Verimsiz Toplantıların Maliyeti ve Sorunların Nasıl Belirleneceği

Hiç bir toplantıdan hiçbir şey başarılmamış gibi bir duyguyla çıktınız mı? Bir toplantıda oturduğunuzu ve sürekli telefonunuzu kontrol ettiğinizi, aynı şeyleri tekrar tekrar tartıştığınızı veya ilk başta neden orada olduğunuzu merak ettiğinizi hatırlayabilirsiniz. Pekala, yalnız değilsin.

Mevcut iş ortamında, bu kadar sık ​​gerçekleşen sıradan, rutin toplantılardan hoşlanan birini bulmak zor. Pek çok çalışkan insan, bu toplantılarda neredeyse hiçbir şeyin başarılamadığını ve üretkenlikten çok toplantı zamanının boşa harcandığını iddia ediyor. Bu verimsiz toplantıları eskisinden daha fazla şaşkınlık içinde bırakıyorsunuz.

Toplantıların üretkenliği artırması ve herkesin aynı sayfada olmasına yardımcı olması gerekiyor, ancak çoğu katılımcı bu kötü toplantılar sırasında çok fazla toplantı zamanının boşa harcandığını iddia ediyor. Yine de, net bir gündemi olan verimli toplantılar, her başarılı işletmenin ekmek ve tereyağıdır.

Uygun ekip koordinasyonu ve iş akışı organizasyonu ile işin ilerlemesini sağlamak için toplantılar gereklidir. Düzgün yapıldığında, dahil olan herkes için her zaman pozitif bir net kazanç sağlarlar ve her işletmenin başarmak istediği de budur. Peki, burada tam olarak neden bu kadar çok verimlilik sorunu var ve bu konuda tam olarak ne yapılabilir?

Dünyanın her yerindeki işletmelerde verimsiz toplantıların salgını var ve hem işletmeler hem de ilgili kişiler için büyük kayıplara yol açıyor. Bu sorunu çözmemizin zamanı geldi ve bunu bir kez ve herkes için çözmemize yardımcı olabilecek yeterli kaynak var.

• Verimsiz Toplantıların Gerçek Maliyeti Nedir?
• Verimsizliğin Sonuçları
• Kötü Toplantıların Sebebi Nedir?
• Toplantı Verimliliği Nasıl İyileştirilir
• Web Konferansı Uygulamalarının Dört Faydası
  1. Tasarruf
  2. Zamandan Tasarruf
  3. Gelişmiş Katılım ve Verimlilik
  4. Güvenlik
• En İyi 3 Video Konferans Çözümü
  • Skype Kurumsal
  • Google Hangouts Buluşması
  • yakınlaştır
  • Fiyat karşılaştırması
• Verimsiz Toplantılar Maliyetli Ama Kaçınılabilir

Verimsiz Toplantıların Gerçek Maliyeti Nedir?

European Journal of Work & Organisation Psychology'de yayınlanan bir araştırmaya göre, ABD'deki etkisiz toplantılar işletmelere yılda 37 Milyar Dolar'a mal oluyor. Bu, iş verimliliğinin azalmasına neden olan verimsiz toplantılar nedeniyle her yıl 37 milyar dolar kaybediliyor - ve hepimiz bunun zaman = para olduğunu biliyoruz. Buradaki işletmeler, aksi takdirde önlenebilecek bir parasal kayıpta.

Rakam saçma görünebilir, ancak her şey düşünüldüğünde çok gerçek oluyor.

Verimsiz toplantılar iş günlerinde üretkenliği azaltır, katılımcılar aksi takdirde daha üretken görevlere harcanabilecek değerli zamanlarını boşa harcarlar. Toplantılara harcanan zamanın %50'si hiçbir şekilde olumlu sonuçlara yol açmaz ve üretkenlik ve para bu şekilde kaybedilir.

