2022'de En İyi İletişim Kanalları [+ İhtiyaçlarınıza Uygun]

Bir şirketi yönetirken, ister ofiste ister uzaktan olsun, iletişim başarının ve üretkenliğin temel ilkelerinden biridir. İşletmeler kendi içinde işbirliği yaptıklarında, görevleri verimli bir şekilde yönettiklerinde ve çalışanlar becerilerini ve bilgilerini birbirleriyle paylaştıklarında başarılı olurlar.

Bir şirket içinde mesajlaşma önemlidir, ancak mesajın iletişim kanalı kadar önemlidir - personeliniz ve meslektaşlarınızla nasıl iletişim kurmayı seçiyorsunuz? Doğru iletişim kanalını seçmek etkili iletişimi sağlayabilir veya bozabilir, bu nedenle her yöntemin ne zaman uygun olduğunu bildiğinizden emin olun.

İçindekiler

• İletişim Kanalları Nelerdir?
• İletişim Formaliteleri
• İletişim Kanalları Türleri
• Ekipler için En İyi 5 İletişim Kanalı
• Müşteri Hizmetleri için En İyi 5 İletişim Kanalı
• İhtiyaçlarıma En Uygun İletişim Kanallarını Nasıl Seçerim?
• İletişim Kanallarını İşletmenize Nasıl Uygulanır?

İletişim Kanalları Nelerdir?

Genel olarak, iletişim kanalları, bir veya daha fazla kişiyle etkileşimde bulunduğunuz veya iletişim kurduğunuz araçlardır. Bunun işiniz bağlamında anlamı, medya aracılığıyla ve kişisel olarak birden çok iletişim yönteminin olması ve bu nedenle iletmeye çalıştığınız mesaja uygun kanalı bağlamak, bu mesajın nasıl alındığı konusunda bir fark yaratacaktır.

İster tüm kuruluşunuza yeni bilgiler sunuyor olun, ister tek bir meslektaşınızla bir görevi tartışıyor olun, hangi tür iletişim kanalının en uygun olduğunu bilmek, sonuç üzerinde büyük bir etkiye sahip olacaktır.

İletişim Formaliteleri

Uygun kanalı seçerken göz önünde bulundurulması gereken iletişimde kullanılan çeşitli formalite seviyeleri vardır. Üç ana formalite seviyesi resmi, gayri resmi ve gayri resmi iletişimdir.

Resmi İletişim

Resmi iletişim tipik olarak politikalar ve şirket stratejisi gibi hassas bilgileri içerir.

Yaygın örnekler arasında bir iş planı, yıllık rapor, yazılı strateji, sözleşme, şirket çapında yazışmalar, güvenlik yönergeleri, sunumlar ve daha fazlası yer alır.

Gayri Resmi İletişim

Gayri resmi iletişim kanalları da iş iletişimi için kullanılır, ancak genellikle daha rahat bir şekilde sunulur.

Gayri resmi iletişim örnekleri arasında iş arkadaşlarıyla yapılan konuşmalar, iş arkadaşlarına basit bir iyilik veya görev yardımı için yapılan talepler ve devam eden ekip işbirliği yer alır.

resmi olmayan iletişim

Resmi olmayan iletişim, çoğunlukla tamamen işyeri dışında gerçekleşen ve tamamen geçici ve iş konularıyla ilgisiz olan üçünün aykırı değeridir.

Resmi olmayan iletişim örnekleri, ara verirken favori spor takımlarınız hakkında konuşmayı veya son tatilinizi tartışmak için bir kahve molasına çıkmayı içerebilir.

İletişim Kanalları Türleri

Her iletişim kanalı türünün kendi yararları ve sakıncaları vardır, yani her bir türü anlamanız ve bu bilgiyi sizinle meslektaşlarınız, çalışanlarınız ve müşterileriniz arasındaki yazışmalarınıza uygulamanız gerekecektir.

Yazılı iletişim

Yazılı iletişim kanalları en resmi ama aynı zamanda en az acil olan iletişim yöntemleri arasındadır. Yazılı iletişim genellikle sözleşmeler, bildirimler ve daha resmi bir sunum veya imza gerektiren şirket çapındaki diğer belgeler için kullanılır. Yazılı iletişim yöntemleri şunları içerir:

• notlar
• Sözleşmeler
• Raporlar
• Kılavuzlar
• Kılavuzlar
• Yayınlar ve broşürler
• Edebiyat
• fakslar
• Doğrudan yazılı posta

Burada aynı formalite kapsamına giren ancak tam olarak “yazılı” olmayan bir mansiyon, yönetim kurulu toplantıları ve performans değerlendirmeleri gibi yüz yüze iletişim olacaktır.

