İK, Şirket Kültürünü Temsil Etmek İçin E-posta İmzalarını Nasıl Kullanabilir?

E-posta imzaları, pazarlamacıların %62'sinden fazlası tarafından kullanılıyor ve bir şirketin marka bilinirliğini daha da artırabilecek değerli bir araç işlevi görüyor. E-postalara kolay bir ek olarak, gönderdiğiniz her e-postaya bir profesyonellik unsuru getirmek ve ayrıca insanların iş hesaplarınızla iletişim halinde kalmasına yardımcı olacak faydalı bilgiler eklemek için bu pazarlama aracını kullanabilirsiniz.

Yine de, şirketi tanıtmanın ve daha yüksek derecede marka görünürlüğü sağlamanın yanı sıra, şirket kültürünü daha fazla temsil etmek ve iletişimi artırmak için e-posta imzaları da kullanılabilir. Aslında, iletişim kolaylığını artırmaya yönelik bu son nokta, pazarlamacıların %89'unun daha fazla iletişim bilgisi eklemek için imza kullandığı çeşitli büyük pazarlama ajanslarında yankılandı.

Bu makalede, bir şirket genelinde bir e-posta imzası kullanmanın faydalarını keşfedecek, önemli avantajlardan bahsedeceğiz ve bir kişinin şirket içi şirket kültürünün bilgilendirilmesine ve geliştirilmesine nasıl yardımcı olabileceğini göstereceğiz.

Hemen konuya girelim.

Outlook'ta Nasıl E-posta İmzası Eklerim?

Outlook'ta bir e-posta imzası eklemek şaşırtıcı derecede kolaydır ve yalnızca birkaç dakika içinde bir imza oluşturup yüklemenize olanak tanır. Son derece özelleştirilebilir seçenekler ve başvurabileceğiniz bir dizi çevrimiçi içerik oluşturucu ile şirket genelinde bir imza uygulamak sandığınız kadar zor değil.

Outlook'ta takip edebileceğiniz belirli bir süreç vardır:

• Tercihler – Outlook e-posta hesabınızı açtıktan sonra, ekranınızın sol üst köşesindeki pencere çubuğunda olması gereken tercihlere gidin.
• İmzalar – Alfabetik listeyi aşağı kaydırarak İmzalar'a gidin veya 'Yardım'ı seçin ve ardından doğrudan arayın. Outlook'ta imza sayfasını açmak için buna tıklayın.
• Düzenle – Yeni bir imza eklemek için artı (+) işaretine tıklayın. Ardından, kişiselleştirilmiş alanlar ve yanıtlarla özelleştirmeden önce imzanızın türünü ve adını düzenleyebilirsiniz. Aynı şekilde, bir üçüncü taraf uygulama veya hizmetle oluşturduysanız, önceden hazırlanmış bir imzayı doğrudan yükleyebileceğiniz yer burasıdır.
• Yayınla – E-posta imzanızı özelleştirdikten sonra, değişiklikler hesabınızda yayınlanacak şekilde uygula düğmesine basabilirsiniz. E-posta imzasının seçili olduğundan emin olun. Öyleyse, hesabınızdan göndereceğiniz bir sonraki e-posta, otomatik olarak sayfanın alt kısmındaki e-posta imzasını içerir.

Bununla, şirketinizde eşit olarak dağıtabileceğiniz bir e-posta imzasını hızla oluşturdunuz ve eklediniz.

Şirketim Neden E-posta İmzalarını Kullanmalı?

Bir e-posta imzası oluşturduktan sonra, bu kullanışlı e-posta eklemesinin avantajlarını deneyimlemeye başlayacaksınız. Tipik olarak, e-posta imzalarının hem anında hem de zamanla artan bir avantajı vardır. Örneğin, birazdan tartışacağımız bu imzaların anında bir faydası olsa da, şimdi birini kullanmak, geleceğe göndereceğiniz her e-postanın kalıcı olarak bu ek bilgiye sahip olacağı anlamına gelir.

Birisi e-postalarına bakar ve ne söylemiş olabileceğinizi görmek için geçmiş e-postalara bakarsa, e-posta imzanız şirketinizin markasını, bilgilerini ve eklemiş olabileceğiniz gelecekteki ayrıntıları kalıcı olarak hatırlatır.

Bir e-posta imzası kullanmanın anlık faydaları, büyük bir fark yaratan bu basit ekleme ile çok büyüktür. Çevrimiçi e-posta imzaları şunları yapabilir:

