İşletmenizin VoIP Çağrı Raporlarında Değerlendirilmesi Gereken Önemli Veri Noktaları

Bugünlerde hemen hemen her Business VoIP sağlayıcısı, çevrimiçi yönetim portalları aracılığıyla telefon hatlarınızı özelleştirmeyi ve uyarlamayı çok basit hale getiriyor. Yöneticiler ve yöneticiler inanılmaz derecede meşgul olduklarında ve diğer sorumluluklarla tıkandıklarında, ofiste ve hatta ofis dışında neler olup bittiğine dair hızlı bir görüşe erişim inanılmaz derecede faydalı olacaktır.

Kullanıcılar bu çevrimiçi yönetim portallarını kullanarak satır ekleyebilir veya bırakabilir, uzantıları değiştirebilir, farklı özelliklerle oynayabilir ve daha da önemlisi, bazı çok ayrıntılı arama analizlerine ve raporlama günlüklerine bile erişebilir. Bu arama raporu günlükleri, bir işletme için arama etkinliğini görüntülemenin, işletmenin izlediği yönü anlamanın veya daha küçük ölçekte hangi telefon hatlarının diğerlerinden daha yüksek hacme sahip olduğunu anlamanın harika bir yoludur.

Verilerinizi İzlemenin Gücü

Bu arama raporu günlükleriyle, kullanıcılar bir bakışta telefon sistemleri ve bu sistemin ofis içinde ve dışında nasıl kullanıldığı hakkında çok sayıda bilgi edinebilirler. Yöneticiler, belirli bir tarih aralığından veya genel olarak gelen ve giden aramaların sayısı, her bir aramanın uzunluğu, kaç aramanın yanıtlandığı veya kaçırıldığı, sisteminizde kalan sesli postalar, kaç çevrimiçi faks gibi ölçümleri izleyebilir. gönderilir veya alınır ve nereye ve hatta her bir çağrının kayıtlarına çevrimiçi olarak aynı portalda erişim sağlar.

Sisteminiz ve nasıl kullanıldığı hakkında tek bir tıklamayla ulaşılabilen bu kadar büyük miktarda bilgi ile, yine de kârlılığınızı iyileştirmek için bu bilgilerden nasıl yararlanabileceğinizi anlamak, oyunun kurallarını tamamen değiştirebilir. Bu arama raporu günlükleri, bir işletme için arama etkinliğini görüntülemenin, işletmenin izlediği yönü anlamanın veya daha küçük ölçekte hangi telefon hatlarının diğerlerinden daha yüksek hacme sahip olduğunu anlamanın harika bir yoludur. Çağrı günlükleri, ilerlemeyi ve verimliliği ölçmek için bile kullanılabilir ve yöneticilerin ekiplerini ne zaman büyütmeleri ve hatta küçültmeleri gerekebileceğini anlamalarına yardımcı olur.

Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Bilgiler

Çoğu arama raporu günlükleri benzer, doğrudan arama bilgilerini toplayacak ve izlenecek benzer veri noktaları sunacaktır. Sağlayıcınıza veya belirli hizmet planına bağlı olarak, veri noktaları biraz farklılık gösterebilir ancak ortak, daha önemli bilgilerin tamamını olmasa da çoğunu içermelidir. Örneğin, hizmetiniz çevrimiçi faksı içermiyorsa, elbette günlükleriniz bunu temsil edecektir.

