Elektronik Veri Değişimi (EDI) nedir? - Rehber

20 yıla yakın bir süredir Elektronik Veri Değişimi (EDI), işletmeler arasında birden fazla düzeyde fayda sağlayan işletmelerde tedarik zinciri yönetimi için kritik olan bir teknoloji olarak kabul edilmektedir. Elektronik Veri Değişimi, kuruluşların satınalma siparişleri, faturalar, rezervasyon talepleri vb. ile ilgili kritik öneme sahip bilgileri değiş tokuş etmesine olanak tanır. Elektronik Veri Değişimi, işletmelerin birbirleriyle iletişim kurmasını sağlayan bir dizi kuraldan başka bir şey değildir. EDI çatısı altında, bu bilgileri okumak ve yorumlamak için yazılım tarafından verimli bir şekilde desteklenen e-posta, not ve belge alışverişine bakıyoruz.

Elektronik Veri Değişimi, kağıt üzerinde değiş tokuş edilecek olan aynı bilgilerden oluşur. Ancak bu durumda, aynı kağıt tabanlı bilgilerin elektronik olarak değiş tokuş edilebilmesi için iki iş sistemi arasında sorunsuz bir entegrasyon vardır.

• EDI Nasıl Çalışır?
• EDI'nin Faydaları
• Dezavantajları
• EDI Uygulaması
• Bilinecek Gelecek
• Durum çalışmaları
• EDI Kaynakları
• Elektronik Veri Değişimi Örnekleri

EDI Nasıl Çalışır?

EDI'nin çalışmasının önemli bir yolu, posta, faks ve hatta standart e-postalar gibi doğası gereği manuel olan eski süreçleri, bu tür bilgileri elektronik formatta kolayca değiş tokuş edebilen iş sistemlerini uygulayarak değiştirmektir.

Bu yöntemde, ilk olarak işlem yapan iki ticari ortak veya kuruluş arasında uygulama verilerini dönüştüren bir tercüman bulunur. Bunlar, bir ticari işlemde yer alan ayrı kuruluşlardır. Böyle bir işleme klasik bir örnek, bir OEM şirketi ile bir üretici ve bir alıcı arasındadır. EDI'nin uygulanması, bu tür siparişleri veya işlemleri işlemek için döngü süresini önemli ölçüde kısaltır.

EDI'nin Faydaları

Elektronik Veri Değişimi yeni bir teknoloji değildir. 1960'lar kadar erken bir tarihte eski sistemlerde bile EDI'nin uygulandığı durumlar olmuştur. Elektronik Veri Değişiminin çok etkili bir işbirliği ve iletişim aracı olduğu gerçeğini doğrulayan bazı avantajlar.

• İşletme maliyetlerini azaltın

  İşletmelerin EDI'yi uyguladıktan sonra işletme maliyetlerinin yaklaşık %35 oranında azaldığı tahmin edilmektedir. Bu öncelikle, genel giderleri olan kağıt, baskı, depolama, dosyalama ve benzeri diğer alanların azaltılması veya ortadan kaldırılmasından kaynaklanmaktadır. Ayrıca, bakım giderlerinde ve idari kaynak kullanımlarında da önemli bir azalma sağlar.

• İş döngüsü süresini iyileştirin

  Sipariş işleme için çok önemli bir unsur zamandır. Bilgi alışverişi için manuel bir sürece sahip olmak, işlemi gerçekleştirmek için çok zaman harcayabilir. Elektronik Veri Değişimi ile, esas olarak uygulama sırasında kurulan otomasyon protokolleri nedeniyle çevrim süresinin %61 oranında arttığı tahmin edilmektedir.

• Veri doğruluğunu iyileştirin

  Elektronik Veri Değişiminin uygulanması, bu tür işlemlerde çok az manuel müdahale olduğundan, her türlü hatayı azaltır. Bu, yakalanan verilerin genel kalitesini iyileştirir ve hataları %30 ila %40 arasında şaşırtıcı bir oranda azaltır.

• Çevre dostu

  Elektronik Veri Değişimi kağıtsız bir ortamda çalıştığı için tamamen çevre dostudur ve CO2 emisyonunda ciddi bir azalma sağlar.

• İş Verimliliğini Artırın

  İnsan müdahalesindeki azalmanın doğrudan etkisi, genel olarak işletmenin performansının artmasıyla sonuçlanır ve kuruluşun verimliliğinde yönetim kurulu genelinde önemli bir artış yaratır. EDI ayrıca, mal ve hizmetlerin daha hızlı teslimatı nedeniyle tedarikçiler, müşteriler, distribütörler gibi ticari ortaklarla olan ilişkilerini de geliştirir.

