Alıcının Konferans Odası Planlama Araçları Rehberi

İş yerindeki zamanımızın sağlam bir kısmı, işbirliği yapmak ve işleri halletmek için toplantılarda ve konferans odalarında harcanır. Konferans odalarının doğası, her büyüklükteki grup arasında zengin işbirliği için açık bir alan sağlar. Ancak ekibiniz, kimin nerede ve ne zaman olacağı konusunda net bir iletişim olmadan yanlışlıkla aynı odada iki toplantı rezervasyonu yaptı mı? Veya toplantınız, ekibinizin ne kadar daha uzun süre kalacağını merak ederek kapının çalınmasıyla kesintiye uğradı mı - ya da içinde kimsenin olmadığı “işgal edilmiş” bir konferans odasına rastladınız mı?

Net bir zamanlama ve organizasyon olmadan, garip zamanlama çakışmalarıyla karşılaşmak kolay olabilir. Elbette bunların hepsi kağıt üzerinde veya e-posta zincirleri veya konferans odası planlamasına ayrılmış bir Slack odası aracılığıyla yapılabilir - peki ya diğer ekip işbirliği uygulamalarınıza çok benzeyen bir çözüm varsa? Neyse ki, Bulut Tabanlı çözümlerin yükselişiyle, esnek, her zaman bağlantılı bir platformdan yararlanmak için her fırsat - konferans odası planlaması için bile - meyve veriyor gibi görünüyor.

Peki Nedir?

Konferans planlama araçları hemen hemen tam da bu, tüm ekibinizin konferans odası kullanılabilirliğini ve zamanlamasını ayırtması, planlaması, iptal etmesi, güncellemesi veya takip etmesi için esnek bulut tabanlı platformlardır. Bu çözümler genellikle binada hangi konferans salonlarının olduğu, hangi toplantı için ve ne kadar süreyle kullanıldığı gibi bilgilerin girildiği “homebase” uygulamasını içerir.

Planlama Kolaylaştı
Bulut tabanlı oldukları için bu uygulamalara, cihaz internete bağlı olduğu sürece telefonunuzdan, bilgisayarınızdan veya tabletinizden herhangi bir zamanda erişilebilir. Uygulamayı hangi platformda açarsanız açın veya günün hangi saatinde olursanız olun aynı kesin bilgileri görebileceksiniz. Bu "ana üs" uygulamaları aynı zamanda birçok popüler takvim uygulamasıyla entegrasyona da izin verecek, böylece ekibiniz gerçekten doğru yolda kalabilir ve önemli bir toplantıyı veya zamanlama değişikliğini asla kaçırmaz. Bu şekilde, bir etkinlik oluştururken odaları doğrudan takviminizde planlayabilirsiniz ve bu, Konferans Odası Planlama çözümünüzü doğru zaman ve konum bilgilerini gösterecek şekilde güncelleyecektir.

Akıllı Konferans Odaları ile Akıllı Ofise Dönüştürün
Ancak, uygulamayı iş bilgisayarınıza veya cep telefonunuza yüklemenin ötesinde, Konferans Odası Planlama araçlarının ikinci yönü, her konferans odasının dışındaki donanım ekranlarıyla entegre olma yeteneğidir.

Ekibiniz, bir miktar ilk yatırımla, ofisteki her konferans odasını bir iPad veya Android tablet ile donatarak, o odada hangi toplantıların yapılacağına dair tüm günün programı, hangi güncel toplantıların yapılacağı gibi uygulamalarınızda yapılandırılmış tüm zamanlama bilgilerinizi görüntüleyebilir. toplantı devam ediyor veya ekibinizin alakalı bulduğu hemen hemen tüm diğer bilgiler. Bulutun gücü yeniden ortaya çıkıyor, tüm görüntüleme cihazlarınız ağa bağlı ve Konferans Odası Planlama çözümünüzle, evde sıkışıp kalsanız veya Metroda çalışıyor olsanız bile bilgiler anında ve uzaktan güncellenecektir. geç. Bu şekilde, konferans odanızın kapısına kadar gelen herkes, monte edilmiş ekrana bir göz atabilir ve odanın kullanımda olup olmadığını ve ne zaman boş olacağını çabucak öğrenebilir.

Faydaları Nelerdir?

