Bir VoIP Sağlayıcı Nasıl Seçilir

Çağrı merkezlerinden yeni kurulan şirketlere kadar birçok işletme, mevcut telefon hizmetlerini İnternet Üzerinden Ses Protokolü (VoIP) telefon sistemiyle değiştirmeyi düşünüyor ya da şimdiden değiştirmeye başladı. Geçiş yapmak için çeşitli nedenler vardır ve bu sistemleri zaten benimsemiş olan şirketler bunları doğrulayabilir. Bu makale, en iyi VoIP servis sağlayıcısının nasıl seçileceğinin bazı yönlerini ele alacaktır.

VoIP Sağlayıcı Seçme Kriterleri

Bir VoIP telefon sistemi, kullanıcılarına bir telefon hizmetinden daha fazlasını sağlar. Bu platformlar görüntülü iletişim, iş arkadaşlarıyla anlık mesajlaşma ve daha fazlası için kullanılabilir. Bu zengin özellik seti nedeniyle, VoIP aracınızı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken uzun bir kriter listesine sahip olmalısınız.

Bu yazıda aşağıdaki bölümleri ele alacağız:

• Gereksinimlerinizi Yazmak
• İlgili Maliyetler
• Mevcut Özellikler
• Müşteri desteği
• Üçüncü Taraf Entegrasyonları
• VoIP Güvenliği
• VoIP Çalışma Süresi
• VoIP Sağlayıcı Dağılımı
• Sıkça Sorulan Sorular

Ama Önce – Gereksinimlerinizi Yazın

Bir VoIP telefonu seçerken göz önünde bulundurulması gereken pek çok şey olduğundan, aradığınız gereksinimleri yazmanız önemlidir. Sabit hat gibi geleneksel bir telefon hizmetinden VoIP platformuna geçmek büyük bir adımdır. Bir telefon sisteminde hangi unsurların sizin için kesinlikle gerekli olduğunu düşünün. Bir VoIP telefon sistemine geçmeyi düşünmeniz için bazı nedenler şunlardır:

• VoIP telefon sistemleri, bir PSTN sisteminin maliyetini önemli ölçüde düşürür.
• Bu teknoloji size hepsi bir arada bir iletişim platformu sunar.
• VoIP telefon hizmeti, cep telefonları ve PSTN'nin sağlayamadığı diğer mobil cihazlar için geliştirilmiş hizmet sunar.
• Bu platformlar, ihmal edilebilir bir öğrenme eğrisi ile ileri teknoloji sunar.
• İşletmenizin değişen ölçeğini kolaylıkla karşılamak için bir VoIP aracındaki koltuk sayısını ayarlayabilirsiniz.

Bu, iş telefon faturanızın maliyetini düşürmeyi ve ihtiyacınız olan belirli miktarda telefon hattına sahip olmayı içerebilir. Ancak bunun ötesine geçmekten korkmayın. PSTN'nizin eksik olduğu özellikleri ve bir VoIP platformunun bu boşluğu doldurmaya nasıl yardımcı olabileceğini düşünün. Tüm bu gereksinimleri yazmak, düzenli kalmanıza yardımcı olacak ve sizin için önemli olan hiçbir şeyi kaçırmamanızı sağlayacaktır.

İlgili Maliyetler

Fiyat, sizin için doğru olan sağlayıcıyı seçmede büyük bir etken olacaktır. Ancak, hizmet kalitesi, müşteri desteği, hizmet planı seçenekleri ve diğerleri gibi faktörlerin bir VoIP sağlayıcısı için nihai kararda kesinlikle etkili olması gerektiğinden, en düşük fiyat her zaman en iyi fiyat olmayabilir. İşte VoIP iş telefonlarıyla ilişkili çeşitli ücretlerin bir dökümü.

Kurulum Başına Fiyat

Geleneksel bir PSTN telefonu, sisteminizi telefon servis sağlayıcılarına bağlayan bakır kablolara dayanır. Bir VoIP sistemi internet üzerinden bağlandığından, kurulum söz konusu olduğunda ya hiçbir ücret alınmamalı ya da çok küçük bir ücret ödenmelidir. En fazla, bir hesap etkinleştirme ücreti bekleyebilirsiniz. Ancak, bu hesabınızdan bir kerelik bir ücret olacaktır.