EDI'nin Dezavantajları

EDI'nin uygulanmasının bazı faydalarına bakarken, EDI'nin sınırlamaları veya dezavantajları göz ardı edilemez. Şimdi kuruluşların dikkate alması gereken bazı önemli dezavantajlara bakalım.

• İlk kurulum

  EDI'ye sahip olmak kulağa çok hoş geliyor, ancak EDI'nin ilk kurulumu (en son WebEDI hariç) zaman alıcı bir işlemdir.

• Uyulması gereken standartlar

  EDI, kuruluşların uyması gereken bir dizi endüstri standardı ile birlikte gelir. Şirketin bu standartlara ulaşmasını sağlamak için kaynakların kullanılması gerektiğinden, bu bir zorluk teşkil edebilir. Bu standartlardan bazıları UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 EDI, TRADACOMS ve HL7'dir.

• Güçlü yedekleme sistemleri

  Bu sadece EDI'yi uygulamakla ilgili değil, aynı zamanda onu sürdürmekle de ilgilidir. Böylesine geniş bir teknolojiye sahip olmak, sağlam yedekleme sistemleri gerektirir ve kuruluşların bu görevi yerine getirebilecek kaynaklara ihtiyacı vardır.

EDI Uygulaması

EDI'nin uygulanması, tanımlanan amaç veya hedef doğrultusunda EDI yazılımının kuruluşta konuşlandırılacağı süreçten başka bir şey değildir. EDI'yi uygularken izlemeniz gereken bazı yönergeler vardır. İşte referansınız için 3 önemli yönerge.

• EDI Uygulamasını kimin yapacağına ilişkin karar

  Bu EDI çerçevesinde yeni olsanız da, kurum içinde özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için EDI uygulayabilecek herhangi bir uzman olmayacaktır. Bu nedenle, sizin için kimin uygulama ortağı olacağına karar verme konusunda fikir birliğine sahip olmak önemlidir. Seçenekler çoktur, ancak doğru ortağı seçmeden önce uygun bir durum tespiti yapmanız gerekir.

• Üçüncü taraf bir danışman görevlendirin

  Başarılı bir EDI uygulamasının yapılması için üçüncü taraf bir danışman kiralamak daha iyidir. Bu kişi, EDI uygulama yolculuğunuzun yol haritasını tanımlamanıza ve doğru yazılım satıcısını seçmenize yardımcı olacaktır.

• Yazılım Satıcınızla birlikte çalışın

  EDI uygulamanız için yazılım satıcısını seçtikten sonra, satıcıyla çalışmak ve her şeyi onlara bırakmamak önemlidir. Bu şekilde, projeye öncülük edebilecek kurum içi bir EDI Şampiyonu oluşturabilirsiniz.

Bu yönergeleri takip etmek, EDI projenizin sorunsuz bir şekilde uygulanmasını sağlayabilir.

EDI'nin Geleceği

EDI'nin geleceği hakkında sabit olan bir şey, bu çok eski bir teknoloji olmasına rağmen, hakim olan belirsizliktir. EDI, onlarca yıldır varlığını sürdürmektedir ve hala işletmeler arasında en çok tercih edilen teknolojidir, ancak birçok ajans aslında teknolojinin potansiyel bir sonunu öngörmüştür. Bu doğru olabilir çünkü 2021'de alternatif teknoloji seçeneklerinin filizlendiğini gördük ve kuruluşlar, özellikle tedarik zinciri segmentinde seçenekleri araştırıyor. EDI'nin geleceği söz konusu olduğunda, uzmanların görüşlerine dayanarak bakabileceğimiz birkaç çıkarım var.

• Büyük işletmeler, EDI'yi işlemek için şirket içi bir yetkinlik kurmayı planlıyor
• Yeni teknolojiler nedeniyle, küçük ve orta ölçekli işletmeler, bu dinamik senaryoyla başa çıkmak için sürekli bir zorlukla karşı karşıyadır.
• EDI uygulamalarının %95'inin özel yapım olduğu tahmin edilmektedir, bu da bunların bakım için maliyet ve kaynaklar şeklinde ağır yatırımlar gerektirdiği anlamına gelir.
• Henüz EDI'yi uygulamayan şirketlerin yaklaşık %41'i var.

EDI Vaka çalışmaları

Bu vaka çalışmaları, elektronik veri alışverişini uygulayan şirketlere örneklerdir ve bu şirketlerin EDI'yi başarılı bir şekilde dağıtmak için izledikleri çeşitli yollar hakkında size bir fikir verecektir.

• Nichirin Birleşik Krallık Sınırlı

  Japon holding Nichirin Group'un bir yan kuruluşu olan şirket, İngiltere'deki araç üreticilerine çeşitli otomotiv hortumları üretmekte ve dağıtmaktadır.