1. Konferans Odası Planlaması Kolaylaştı

Halihazırda aşina olduğunuz takvimlerle doğrudan ve düzgün bir şekilde bütünleşen tek bir merkezi platformla, bu araçlar, zamanlama sürecini ve programa ayak uydurmayı nispeten basit hale getirmeyi amaçlar. Artık boş bir oda aramak veya her konferans odasının dışındaki duvara monte edilmiş ekranlarla ekibinizin dikkatini dağıtan rahatsız edici kesintiler yok. Bazı çözümlerle, kullanıcılar katılımlarını bildirmek için check-in yapabilir veya ekibiniz erken bitirirse, odayı boş olarak gösterecek şekilde uygulama anında güncellenebilir. Ve elbette, tamamen bulut tabanlı olduğu için her yerden, hatta uzaktan bile güncel kalabilirsiniz.

2. Verimlilikte Artış

Verimlilik, üretkenliğin mutlak anahtarıdır. Kesinti süresini azaltmak ve kayıp bilgi için mücadele etmeye çalışan kısıtlamaları veya baş ağrılarını ortadan kaldırmak, mutlak zaman kaybıdır. Tüm konferans odası planlama bilgilerinizi bulutta işlemek için tek bir çözümle ekibiniz her şeyin güncel ve doğru olduğundan emin olabilir. Monte edilmiş ekranlar, günün programını hızlı bir şekilde bulmayı veya boş bir odayı bulmayı çok kolaylaştırır ve daha az kesinti, dikkat dağınıklığı ve çalışmama süresi anlamına gelir. Bazı yazılım çözümleri, kullanıcıların doğrudan duvara monte ekrandan bir konferans odasını güncellemesine, değiştirmesine veya rezerve etmesine bile izin verir ve ekip üyeleri geldiklerinde check-in yapabilir, böylece toplantıya başlamadan önce kimin eksik olduğunu bilirsiniz.

3. Buluttan Yararlanmak

Tüm bulut tabanlı uygulamalarda olduğu gibi, bu Konferans Odası Planlama çözümleri, kullandıkları bulut ağından tam olarak yararlanarak, nereye veya nasıl bağlanırsanız bağlanın kalıcı bilgilere izin verir. Cihazınız internet bağlantısı olduğu sürece, oturum açıp en son programa bakabilir veya gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz. Ekibiniz tüm avantajlardan yararlanmaya ve konferans odalarının dışındaki donanım ekranlarına entegre etmeye karar verirse, bu tür bir sistemin çalışması için bulut ağının kullanılması mutlak anahtardır. Uzaktan çalışanlarınız bile haberdar olacak ve yöneticiler donanım ekranlarında herhangi bir değişikliği uzaktan yapabilir. Bulut sayesinde, bir toplantı kısa sürerse ve oda açılırsa, ekrandaki veya telefonunuzdaki bilgileri güncellemeniz yeterlidir; ağınızdaki diğer herkes hemen haberdar olur.

İhtiyaçlarınızı Belirleme

Elbette, her çözümle birlikte çözmeye çalıştığı belirli bir kullanım durumu veya senaryosu gelir. Bununla birlikte, bu Konferans Odası Planlama araçları söz konusu olduğunda, toplantılara güvenen ve uygun yönetim ve planlamadan yararlanabilecek bir oda hacmine sahip olan hemen hemen tüm ekipler tam olarak yararlanabilir. Tabii ki, ekibiniz daha küçükse ve ofisiniz yalnızca bir veya iki konferans odasıyla sınırlıysa, bu yazılım biraz gereksiz görünebilir. Ancak, tek bir konferans odası olan küçük bir ekip olsanız bile, bu nitelikte bir çözümün ofisinize fayda sağlayabileceğini iddia ediyorum - bu şekilde, birden fazla ekibin odada kimin olduğu konusunda rekabet etmesi veya endişelenmesi gerekmez.