Kullanıcı Başına Fiyat

Bir VoIP hattının aylık 20-30$/kullanıcı arasında çalışmasını bekleyebilirsiniz. Sınırsız giden arama (genellikle ABD ve Kanada için), ücretsiz dakikalar, otomatik görevli, arama yönlendirme, arayan kimliği, arama bekletme, arama kaydı, kullanıcı başına arama ve daha fazlası gibi temel özellikler. PBX'iniz muhtemelen size yıllık veya aydan aya ödeme yapma seçeneği sunacaktır.

Ek Ücretler

VoIP hizmetiyle ilgili en büyük ücretler kesinlikle kurulum ve kullanıcı başına ücretlerdir. Ancak, karşılaşabileceğiniz diğer bazı ücretler şunlardır:

• Ücretsiz dakikalar — Planınız büyük olasılıkla ücretsiz dakikaları içerecektir, ancak bunlar sınırsız olmayabilir. Yani tahsis edilen miktarın üzerine çıkarsanız, sizden ücret alınacaktır.
• VoIP donanımı — Yeni telefon sisteminiz için yepyeni bir telefon veya analog telefon adaptörü gibi ek donanım satın almanız gerekebilir.
• Planları yükseltme — Birlikte gittiğiniz VoIP planının iş gereksinimlerinize uymadığına karar verirseniz, bir sonraki düzeye yükseltebilirsiniz. Ancak elbette, bununla birlikte daha yüksek bir fiyat etiketinin gelmesini beklemelisiniz.

VoIP Özellikleri

Standart özellikler

Bu çok kolay olabilir, ancak seçtiğiniz platformun ihtiyacınız olan VoIP özelliklerine ve yeteneklerine sahip olduğundan emin olmanız önemlidir. Ancak nelere dikkat etmeniz gerektiğinden emin değilseniz, göz önünde bulundurmanız gereken bazı özellikler ve neden önemli oldukları aşağıda açıklanmıştır:

• • • Otomatik operatör — Otomatik operatör, arayanları doğru temsilciye veya departmana yönlendirmeye yardımcı olmak için otomatik sesli komutları kullanan bir menü sistemidir. Bu, canlı bir resepsiyonistin yerini alabileceğinden ekibinize zaman ve para kazandıracaktır.
    • Çağrı yönlendirme — Bu özellik sayesinde müşterilerinizin çağrıları asla cevapsız kalmaz. Bir VoIP sistemi, bir aramayı tamamen başka bir dahili hatta veya farklı bir telefon numarasına yönlendirmenize izin verir.
    • Arama analizi — Bu, arama oturumu ölçümleri, davranış eğilimleri, temsilci performansı ve daha fazlası gibi verileri toplamanıza olanak tanır. Bu şekilde, veriye dayalı kararlar vermek için bilgileri kullanabilirsiniz.
    • Yazılım telefonu — Yazılım telefonu uygulaması, WiFi özellikli herhangi bir cihazda arama yapmanızı veya mesaj göndermenizi sağlar. Bu şekilde, konuşmalarınızı hareket halindeyken alabilirsiniz.
    • İş metin mesajları — VoIP sistemleri, doğrudan platformdan SMS mesajları göndermenizi sağlar. Bazen belirli bir durum bir arama yerine bir metin gerektirir, bu nedenle bunu yapmak için platformlar arasında geçiş yapmanız gerekmez.
    • Sesli postadan metne — Bu özellik sesli postalarınızı kopyalar ve telefonunuza SMS metni olarak gönderir.
    • Video konferans — VoIP telefon sistemleri, müşteriler ve iş arkadaşlarınızla mümkün olan en uygun şekilde işbirliği yapabilmeniz için genellikle bir görüntülü sohbet aracı sunar.

Gelişmiş özellikler

VoIP telefon platformları sadece bir telefon hizmetinden fazlasını sunduğundan, bu araçların sunduğu daha gelişmiş özelliklerden bazılarından yararlanmaya değer. Buna yapay zeka, çağrı analitiği, IVR sistemleri ve yerel üçüncü taraf entegrasyonları gibi VoIP özellikleri dahildir. Ancak aradığınız özellikler ne kadar gelişmişse, çoğu zaman o kadar yüksek fiyat ödersiniz.

