11 Müşteri Hizmetleri Sorunu + Uygulanabilir Çözümler
Yayınlanan: 2020-12-29Bugün iletişim merkezlerinin durumu üzerine yapılan araştırmalar, zayıf müşteri hizmetlerinin işletmelere her yıl 75 milyar dolardan fazlaya mal olduğunu gösteriyor.
Uzatılmış bekleme süreleri, hazırlıksız veya bilgisiz temsilciler ve hatta kapalı veya yavaş bir web sitesi gibi teknik sorunlar gibi sorunların tümü müşteri memnuniyetini etkileyebilir - çalışanların hayal kırıklığını artırmasından ve müşterilerle empati kurmayı zorlaştırmasından bahsetmiyorum bile.
İster kendi şirketinizi kurmaya hazırlanıyor olun, ister müşteri şikayetlerinde son zamanlarda bir artış fark ettiyseniz, en yaygın müşteri hizmetleri sorunlarının çözümlerini öğrenmek için okumaya devam edin.
Ele alacağımız Müşteri Hizmetleri Sorunları:
- Müşteri Hizmetleri Anında Cevap Veremiyor
- Müşteri Geçmişi Bulunamıyor
- kızgın müşteriler
- Uzun Müşteri Desteği Bekleme Süreleri
- Web Sitesi veya Yazılım Kapalı Kalma Süresi
- Ekibinizin Nerede Yanlış Yaptığından Emin Değilsiniz
- Yetersiz Eğitimli Müşteri Hizmetleri Temsilcileri
- Müşteri Tercih Ettiği Kanalda İletişim Kuramıyor
- Müşteri Hizmetleri Takip Etmiyor
- Destek Temsilcilerine Yeterince Ulaşılamıyor
- Müşteri Geri Bildirimi Almıyorsunuz
En Büyük Müşteri Hizmetleri Zorlukları + Etkili Çözümler
En önemli müşteri hizmetleri şikayetleri ve sorunları şunları içerir:
- Acil destek eksikliği ve uzun yanıt süreleri
- Bir müşterinin geçmişinden habersiz temsilciler
- Temsilcilere kızan müşteriler
- Web sitesi/yazılım kesintisi
- Temel KPI'larla ilgili belirsizlik
- Genel bir müşteri geri bildirimi eksikliği
- Kötü müşteri hizmetleri temsilcisi eğitimi
- Çoklu iletişim kanallarının olmaması
- Aynı sorunu birden fazla temsilciye anlatmak
- Takip eksikliği
- Müşteri hizmetleri temsilcilerine ulaşma zorluğu
- Sorun: Müşteri Hizmetleri Takip Etmiyor
Aşağıda, doğru yazılımın, eğitimin ve özelliklerin nasıl daha iyi bir müşteri deneyimi yaratabileceğini ve müşteri başarısını nasıl artırabileceğini anlatacağız. Bu ipuçları ayrıca ekip üyelerinizin birden fazla temas noktasında sinirli müşterilerin neden olduğu aşırı stres olmadan verimli bir şekilde çalışmasını sağlayacaktır.
Sorun 1: Müşteri Hizmetleri Anında Cevap Veremiyor
Tüketicilerin %80'inden fazlası, müşteri hizmetleri sorularına anında yanıt beklediklerini söylüyor.
Destek ekibiniz mesajlarına tam olarak yanıt veremese bile, müşteriler yine de mesajlarının alındığına dair bir bildirim ister. Onlara ne zaman geri dönebileceğinize dair kaba bir zaman çizelgesi sağlayabilirseniz, daha da iyisi.
Özellikle günümüzün anlık tatmin ve anlık satın alma dünyasında, yanıt vermeme
derhal size gelire mal olacak ve şirketinizin itibarına ciddi zarar verecektir.
Çözüm: Otomatik Yanıtlar ve Wiki'ler
Yapay Zekanın (AI) gücünden yararlanmak, müşterilere anında yanıt vermenin en kolay yoludur.
Chatbotlar, "geri ödeme" veya "randevu alma" gibi belirli "tetikleyici" anahtar kelimeleri tanıyarak, müşterilerin ihtiyaç duydukları çözümleri bir temsilciyle konuşmak zorunda kalmadan almalarını sağlayan hazır yanıtları otomatik olarak gönderebilir.