Bir konferans odası zamanlama çözümü için en iyi kullanım örneği, büyük olasılıkla büyük ekipleri olan büyük kuruluşlar olacaktır. Ofisinizde ister sadece 5 ister 100 konferans odası olsun, şirketinizin tüm ofisi düzenli ve senkronize halde tutmak için kullanabileceği herhangi bir araç, kesinti süresini büyük ölçüde azaltmaya yardımcı olacaktır. Çok sayıda insanınız varsa ve çok fazla odanız yoksa, bu çözümler kesintileri azaltmada veya Konferans Odası B'deki son dakika açılışını engellemede harikalar yaratabilir. Ekibiniz büyükse ve çok sayıda üyeniz varsa. konferans salonları, bu çözümler ekibinizin güncel kalmasına ve nerede ve ne zaman olacağını bilmesine yardımcı olacaktır.

Alışveriş Yaparken Nelere Bakmalı?

1. Cihaz Uyumluluğu

Elbette bir bulut çözümüyle, en fazla sayıda cihazda bulunan bir çözümü benimsemek en iyisidir. Buna tabletler (hem Apple hem de Android), hem PC hem de Mac masaüstü bilgisayarlar, Android ve Apple telefonlar dahil olsun, iş gücünüzün büyük bir bölümünün yeni bir çözüm kullanmasını engellemek istemezsiniz. BYoD doğasına sahip ofisler, seçtikleri çözümün en fazla sayıda platformda mevcut olduğundan emin olmak için elinden gelenin en iyisini yapacaktır.

2. Donanım Ekran Desteği

Bu çözümler, bulutta ve hareket halindeyken bilgileri basitçe planlamak ve düzenlemek için sağlam bir uygulama sunarken, asıl güç, konferans odalarınızı bu donanım ekranlarıyla donatmaktan gelir. Tıpkı cihaz desteği gibi, bu Donanım Ekranlarını destekleyen ve ister farklı nesil iPad'ler ister farklı Android tablet stilleri olsun en geniş sayıda ekranı destekleyen bir çözüm aramak listede üst sıralarda yer almalıdır.

3. Dahil Donanım

Bu biraz daha yanıltıcı olabilir, ancak bazı çözümler, benimsemeyi tek bir alışveriş süreci haline getirmek için yazılımlarıyla birlikte donanım paketleri sunabilir. 20 adet yepyeni iPad satın almanın fiyatı tek başına pahalı olabilir, ekranları ilgili her konferans odasının dışına doğru şekilde yerleştirmek için gereken montaj donanımı veya kılıflardan bahsetmeye gerek bile yok. Bazı sağlayıcılar, hizmetlerine abonelik içeren bir donanım paketi sunmaya istekli olabilir.

4. Gelişmiş Analitik Raporlama

Veri toplamak, sorunları veya sorunlu noktaları iyileştirmek veya ortadan kaldırmak için kullanılabilecek güçlü bir kaynaktır. Bazı platformlar, planlama süreleri, en sık kullanılan odalar, ortak toplantı uzunlukları gibi çözüme aktardığınız bilgilerden tam olarak yararlanacak ve üretkenliği gerçekten nasıl artıracağınıza ve kesinti süresini nasıl azaltacağınıza dair daha güçlü bir fikir formüle etmek için bu bilgilere erişim sağlayacaktır.

5. Özelleştirilebilir Ekranlar ve Ayarlar

Tüm bu donanım ekranlarının yaptığı sadece konferans odasının adını, saatini ve odanın dolu olup olmadığını göstermekse, aynı iş çok daha az yoğun bir çözümle tamamlanabilir. Bununla birlikte, ekranınız tamamen özelleştirilebilir ve yapılandırılabilirse, bu yeni bir olasılıklar dünyasının kapılarını açar - tüm günün programını, toplantı katılımcılarını, tartışma hakkında kısa bir tanıtım yazısı, ekibinizin alakalı hissedebileceği her şeyi görüntüleyin. Bazı çözümler, yöneticilerin bu tablet ekranlarındaki işlevleri kilitlemesine bile izin verir, böylece hiçbir şey yanlışlıkla değişmez.

6. Üçüncü Taraf Takvim Entegrasyonu

Birçok popüler takvim uygulamasından birine doğrudan entegre olma özelliğiyle, konferans odası planlama çözümleri, sorunsuz bir geçişle günlük çalışma hayatınıza girecek ve ekibinize gerekli bilgileri doğru noktada sağlayacak, bu yüzden Todd'un bunu yapmasına gerek yok. o toplantıyı kaçırdı çünkü ikinci takvimini kontrol etmeyi unutmuştu.