel sürümünü ve tüm düzenlemeleri gerçek zamanlı olarak görmesini sağlar.

Son olarak, belirli bir süre sonra gerçekleşen otomatik dosya silme işlemlerinin yanı sıra ekip işbirliği araçlarının sunduğu depolama alanı miktarını değerlendirin.

Birden Çok Pano Görünümü

Ekip işbirliği araçlarının tümü belirli bir varsayılan görünüm sunarken, çalışanların bu görünümleri görsel tercihlerine göre özelleştirmesine ve değiştirmesine izin vermek, aranması gereken önemli bir özelliktir.

Popüler pano görünümleri şunları içerir:

• Kanban panoları
• Kontrol listesi/yapılacaklar listesi görünümü
• Gantt/zaman çizelgesi çizelgeleri
• Takvim görünümü
• Konum tabanlı görünüm

Görev Organizasyonu

Ekip üyeleri, tercih ettikleri pano görünümünü seçmenin yanı sıra, görevleri organize etme biçimlerini özelleştirebilme olanağından da yararlanacak.

Renk kodlaması ve anahtar kelime etiketleme görevleri, çalışanların belirli projeleriyle ilgili görevleri hızla filtrelemesine olanak tanırken, görevleri öncelik sırasına koyabilmek, diğer ekip üyelerinin hangi şeylerin ilk önce ele alınması gerektiğini bilmelerini sağlar.

Görevler ayrıca son teslim tarihlerine, toplam maliyete, konuma, gereken tahmini süreye ve mevcut ilerleme durumuna göre de organize edilebilir.

Gerçek Zamanlı Bildirimler

Uzaktan çalışmanın birçok avantajı olsa da, dezavantajlarından biri, bu esneklik düzeyinin e-posta gelen kutularını tıkayarak önemli bildirimlerin gömülmesini kolaylaştırmasıdır. Ayrıca, farklı saat dilimlerinde ve zıt programlarda çalışan ekip üyeleri, gerçek zamanlı iletişimi zorlaştırır.

Mobil cihazlar için masaüstü ve anında iletme bildirimleri, her yerden çalışmayı kolaylaştırır ve diğer ekip üyelerinin ve proje yöneticilerinin, iş akışının devam etmesini sağlamak için görevleri hızlı bir şekilde onaylamasına veya yorumlamasına izin verir.

En İyi Takım İşbirliği Araçları Nelerdir?

Aşağıdaki araçlar, yukarıda ele alınan tüm temel işbirliği özelliklerinin yanı sıra, seçim sürecinizde belirleyici faktör olacak benzersiz arayüz ve özelleştirilebilir seçeneklere sahiptir.

asana

Asana, öncelikle kontrol listeleri, görevler ve alt görevlerden oluşan bir arayüze sahip tarayıcı tabanlı bir ekip işbirliği aracıdır. Kullanıcıların görev yorumlarında birbirlerini etiketlemelerine, görev durumu güncellemelerini ayarlamalarına ve Kanban veya Gantt görünümlerine geçmelerine olanak tanır.

Asana fiyatlandırması ve planları, profilini çıkardığımız tüm araçlardan en iyi ve en kapsamlı ücretsiz planı sunduğundan, daha küçük şirketler veya sınırlı bütçesi olanlar için idealdir.

Bir projeye birden çok kullanıcı atanabilse de, Asana bir seferde yalnızca tek bir ekip üyesinin bir göreve atanmasına izin verir. Bu nedenle, birden çok çalışan arasında yüksek düzeyde işbirliği gerektiren görevler için ideal değildir. Bireysel çalışanların daha büyük projelerdeki benzersiz rollerini ve sorumluluklarını takip etmelerine yardımcı olmak için kullanılan bir araç olarak daha uygundur.

Pazartesi.com

Pazartesi.com, bu listedeki tüm seçeneklerden en üst düzeyde proje ve arayüz özelleştirmesi sunan web tabanlı bir SaaS proje yönetim aracıdır.

Kullanıcılar, zaman takibi, görev önceliklendirme ve iş akışı otomasyonu gibi özelliklerden faydalanırken görevleri Kanban, kontrol listesi, zaman çizelgesi ve takvim formatlarında görüntüleyebilir.

Ancak, Pazartesi.com fiyatlandırması, ücretsiz bir plan sunmayan birkaç ekip işbirliği uygulamasından biri olduğu için bir çekişme noktasıdır. Çok sayıda detaylı projeyi aynı anda yürüten, çok sayıda personele sahip işletmeler için ideal bir seçimdir.

Daha küçük ekiplerin, biraz aşırı özelleştirme özellikleri tarafından boğulması muhtemeldir.

Wrik

Wrike, proje yöneticileri ve çalışanlar arasında sık iletişim gerektiren projeler için ideal olan, pano tabanlı bir çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır.

Wrike, mükemmel veri analizi ve üretkenlik grafiği özelliklerine sahip olduğundan, daha üst kademelere ilerleme raporları sağlaması gereken ekipler ve proje yöneticileri için en iyisidir.

