2022'de En İyi 7 Gerçek Zamanlı Belge İşbirliği Aracı

Basecamp ve Asana gibi proje yönetimi yazılımları, ekip üyelerinin yapılacaklar listeleri oluşturmasına, proje ödevleri almasına ve yüklenen dosyalar hakkında yorum yapmasına olanak tanır.

Yukarıdaki araçları kullanmasına rağmen, yakın tarihli bir Nintex araştırması, çalışanların %39'unun hala canlı dosya işbirliği ve düzenleme ile mücadele ettiğini buldu.

2020'deki en iyi belge işbirliği araçları, birden fazla ekip üyesinin taslakları gerçek zamanlı olarak yazmasına ve düzenlemesine olanak tanır. Bu araçlar, daha hızlı ve daha akıcı bir belge oluşturma sürecine izin verirken yanlış iletişimi önlemeye yardımcı olur.

Aranacak Temel Özellikler

Gerçek zamanlı satır içi düzenlemeye ek olarak, aşağıdakiler gibi dosya işbirliği aracı özelliklerini arayın:

• otomatik kaydetme
• Sürüm geçmişi
• sürüm kontrolü
• Parça değişiklikleri
• Yeni değişiklik bildirimleri
• Çoklu dosya biçimleri
• yorum yapmak
• kullanıcı etiketleme
• Sohbet anlık mesajlaşma
• Önceden hazırlanmış dosya şablonları
• Uygulama entegrasyonu
• Mobil cihaz erişilebilirliği
• Dosya erişim kontrolü
• Çevrimiçi ve çevrimdışı erişim
• Ölçeklenebilir dosya depolama alanı

En İyi Belge İşbirliği Araçları

Aşağıdaki belge yönetim araçları, yukarıdaki özellikleri içerir ve 2020'deki en iyi kullanıcı incelemelerine sahiptir.

Google Dokümanlar

Dünya çapında 800 milyondan fazla aktif kullanıcısı olan Google Dokümanlar, bu listedeki tüm belge işbirliği yazılımları arasında en iyi bilinenidir.

Ancak çoğu kişi, tamamlanmış bir taslağa yorum eklemenin ve düzenlemeler yapmanın yanı sıra, Dokümanlar ile gerçek zamanlı çevrimiçi işbirliğinin de mümkün olduğunun farkında değil.

Bir Dokümanı aynı anda en fazla 200 kişi görüntüleyebilir ve 10 kullanıcı aynı anda gerçek zamanlı düzenlemeler yapabilir.

Tüm düzenlemeler aynı ana belgede otomatik olarak güncellenir ve buluta kaydedilir, böylece her taslak için yeni bir belge oluşturmaya gerek kalmaz. Bu sürüm kontrol özelliği, ekiplerin eski taslaklarda düzenleme yapmasını engeller.

Belgeler e-posta veya bir URL aracılığıyla paylaşılır ve ekip liderleri hangi belirli çalışanların doğrudan düzenleyebileceğini, düzenleme önerebileceğini veya salt görüntüleme erişimine sahip olabileceğini seçebilir.

"Canlı Düzenlemeler" özelliği, birden fazla kişinin bir dosyada yaptığı gerçek zamanlı, renk kodlu güncellemeleri gösterir. Kullanıcılar, yeni değişiklikler olmadan önceki dosya sürümlerini görmek için değişiklikleri izleyebilir, düzenlemeleri onaylayabilir veya reddedebilir. Ayrıca kenar çubuğunda yorum yapabilir, bu yorumlarda birbirlerini etiketleyebilir veya sohbet mesajlaşma yoluyla iletişim kurabilirler.

Dokümanlar ayrıca kullanıcıların dosyaları PDF, düz metin, web sayfası ve zengin metin dahil olmak üzere birden çok biçimde kaydetmesine olanak tanır. Kullanıcı dostu yazılıma odaklanan ekipler veya ücretsiz bir düzenleme aracına ihtiyaç duyan daha küçük şirketler için akıllıca bir seçimdir.

Fiyatlandırma ve Planlar

Google Dokümanlar, G Suite ürün paketinin bir parçası olarak veya tek başına satın alınabilir. Aşağıdaki tablo, ücretsiz Google Dokümanlar Kişisel planı ile ücretli Google Dokümanlar İşletme Planının fiyatlarını ve planlarını karşılaştırmaktadır.