HR Digest'e göre profesyoneller her ay toplantılarda 31 saat üretkenlik kaybediyor ve yüzlerce çalışanı barındıran daha büyük işletmelerde neler olduğunu hayal edebilirsiniz. Wolf Management Consultants tarafından yürütülen araştırma, toplantıya katılanların %95'inin toplantıların bazı bölümlerini kaçırdığını ve %39'unun toplantı odasında uyukladığını iddia ettiğini gösterdi. Bir sonraki toplantınızı planlarken bu potansiyel maliyetler akla gelmelidir.

Verimsizliğin Sonuçları

Etkisiz toplantıların neden olduğu azalan üretkenliğin ardından, başlıca sonuçlardan bazıları şunlardır:

• İş akışı kesintisi
• Uzun süreli karar döngüleri
• Daha düşük çalışan morali
• Daha kötü ekip çalışması
• verimsiz çalışma süresi
• Ve son olarak, daha fazla toplantı ihtiyacı

Tüm bu sonuçlar, işletmeler için zaman veya para açısından büyük kayıplara yol açmaktadır. Verimsiz toplantıların maliyeti tam olarak hesaplanamaz, ancak bu tür olayların bazı büyük olumsuzlukları olduğu açıktır. Maliyetler, hem zaman hem de para kayıpları, çalışan bağlılığında azalma, takım morali ve genel takım kimyası olarak özetlenebilir.

İyi haber şu ki, bu sorunun büyük olasılıkla bir çözümü var. Bu sorunun temel nedenini belirlemenin zamanı geldi, böylece bu konuda bir şeyler yapabiliriz. Birçok faktör verimsiz toplantılara yol açar, o yüzden devam edelim ve bazılarını inceleyelim.

Kötü Toplantıların Sebebi Nedir?

Birçok faktör, toplantıların ekip üyeleri için verimsiz olmasına neden olur.

Bir toplantı düzenlemek kendi başına yeterince zordur, her şeyi yaymamız, bir eylem planı oluşturmamız, herkesi aynı odaya toplamamız gerekir - bunların hepsi zaman ve çaba gerektirir. İş toplantıları söz konusu olduğunda daha da karmaşık sorunlar olduğu için bu sadece başlangıç.

Muhtemelen bu sorunlardan bazılarıyla toplantılarda karşılaşmışsınızdır:

• Geç gelen insanlar
• Yapılandırılmamış toplantı taslağı
• Net bir hedefin olmaması
• Yemek yemek ve telefonu kontrol etmek gibi zaman kaybettiren aktiviteler
• Konu tekrarı
• İletişim eksikliği veya aşırı iletişim
• Takım içi tartışmalar ve kavgalar

Bu sorunların tümü günlük olarak gerçekleşir ve hepsi verimsiz toplantılara yol açar.

Hatta bazı katılımcılar, konuya katkıda bulunacak hiçbir şeyleri olmadığı veya çok az olduğu için orada bulunmamaları gerektiğini düşünüyorlar. Bir başka popüler şikayet, özellikle takip edilmesi gereken çok sayıda belge olduğunda, bazı konuları takip etmenin ne kadar zor olduğudur. Ve yine de, her toplantıdan en iyi şekilde yararlanmak için tam olarak bunu yapmak gerekir.

Bu tür sorunların normal bile sayıldığı bir noktaya geldik, ne de olsa tekrar tekrar oluyorlar. Bu noktada neredeyse kültürel bir konu gibi görünüyor, ancak çalışmalar açıkça gösteriyor ki çoğu verimsiz toplantı yönetim sorunlarına dayanıyor.

Bu toplantılara yaklaşım şeklimizi değiştirebilirsek, sonuç olarak daha iyi toplantılar elde edebiliriz.

Toplantı Verimliliği Nasıl İyileştirilir

İş iletişimini en üst düzeye çıkarmak için yıllarca süren araştırmalar var ve verimliliği artırabilecek kanıtlanmış bazı yöntemler var. Ancak bugün elimizde tamamen farklı bir şey var ve bu teknoloji dediğimiz şey.

Ya sinir bozucu, verimsiz toplantılardan kurtulmak için teknolojiyi kullanabilirsek?