• Profesyonelliği Geliştirin – İşletmelerin %82'sinden fazlası artık aktif olarak e-posta imzaları kullanıyor. Bunun böyle olmasının ana nedenlerinden biri, profesyonellik imajını teşvik etmesidir. Şirketler, markalarını göstermek, daha fazla ayrıntı eklemek ve şirket renklerini kullanmak için bunları kullanabilir. Bu sadece kullanışlı olmakla kalmaz, aynı zamanda çevrimiçi profesyonellik duygusunu da artırır.
• İletişimi Kolaylaştırın – E-posta imzalarını kullanmanın bir başka yararı, çalışanların daha fazla iletişim noktası ekleyebilmesidir. E-posta, yaygın olarak kullanılmasına rağmen, en verimli iletişim aracı olmaktan uzaktır. Bu nedenle, bir telefon numarası, alternatif bir e-posta adresi veya başka bir iletişim noktası dahil olmak, insanların şirketle iletişim halinde kalmasına yardımcı olacaktır.
• Marka Tanınmasını Artırın – Marka tanınırlığı, çevrimiçi pazarlamanın büyük bir parçasıdır. Aslında, yalnızca e-postanıza şirketinizin renklerini yansıtan renk eklemek bile marka bilinirliğini %80'e kadar artırabilir. Şirketinizin e-posta imzası, pazarlama materyallerini, marka logonuzu ve şirket adınızı eklemek için harika bir fırsat sunar. Zamanla bu, insanların olumlu müşteri hizmetlerini tanıma ve markanızla ilişkilendirme olasılığını artırmaya katkıda bulunacaktır.

Bunlar, bir e-posta imzası eklemekten elde edeceğiniz başlıca faydalar olsa da, işinizde yapabileceğiniz düşük maliyetli değişikliklerden biri olarak, yalnızca yüzeyi çiziyorlar.

İK, Şirket İçi Kültür İlerlemesi İçin E-posta İmzalarını Nasıl Kullanabilir?

İşletmenize bir e-posta imzası eklemenin harici faydalarını tartışmış olsak da, İK departmanının şirket kültürünün ilerlemesi için e-posta imzalarını kullanmasıyla dahili avantajlardan da yararlanabilirsiniz.

E-posta, iş dünyasında temel bir iletişim yöntemidir ve çalışanlar gün boyunca birbirleriyle konuşmak için bu akışı kullanır. Bu örnekle, İK departmanları iletişimlerine bir dizi ek bilgi ekleyebilir.

Örneğin, İK, e-posta imzalarını şu amaçlarla kullanabilir:

• Şirket anketleri yapın – İK departmanından gönderilen e-posta imzalarına, çalışanlar İK'nın yürütmekte olduğu yakın tarihli bir anketin bağlantısını ekleyebilir. Bu, çalışan koşulları hakkında anonim bir anketin bağlantısını, geri bildirimde bulunabileceğiniz bir yeri veya şu anda yürütülmekte olan herhangi bir anketi içerebilir. Bu, çalışanlara duygularını paylaşabilecekleri bir yere erişmeleri için kolay bir yöntem sağlar ve bunun bir İK e-postasında olması herkese zaman kazandırırken anketleri aramak için merkezi bir konum sağlar.

• Toplantıları planlayın – İK'daki birçok çalışan artık 'Toplantı Ayırt' bağlantılarını depolamak için bir konum olarak e-posta imzalarını kullanıyor. Bunlar, diğer çalışanları mevcut toplantı alanlarından seçim yapabilecekleri çevrimiçi bir platforma götürecektir. Bir İK çalışanının çok sayıda toplantı planlaması gerektiğinde, bu onları çok fazla ileri geri kurtarabilir ve aynı zamanda çalışanların günlerine uygun bir zaman bulmalarını sağlar. Bu, bir şirket içinde yeni toplantıların oluşturulmasını ve dağıtımını kolaylaştırmanın en iyi yollarından biridir.

• Haber duyurusu – Son olarak, İK, mesajları ve şirket haberlerini e-posta imzaları aracılığıyla dağıtabilir. Büyük ölçekli duyurulardan dağıtabilecekleri günlük bültenlere kadar, e-posta imzası, insanları bir şirket haber portalı üzerinden okumaya odaklanmadan sürece dahil etmek ve güncel tutmak için harika bir yerdir. Bilgi dağıtmanın bu taahhütsüz yolu ile İK ekibiniz, fazladan bir yol kat etmek zorunda kalmadan mesajları kolaylıkla iletebilir.

İK departmanının e-posta gönderdiği herkesin görebileceği ve erişebileceği tek bir konum olarak, bir e-posta imzası, şirket kültürünü ilerletecek unsurları eklemek için harika bir yerdir. Genellikle yeterince kullanılmayan bu, İK departmanınıza dahil edebileceğiniz ve büyük bir fark yaratabilecek tekil bir değişikliktir.

Son düşünceler

E-posta imzaları, profesyonel iletişimi geliştirmek ve marka bilinirliğini artırmak için kullanılabilecek yararlı bir araç olarak geniş çapta tartışılsa da, nadiren dahili iletişim için yararlı bir araç olarak ortaya çıkar. E-posta imzaları, çalışanlara İK temsilcileriyle iletişim kurmaları için daha olası yöntemler sunmanın yanı sıra, daha fazla iletişim için genellikle harika bir duyuru panosudur.

Bir toplantı planla düğmesi eklemekten şirket haberlerinin eklenebileceği bir yer tasarlamaya kadar, e-posta imzaları, şirket ortamında şirket bağlantısını ve kültürünü artırmak için harika bir yerdir.