VoIP sağlayıcıları, daha gelişmiş planlar için kullanıcıları nasıl ücretlendireceklerine göre değişiklik gösterecektir. Birçok platform, ücretli fiyatlandırma planı seçeneklerinde ne kadar aşağı inerseniz o kadar gelişmiş özellikler sunacaktır. Nextiva ve Telnyx gibi diğer sağlayıcılar, belirli özellikleri alakart olarak satın alma seçeneği sunar. Bu şekilde, yalnızca ihtiyacınız olan özellikler için ödeme yaparsınız.

Müşteri desteği

Önemli müşteri ve meslektaş iletişimi, VoIP aracınız aracılığıyla gerçekleşir. Yani bir şeyler ters giderse, hemen halledildiğinden emin olmak istersiniz. Bazı sağlayıcılar, günün belirli saatlerinde müşteri desteğini dışarıdan temin ederek haftanın 7 günü, günde 24 saat destek sunar. Diğer VoIP sağlayıcılarının çoğu, normal çalışma saatleri içinde telefon desteği sunar.

İhtiyaç duyduğunuzda müşteri desteğine sahip olmak hem konut hem de iş VoIP'si için son derece önemlidir. Bu nedenle, ne tür bir destek alacağınızı ve ne zaman almayı bekleyebileceğinizi bilmek kesinlikle bir zorunluluktur. Bir VoIP sağlayıcısının müşteri hizmetleri teklifinde aramanız gereken diğer bazı faktörler şunlardır:

Basitlik — Çağrıları birden fazla temsilciye yönlendirmenin yanı sıra, bir çağrı sırasında bekleme süresi, kullanıcıların olabildiğince azaltmak için aramaları gereken bir şeydir.

Canlı Temsilciler — Canlı bir temsilci, sorunları sizinle konuşmak için hazır olduklarından, aramak için ideal bir destek seçeneğidir. Bir kişiyle sohbet etmek, her iki tarafın da gerektiğinde detaylandırmasını ve açıklamasını kolaylaştıracaktır.

Self Servis Seçenekleri — Sağlam bir müşteri hizmeti teklifi, size bir temsilci ile sohbet etme yeteneğinden daha fazlasını sağlayacaktır. Buna çevrimiçi portallar, video eğitimleri, SSS'ler ve/veya diğer web tabanlı alternatifler dahildir.

Üçüncü Taraf Entegrasyonları

Bir VoIP aracının en büyük avantajlarından biri, genellikle yerleşik üçüncü taraf entegrasyonlarıyla birlikte gelmeleridir. VoIP aracınız günlük iletişiminizin merkezinde yer alması gerektiği için, sık kullandığınız araçlarla senkronize edilir. Bekleyebileceğiniz bazı entegrasyonlar şunlardır:

CRM — Birçok VoIP çözümü, telefon görüşmelerinizden gerekli verileri takip edebilmeniz için CRM aracınızla entegre olacaktır. Platform, temsilcinizi gelen arayanın profiline bağlayabildiğinden ve hatta bazen otomatik olarak o arama hakkında bilgi içeren yeni bir destek bileti oluşturduğundan, bu entegrasyon daha iyi bir müşteri deneyimine de izin verebilir.

SMS ve faks — Çoğu VoIP platformunda, doğrudan platformda yerleşik olarak bulunan SMS ve faks özellikleri bulunur. Ancak bu işlevselliğe sahip değillerse, aracınız bir üçüncü taraf SMS ve faks platformuyla entegre olmalıdır.

E-posta yazılımı — E-posta aracınızı VoIP sisteminizle senkronize ederek, e-posta ve çağrı yönetiminden yararlanabileceksiniz. Örneğin, Microsoft Outlook'u VoIP aracınızla entegre etmek, VoIP aracınızdan ses dosyalarını doğrudan e-postanıza alabileceğiniz anlamına gelir.

Bulut depolama entegrasyonları — Bir VoIP aracı, telefon kaydınızı güvende tutabilmeniz için Dropbox veya Google Cloud gibi bir bulut depolama aracıyla kolayca entegre olmalıdır. Bu şekilde dolandırıcılık ve dava gibi şeylerden korunmaya devam edebilirsiniz.

VoIP platformunuzu seçmeden önce, aracınızın bu entegrasyonlara veya ihtiyacınız olana sahip olduğundan emin olun. Ayrıca, aracınızı gerektiği gibi özelleştirebilmeniz için üçüncü taraf API entegrasyonları sağlayan VoIP yazılımına da göz atabilirsiniz.