Botlar ayrıca SMS mesajları, hatırlatıcılar/takipler yoluyla otomatik randevu onayı gönderebilir ve destek taleplerinin alındığını onaylayabilir. Daha spesifik sorunları olan müşteriler, anahtar kelimeler tanındığında da kendilerine gönderilen destek komut dosyalarından ve kılavuzlardan ilgili bilgilerin keskin nişancılarına sahip olabilir.
Ek olarak, wiki'lere ve çevrimiçi bir bilgi tabanına sahip olmak, daha insani bir dokunuş sağlarken hem müşterilerin hem de temsilcilerin bir sorunla ilgili yardımı hızlı bir şekilde aramasını kolaylaştırır.
Sorun 2: Müşteri Geçmişi Bulunamıyor
Bir müşteri, yeni bir siparişle ilgili soruları veya hangi ürünleri/hizmetleri satın alacağına dair tavsiye almak için destek ekibiyle iletişime geçtiğinde, bilgilerinin hazır olmasını beklerler.
Temsilciler, bir telefon görüşmesi sırasında birden fazla iş uygulaması açıyor ve bilgi arıyorsa, müşteri deneyimi düşer. Çalışanlarınız hazırlıksız görünecek, geri aramaları planlamaları daha olası olacak ve müşteri çözüm süresi artacaktır.
Bunun yerine, ihtiyacınız olduğu anda size tüm temel müşteri bilgilerini otomatik olarak sunan bir araca ihtiyacınız var.
Çözüm: CRM Yazılım Entegrasyonları
İletişim merkezi yazılımınızda yerleşik Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) metrikleri yoksa Salesforce, Infusionsoft ve Zoho gibi popüler üçüncü taraf CRM yazılımlarıyla entegre olduğundan emin olun.
İş telefonunuzla entegre edildiğinde, bu yazılım gelen bir arama aldığınızda mevcut müşteri bilgilerini otomatik olarak çeker ve bir arama yapmadan önce müşteri geçmişini yüklemenize olanak tanır.
Sipariş geçmişi, tercih edilen ürünler ve geçmiş müşteri destek sorunları hakkında bilgi almanın yanı sıra, kendi notlarınızı da dosyalarına ekleyebilirsiniz. Çağrı bittiğinde, bu notlar ve müşteri profilinde yaptığınız diğer güncellemeler otomatik olarak kaydedilir ve müşteri ilişkileri yönetimi aracınızda güncellenir.
En iyi müşteri ilişkileri yönetimi platformu özellikleri ve işlevleri şunları içerir:
- Müşteri / müşteri adayı iletişim bilgilerinin aranabilir veritabanı
- Müşteri adayı yönetimi ve etkileşim geçmişi
- İş akışı otomasyonu
- Satış tahmini
- Ek iş iletişimi çözümleri ile entegrasyon
- Müşteri iletişimi kişiselleştirme
- 360 derecelik müşteri yolculuğu görünümü
Sorun 3: Kızgın Müşteriler
Hüsrana uğramış, kafası karışmış müşteriler, müşteri hizmetleri çalışanları için neredeyse her gün talihsiz bir olaydır - ancak bu öfke kontrolden çıktığında, ekip üyelerinizin ne yapacaklarını bilmeleri gerekir.
Müşteri ister saldırgan bir kabadayı, ister sürekli şikayet eden, sabırsız veya kararsız biri olsun, herkesin soğukkanlılığını korumasına ve etkileşimin müşteri merkezli kalmasını sağlamaya yardımcı olacak çözümlere ihtiyacınız var.
Çözüm: Çalışan Eğitimi ve Tanıma
Çalışanlarınızı müşteri yönetimi yazılımını nasıl kullanacakları konusunda eğittiğiniz gibi, onları zorlu müşterilere nasıl yanıt verecekleri konusunda da eğitmeniz gerekir.
Buradaki altın kural sabırlı olmak, müşterinin konuşmasına izin vermek ve onların sorununu doğru anladığınızdan emin olmak için sorular sormaktır. Bu şekilde onlara aradıkları çözümü veremeseniz bile en azından seslerinin duyulmasını sağlayabilirsiniz.