Microsoft 365

Microsoft 365 (eski adıyla Microsoft Office 365), eşzamanlı kullanıcıların SharePoint Online ve OneDrive İş aracılığıyla belge oluşturmasına ve düzenlemesine olanak tanır.

Bir belge oluşturulup buluta kaydedildikten sonra, kullanıcılar diğer ekip üyelerini dosyaya bir bağlantı göndererek veya e-posta yoluyla kendileriyle işbirliği yapmaya davet edebilir.

Google Dokümanlar'da olduğu gibi, her kullanıcının bilgi tabanına erişmek için dosyanın oluşturucusu tarafından belirlenen belirli dosya izinleri vardır. Erişim, tüm kullanıcıları ekiplere ayıran 365 Grup aracılığıyla da kontrol edilebilir. Her ekibe belirli belgelere erişim izni verilebilir veya verilmeyebilir, bu da işbirliği sürecini hızlandırır.

Yeni belge değişiklikleri otomatik olarak senkronize edilir ve satır içinde veya kenar çubuğunda gösterilebilir. Gözden geçirenler, yalnızca belirli çalışanlar tarafından yapılan değişiklikleri izleyebilir veya bir ekibin yaptığı tüm yeni değişikliklerin bir özetini görebilir. İşaretlemeler, önerilen değişiklikler kabul edilmeden önce önizlenebilir ve gözden geçirenler, toplu veya bireysel olarak değişiklikleri kabul edebilir.

Yazarlar, doğrudan gerçek zamanlı düzenlemeler yapmanın yanı sıra, Microsoft Teams uygulamasında yorum yapma, kullanıcı etiketleme ve sohbet mesajları aracılığıyla birbirleriyle iletişim kurabilir. Hepsinden iyisi, Microsoft Teams ile birlikte geldiğinden, dosyaları düzenlerken video konferansa izin veren buradaki birkaç araçtan biridir.

Microsoft 365, belge başına en fazla 99 eşzamanlı düzenleyiciye izin verir.

Skype ve diğer iş iletişimi araçlarından Microsoft Teams güncellemesine geçmek isteyen ekipler ve daha büyük ekipleri daha küçük düzenleme gruplarına ayırması gerekenler için uygundur.

Fiyatlandırma ve Planlar

Microsoft 365'in yıllık veya aylık olarak faturalandırılabilen üç ücretli iş planı vardır. Aşağıda gösterildiği gibi, üç plan arasındaki tek gerçek fark güvenlik ve depolama ile ilgilidir, bu nedenle çoğu şirket Business Basic sürümü ile idare edebilir.

Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive's Writer, cihazlar arasında sık işbirliği gerektiren çok sayıda dosyaya sahip işletmeler için ideal olan gerçek zamanlı bir çevrimiçi belge oluşturma ve düzenleme platformudur.

"Boş sayfa" arayüzü, yazarken veya düzenlerken dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak için tasarlanmıştır. Özellikle ayrıntılı düzenlemeler yapması gereken gözden geçirenler için, aracın “Odak Modu” bir seferde yalnızca bir metin satırını vurgular.

Zoho ayrıca belgeleri dilbilgisi hataları ve okunabilirlik açısından tarayan bir sanal yazma asistanı olan Zia ile birlikte gelir.

Microsoft Word ve WordPress ile bütünleşir ve İK politikaları ve etkinlik davetiyeleri gibi belgeleri hazırlamak için bir şablon kitaplığı ile birlikte gelir. Zoho WorkDrive, yöneticilerin hassas bilgileri veya bir belgenin belirli bölümlerini seçilen gözden geçirenlerden gizlemesine olanak tanıyan bir "İçerik Maskesi" özelliği içerir. “İçerik Kilidi”, belgenin oluşturucusunun metnin hangi bölümlerinin değiştirilmesini istemediğini seçmesine olanak tanır.

Ek Zoho WorkDrive özellikleri şunları içerir:

• Hızlı sohbet mesajlaşma aracı
• Canlı imleçler
• Çevrimdışı düzenleme
• Ortak çalışanlarla ilgili makbuzlara erişim
• Yorumlar ve kullanıcı etiketleme
• Parça değişiklikleri
• Belge birleştirme
• Dijital imzalar

Fiyatlandırma ve Planlar

Zoho WorkDrive, aylık veya yıllık olarak ödenebilen üç ücretli plan sunar. Ek depolama alanı satın alınabilir.