Standart toplantıların nasıl organize edildiğini düşünürsek, teknolojinin bugün karşılaştığımız birçok sorunu çözmeye yardımcı olabileceği görülüyor. Birincisi, toplantıyı düzenlemek ve herkesi dahil etmek için gereken süreyi önemli ölçüde azaltabilir. Görünüşe göre en mantıklı çözüm, toplantılara ev sahipliği yapmak için tüm şaşırtıcı teknolojiyi kullanmak. Herkesin belirli donanım ve yazılımları kullanmasını gerektirebilir, ancak biz zaten burada sürekli telefonlarımızı kullanıyoruz.

Telefonla bir toplantıya katılan düzinelerce insan, bu nasıl işe yarayabilir?

Ancak işe yarıyor ve birçok şirket bunu zaten kendi avantajları için kullanıyor. Basitçe bir toplantı düzenleyebilir, herkesi basit bir mesajla bilgilendirebilir, herkesi ana hatlar ve hedef hakkında bilgilendirebilir ve herkesin telefonunu kullanarak erişebileceği önemli belgeleri paylaşabilirsiniz. Zamanı geldiğinde, katılımcılara favori cihazlarını kullanarak bir aramaya başlamaları için erken bilgi verilir.

Bu teknolojiye VoIP telefon, Video veya Web Konferans yazılımı diyebiliriz, fark etmez.

Bu, birçok sorunu çözen bir işlemdir ve tek gereken sabit bir internet bağlantısıdır.

İş iletişimini geliştirmek ve ekip üyelerinin internetten başka bir şey kullanmadan işbirliği yapmasına izin vermek için geliştirilmiş tonlarca VoIP Video Konferans uygulaması vardır. Telefonunuz, dizüstü bilgisayarınız, tabletiniz ve mikrofonu, kamerası olan ve internet erişimi olan diğer her şeyle bağlantı kurabilirsiniz.

Bu uygulamaların verimli toplantılar düzenlemenize yardımcı olabileceği bazı yolları keşfedelim.

Web Konferansı Uygulamalarının Dört Faydası

Peki, web konferans uygulamaları sonunda verimsiz toplantılardan kurtulmamıza nasıl yardımcı olabilir?

Bu uygulamalarla birlikte birçok fayda gelir ve bazıları doğrudan verimlilikle ilgili bile değildir. Yine de, dünya çevrimiçi çalışmaya giderek daha fazla alışırken, bu uygulamalar standart iş iletişimi yöntemi olacak şekilde ayarlandı.

Web Konferans Uygulamalarını kullanmanın dört basit avantajı vardır:

1. Maliyet Tasarrufu

Maliyet verimliliği, belki de web konferansı uygulamalarının sunduğu 1 numaralı şeydir. Mekanlara, yönetime ve diğer toplantı masraflarına para harcamak yerine, tek yapmanız gereken basit bir uygulamaya yatırım yapmak, çalışanlarınızı onu nasıl kullanacakları konusunda eğitmek… ve hepsi bu kadar!

Bu, her tür işletme için geçerli olsa da, ofis alanınızın dışında bir toplantı düzenlemenin büyük maliyetlerinden kaçındığınız için çoğunlukla uzaktan çalışanlar için daha da iyidir.

Maliyet tasarrufu harikadır, ancak zamandan tasarruf, bu uygulamaların gerçekten parladığı yerdir.

2. Zamandan Tasarruf

Henüz fark etmediyseniz, web konferansı size değerli zamanınızdan tasarruf sağlayacaktır. İyi bir internet bağlantısı olan bir yer bulmanın dışında, ekip arkadaşlarınızla bir toplantıya katılmak için başka bir gereklilik yoktur.

Toplantılara bağlanmak basittir ve ayrıca unutmamanız için zamanında bildirimler alırsınız. Bunun da ötesinde, çoğu uygulama mesajlaşmaya ve dosya paylaşımına izin verir, böylece toplantıyla ilgili önemli bilgi ve belgelerden haberdar olabilirsiniz.