Öfkeli müşterilere, hesaplarını korumaya yardımcı olacaksa, sözleşmelerini feshetme tehdidinde bulunmayı veya bir tür indirimi veya ücretsiz yükseltmeyi iptal etmeyi düşünün.
Ayrıca, çalışanların müşterilerle özellikle korkunç konuşmaları nasıl rapor etmesi ve bunlara nasıl yanıt vermesi gerektiği ve bir müşterinin işten çıkarılmasının ne anlama geldiği konusunda net bir İK politikası olmalıdır.
Gerçek şu ki, elbette, ekip üyelerinizi ne kadar iyi eğitirseniz eğitin, memnun olmayan, kızgın müşterileri tamamen ortadan kaldırmak imkansızdır.
İşte tam da bu noktada çalışanların takdir edilmesi devreye giriyor - özellikle de çalışanların %66'sından fazlası yönetim tarafından takdir görmedikleri takdirde işten ayrılacaklarını söylediği için.
Bazı çalışan iş akışı ve proje yönetimi yazılımlarında yerleşik olarak çalışan tanıma özellikleri bulunur. Bunlar, çalışan memnuniyetini ve katılımını artırmak için ödüllere, eşler arası tanıma özelliklerine ve oyunlaştırmaya yönelik puanları içerebilir.
Sorun 4: Uzun Müşteri Desteği Bekleme Süreleri
Son araştırmalar, ortalama müşteri destek talebinin 12 saat gibi uzun bir süre olduğunu göstermiştir.
Küçük işletmeler ve özellikle girişimciler için basit çözüm “daha fazla acente kiralamak” olsa da, bu bir seçenek değildir.
Yeni temsilciler alamıyorsanız, çözüm, müşterilerinizi kendilerine yardım etmeleri için güçlendirmek ve destek taleplerini takip etme konusunda onlara daha fazla seçenek sunmaktır.
Çözüm: Daha İyi Müşteri Self Servis ve Planlanmış Geri Aramalar İçin IVR
Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR), müşterilere self servis seçenekler sunan bir arama menüsü seçeneği aracılığıyla rehberlik eder ve müşteri aramalarını onlara yardımcı olması için en nitelikli temsilciye veya departmana yönlendirir.
Telefonu elinize alıp "Faturalandırma için 1'e, sipariş vermek için 2'ye veya bir temsilciyle konuşmak için 3'e basın" diyen bir kayıt duyduysanız, IVR'den yararlandınız demektir.
Müşteriler faturalarını ödeyebilir, önceden kaydedilmiş müşteri desteğine erişmek için menüyü kullanabilir, sipariş durumunu kontrol edebilir ve çok seviyeli IVR aracılığıyla çok daha fazlasını yapabilir. Ayrıca, geri arama talep etmeleri gerekse bile, doğru departmana mesaj bırakmaya yönlendirilmeleri, arama çözüm sürelerini kısaltır.
Sorun tek başına self servis ile çözülemiyorsa, çağrı planlama özelliği veya tahmini bekleme süreleri olan çağrı merkezi çözümlerini kullanın.
Bu, müşterilerin hatta kalıp yardım beklemek mi yoksa kendileri için uygun olan bir zamanda gelecekteki bir aramayı planlamak mı istediklerine karar vermelerini sağlar.
Sorun 5: Web Sitesi veya Yazılım Kapalı Kalma Süresi
Amazon'un web sitesi 2013'te sadece 40 dakikalığına kapandığında, şirket tahmini olarak 4,8 milyon dolar gelir kaybetti.
Bu kadar çok kaybetmeye dayanmasanız bile, web sitenizin çalışma süresinin mümkün olduğu kadar yüksek, en az %99,9 olmasını sağlamak istersiniz.
Uzun süreli bir kesinti ciddi mali sonuçlar doğurabilir ve müşteri hizmetinizin darbe almasına neden olabilir. Web sitesi sohbeti aracılığıyla müşteri desteği sağlıyorsanız veya işletmenizde herhangi bir türde bir e-ticaret mağazası işletiyorsanız, bu iki kat doğrudur.
Çözüm: Bir SLA Anlaşması Yapın ve Müşteri Destek Politikanızı İnceleyin
Hizmet Düzeyi Sözleşmesi (SLA), şirketiniz ve birlikte çalıştığınız yazılım sağlayıcılar arasında beklentilerinizi ana hatlarıyla belirten, bir çalışma süresini garanti eden ve bu beklentiler karşılanmazsa sağlayıcının ne yapması gerektiğini açıkça belirten bir sözleşmedir.