Dijital iletişim

Dijital iletişim kanalları hem resmi hem de gayri resmi iletişim için kullanılabilir ve bağlama ve yönteme bağlı olarak çok acilden hiçe kadar değişebilir. Dijital kanallar genellikle karşılıklı yazışmalar, genel mesajlaşma, görev yönetimi, dahili istekler ve reklamcılık için kullanılır. Dijital iletişim yöntemleri, aşağıdakiler gibi sözlü ve sözsüz iletişim kanallarını içerir:

• E-posta
• Mesajlaşma uygulamaları
• Proje yönetimi uygulamaları
• Video konferans yazılımı
• intranet
• Bloglar
• Sosyal medya
• Canlı sohbet
• sohbet robotları
• Basın yayınları
• Görüntülü reklamcılık

Mobil iletişim

Mobil iletişim kanalları, dijital iletişimin başka bir şeklidir ancak özellikle mobil cihazlara ayrılmıştır. Örnekler şunları içerir:

• cep telefonu aramaları
• SMS metin mesajlaşma
• Mesajlaşma uygulamaları
• Mobil uygulamalarda görüntülü aramalar

Ekipler İçin En İyi 5 İletişim Kanalı

Takım içi iletişim kanalları için araç, formalite veya her ikisi için en iyi iletişim yöntemini seçmek, mesajınızın alınmasını ve işlenmesini sağlamada önemli bir adımdır.

E-posta gibi her şey için tek bir iletişim aracı kullanmak, çalışanlarınızın ve meslektaşlarınızın tek araçlı mesajların sayısından yorulmasına ve hepsine aynı öncelik ve önemde davranmalarına neden olabilir. İletişim kanallarınızı ihtiyaçlarınıza göre çeşitlendirmek, mesajınızın daha iyi alınmasını sağlayacaktır.

E-posta

E-posta, modern işyerindeki en yaygın iletişim biçimlerinden yalnızca biri değil, aynı zamanda kullanımı en kolay olanlardan biridir. Ek olarak, e-posta platformları, e-postanızdaki etkinlikleri ve görevleri yerel olarak planlamanıza olanak tanıyan video konferans yazılımı ve görev yönetimi platformları gibi diğer uygulamalar ve yazılımlarla iyi bir şekilde entegre olma eğilimindedir.

• Artıları: ucuz, güvenilir, ekleri ve entegrasyonları destekler, iş mesajları ve diğer önemli mesajlar için ortak kanal
• Eksileri: Daha yavaş yanıt süreleri bekleniyor, açık iletişim, dış varlıkların e-posta yoluyla iletişim kurmasına izin veriyor
• Şunlar için idealdir: çoğu resmi dijital iletişim, yanıt için daha düşük aciliyete sahip mesajlar, ekleri olan mesajlar

Yüz yüze

Yüz yüze iletişim, kitaptaki en eski yöntemdir ve en güvenilir iletişim aracı olmaya devam etmektedir. Yüz yüze iletişimde, geçen bir konuşmadan bir sunuma, resmi bir toplantı veya konferansa kadar değişen formalite seviyeleri vardır. Bununla birlikte, yüz yüze bir toplantı düzenlemeyi planlıyorsanız, hedeflerinizin ve toplantının amacının net olduğunu ve görevinizi yerine getirmeyi planlıyorsanız, yöneticilerin yaklaşık %71'i bu kriterler yerine getirildiğinde toplantıların verimsiz olduğunu düşünüyor. tanışmadı.

• Artıları: Yanlış yorumlama için daha az yer, beden dili ve yüz ifadeleri ile sözlü iletişimin ötesinde iletişime izin verir, işbirlikçi enerjiyi ve verimliliği artırır
• Eksileri: yoldan sapılabilir, herkes pratik yapmadan iyi bir konuşmacı olamaz
• Şunlar için idealdir: duyurular, sunumlar, işbirlikçi toplantılar

Video konferans

Tamamen uzak bir ekipseniz veya hibrit ekibin bir parçası olarak uzak çalışanlarınız varsa, video konferans, toplantıya katılımı artırmak ve işbirliğini teşvik etmek için yüz yüze iletişimi taklit etmenin mükemmel bir yoludur. Sadece uzaktan toplantıların ötesinde, bazen bir müşteriyi sese bir yüz vermek için telefon görüşmesi yapmak yerine görüntülü konferans yapmak isteyebilirsiniz.