Zaman kazanmak istiyorsanız, bundan daha iyi bir yol yoktur.

3.Geliştirilmiş Katılım ve Verimlilik

Araştırmalar, ekran paylaşımı gibi web konferansı özelliklerinin daha iyi etkileşime ve artan üretkenliğe dönüştüğünü göstermiştir. Yukarıda bahsettiğimiz ekran paylaşımı gibi üretkenliği kolaylaştıran başka özellikler de var.

Bu bir sürpriz değil - web konferans uygulamaları üretkenlik göz önünde bulundurularak oluşturuldu ve zaman geçtikçe daha iyi hale geleceğine şüphe yok.

Bulut bilişim gibi teknolojinin yükselişte olmasıyla birlikte, çevrimiçi yönetim ve üretkenlikte büyük bir artış görmeyi bekliyoruz ve tüm işletmelerin buna dikkat etmesi gerekiyor.

4. Güvenlik

Güvenlik, birçok işletme için büyük bir önceliktir ve VoIP, e-posta veya telefon görüşmeleri gibi geleneksel biçimlere kıyasla çok daha güvenli bir teknoloji biçimidir.

Bu platformlar aracılığıyla paylaşılan iletişimin çoğu güvenlidir ve çok gizli bilgilerle uğraşırken daha da iyi güvenlik sağlayabilecek ek seçenekler vardır.

Bunlar, toplantı verimliliğini artırmanıza ve işinizi ileriye taşımanıza yardımcı olabilecek web konferansının yalnızca dört temel avantajıdır ve yine de oldukça kullanışlı olabilecek daha birçok küçük avantaj vardır.

Üstüne üstlük, VoIP sağlayıcınıza karar verirken seçebileceğiniz birçok seçenek vardır.

Bugün web konferansı için kullanılan en popüler yazılımlardan bazılarının kısa bir listesi:

En İyi 3 Video Konferans Çözümü

Etkili web konferansı söz konusu olduğunda birçok seçenek vardır ve işletmeler en uygun olanı seçmekte özgürdür. Web konferans yazılımlarının çoğu bireysel olarak sunulur, ancak bazı seçenekler tam hizmet iş iletişim platformlarında bir bonus olarak gelir.

Skype Kurumsal

Office 365 olarak da bilinen İş için Skype, Microsoft'un çevrimiçi iş iletişimi için amiral gemisi ürünüdür.

Verimli iş iletişimi sağlayan modern çözümlere sahip güçlü bir çevrimiçi işbirliği aracıdır. Office 365 ile kullanıcılar Office uygulamalarına, mesajlaşmaya, aramaya, çevrimiçi depolamaya ve ekran ve dosya paylaşımı gibi özelliklerle büyük ekip toplantıları düzenleme olanağına erişir.

Skype Kurumsal, web konferansına katılmak isteyen işletmeler için popüler bir çözümdür, çünkü çoğu kullanıcı platforma zaten biraz aşinadır.

Standart plan, kullanıcı başına aylık 8,25 ABD Dolarından başlar ve aylık 12,50 ABD Doları fiyat aralığında gelen premium planla daha da fazla seçenek vardır. Genel olarak, çevrimiçi toplantılar için Skype'ı kullanmak güvenli bir seçim gibi görünüyor ve verimsiz toplantılardan tamamen kurtulmak isteyen işletmeler için harika bir çözüm.

Google Hangouts Buluşması

Google Hangouts Meet, Google'ın G Suite adlı popüler bulut tabanlı araç sisteminin bir parçası olarak sunulan resmi web konferansı çözümüdür.

Her zaman olduğu gibi, Google bunu basit tutmayı tercih ediyor ve Meet tam olarak budur.

Her kullanıcı, Google Takvim ile otomatik olarak senkronize edilen bir toplantı planlama seçeneğine sahiptir ve herkes basit bir toplantı bağlantısı URL'sini kullanarak katılabilir. Tüm sistem diğer Google araçlarıyla senkronize edilir, böylece herkes toplantılar hakkında zamanında bildirim alır.

