Doküman Yönetim Yazılımı ve Faydaları

Veriler, herhangi bir işletmede işinizin en önemli parçasıdır. Şirketlerin verilerini kitaplara kaydettikleri günler geride kaldı; bu nedenle belgelerinizi saklamak için güvenli veritabanları vardır.

Bir şirkette her gün pek çok veri işleniyor; bu nedenle şirketinizin ihtiyaçlarına uygun etkili bir yazılıma ihtiyacınız var. İşletmeniz için yararlı olabilecek yönetim yazılımlarının bir listesini burada bulabilirsiniz.

Firmanıza Uygun Veri Yönetimi Yazılımı

Yasal Doküman Yönetim Yazılımı

Hukuk firmaları belge yönetimi yazılımının dışında bırakılmıyor. Avukatlar, LexWorkplace'i kullanarak belgelerini düzenli ve kolayca aranabilir halde tutabilir. Bu bulut tabanlı ürün, hukuk firmalarına farklı belgeler konusunda yardımcı olmaktadır.

Her hukuk firmasının buna sahip olması gerekir çünkü

• Pencere klasörlerinden daha iyi çözümler sunar
• Bir hukuk firmasının belgeleri yönetmesi S: Drive'dan daha iyi bir sistemdir
• Yükseltilmiş bulut depolama çözümleri sunar
• Her ölçekteki hukuk firması için idealdir.

M Dosyaları

M-Files, güvenliği, otomasyonu ve verimliliği birleştiren bir DMS aracıdır. Farklı departmanlardaki tüm iş dosyalarınızı tek bir sağlam elektronik arşivde birleştirir. Ekibiniz herhangi bir departmandaki bilgilere anında kolayca erişebilir.

Yazılım, en güncel belgeleri saklayarak en ilgili belgeye erişilmesini sağlar. Ayrıca en hassas dosyaları kontrol etmek için gelişmiş erişim ve şifrelemenin uygulanmasına da yardımcı olur.

Gelişmiş olmasına rağmen iş akışı otomasyonu için mükemmeldir. Kullanıcılar, iş yeri yönergelerinize göre onay için belgeleri paylaşabilir, düzenleyebilir ve inceleyebilir.

Şablonlandırma

Templafy sadece iyi değil, aynı zamanda çok verimli bir DMS. Şirket dosyalarını, kullanıcıların kolayca erişebileceği uyumlu bir kitaplıkta saklar. Ek olarak ekibin değişiklikleri gerçek zamanlı olarak izlemesine olanak tanır.

Templafy ile özel şablonları kullanarak çeşitli iş belgelerini kolayca oluşturabilirsiniz. Araç, İK sözleşmeleri, Gizlilik Anlaşması ve hizmet e-postaları gibi temel dosyaların oluşturulmasını otomatikleştirir.

Bu yazılım aynı zamanda ayarlama araçlarını ve özelliklerini kullanarak tüm oluşturma sürecini optimize edebildiği için de akıllıdır. Bir dosyadaki hataları ve tutarsızlıkları tespit edip kullanıcı müdahalesiyle otomatik olarak düzeltebilir.

Kağıt tasarrufu

Papersave, işletmelerin büyüklüğü ne olursa olsun dosyalarını daha verimli bir şekilde yönetmelerine olanak tanıyan bir başka yenilikçi, kullanıcı dostu araçtır. Yazılım ayrıca belge özelliklerini istediğiniz zaman yakalayabilir.

Kullanıcıların dosyayı kullanıcı arayüzünden yakalamasına olanak tanıdığı için ERP ve CRM çözümlerinde en iyisidir. Sezgisel arama işlevi sayesinde ihtiyacınız olan belgeye ulaşabilirsiniz.

Güçlü veri güvenliği sayesinde, dosyayı takip edebilir ve dosya üzerinde gerçekleştirilen tüm değişiklikleri izleyebilir, aynı zamanda ekibinize belirli izinleri verme yetkisine sahip olabilirsiniz.