Bununla birlikte, temel işbirliği özelliklerinden bazılarına yalnızca Wrike Proof eklentisiyle erişilebilir; bu, kullanıcıların gerçek zamanlı belge işbirliği yoluyla görevler hakkında yorum yapmak ve çalışmak için daha fazla ödeme yapmaları gerektiği anlamına gelir.

ana kamp

Basecamp, yerleşik gerçek zamanlı sohbet mesajlaşma özelliği ve otomatik check-in aracıyla tanınan, Kanban panosu tabanlı bir iş yönetimi platformudur. Bu araçtan en çok, birbirleriyle sık sık, ancak aşırı ayrıntılı olmayan iletişime ihtiyaç duyan ekipler yararlanacaktır.

Ancak Basecamp, Gantt çizelgeleri, görev durumu güncellemeleri, görev yorumları ve alt görev oluşturma gibi önemli işbirliği özelliklerinden yoksundur.

Bu nedenle, yaklaşan görevler ve ödevler hakkında net ve düzenli bir görüşe ihtiyaç duyan küçük ve orta ölçekli ekipler için en iyisidir. Ekip tabanlı ve şirket genelinde yönetim kurulu oluşturmayı sağladığı için departmanlar arası işbirliği gerektiren projeler için de iyi bir seçimdir.

Trello

Basecamp gibi, Trello da Kanban yönetim kurulu tabanlı bir ekip işbirliği çözümüdür. Her proje, görevleri oluşturmak ve izlemek için kartlar ve kontrol listeleri ile doldurulan ekip çapında bir panodan oluşur.

Trello'nun "güçlendirmeleri" veya entegrasyonları, kullanıcıların zaman izleme, Gantt çizelgeleri ve dosya paylaşımı gibi ek işbirliği özellikleriyle iş akışlarını daha da özelleştirmesine olanak tanır.

“Butler” özelliği, bu listedeki diğer seçenekler arasında en yüksek düzeyde görev otomasyonu sağladığından, iş akışlarının mümkün olduğunca çoğunu otomatikleştirmek isteyen ekipler için özellikle yararlıdır.

Bununla birlikte, temel arayüz, son derece ayrıntılı projelere sahip daha büyük işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamak için yeterli yerel özellik sağlamayabilir.

RingCentral Glip

RingCentral Glip, sınırsız kullanıcı, entegrasyon ve dosya depolama sunan bir görev yönetimi yazılımıdır ve bu da onu büyük ekipler için akıllıca bir seçim haline getirir.

Bununla birlikte, RingCentral's Glip, burada listelenen diğer tüm araçlar arasında en büyük miktarda temel işbirliği özelliğinden yoksundur. Kanban veya Gantt görünümleri sunmaz, bunun yerine yalnızca kontrol listesi ve takvim görünümü biçimleri sağlar.

Yine de, kendi yerel sohbet mesajlaşma aracına sahip nadir platformlardan biridir, bu nedenle sık gerçek zamanlı iletişim gerektiren şirketler için iyi bir seçimdir.

Tıklama

ClickUp, bu gönderide bahsettiğimiz her platformdan en kapsamlı yerel işbirliği özellikleri listesini sunar.

Yüksek düzeyde arayüz özelleştirmesi sunan Kanban, Gantt ve takvim ve kontrol listesi görünümleri sağlar. Ayrıca zaman izleme araçları, görev bağımlılıkları ve görev önceliklendirme özelliklerini içerir.

ClickUp kullanmanın tek gerçek dezavantajı, dosyaları paylaşmak ve düzenlemek için Google Drive ile entegrasyon gerektirmesidir. Bunun dışında, bu konuda söylenecek kötü bir şey bulmak zor.

Sunduğu özelliklerden ödün vermeyen, sonsuza kadar ücretsiz bir işbirliği aracına ihtiyaç duyan her büyüklükteki ekip, ClickUp'ı tercih etmelidir.

İş Akışı Yönetim Araçları Hangi İşbirliği Özelliklerini Sunar?

Aşağıdaki etkileşimli tablo, yukarıdaki ekip işbirliği araçlarının sunduğu özelliklere ve sınırlamalara ilişkin net bir genel bakış sağlar.

Hangi Takım İşbirliği Araçlarını Kullanmaya Değer?

Araştırmamız, Asana ve ClickUp'ın özellikler ve fiyatlandırma açısından en iyi ekip işbirliği araçları olduğunu gösteriyor.

Yüksek müşteri memnuniyeti derecelerine sahiptirler, kullanıcı dostudurlar, çeşitli kullanım durumları için idealdirler ve iş akışı yönetimini kolaylaştırmak için gerekli tüm işbirliği özelliklerine sahiptirler.

Her ikisi de daha fazla özelleştirmeye izin veren ücretli planlara ek olarak kapsamlı ücretsiz planlar sunar.

Uzak ve şirket içi çalışanları bağlamak için ekip işbirliği araçlarını kullanmanın yanı sıra, web konferans yazılımının proje yöneticileri, ekip üyeleri ve müşteriler arasında yüz yüze iletişime nasıl izin verdiğini düşünün.

Popüler video konferans araçlarının dökümü, görüntülü aramalar için bir platformda nelere dikkat etmeniz gerektiğini ve ekran paylaşımı, VoIP ses ve beyaz tahta araçları gibi özelliklerin ekibinize nasıl fayda sağlayacağını bilmenize yardımcı olabilir.

Hangi platformların kullanılmaya değer olduğu ve hangilerinin geride bırakılması gerektiği konusunda size doğrudan bir fikir vereceğiz.