Ayrıca, fiyatlandırma yapınızı, sözleşmenizin süresini ana hatlarıyla belirtir ve belirli konulara öncelik verir.
Ek olarak, nihai bir karar vermeden önce bir yazılım sağlayıcısının destek politikasını da değerlendirdiğinizden emin olun.
Kaç farklı destek kanalı mevcut? Ortalama çözünürlük süreleri nedir? Destek 7/24 veya yalnızca belirli zamanlarda mevcut mu?
Bu soruların cevaplarını önceden bilmek sizi daha sonra ciddi baş ağrılarından kurtaracaktır.
Problem 6: Ekibinizin Nerede Yanlış Yaptığından Emin Değilsiniz
Çoğu zaman, başınızı en çok belaya sokan, varlığından bile haberdar olmadığınız müşteri hizmetleri sorunlarıdır.
Şirketinizin zamanının ve kaynaklarının büyük bir bölümünü, sorun olduğunu düşündüğünüz şeyi düzeltmeye çalışıyor, ancak yaptığınız tüm bu değişikliklerin hiçbir şeyi iyileştirmediğini keşfetmek için harcıyor olabilirsiniz.
Bunun nedeni, müşteri memnuniyetsizliğinin gerçek nedenini bilmemenizdir ve işlerin daha iyi olmasını istiyorsanız, onu bulmanız gerekir.
Çözüm: Gelişmiş İş Zekası Analitiği ve Raporlama
Son zamanlarda genel müşteri memnuniyetinizde bir düşüş yaşıyorsanız, gelişmiş raporlama ve analitik içeren ekip iletişim yazılımı yardımcı olabilir.
Ortalama aramayı bırakma oranı, arama süresi ve bir temsilcinin telefona cevap vermesinin ne kadar sürdüğü gibi temel KPI'ların tümü sorunları tam olarak belirleyebilir.
Bir çağrı merkezi platformuna yatırım yapmadan önce, sunduğu raporlama şablonlarını inceleyin. Bu raporlar ayrıca özelleştirilebilir olmalı ve tarih aralığına, departmana ve bireysel temsilciye göre sıralanabilmelidir.
Ek olarak, arama kayıtları ve dökümler, anahtar kelimeleri izlemeyi kolaylaştırır - böylece hangi sorunların en yaygın olduğunu görmek için "sipariş durumu" veya "faturalandırma" gibi terimleri hızlı bir şekilde arayabilirsiniz.
İncelenecek en önemli metrikler şunları içerir:
- Aktarılan çağrı sayısı
- Genel temsilci üretkenliği
- Kişi başına maliyet
- Müşteriyi elde tutma oranı
- Müşteri memnuniyeti değerlendirmesi
- Popüler iletişim kanalları
- Engellenen veya cevapsız aramaların sayısı
- Çağrı doluluk oranı
Sorun 7: Yetersiz Eğitimli Müşteri Hizmetleri Temsilcileri
Müşterilerin, telefonda kendilerine yardımcı olmak için yeterince eğitimli olmadıklarını veya bir ürün veya hizmet hakkında temel bilgilere bile sahip olmadıklarını düşündükleri bir destek temsilcisiyle görüşmeleri inanılmaz derecede sinir bozucu.
Yetersiz eğitim aynı zamanda, daha güçlü çalışanların iş yükünün büyük bir kısmını yönetmesi, çalışan memnuniyetsizliğinin artması ve talep çözüm sürelerinin uzaması anlamına gelir.
Özellikle uzak bir ekibiniz varsa (COVID sayesinde bu artık özellikle yaygındır) konu çalışan eğitimi olduğunda herkesin aynı fikirde olması zor olabilir.
Müşteri hizmetleri ekiplerini yeni yazılım konusunda eğitiyor veya yeni bir ürün üzerinde çalışıyor olsanız da, yüz yüze eğitim deneyimini her yerde tekrarlayabilmeniz gerekir.