VoIP Güvenliği

VoIP hizmeti internet üzerinden çalıştığı için belirli sistem açıklarına tabidir. Bu nedenle, verileriniz teknik olarak müdahaleye veya ihlale açıktır. Bu, müşteri verilerini korumak için güvenlik önlemleri almak için ekstra çaba sarf eden bir VoIP sağlayıcısı aramanızın hayati önem taşıdığı anlamına gelir.

Aramaların güvenliğini sağlamanın en etkili yolu, yüksek seviyeli şifrelemedir. Bu, çağrılardan gelen verileri yalnızca bir açıklama anahtarıyla kodu çözülebilen kodlanmış bir sürüme dönüştürme sürecini ifade eder.

Bir VoIP sağlayıcısındaki güçlü güvenliğin bir başka göstergesi, farklı konumlarda birden fazla veri merkezine sahip olmalarıdır. Bir veri merkezindeki birden fazla sunucu, hizmet yedekliliği ile sonuçlanır, yani bir sunucu arızalanırsa diğer sunucu devralabilir. Aynı şey veri merkezleri için de geçerli. Bir VoIP sağlayıcısının bir konum içinde birden fazla veri merkezi varsa, diğeri başarısız olursa biri devralabilir.

İşte dikkat etmeniz gereken başka şeyler:

• Veri merkezi denetimleri
• Çok faktörlü kimlik doğrulama
• Gelişmiş hesap yönetimi

VoIP sağlayıcıları, mevcut planlarının her biri için güvenlik önlemleri sunmalı ve reklamını yapmalıdır. Bir sağlayıcının paket katmanında yükseldikçe daha gelişmiş güvenlik özellikleri bekleyebilirsiniz. Çalışacağınız veri düzeyi ve hassas bilgiler için yeterli miktarda güvenlik sunan bir plan seçtiğinizden emin olun.

VoIP Çalışma Süresi

Çalışma süresi, VoIP hizmetinizin çevrimiçi ve çalışır durumda olduğu sürenin yüzdesini ifade eder. Hiçbir sağlayıcı %100 çalışma süresini garanti edemez. VoIP internet üzerinden çalıştığı için beklenmedik kesintiler kaçınılmazdır. Çoğu sağlayıcı, genellikle yaklaşık %99,9'luk bir çalışma süresi vaat edebilir.

Bu sağlam bir sayı gibi görünebilir, ancak daha önce belirttiğimiz gibi, bu ondalık sayıdan sonraki basamak sayısı, çalışma süresinde önemli bir fark gösterecektir. Örneğin, tipik olarak, %99,999 çalışma süresi, yılda 5,26 dakikalık planlanmamış kesinti süresine eşittir; %99,99'u yılda 52,56 dakikaya eşittir.

Bu sayılar arasındaki fark çok büyüktür, bu nedenle sağlayıcınızın bu son ondalık basamağa kadar yüzde kaç çalışma süresi garanti edebileceğini kontrol etmek önemlidir. Çalışma süresi yüzdesi bakım ve yükseltme sürelerini içermiyorsa, yüzdeye ek olarak daha fazla kesinti süresine bakıyor olabilirsiniz.

Hafta sonları veya mesai saatleri dışında, hizmetin genellikle ne zaman kapalı olduğunu VoIP sağlayıcınıza sormanız da önemlidir. Bu, müşterileriniz için büyük bir fark yaratabilir.

Geçiş yapmadan önce göz önünde bulundurmanız gereken bazı noktalar şunlardır:

• Bütçe — Bu, düşündüğünüz ilk şeylerden biri olmalıdır. Bir VoIP sağlayıcısına bağlanmadan önce, uygun planın bütçenize uygun olduğundan emin olun.

• Özellikler — Hangi sağlayıcıyı kullanırsanız kullanın, tam olarak ihtiyacınız olan özelliklere sahip olduğunu onaylayın.

• Güvenlik — İletişimlerinizi şifreleyecek bir hizmet seçtiğinizden emin olun.

• Ölçeklenebilirlik — İşletmenizin yakın gelecekte büyüyeceğini düşünüyorsanız, platformunuzu bunun yanında ölçeklendirmeniz önemlidir.