Kutu

Box, güvenli bir belge paylaşımıdır ve Coca-Cola, General Electric ve Olympus gibi en iyi şirketler tarafından kullanılan ortak yazarlık aracıdır.

Geçmişte Box, yalnızca bir dosya paylaşım ve depolama sistemiydi, ancak şimdi aynı anda kullanıcıların Microsoft 365 ve Google Dokümanlar'da belge oluşturmasına ve düzenlemesine olanak tanıyor.

Hem dahili hem de harici belge düzenleme sağlar, maksimum kullanıcıya sahip değildir ve Box Drive'da sınırsız belge depolama sunar. Düzenlemeler otomatik olarak kaydedilir ve her düzenleyicide renk kodlu notasyonlar ve yorumlar bulunur.

Bu listedeki diğer araçlarla karşılaştırıldığında, Box en yüksek sayıda üçüncü taraf uygulama entegrasyonuna sahiptir.

Salesforce, Zoom, popüler Zoom alternatifleri, Slack, Microsoft 365 ve 1.400'den fazla ekip işbirliği platformuyla çalışır. Bu, birlikte gerçek zamanlı düzenlemeler yaparken video üzerinden iletişim kurması veya ekranlarını paylaşması gereken ekipler için mükemmel bir seçenek haline getiriyor.

Ayrıca, Zoom ile entegre edildiğinde görüntülü görüşme yapabilen bu listedeki birkaç araçtan biridir.

Ek özellikler şunları içerir:

• Dosya ve sürücü arama çubukları
• Dosya kilitleme ve kilit açma
• Belge sürüm kontrolü
• Çevrimdışı belge düzenleme ve erişim
• İki faktörlü kimlik doğrulama
• HITECH ve HIPAA uyumlu

Fiyatlandırma ve Planlar

Box, her biri yıllık veya aylık olarak ödenen dört ücretli İş Planına sahiptir. Şirketlerin çoğuna en iyi şekilde Business Plus planı sunulacaktır.

Dropbox Kağıdı

Dropbox Paper, Box'ın işbirliği sistemine benzer, çünkü geçmişte Dropbox yalnızca dosyaları depolamak ve paylaşmak için bir araçtı.

Dropbox Paper, eşzamanlı kullanıcıların gerçek zamanlı düzenlemeler ve önerilerde bulunmasına olanak tanıyan tamamen ücretsiz bir belge düzenleme aracıdır. Zoho WorkDrive'da olduğu gibi, Dropbox Paper'ın arayüzü düzenlidir ve yalnızca belirli metin vurgulandığında kullanılabilen menüler ve araç çubukları gibi dikkat dağıtıcı unsurlardan arındırılmıştır.

Kullanıcılar, canlı satır düzenlemeleri yapmanın yanı sıra, kenar çubuğunda önerilerde bulunmak için yorum ve etiketleme özelliklerini kullanabilir. Ayrıca yorumları okunmadı olarak işaretleyebilir ve geçmiş yorumları düzenleyebilir ve silebilir. Yorum geçmişi de mevcuttur.

Dropbox Paper, öncelikle bir dosya düzenleme aracı olsa da, proje zaman çizelgeleri de sunar. Bu, yöneticilerin son tarihleri ​​yönetmesine, görev yönetimi özelliklerini kullanmasına ve sorumlulukların net olduğundan emin olmak için proje kilometre taşlarını belirlemesine olanak tanır.

Belirli belge anahatlarına ihtiyaç duyan, dosyalar üzerinde çok sayıda kişinin birlikte çalıştığı ve içerik oluştururken büyük ölçüde resimlere ve URL'lere güvenen işletmeler için iyi bir seçimdir.

Ek Dropbox özellikleri şunları içerir:

• Gerçek zamanlı yorum bildirimleri
• Arama çubuğu
• Önceden hazırlanmış şablon kitaplığı
• Belge biçimlendirme için klavye kısayolları
• Emoji yorum tepkileri
• Sürükle ve bırak görüntü ekleme
• Otomatik resim galerisi oluşturma
• Bağlantı yerleştirme
• Birden fazla belgeyi bağlayabilme

Kağıt kullanımı %100 ücretsizdir.

Bit.ai

Bit.ai, Canon, MIT ve Accenture gibi tanınmış şirketler de dahil olmak üzere 100'den fazla ülkedeki kullanıcılarla uçtan uca bir dosya işbirliği platformudur.