Çözüm: Etkileşimli Web Seminerleri
Doğru web semineri yazılımı, uzaktaki ve ofis içindeki ekiplerin video üzerinden yüz yüze bağlantı kurmasına ve eğitim kılavuzlarını, beklentileri, müşteri hizmetleri senaryolarını ve hatta İK yönergelerini birlikte gözden geçirmesine olanak tanır.
Günümüzün web toplantı platformları, toplantı sahiplerinin ve panelistlerin çalışma sayfalarını ve belgeleri önceden yüklemesine, katılımcıların soru sormasına ve oylamaya izin vermesine bile izin veriyor. Ekran paylaşımı ve uzaktan ekran kontrolü, yöneticilere aracılara müşteri hizmetleri ve iletişim yazılımlarının tam olarak nasıl çalışacaklarını gösterme şansı verir.
Aranacak ek web semineri özellikleri şunları içerir:
- Ara odalar
- Sanal el kaldırma
- Rahatsız etmeyin
- Canlı sohbet mesajlaşma
- Özel bire bir sohbetler
- Önceden kaydedilmiş ve canlı sanal konferanslar
- sessize alma
- Bekleme odası ve bir katılımcıyı çıkarma
Sorun 8: Müşteri Tercih Ettiği Kanalda İletişim Kuramıyor
10 tüketiciden 9'u artık şirketlerin birden fazla iletişim kanalında iyi müşteri hizmeti vermesini beklediğini söylüyor.
Müşterileriniz için daha ulaşılabilir olmak isterken, aynı anda sosyal medya, video, sohbet mesajı ve web sitesi desteğine nasıl ayak uydurabileceğiniz konusunda endişeleniyorsunuz.
Çözüm, çok kanallı iletişimdir.
Çözüm: Çok Kanallı İş İletişim Yazılımı
Çok kanallı iletişim araçları, müşterilere sosyal medyada, telefonla, e-posta veya SMS yoluyla veya hatta görüntülü arama yoluyla bağlanmak isteyip istemediklerini seçme şansı verir.
Müşteri en azından bir temsilci ile nasıl konuşmak istediğini seçebildiğinde, bir müşteri anlaşmazlığını çözmek çok daha kolaydır.
Yazılımı, müşterilerinizin size en sık hangi kanaldan ulaştığını belirlemek için de kullanabilirsiniz. Bu, pazarlama ve satış çabalarınızı müşterilerinizin en çok kullandığı kanallara odaklayabileceğiniz anlamına gelir.
Ek olarak, çok kanallı iletişim, gerçek zamanlı müşteri geçmişi ve kanallar arasında veri senkronizasyonu sağlar. Bu, müşterilerin sorunlarına aşina olmayan yeni bir temsilciyle her konuştuklarında aynı sorunu tekrar tekrar yaşamalarını engeller.
Ayrıca, müşterilere ve aracılara, biletin kullanım ömrü boyunca birden çok iletişim modu arasında geçiş yapma şansı verir.
Sorun 9: Müşteri Hizmetleri Takip Etmiyor
Müşteri hizmetleri ile ilgili en büyük sorunlardan biri mi?
Görüşme sona erdiğinde etkileşimin bittiğini varsayarsak.
Sorun çözüldükten sonra müşterilerinizle görüşmeniz, hem değerli geri bildirimler toplamak hem de tüm sorularının yanıtlandığından emin olmak için önemlidir. Bir destek talebi uzun süredir sistemde çözülmemişse, ihtiyaç duydukları yardımı aldıklarından emin olmak için müşteriyi takip etmelisiniz.
Askıda kalmalarını istemezsiniz ve gelecekleri randevuları hatırladıklarından emin olmanız gerekir.
Çözüm: Çağrı Planlama ve Hatırlatma Bildirimleri
Müşterilerin, bir temsilcinin aramalarına geri dönmesi için uygun zamanı seçmesine izin vermenin yanı sıra, VoIP telefon sistemi özelliklerinizin müşterileri takip ederek SMS, e-posta veya telefon görüşmesi hatırlatıcıları gönderdiğinden emin olun.
Bu, müşterilerin randevuları yeniden planlamasına, iptal etmesine ve onaylamasına olanak tanır ve görüşme için uygun olduklarını gerçekten hatırlamalarını sağlar.
Temsilcilere randevular, aramalar veya belirli bir süre içinde müşterilere tekrar ulaşmalarını ve onları takip etmelerini hatırlatmak için anında iletme bildirimleri bile ayarlayabilirsiniz.
Sorun 10: Destek Temsilcilerine Yeterince Ulaşılamıyor
Hiçbir müşteri telefon etiketini destekle oynamak istemez.
Birkaç telefon numarasını aramak, çok sayıda sesli mesaj bırakmak veya istediğiniz temsilciye ulaşamamak büyük bir hayal kırıklığı kaynağıdır.
Çözüm: Uzaktan Çağrı Yönlendirme
Uzaktan çalışma yazılımlarındaki artış sayesinde, çalışanlar artık dünyanın herhangi bir yerinden ofiste olabilecekleri kadar iyi çalışabilirler.
Ancak, konum söz konusu olduğunda yüksek miktarda esnekliğe sahip olmaları, ulaşılamaz olmaları gerektiği anlamına gelmez.
Gelişmiş arama yönlendirme ve yönlendirme seçeneklerine sahip bir iş telefonu sistemi seçmek, bir müşterinin telefon aramasının bir çalışanın ofis telefonuna, kişisel cep telefonuna, ev telefonuna ve sesli posta kutusuna yönlendirilebileceği anlamına gelir - tüm bunlar yalnızca bir numara çevrilerek yapılır.
Temsilcide müsait değilse, müşterinin aramasını diğer destek temsilcilerine veya departmanlara yönlendirmek için önceden belirlenmiş bir arama yolu ayarlayabilirsiniz.
Bu, acentelerin istedikleri her yerde, hatta yoldayken bile birden fazla telefondan arama yapabilecekleri anlamına gelir.
Sorun 11: Müşteri Geri Bildirimi Almıyorsunuz
Belki de yapabileceğiniz en büyük müşteri hizmetleri hatası, müşterilerinize fikirlerini dile getirme şansı vermemektir.
Anketler olmadan, ürününüzü/hizmetinizi satın alma olasılığı en yüksek olan kişilerin paha biçilmez içgörülerini kaçırıyorsunuz.
Çözüm: Otomatik Müşteri Anketleri
Müşteri geri bildirimlerine erişmek ve dürüst görüşler almak için müşteri anketlerinden daha iyi bir yer yoktur. Onları dağıtmıyorsanız, desteğiniz asla artmayacaktır.
Ortak anket konuları şunları içerir:
- Destekten genel memnuniyet düzeyi
- Şirketinizi bir arkadaşınıza önerme veya gelecekte işinizle çalışma olasılığı
- İyileştirme için öneri
- Tercih edilen ürünler/hizmetler
- Ürün/hizmetlerin müşterilerin hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olduğuna dair bilgiler
- Müşteri desteğinin bilgili olduğunu hissedip hissetmedikleri
- Destek süresinden memnuniyet
Müşteri anketleri 1-5 yıldız, evet/hayır soruları, uzun biçimli sorular/yanıtlar ve hatta emojiler arasında puanlar içerebilir.
Özellikle metin, e-posta ve sosyal medya mesajları aracılığıyla birden fazla iletişim kanalında tamamlanabildiklerinden emin olun.
Müşterinin doldurma şansını artırmak için bu anketleri destek talebi tamamlandıktan hemen sonra veya bir sipariş verildikten sonra gönderdiğinizden emin olun. Her zaman bu anketlere katılmalarına veya katılmamalarına izin verin, ancak ankete katılanlara gelecekteki bir satın alma işleminde veya bir çekilişe girişte indirim teklif edin.
Müşteri Memnuniyetini Artırmak İçin Doğru İş Araçlarını Bulun
Artık en büyük müşteri hizmetleri sorunlarına bazı çözümleriniz olduğuna göre, doğru iş araçlarının en başta bunların olmasını önlemenize yardımcı olmak için nasıl daha fazlasını yapabileceğini merak ediyorsunuzdur.
Doğru iş VoIP sağlayıcısını, CRM yazılımını veya video konferans platformunu seçme konusunda yardıma ihtiyacınız olsun, incelemelerimiz ve karşılaştırma tablolarımız en iyi seçeneklerinizi sıralamanıza yardımcı olacaktır.
Daha iyi, daha akıcı müşteri hizmetleri yolda.