• Güvenilirlik — Kullanacağınız aracın size güvenilir hizmet sunmasını sağlamak istiyorsunuz. Hizmetinizin sürekli düşmesi işinize zarar verebilir.

Popüler VoIP Sağlayıcı Dağılımı

Artık bir VoIP sağlayıcısında ne arayacağınızı bildiğinize göre, piyasadaki en iyi VoIP sağlayıcılarından bazılarının ayrıntılı bir dökümünü burada bulabilirsiniz.

Nextiva

Nextiva, iş iletişimi, işbirliği ve müşteri hizmetleri sunan hepsi bir arada bir bulut platformudur. Etkileyici özellikleri arasında Nextiva, bir VoIP sisteminde bulabileceğiniz güçlü raporlama araçlarından birini sunar. Kullanıcılarına iş zekası ve ses analitiği sağlar. Kullanıcılar, çağrı konusu ve aracı gibi şeylere göre filtrelenen raporlar ve panolar oluşturabilir.

Nextiva'nın Artıları ve Eksileri

İşte Nextiva kullanıcı incelemelerinin araç hakkında söylediklerine bir göz atın.

RingCentral

RingCentral, işletmelerin müşteri ve meslektaş yazışmalarını basitleştirmesine yardımcı olmak için tasarlanmış bir bulut iletişim platformudur. Etkileyici bir telefon sistemine sahip olan platform, Finances Online'ın 2019'un En İyi Telefon Sistemi Ödülü'ne layık görüldü.

Platform, yöneticilerin işletme numaraları için 200'den fazla yerel alan kodu arasından seçim yapmasına ve ABD ve Kanada'ya sınırsız arama yapmasına olanak tanır. Ayrıca arama filtreleme, arama yönlendirme ve arama çevirme gibi belirli arama özelliklerinden de yararlanabilirsiniz.

RingCentral Artıları ve Eksileri

RingCentral kullanıcı incelemelerinin araç hakkında söylediklerine bir göz atın.

Çekirge

Grasshopper, küçük işletmeler için harika bir iş telefonu sistemidir. Müşterilerine yüksek düzeyde verimlilik sunmak için sesli posta transkripsiyon ve numara taşıma gibi özellikler sunarlar. VoIP sağlayıcısı, iletişimin olabildiğince kolay olmasını sağlamak için Gmail entegrasyonu ve iş mesajlaşması da sunar.

Çekirge Artıları ve Eksileri

Grasshopper kullanıcı incelemelerinin araç hakkında söylediklerine bir göz atın.

Beş9

Five9, müşteri deneyimini iyileştirmeye adanmış bir bulut iletişim merkezidir. Platform, müşterilerin arama deneyimini daha iyi hale getirmek için özellikler sunar. Platformun listedeki bir sonraki numarayı otomatik olarak aramasını isteyen güçlü arama sunarlar. Ayrıca, aracıları yalnızca daha önce hattı almış müşteri adaylarına bağlayan aşamalı aramadan da yararlanabilirsiniz.

Five9 Artıları ve Eksileri

İşte Five9 kullanıcı incelemelerinin araç hakkında söylediklerine bir göz atın.

yolculuk

Vonage, iletişimi daha esnek, akıllı ve kişisel hale getirmek için tasarlanmıştır. Bunu mümkün kılmak için bir dizi harika birleşik iletişim özelliği sunarlar. Özellik setleri, işbirliği, esneklik ve mobilite gibi farklı kategorilere ayrılmıştır. Çağrı çevirme, çağrı izleme, Vonage'ın panosu ve daha pek çok şeyden yararlanabilirsiniz.

Vonage'nin Artıları ve Eksileri

İşte Vonage kullanıcı incelemelerinin fiyatları ve planları hakkında söylediklerine bir göz atın.

Sonuç: VoIP ile Hata Yapamazsınız

Günün sonunda, VoIP, yol boyunca harika özellikler sunarken, iş iletişimlerinizi daha verimli ve uygun maliyetli hale getirir. Piyasada çok sayıda harika seçenek var, bu nedenle bir iş telefonu sisteminde neye ihtiyacınız olduğunun farkında olduğunuz sürece, hangi seçeneği seçerseniz seçin yanlış gidemezsiniz. Küçük bir ofis telefon sisteminde nelere dikkat etmeniz gerektiği hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, en iyi 8 seçimimize bir göz atın.