• Arama Günlükleri: Elbette, bu günlükler telefon sisteminizle yapılan tüm aramaların tam listesini içerecektir. Bu günlükler yalnızca gelen ve giden aramaları değil, bazen cevapsız veya cevaplanan aramaları da izleyecektir. Kullanıcılar, şimdiye kadar yapılmış tüm aramaların tam listesine bakabilir veya sonuçları daraltmak için belirli bir tarih aralığı seçebilir.
• İletişim Yöntemi: Temel bilgilerden başlayarak, her arama raporu günlüğü olmasa da çoğu, sisteminizde yapılan işlemlerin ve bunların nasıl yapıldığının genel bir listesini içerecektir. Bu raporlar, varsa tüm aramaları, faksları, uluslararası iletişimleri ve iş metin mesajlarını günlüğe kaydeder.
• Kiminle İrtibata Geçiliyor: Bu günlükler, yalnızca yapılan aramalar ve faksların ötesinde, genellikle hangi telefon numaralarının arandığını veya sisteminiz tarafından arandığını göstermek için daha ayrıntılı bilgiler içerir. Hizmetiniz çevrimiçi faks içeriyorsa, kullanıcılar faksların nereden gönderildiğini ve alındığını da izleyebilir.
• Tüm telefon etkinliğini izleyin : Kullanıcılar bu arama raporlarını belirli bir telefon hattıyla sınırlandırabilir ve telefon hatlarınızın hangi numaraları aradığına, hangi telefon numaralarının aradığına, her aramanın uzunluğuna ve arama süresine derinlemesine göz atabilir. Hatta herhangi bir zaman diliminde hangi hattın en çok aramayı yaptığını veya aldığını anlamak için arama hacmi.
• Kaydedilmiş Telefon Görüşmelerini Yönetin ve Dinleyin: Yine, sağlayıcınıza ve hizmet düzeyinize bağlı olarak, arama kaydı genellikle bu çevrimiçi yönetim portallarından açılabilir veya kapatılabilir ve arama raporlama günlükleri, kullanıcıların her aramanın kaydına doğrudan telefondan erişmesine bile izin verir. günlüklerin kendileri. Bir temsilcinin inanılmaz derecede uzun veya kısa bir görüşme yaptığını fark ederseniz, bunun nasıl gittiğini görmek için kaydı dinleyebilirsiniz.

Buna ek olarak, bazı sağlayıcılar uluslararası aramayı basitleştirmeyi ve sınırsız uluslararası planlar içermeyi amaçlarken, diğerleri her bir ülkeye özgü bir tarifeye göre dakika başına ücret alacaktır. Kullanılan bu oranlar ve dakikalar, işletmenizin kullandığı hizmet düzeyine bağlı olarak arama raporlama günlüklerinize yansıtılabilir. Birçok çevrimiçi raporlama günlüğü, kullanıcıların faturalarını izlemelerine, özellikleri ve diğer ilgili giderleri yönetmelerine de olanak tanır.

Ekibiniz bu yeni verilerden nasıl yararlanabilir?

Çağrı raporu günlükleri, iletişimlerinin büyük bir yüzdesi için telefon sistemlerine güvenen herhangi bir şirket için büyük fayda sağlayacaktır. Birçok şirket, yalnızca müşteriler, müşteriler ve potansiyel potansiyel müşterilerle olan iletişimlerine dayalı olarak çalışır. İşletmenize ve özel kullanım durumunuza bağlı olarak, dikkat etmeniz gereken en önemli faktörler farklılık gösterebilir. Bir iletişim veya çağrı merkezi işletiyor olsanız da, bu çağrı raporlarının gerçek gücü, telefon kullanımınıza dikkat etmektir.

Satış:

Şirketiniz satışlara odaklanıyorsa, aramaların sıklığını, günde kaç arama yapıldığını, aramalar arasındaki herhangi bir kesinti süresini ve elbette her aramanın uzunluğunu takip etmek arama raporlama günlüklerinin harika bir kullanımı olacaktır. Bir temsilcinin günde çok fazla sayıda arama yaptığını ancak bir seferde yalnızca 30 saniye sürdüğünü fark ederseniz, bu size o temsilcinin nasıl performans gösterdiğini daha iyi anlamanızı sağlayabilir.

Çalışanlarınızın nasıl performans gösterdiğini anlamak için bilgilerden yararlanmak, bir işletmenin uygulamalarını mümkün olan her şekilde iyileştirmek için en iyi şekilde uyarlamasına yardımcı olabilir. Giden aramalar ve yüksek hacim önceliğinizse, sisteminizin çağrı kayıtlarını takip etmek, üretkenliği takip etmenin ve daha gerçekçi hedefler belirlemek için kotaları yönetmenin çok yararlı bir yoludur.

Müşteri servisi:

Satışa benzer bir şekilde, temsilcilerinizin çağrı etkinliğine derinlemesine bir bakış kullanmak, işletmenizin uygulamalarını en yüksek verimlilik düzeyinde gerçekleştirecek şekilde uyarlamasına yardımcı olacaktır. Miktar her zaman kaliteye eşit olmadığından, yine de özel kullanım durumunuza bağlı olacaktır, ancak her bir telefon hattının etkinliğini izleme yeteneğiyle, alt satırı iyileştirmek için bu bilgilerden yararlanabilirsiniz.