• Artıları: yüz yüze dijital form, sözlü iletişim bir telefon görüşmesinden daha net olabilir, çok fazla zaman talep etmeden katılımı teşvik eder, yüz ifadeleri veya ses tonu gibi ikincil iletişime izin verir
• Eksileri: işbirliği yapmak ve birbiri üzerine konuşmayı engellemek zor olabilir, farklı kamera özellikleri iletişimde farklı bir etkinlik düzeyi sağlayabilir
• Şunlar için idealdir: uzak ve uzak hibrit ekipler, müşteri toplantıları, ekip toplantıları

Anında Mesajlaşma Uygulamaları

Anında mesajlaşma uygulamaları, ekibinizle ve/veya müşterilerinizle doğrudan kullanılabilecek kapalı bir iletişimde sürekli iletişim halinde kalmanın mükemmel bir yoludur. Slack ve Discord gibi uygulamalar, karşılıklı işbirliği çabalarını teşvik etmek için kullanılabilir veya sadece zamana duyarlı konular için hızlı bir mesaj veya hatırlatıcı iletilebilir.

• Artıları: hızlı ve rahat, görüntülü arama veya yüz yüze görüşme, gerçek zamanlı diyalog, bildirimler talep etmeden işbirliğini kolaylaştırır
• Eksileri: ek boyutları sınırlı olabilir, bağlam ve ton yanlış yorumlanabilir
• Şunlar için idealdir: hızlı iletişim, karşılıklı işbirliği

Proje Yönetim Yazılımı

Asana ve Monday.com gibi uygulamalar, görev takibi ve bununla birlikte gelen tüm ayrıntılar için bir platform sağlayarak dijital ortamda işbirliği yapmayı hiç olmadığı kadar kolaylaştırdı. Bir proje yönetimi platformu kullanmak, ekibinizi son tarihler, notlar ve atanan alt görevler ile görev başında tutabilir, görev yönetiminizi iyileştirebilir ve üretkenliği artırabilir.

• Artıları: Ekip üyeleri için hesap verebilirliği artırın, proje tamamlamayı daha etkili bir şekilde organize edin, işbirlikçi karar almayı, görev bildirimlerini teşvik edin, bilgi paylaşımı kolay
• Eksileri: yanıt süreleri, doğrudan veya sohbet iletişiminden daha yavaş olabilir
• Şunlar için idealdir: belirli görev ve proje yönetimi, çalışan organizasyon stratejisi

Müşteri Hizmetleri İçin 5 Ortak İletişim Kanalı

İç iletişimin ötesinde, müşterileriniz ve müşterilerinizle iletişim için doğru ortamı seçmek, harika bir müşteri deneyimi sağlamak için önemlidir. Müşterilerinize yönelik farklı iletişim kanallarının arkasında farklı tonlar ve motifler vardır ve en uygun kanalı seçmek, hedef kitlenizin erişiminde ve işletmenizle ilgili deneyimlerinde büyük bir fark yaratabilir.

Senin internet siten

Web siteniz nihayetinde müşterilerinizi yönlendirmek istediğiniz yerdir, ancak bir kez oraya vardıklarında iyi iletişimi sürdürmek önemlidir. İster banner reklamlar veya promosyonlar yoluyla, ister canlı sohbet ve sohbet robotları aracılığıyla destek olsun, müşterilerinizle sitenizde iletişim kurmak, onların deneyimlerini iyileştirecek ve onları etrafta tutma olasılığını artıracaktır.

• Artıları: tipik olarak zaten işletmenizin yerel bir özelliğidir, müşterinizin herhangi bir zamanda sizden ne gördüğünü kontrol etmek kolaydır, marka güveni ve bilinirliği oluşturur
• Eksileri: tek yönlü, müşterilerinizin size ulaşmasını sağlamak için başka iletişim yöntemleri gerektirir
• Şunlar için idealdir: promosyonlar, reklamlar, müşterilerinize ve müşterilerinize yönelik geniş mesajlar

Sosyal medya

Sosyal medya, dijital iş yapbozunun büyük bir parçasıdır ve müşteri katılımınız ve marka bilinirliğiniz için harikalar yaratabilir. Web sitenize benzer şekilde, ürünlerinizi veya hizmetlerinizi tanıtabilir ve reklamını yapabilirsiniz, ancak sosyal medya, müşterilerinizin gönderilerinize yanıt vermesini ve mesajlaşma uygulamaları ve doğrudan mesajlarla doğrudan size ulaşmasını sağlayarak bir adım daha ileri gider.