Doküman Yönetim Yazılımını Seçmeden Önce Dikkat Edilmesi Gereken Faktörler

DMD'yi seçmeden önce dikkate almanız gereken birkaç şey vardır;

• Kullanılabilirlik : Öncelikle yazılımı nasıl kullanacağınızı düşünmelisiniz. Gezinmesi ve anlaşılması kolay, kullanıcı dostu bir arayüze sahip olduğundan emin olun
• Özellikler : Bu araçların çoğu, kullanıcılara dosya paylaşımı gibi mükemmel özellikler sunar. Bu harika bir özellik çünkü ekibin dosyaya aynı anda bakmasına, düzenlemesine ve birlikte çalışmasına olanak tanıyor.
• Değişiklikleri izle : İyi yazılım, dosyayı gerçek zamanlı olarak takip etmenize olanak tanır. Yazılımın aynı zamanda belgenin eski sürümlerini de arşivlemesi gerekir, böylece eski sürümlere geri dönebilirsiniz.
• Aracın Optik karakter tanımayı kullandığından emin olun : OCR kullanırken kolay erişim için dosyayı hızla dijitalleştirebilirsiniz. Yazılım aynı zamanda dosyaların kolayca taranmasına da olanak sağlamalıdır.

Şirketinizde Doküman Yönetim Yazılımı Kullanmanın Avantajları

DMS'ye yatırım yapmak, iş akışını kolaylaştırmaya yardımcı olan bir şirket temeli sağladığı için değerlidir. Aynı zamanda iş verimliliğini de artırır. İşte DMS'nin işletmenizdeki başlıca faydaları:

Depolama Alanını Azaltın

Ticari işyeri maliyetleri yüksektir, dolayısıyla belgeleriniz için bir mağazaya sahip olmak daha pahalıya mal olabilir. DMS araçları, dosya dolaplarını düzeltmek için kullanacağınız alanı azalttıkları için çok önemlidir. Dolayısıyla bu DMS, depolama için mükemmel bir alternatiftir ve ofisinizde yerden tasarruf etmenize yardımcı olacaktır. Şirketinizin basılı kopyalara sahip olması gerekiyorsa bunları kasa gibi daha ucuz başka bir yerde saklayabilirsiniz.

Güvenliği Artırın

Hassas verilerin korunması gerektiğinden belge güvenliği her şirket için çok önemlidir. Basılı kopyalarla karşılaştırıldığında DMS, hassas dosyalar için daha iyi güvenlik sağlar çünkü bu tür belgelere erişimi kontrol edebilirsiniz.

Ayrıca DMS, dosyayı kimin görüntülediğine, ne zaman kontrol ettiğine ve değiştirilip değiştirilmediğine dair bir iz bırakır. Ayrıca hassas belgeler için otomatik uyarıları da etiketleyebilirsiniz.

Belgeyi Almak Kolay

Bir dosyayı aramak ve almak, özellikle de bir yığın dosya içinde arama yapıyorsanız zorlayıcı olabilir. Çoğu çalışan zamanını doğru basılı belgeyi arayarak ve organize ederek geçirir. Bu, üretkenliği etkiler ve büyümeyi sınırlar, çünkü çalışan yanlış yerleştirilen belgeyi bile gözden kaçırabilir.

Ancak DMS ile belgelerin kaybolması veya yanlış yere konması konusunda endişelenmenize gerek kalmayabilir. Yazılım, bir dosyayı almak için komut gerektirdiğinden size zaman kazandırır. Ağ bağlantınız varsa belgelere uzaktan da erişebilirsiniz.

Afet Durumunda Daha İyi Yedekleme

Çoğu DMS'nin bir felaket durumunda veri yedekleme ve kurtarma planları vardır. Dijital yedeklemeyle belgeleriniz yangın, su baskını veya diğer felaketlere karşı güvende olur. Bir belge yönetim aracını kullanırken belgelerinizi kolayca takip edebilirsiniz. Belge izleme özelliği sayesinde önemli belgelerin görüntülendikten sonra kaybolması veya yanlış yere konması gibi bir durum söz konusu değildir.

Verimliliği Artırın

Verimliliğin artması anlamına gelen DMS ile çok zaman kazanacaksınız. Bu belgelerin takibi kolay olduğundan çalışanlarınızın moralini yükseltecek ve müşteri memnuniyetini artıracaksınız. Bir DMS işletmenize bu avantajları sunacaktır.

• Rekabet gücü
• İç huzur
• Daha iyi müşteri ilişkileri
• Esneklik

Çözüm

İşletmenizde dosya yönetimini basitleştirmenize yardımcı olması için işletmenize özel bir DMS edinmelisiniz. Üretkenliği artırmak, çalışanlarınızın moralini yükseltmek ve rekabet gücünüzü korumak istiyorsanız iş gereksinimlerinize uygun, uygun maliyetli belge yönetimi çözümlerini edinin. Üretken ve kârlı kalmanızı sağlayarak iş ihtiyaçlarınızı düzene koymanıza yardımcı olacaktır.