  Meydan okumak

  • Müşterinin, iş ilişkilerini korumak ve ayrıca geliri korumak için EDI'yi uygulama beklentisi tarafından yönlendirilen bir görev vardı.
  • Sevkiyat tavsiyesine uyması gereken bir paketleme etiketi oluşturma gerekliliği vardı
  • EDI ve etiketleme, kalite standardı ödülü almak için bir ön koşuldu

  Nichirin, yukarıda belirtilen zorlukların üstesinden gelmek için OpenText Freeway Professional ürününü uyguladı.

  Değer/Faydalar

  • Satıcı, daha hızlı dağıtım sağlayan belirli senaryolar (bu durumda ticaret ortağı mesaj biçimleri) hakkında bilgi sahibiydi.
  • ODETTE uyumlu etiketlemenin elde edilen uyumu
  • Satıcı ayrıca Nichirin'in JLRQ kalite standardına ulaşmasına yardımcı oldu
  • OpenText tarafından dağıtılan sistemin temel özellikleri esneklik ve kullanım kolaylığıydı.

• Dixons Carphone

  Merkezi Londra'da bulunan elektronik ve telekomünikasyon ürünleri satan çok uluslu bir şirkettir.

  Meydan okumak

  • Yeni tedarikçilerin işe alınması uzun zaman alıyordu
  • Organizasyon büyüdükçe, elektronik ticaret için uygun bir gereklilik vardı ve süreci otomatikleştirdi

  Dixons Carphone tarafından uygulanan ürün OpenText Trading Grid Messaging Service idi.

  Değer/Faydalar

  • Alışma süreci zaman çizelgesinde haftalardan günlere azalma
  • Tamamen ölçeklenebilir ve güvenli bir çözüm
  • Stok seviyelerinin daha iyi görünürlüğü sağlandı ve yanıt süresi de iyileştirildi

EDI Kaynakları

Bu bölümde, kuruluşların doğru EDI çözümüne karar vermelerine yardımcı olacak bazı temel kaynakları ve destekleyici materyalleri sergileyeceğiz. Bu kaynaklar, SSS'leri, önemli terimlerin kapsamlı bir sözlük listesini ve daha fazlasını içerir.

• Referans İndirmeleri

  Bu, kuruluşların EDI hakkında daha fazla bilgi edinmesine yardımcı olan teknik incelemelerden oluşur. Daha fazla ayrıntı için buraya tıklayabilirsiniz

• öğreticiler

  Burada XML, EDIFACT ve ANSI ile ilgili eğitimleri indirebilirsiniz. Bu eğitimlerle ilgili daha fazla bilgi için burayı tıklayın.

• Örnek RFP

  Bu örnekler, gereksinimleri nasıl tanımlayabileceğiniz konusunda bir fikir edinmenize yardımcı olacaktır. Bu RFP'ler, gereksinimler ve değerlendirme kriterlerinden oluştuğu için bir kılavuz görevi görecektir. Örneğe ulaşmak için buraya tıklayabilirsiniz.

Bunlar, bir EDI projesine başlamayla ilgili ayrıntıları bilmek isteyen herhangi bir kuruluşa yardımcı olacak kaynak materyallerden birkaçıdır.

EDI örnekleri

EDI'yi uygulamanın birincil nedeni, ticari işlemleri hızlandırmaktır. EDI örneklerinden bazıları, satın alma siparişleri olan EDI 850, nakliye durumu olan EDI 214 ve daha çok faturalar, müşteri bilgileri ve ödeme onayları ile ilgili olan EDI 820'dir.

Son düşünceler

EDI eski bir teknoloji olmasına rağmen, kuruluşlar hala bunu uygulamayı tercih ediyor ve hala B2B alanında tercih edilen bir çözüm olarak kabul ediliyor. EDI metodolojisi çok fazla değişmese de, ancak bu eylemi gerçekleştirmek için kullanılan sistemler ve araçlar bir paradigma kaymasına uğramıştır ve birçok sistem artık Bulut üzerinde mevcuttur ve bu da onu esnek, daha ucuz, dağıtımı daha kolay ve kullanımı daha kolay hale getirir; Söylemeye gerek yok, birçok özellik ile birlikte geliyor.

Kuruluşlar için, EDI'yi uygulamaya başlamadan önce hem faydaları hem de sınırlamaları göz önünde bulundurmak önemlidir. Ancak, EDI'yi uygulayan hizmet sağlayıcının güçlü kimlik bilgilerine sahip olduğundan ve işinizi büyütmenize yardımcı olabileceğinden de emin olmaları gerekir.