• Artıları: Gönderilerinizle müşteri etkileşimi sağlar, kullanımı kolay tanıtım kanalı, web sitenizde yayınlamayabileceğiniz içerik için bir ortam sağlar
• Eksileri: Hesabı aynı anda yalnızca bir kullanıcı işletebildiğinden, birden çok iletiyi yönetmek zor olabilir
• Şunlar için idealdir: yarı resmi halkla ilişkiler, promosyonlar, halkla ilişkiler

Canlı sohbet

Müşteri hizmetleri hızlı olabilir veya çok fazla ileri geri gerektiren uzun bir süreç olabilir. Bazen bir müşterinin sipariş takibi gibi bir veya iki mesajın çözebileceği basit bir sorunu vardır ve diğer zamanlarda çağrı merkezinizi tıkayabilecek bir telefon görüşmesine gerek kalmadan biraz daha fazla iletişim gerektirir. Müşteri hizmetleri temsilcilerini kullanan canlı sohbet yazılımı, müşterilerinizin ihtiyaçlarını daha rahat ve verimli bir şekilde karşılamaları için etkileşim kurmanın veya hatta onlara proaktif olarak yardım veya ilgili ürünler/hizmetler sunarak ulaşmalarının mükemmel bir yoludur.

• Artıları: son derece özelleştirilebilir, yoğun zaman alan telefon görüşmeleri olmadan müşteri memnuniyetini artırır, müşteriyle etkileşime geçer, bir temsilcinin aynı anda birden fazla istek almasına olanak tanır
• Eksileri: metin tabanlı iletişim yanlış yorumlanabilir, ekler nadiren desteklenir
• Şunlar için idealdir: basit müşteri hizmetleri talepleri ve sorunları, proaktif müşteri katılımı ve promosyonu, küçük müşteri hizmetleri ekipleri

sohbet robotları

Canlı sohbete benzer şekilde, sohbet robotları, temel istekleri ve ortak sorunları kolaylaştırmak için konuşma yapay zekasını kullanarak müşteri katılımı ve memnuniyeti ihtiyacını karşılayabilir. Chatbot'lar, onları izlemek için bir aracıya ihtiyaç duymadıklarından verimlidir ve müşterileri belirli bir satın alma yolculuğuna veya müşteri hizmetleri sorgulama hattına yönlendirmek için özelleştirilebilir.

• Artıları: otomatikleştirilmiş hizmet ve promosyon, müşteri hizmetleri ekibinin zamanını talep etmeden müşteriyle etkileşime geçer
• Dezavantajları: Ne aradığını bilen müşterilere samimiyetsiz veya can sıkıcı gelebilir, Canlı bir temsilci veya diğer müşteri hizmetleri kanalları kadar kapsamlı değil
• Şunlar için idealdir: küçük işletmeler, basit müşteri hizmetleri ihtiyaçları

E-posta

Müşteri hizmetleri söz konusu olduğunda, bazen belirli bir vakanın nüansları canlı sohbet, sohbet botu hizmetleri ve hatta bir telefon görüşmesi üzerinden ele alınamayabilir. E-posta yazışmaları, müşterilerinizin sorgularına daha iyi ayrıntı eklemek için fotoğraflar ve ekran görüntüleri göndermelerine olanak tanır ve müşteri hizmetleri ekibi duruma göre ilgilenirken birçok vakayı tek seferde çözmeye yardımcı olur.