Bit.ai'nin Entegre Akıllı Belgeleri, gerçek zamanlı düzenlemeye ek olarak, kullanıcıların Google Drive, bulut dosyaları, web bağlantıları, SharePoint, Box ve daha fazlasından içerik eklemesine olanak tanır. Bit belgeleri, PowerPoints, Excel, Word ve daha fazlası dahil olmak üzere çok sayıda dosya türüyle uyumludur.

Kullanıcılar ayrıca daha iyi dosya organizasyonu için belgeleri birbirine bağlayabilir ve inceleme sürecinde akıllı belge takibine erişebilir. Bu, harici ortak çalışanların katılım düzeyleri hakkında bilgi sağlar. Daha fazla güvenlik için, kullanıcılar dahili ve harici dosyalar için son kullanma tarihleri ​​ayarlayabilir.

Dosyalar çalışma alanına göre düzenlenir ve klasörler ve alt klasörler halinde düzenlenir. Wiki sayfaları, geçmiş içeriği bulmayı ve sık sorulan soruları yanıtlamayı kolaylaştırır. Sınırsız belge sürüm geçmişi ve izlenen değişiklikler de mevcuttur.

Ancak, Chanty ve Twist gibi Slack alternatifleri gibi bir sohbet mesajlaşma aracı sunmadığını unutmayın.

Bit.ai, geçmişteki içeriği sıklıkla yeniden kullanan ve başka bir amaçla kullanan ekipler ile kuruluşlarının dışındaki editörlerle sık sık işbirliği yapan işletmeler için iyi çalışır.

Ek özellikler şunları içerir:

• birlikte yazma
• Canlı satır düzenleme
• Github, Miro ve sosyal medya platformları ile entegrasyon
• Önceden hazırlanmış şablon kitaplığı
• Eski içeriği yeni belgelere yükleyin
• Renk kodlu düzenleme bildirimleri
• Mansiyonlar
• Yorumlama özellikleri

Fiyatlandırma ve Planlar

kavram

Notion, Trello, Confluence ve Asana gibi çeşitli popüler iş akışı yönetimi araçlarının yerini almak üzere tasarlanmış gerçek zamanlı bir işbirliği uygulamasıdır.

Bu listedeki herhangi bir aracın en özelleştirilebilir arayüzüne sahiptir ve kullanıcıların kendi kenar çubuğu dosya organizasyon sistemlerini oluşturmasına, eylem öğeleri eklemesine ve dosyalar için etiketler ve etiketler oluşturmasına olanak tanır.

Canlı birlikte yazma ve düzenleme gibi standart özelliklere ek olarak Notion, sürüm geçmişi, belgelere sınırsız ekip üyesi erişimi ve çoklu görüntüleme seçenekleri sunar.

Şu anda kullanmakta oldukları işbirliği yazılım programlarının sayısını konsolide etmeye ihtiyaç duyan, ancak yine de proje işbirliği özelliklerine ihtiyaç duyan şirketler için idealdir.

Ek Notion özellikleri şunları içerir:

• Dikkat dağıtmayan arayüz
• Mobil ve masaüstü sürümleri
• Klavye kısayolları
• kullanıcı etiketleme
• Yorumlama özelliği
• Bitiş tarihleri
• Bildirimler
• Sürükle ve bırak içerik organizasyonu
• Kanban panosu ve yapılacaklar listesi biçimleri
• Şablon kitaplığı

Fiyatlandırma ve Planlar

Notion, aylık veya yıllık olarak faturalandırılan bir ücretsiz plan ve üç ücretli plan sunar. En önemli dosya işbirliği araçları, Ekip veya Kurumsal planlarla birlikte gelir.

Gerçek Zamanlı Düzenlemeler Yapmak için Video Yazılımını Kullanma

Yukarıdaki belge işbirliği araçlarına ek olarak, dosyaları gerçek zamanlı olarak düzenlemek için web konferans yazılımı da kullanılabilir.

Ekran paylaşımı, beyaz tahta aracı ve uzak masaüstü kontrolü gibi özellikler, düzinelerce çalışanın yüz yüze iletişimin ek avantajıyla aynı anda dosyalara erişmesine ve bunları düzenlemesine olanak tanır.

Zoom ve WebEx gibi popüler araçların yan yana karşılaştırmaları, ekibiniz için hangi görüntülü görüşme aracının doğru olduğunu değerlendirmeyi kolaylaştırır.