Bir temsilci her arama için beklenmedik şekilde kısa bir süre telefon hattındaysa ve bu numaralar başka bir temsilciyle konuşmak için tekrar ararsa, yönetici bu bilgileri eğitimi iyileştirmeye yardımcı olmak veya bir kişiyle çalışmak için kullanabilir. ajanların etkinliğini artırmak.

Genel Kullanım :

İşletmeniz Satış ve Müşteri Hizmetleri gibi gelen veya giden dış iletişimlere güvenmiyorsa, ekibiniz bu çağrı raporlama günlükleri tarafından toplanan verileri anlamaktan ve kullanmaktan yine de büyük fayda sağlayabilir. Elbette kimse mikro yönetimden hoşlanmaz ve omzunun üzerinde dikkatli bir bakış açısına sahip değildir, ancak çağrı raporları sayesinde yöneticiler çalışanlarının faaliyetlerine daha derinlemesine bakabilir ve telefon kullanımları hakkında daha fazla bilgi edinebilir. Çalışanlar kişisel aramalarla saatlerce telefonda kalıyorsa, üretkenlik açık bir şekilde etkilenecektir - ve bu raporlama günlüklerinin gücü, yöneticilerin bu belirli etkinliğe daha yakından bakmasına olanak tanır.

Kullanıcılar, yalnızca telefon görüşmesi istatistiklerinin ötesinde, faturalandırmaya, kullanılan dakikalara, en çok kullanılan özelliklere ve ayrıca diğer harcamalara, hatta kaç faksın ve nereye gönderildiğine bile bakabilirler. İşletmeniz çok sayıda uluslararası arama yapıyorsa, bu raporlama günlükleri, en çok hangi ülkelerle iletişim kurulduğunu daha iyi anlamanıza ve sağlayıcınız uluslararası aramayı basit bir pakete dahil etmiyorsa bireysel ücretleri takip etmenize yardımcı olacaktır.

Çağrı Günlükleri ile Yöneticiler şunları yapabilir:

Ekibinizi Stratejik Olarak Planlayın ve Uyarlayın

Tüm işlemlerinizi, aramalarınızı, fakslarınızı ve tüm harcamalarınızı, faturalandırmanızı ve genel iş ölçümlerinizi takip edin. Çağrı raporlarınızı yakından takip ederek işinizin akışını takip etmek ve beklentilerinizi sürdürmek ve en üst düzeyde verimliliği sağlamak kolaydır.

Her Zaman ve Her Yerde Verilerinizin Kontrolünde Kalın

Ofis dışında veya ülkenin diğer tarafında olsanız bile, internete bağlı herhangi bir cihazdan web tabanlı portallara giriş yapabilme özelliği ile yöneticiler, işlerinin ve ekiplerinin faaliyetlerinin zirvesinde dikkatli bir şekilde kalabilirler.

Çoğu arama kaydı, kullanıcıların verilerini Microsoft Excel yangın formatlarında indirmelerine ve bazen çevrimdışı erişim ve daha güçlü analiz için bu arama günlüklerinin e-posta teslimlerini planlamalarına bile izin verir.

İhtiyaçlarınız İçin Günlüklere Göre Sıralayın

Kullanıcılar, günlükleri zamana, tarih aralığına veya belirli telefon hatlarına göre sıralayabilir. Yöneticiler, geniş bir genel bakış açısı kazanma veya inanılmaz derecede belirli bir ölçüm aralığına yakınlaştırma yeteneği ile bu bilgileri geniş bir şirket ölçeğinde kullanabilir veya bir ekibi veya belirli bir aracıyı yönetmeye yardımcı olabilir. Hangi yol tümseklerinin düzeltilmesi gerektiğine odaklanma yeteneği ile kârlılığınızı iyileştirin.

Tüm Arama İhtiyaçlarınız İçin Tek Kaynağınız

Kullanıcılar, çevrimiçi yönetim portalları ve çevrimiçi çağrı raporlama günlüklerine erişimleriyle, bu platformu yalnızca istatistiklerini toplamak ve daha yakından incelemek için değil, aynı zamanda bunlara göre hareket etmek için de kullanabilirler. Yazılım telefonları sayesinde doğrudan web'den arama yapma veya arama yapma özelliğiyle, kısa veya bağlantısız aramalar doğrudan web tarayıcınızdan hızlı bir şekilde telafi edilebilir. Çağrı kayıtlarına, çağrı günlükleriniz bağlamında, hemen tüm gerekli bilgilerle birlikte erişmek de inanılmaz derecede kolaydır.