• Artıları: Ekler ve fotoğraflar, derinlemesine iletişim, güncellemeler ve geri bildirim sağlamak için uzun vadeli yazışmalara izin verir
• Eksileri: Canlı sohbet veya aramalardan daha yavaştır, ekibinizin izlemesi ve düzenlemesi daha zor olabilir
• Şunlar için idealdir: Ekler ve fotoğraflar kullanan derinlemesine ve kapsamlı müşteri hizmetleri, düşük müşteri hizmeti kapasitesine sahip küçük işletmeler

Kuruluşunuz İçin En İyi İletişim Kanalını Seçmek

Belirttiğimiz gibi, işletmeniz için doğru iletişim kanallarını seçmek, iç ve dış iletişimi büyük ölçüde iyileştirebilir. Peki ihtiyaçlarınız için en iyi kanalı nasıl seçersiniz? Doğru seçimi yapabilmek için iletişim stratejinizi hazırlarken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

Kanallarınızı Kitlenize Sığdırın

Boşluklarınızın nerede olduğuna karar vermek için dahili, harici veya her iki iletişim kanalını iyileştirmeniz gerekip gerekmediğini değerlendirin. Ekibiniz istediğiniz kadar etkili bir şekilde işbirliği yapmıyor mu? Müşterileriniz bekledikleri hizmeti almakta zorlanıyor mu?

Ayrıca mesajınızı nasıl iletmeniz gerektiğini belirlemek için işbirliği, pazarlama veya müşteri hizmetleri için yeni iletişim kanalları kullanıp kullanmadığınızı da göz önünde bulundurun. Yalnızca e-posta yoluyla pazarlama yapmak yine de sonuç verecektir, ancak web siteniz veya sosyal medyanız gibi daha genel ve statik kanalları kullanmak daha uzun vadeli başarıya sahip olabilir.

Son olarak, işinizin doğasını düşünün. Tamamen yüz yüze iseniz, video konferans nadiren kullanım görebilir. Uzak veya karma bir ekipseniz, ekibinizle işbirliği yapmak ve iletişim kurmak için büyük olasılıkla metin ve video tabanlı kanalların bir kombinasyonunu kullanmak isteyeceksiniz.

Dezavantajları Düşünün

Çoğu iletişim kanalının dezavantajları vardır ve hedef kitlenizle nasıl iletişim kuracağınızı seçerken bunları göz önünde bulundurmak önemlidir. Sohbet ve mesajlaşma uygulamalarını kullanmak, bir mesaj veya görev göndermenin en hızlı yolu olabilir, ancak bunlar izlenmez ve sohbete gömülebilir. Olumsuz yönlere dayalı olarak her bir kanalın ne zaman kullanılacağını bilmek, devam eden veya gelecekteki sorunları önleyecektir.

Hedefleri ve KPI'ları Belirleyin

İşletmeniz için yeni iletişim kanalları seçtikten sonra, performanslarını ve yarattıkları farkı izlemek için hedefler ve temel performans göstergeleri belirleyin. Sık sık olumsuz yorumlar aldığınızı tespit ediyorsanız, müşteri hizmetleri yazışmalarınızı değiştirdikçe veya iyileştirdikçe yorumların nasıl değiştiğini takip edin. Müşteri adaylarını, ekibinizdeki görevlerin tamamlanmasını ve ekibinizle nasıl iletişim kurduğunuzla doğrudan ilgili diğer performans ölçümlerini takip edin.

İletişim Kanallarını İşletmenize Nasıl Uygulanır?

Yeni iletişim kanallarını uygulamanın ilk adımı ekibinizi ve işinizi buna göre hazırlamaktır. İster yeni görev yönetimi yazılımı konusunda eğitin, ister takip etmeleri ve takip etmeleri için yeni sosyal medya sayfalarına yönlendirme olsun, ekibinizi geçişe hazırlamak başarının ilk adımıdır.

Ardından, sohbet robotlarınızı özelleştirmek veya canlı sohbet kutusundaki kullanıcı arayüzünü web sitenizin estetiğine uyacak şekilde değiştirmek gibi yeni entegrasyonlar veya özellikler için teknoloji ve yazılım gereksinimlerini değerlendirin.

Son olarak, ekibinize geri bildirim sağlayın ve kanalların nasıl performans gösterdiğine ilişkin geri bildirimleri kabul edin. Video konferans veya mesajlaşma uygulamalarıyla daha sık iletişim kurmayı seçerseniz, katılımı ve başarıyı engelleyebilecek bir yola devam etmeden önce ekibinizin ve müşterilerinizin buna açık olduğundan emin olun.

Hepsi bir arada, uygun iletişim kanalları, iletişiminizin nasıl algılandığını ve etkileşime girdiğini önemli ölçüde iyileştirebilir. Sizin için en iyisinin ne olacağını belirlemek için kılavuzumuzdaki adımları ve bilgileri kullanın ve hem dahili hem de harici iletişimde ustalaşmak için uğraşmaya devam edin.