Tek bir platformda çalışmayı tercih eden işletmeler için, işletme zaten popüler G Suite platformunu kullanıyorsa Google Hangouts Meet harika bir seçenektir. İlginçtir ki Meet, benzer uygulamaları (Skype Kurumsal gibi) kullanan kullanıcıların, favori kullanıcı arabirimlerinden (bu durumda Skype) ödün vermeden toplantıya katılmalarına da olanak tanır.

Başlangıç ​​ücretleri, G Suite planınıza bağlıdır ve kullanıcı başına aylık 6 ABD dolarından başlar.

yakınlaştır

Zoom, Skype veya Google'ın Meet gibi platformlarıyla bir araya gelen beğenilerine kıyasla ayrı ayrı sunulan güçlü bir video konferans çözümüdür.

Bu, en üst düzey video konferans hizmeti sağlama konusunda Zoom'a belirli avantajlar sağlar. Zoom, HD videolar, ekran paylaşımı, ekip sohbeti, kayıt ve dökümler, güçlü güvenlik ve bulut tabanlı entegrasyon gibi işbirliği araçları sağlar.

Zoom, işletmelere verimli toplantılar için tüm ek esnekliği sağlayan herhangi bir cihazdan erişilebilen modern bir konferans uygulamasıdır. Kullanıcılar toplantılara telefonlarından, arabalarından veya kişisel bilgisayarlarından katılabilir. Genel olarak, Zoom birçok ek araç sunar ve işlev görmesi için büyük ölçüde video konferansa güvenen ekipler için harika bir seçenek gibi görünüyor.

Temel Plan ücretsizdir (0$), ancak verimli toplantılar düzenlemenin belirli sınırları vardır. Pro Plan, özelliklerin çoğuyla birlikte gelir ve kullanıcı başına aylık 14,99 ABD doları tutarındadır. İşletmeler ayrıca kullanıcı başına ayda yalnızca 19,99 ABD doları karşılığında tam işlevsellik için İş Planına yükseltebilir.

Diğer popüler seçenekler arasında GoToMeeting, Zoho gibi çözümler veya RingCentral gibi tam hizmet iş iletişim platformları bulunur.

Fiyat karşılaştırması

Google Hangouts Meet, Zoom'un bazı amaçlar için kullanılabilecek ücretsiz sürümünü hariç tutarsak, gidilecek en ucuz seçimdir. Ek araçlar ve işlevsellik söz konusu olduğunda, Zoom üstün bir üründür ancak daha yüksek bir fiyat aralığında gelir.

Genel olarak, basit çözümler arayan işletmeler güvenle Skype veya Google'a güvenebilir ve video konferans teknolojisine daha fazla bağımlı olan işletmeler Zoom, RingCentral, Zoho veya diğerleri gibi daha gelişmiş çözümlere yatırım yapabilir.

Verimsiz Toplantılar Maliyetli Ama Kaçınılabilir

İşler ters gittiğinde, verimsiz toplantılardaki ve görevlerdeki ekip üyeleri, işlerine yaramayan şeylere ayak uydurmayı zaman kaybı olarak görürler. Her işletme bu sorunları ortadan kaldırmak için çaba göstermeli ve VoIP iletişimi burada harika bir çözüm gibi görünüyor.

Web Konferansı çözümleri, basit zamanlama, bildirimler, iş birliği araçları, çoklu cihaz erişimi, sohbet, bulut tabanlı dosya paylaşımı ve birinci sınıf güvenlik protokolleri gibi özelliklerle işletmelerin çevrimiçi ortamda daha verimli toplantılar yapmasına yardımcı olabilir. Bu araçlar, bir takip planlamayı bile sorunsuz hale getirir.

Zaman yönetimini ve toplantı sayısını düşünürken, toplantıları yürütmek için kullandığınız araçları da göz önünde bulundurun. Web konferansı araçlarından oluşan etkileşimli karşılaştırma tablomuz, bir sonraki toplantınızdan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayabilir.