Faks Makinesinden Kurtulun: Tam Çevrimiçi Fakslama Kılavuzu

Evet, 2017'de insanlar hala faks çekiyor. Daha da şaşırtıcı olan, birçok işletmenin günlük operasyonlarında hala önemli bir rol oynamasıdır. Yasal belgeler, tıbbi belgeler ve imza gerektiren her şey fakslanmalıdır. Ancak, teknoloji uzun bir yol kat etti ve işletmelere zamandan ve paradan tasarruf sağlayan yeni bir faks yöntemi sağladı.

İşinizin artık imza gerektiren önemli belgeleri göndermek ve almak için normal bir faks makinesine ihtiyacı yok ve faksın çalışması için alan kodlu veya kodsuz numara çevirmeniz gerekmiyor. Bu doğru! Artık bir e-posta gönderir gibi faks gönderebilirsiniz: internet üzerinden.

Çevrimiçi Faks Nedir?

Çevrimiçi faks, normal faksın modernize edilmiş versiyonudur. Çevrimiçi faks, faksları bilgisayarınızdan veya mobil cihazınızdan internet bağlantınız aracılığıyla dijital bir biçimde gönderirken, normal faks için bir telefon hattı ve kendi faks makinesinin başında duran ve belki de mesajınızın yazdırılmasını bekleyen biri gerekir.

Basitçe söylemek gerekirse: kullanımı çok daha uygundur, bu da onu her türden işletme için gerekli bir fikstür haline getirir. Ayrıca, aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda sağlayıcı var.

Çevrimiçi Faksın Faydaları

Normal faks yerine çevrimiçi faksı kullanmanın tonlarca faydası vardır, bu yüzden bariz görünebilecek, ancak belirtilmesi gerekenleri inceleyeceğiz.

Bağımsız Donanım veya Yazılım Yok:
Çevrimiçi faks, kendi özel telefon hattına sahip bir faks makinesine olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Daha az donanım, daha az sorun anlamına gelir; daha az sorun, onları düzeltmek için daha az zaman ve para harcanması anlamına gelir.

Azaltılmış Telefon Maliyetleri:
Artık özel bir telefon hattına sahip bir faks makinesine güvenmemeniz sayesinde telefon maliyetleri kaçınılmaz olarak düşecektir. Aylık aboneliğiniz dışındaki tek maliyet, zaten sahip olmanız gereken internet hizmetiniz için olacaktır. Aslında, birçok Business VoIP sağlayıcısı, hizmetlerinin bir eklentisi veya bir parçası olarak sanal faks hizmeti sunar. Barındırılan ilk on PBX sağlayıcısını burada görün.

Eklenen Gizlilik:
Çevrimiçi fakslar, herkesin erişebildiği ofis faks makinesi yerine doğrudan e-postanıza gönderilebilir. Birçok faks, gizli kalması gereken hassas ayrıntılara sahip yasal belgeler içerir. Faksların doğrudan e-postanıza gönderilmesi bu potansiyel riski ortadan kaldırır. VoIP ağınızı koruma hakkında daha fazla bilgi için burayı tıklayın.

E-posta Odaklı:
Çevrimiçi faks, işleri özel, düzenli tutar ve kağıt maliyetlerini azaltır. Fakslar bir e-posta yoluyla yapılabilir. Tek yapmanız gereken, alıcının telefon numarasını ve adres satırında verilen alan adını içeren bir e-posta göndermek. Doğrudan Gmail üzerinden nasıl faks çekeceğinize ilişkin hızlı kılavuzumuz burada.

Uluslararası Faks:
Çevrimiçi faks, özel bir telefon hattı gerektirmediğinden, verileriniz PSTN üzerinden aktarılmaz, bu nedenle ekstra maliyet veya baş ağrısı olmaz. E-posta gibi, çevrimiçi fakslar da herhangi bir zamanda herhangi bir yere gönderilebilir. Daha fazla bilgi için 2017'nin en iyi çevrimiçi faks hizmetlerine göz atmayı unutmayın.

Özellik Dökümü

Sağlayıcıya bağlı olarak, çevrimiçi faks, işletmelerin yararlanabileceği tonlarca kullanışlı özellik ile birlikte gelir. İşte gerçekten kaçırmak istemeyeceğiniz bazı önemli özellikler:

Grup Teslimatı:
Grup teslimatı, işletmelerin aynı anda yirmi farklı adrese faks göndermesine izin vererek ofis üretkenliğinde önemli bir artışa yol açacaktır. Alıcılar gelen kutularına bir mesaj alır.

Hareketlilik:
Ofis dışında faks planlama, gönderme ve alma özelliği yoğun hareketlilik sağlar. İnternet bağlantınız olduğu sürece faks gönderebilir ve alabilirsiniz. Çalışanlar seyahat ediyor veya hareket halindeyse, artık tek bir belge göndermek veya almak için bir faks makinesi bulmak için zaman harcamanıza gerek kalmayacak. Telefonunuzdan faks bile gönderebilirsiniz.

Elektronik İmzalar:
Faks, yasal ve bağlayıcı belgelerin veya sözleşmelerin değiş tokuşunun başlıca yöntemi olarak kullanılmaya devam ederken, göndermeniz veya almanız gerekebilecek herhangi bir formu dijital olarak imzalama işlevine sahip olmak zorunludur. Çevrimiçi faks ile kullanıcılar dijital olarak imzalayabilir veya elle yazılmış imzalarını kolaylıkla içe aktarabilir.

İstenmeyen Faks Tarama:
Telefon, e-posta veya faks olsun, işletmenizin öncelikli olarak ne kullandığı önemli değil, spam her zaman varlığının bilinmesini sağlayacaktır. Çevrimiçi faks, işletmenizin beyaz veya kara listeye alma işlevini kullanarak iyi adresleri kötülerden filtrelemesine izin vererek sorunun ortadan kaldırılmasına yardımcı olur.

Büyük Dosya Paylaşımı:
İşletmeniz dosya göndermek için kesinlikle e-posta kullandığında, belirli bir boyut sınırını aşan dosya göndermenin imkansız olduğunu görebilirsiniz. Çevrimiçi faks ile artık 100 sayfadan uzun dosyaların yanı sıra videolar, yüksek çözünürlüklü resimler, ses dosyaları ve elektronik tablolar göndermek mümkün. Grup teslimatı ile birlikte, çok az zorlukla birden fazla kişiye gönderilebilirler.

Çevrimiçi faks özelliklerinin daha ayrıntılı bir analizi için, on güçlü çevrimiçi faks özelliğini listeleyen bu makaleye göz atın.

Sağlayıcı Listesi

İşletmenizin seçeneklerinin neler olduğunu görmek için, şirketinizin ihtiyaçlarına en uygun olanı belirleyebilmeniz için her bir sağlayıcının sunduklarını inceleyeceğiz.

Sağlayıcı
En Ucuz Planın Aylık Maliyeti	$4.95	$7.99	$6.63	$9.17	$14.13
Kurulum Maliyetleri	Hiçbiri	Hiçbiri	Hiçbiri	Hiçbiri	Hiçbiri
Faks Gönderme ve Alma Sınırı	500 Sayfa Paylaşıldı	500 Sayfa Paylaşıldı	500 Sayfa Paylaşıldı	200 Alınan – 100 Gönderilen	150 Alınan – 150 Gönderilen
Faks Başına Limit Aşımı Ücreti	0.03/Sent/Sayfa	0.06/Sent/Sayfa	0.03/Sent/Sayfa	0.10/Sent/Sayfa	0.10/Sent/Sayfa
Depolama Uzunluğu	Sınırsız	Sınırsız	Sınırsız	Sınırsız	Sınırsız
Ücretsiz deneme	30 gün	30 gün	30 gün	30 gün	30 gün
Aydan Aya Seçenek	Evet	Numara	Evet	Evet	Evet
Yıllık Ön Ödeme İndirimi	Numara	Evet	Evet, 15 $ tasarruf edin	Evet, 1 Ay Ücretsiz	Evet, 2 Ay Ücretsiz
Mobil uygulama	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
Masaüstü uygulaması	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
Web Tarayıcı Erişimi	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
Ücretsiz Faks Numarası	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
Teslimatı Planla	Evet	Evet	Numara	Evet	Evet
Elektronik İmza	Numara	Evet	Evet	Numara	Evet
E-posta Entegrasyonu	Evet	Evet	Numara	Evet	Evet
Daha fazla bilgi	Nextiva VFaks	RingCentral Faks	MetroFaks	MyFax	eFaks

Gördüğünüz gibi, bu sağlayıcıların çoğu aynı özelliklerin çoğunu sunuyor; ancak, bu sağlayıcılardan hiçbiri aradığınız her şeyi sunmuyor. Her zaman bir takas vardır. Yine, şirketiniz için en iyisinin ne olduğuna karar vermek işletme sahibi olarak size kalmış.

Bizim Aldığımız

Bu noktada, normal bir faks makinesini kullanmaya devam etmek için hiçbir neden yoktur. Çevrimiçi faksı kurma maliyeti, daha önce bahsedilen sağlayıcılarda mevcut değildir ve en ucuz planları ayda 15 dolardan fazla değildir - bazı sağlayıcılar, müşterilerin mevcut UC hizmetlerine çevrimiçi faks eklemelerine bile izin verir.

İşletmenizin güvenli bir internet bağlantısı varsa, çevrimiçi faksa da geçebilirsiniz. Yeni teknoloji, yeni tür tehditler için kapıyı açıyor, ancak VoIP sağlayıcıları bunun üstünde kalıyor. Bu, önemli belgelerinizle ilgili bir endişeyse, Cisco'nun siber güvenlikle ilgili 2017 Yıl Ortası Raporu hakkında daha fazla bilgi için bu makaleyi okuyun.

Tüm Avantajlar, Dezavantaj Yok

Kendinize zaman kazandırıyorsunuz, gizliliğiniz bozulmadan kalıyor, daha az ödüyorsunuz ve e-postaların kaldıramayacağı büyük dosyaları aynı anda birden fazla kişiyle paylaşabilirsiniz.

Faks makineleri yer kaplar, onarımları maliyetlidir, istenmeyen postaları filtrelemezler, alıcının faksı almasını sağlamak için birisinin üzerinde durması gerekir ve bir seferde yalnızca bir belgeyi fakslayabilirsiniz - bunların tümü ortadan kalkar İşletmeniz çevrimiçi olmaya istekliyse.

İnsanların hala normal faks kullanmasının tek nedeni, çevrimiçi faksın bir şey olduğundan habersiz olmaları gibi görünüyor. Ofiste özel bir faks makinesine sahip olmanın gerçek bir faydasını görmüyorum. Şirketinizin ihtiyaçlarına en uygun sağlayıcıyı bulun ve çevrimiçi faksın sunduğu avantajlardan yararlanın; asla geriye bakmak zorunda kalmazsınız.

Bu makaleyi okumayı bitirdiğinizde, Gmail'den faks göndermek için beş adımlı kılavuzumuzu okuyun. Çevrimiçi faks göndermenin ne kadar kolay olduğunu görecek ve daha erken geçiş yapmadığınız için kendinize kızacaksınız.

Ek Okuma:

Nextiva Faks