Ev Hizmeti Yönetimi için Doğru Yazılım Nasıl Seçilir?

Ev hizmeti yönetimi soruları, konumunuza ve durumunuza bağlı olarak önemli ölçüde farklılık gösterir; örneğin "Bir şirket sahibi olarak HVAC, sıhhi tesisat, mülk bakımı, çilingir, cihaz onarımı veya çöp toplama işlemlerimi optimize etmek istiyorum" veya "Sürecimi güçlendirmek istiyorum" kurumsal bir ev hizmeti yönetimi departmanı olarak akış. Burada temel ev hizmetleri yazılımının fonksiyonlarını ve amacına göre nasıl karar verileceğini anlatacağız.

Ev hizmeti yönetim yazılımı nedir?

Ev hizmeti yönetimi yazılımı, yönetim operasyonlarını optimize etmek için sağladığınız hizmetlere, müşterilerinize, yüklenicilerinize ve tesisler, konumlar ve yüklenici varlıkları gibi daha fazlasına ilişkin bilgileri merkezi olarak yöneten bir sistemdir.

Bunlar arasında bulut tabanlı sistemler, ilk kurulum maliyetlerini düşürür, her yerde bilgi paylaşmanıza olanak tanır ve sisteme göre sadece mülk ve kiracı bilgileri girilerek kolayca başlatılabilir. Her zaman en son sürüme güncellenmesi ve yeni özelliklerin otomatik olarak eklenmesi nedeniyle çekici olması gibi avantajları da vardır.

Ayrıca, ev hizmeti yönetimi yazılımı temel olarak aşağıdaki iki türe ayrılabilir.

Esas olarak çözüm ve personel yönetimiyle ilgilenen ev hizmeti şirketleri için: hizmet yönetimi operasyonlarını optimize etmeye ve sözleşme alımını artırmaya yardımcı olan özelliklerle dolu

Şirketlerle sınırlı değil, aynı zamanda tesisleri için şirket içi hizmetler almak isteyen şirketler veya bireyler için de: varlıkları etkin bir şekilde yönetmek ve kullanmak ve stratejileri güçlendirmek için eksiksiz bir özellikler seti

Ev hizmeti yönetimi yazılımını kullanmanın iki amacı vardır

Ev hizmetleri yönetimi yazılımı kabaca iki kullanım türüne ayrılabilir. Her türü uygulamanın yararlarına ve etkilerine bir göz atalım.

Ev hizmetlerini yönetme türleri

Kullanıcıları hedefleyin

Ev hizmetleri sağlama işiyle uğraşan şirketler ve yöneticiler.

Verimlilik gerektiren ana işlemler:

• Hizmetleri gerçekleştirirken evrak işleri
• Transferler gibi para yatırma ve çekme işlemlerini yönetme
• Ev hizmetlerinin genel yönetimi (onay işlemleri, ortaklarla iletişim, gelir gider raporlarının hazırlanması vb.)
• Sözleşme alımını iyileştirmeye yönelik girişimler (büyük portallarda yayınlama/güncelleme vb.)
• Ev hizmetleri yönetimine ilişkin bilgi ve sorunların bireyselleştirilmesinin önlenmesi

Uygulamanın faydaları

Sistemde kayıtlı veriler üzerinden müşteri bilgileri, eve servis sağlayıcı bilgileri gibi iletişim bilgilerinin aranıp görüntülenmesi, muhasebe defterlerinin, sözleşme belgelerinin ve faturaların otomatik olarak oluşturulması sağlanarak hataların önlenmesi ve işçilikten tasarruf sağlanabilmektedir. Bu bir gerçek haline geldi. Orcatec bu tür bir ev hizmeti yönetimi yazılımına tam anlamıyla sahiptir. Süreçlerinizi kolaylaştırarak, yeni çalışanların işe alınması ve müşteri memnuniyetini artıracak tedbirlerin formüle edilmesi gibi yüksek değerli operasyonlara odaklanabilirsiniz.

Kurumsal strateji türü

Kullanıcıları hedefleyin

Ev hizmetlerinden en iyi şekilde yararlanmak için stratejik planlamaya ihtiyaç duyan kurumsal yönetim departmanları ve yöneticileri.

Verimlilik gerektiren temel operasyonlar:

• Bireyler için ev hizmetlerinin karlılığını ve yönetimini iyileştirmek
• Müşteri memnuniyetini artırmaya yönelik girişimler
• Ekipman ve sözleşme yönetimi

Uygulamanın faydaları

Ekipman bilgileri veriye dönüştürülüp merkezi olarak yönetilebilir, bu sayede hizmet alan tüm müşteri tesislerinin durumunu gerçek zamanlı olarak anlayabilirsiniz. Sorunları çözebildiğiniz ve verileri kullanarak nesnel değerlendirmelere dayalı stratejiler oluşturabildiğiniz için, şubelerin birleştirilmesi veya kapatılması konusunda hızlı kararlar almak veya iş türü, büyüklük ve konum bakımından farklılık gösteren mağazaların karmaşık yönetimine kuşbakışı bakmak kolaydır.

Ev hizmeti yönetimi yazılımının ana işlevleri

Şimdi her yazılım türünün ana işlevlerine ve yeteneklerine bir göz atalım.

Birinci tip için yönetim yazılımının ana işlevleri:

• Sözleşme yönetimi: Müşteri (yüklenici ve garantör) bilgilerini ve hizmet sözleşmesi koşullarını merkezi olarak yönetebilir, bunları müşterilerin ve yüklenicilerin konum bilgilerine ve kişisel verilerine bağlayabilirsiniz.
• Fatura yönetimi: Sunulan hizmetler ve yenileme/iptal ücretleri için yinelenen ve tek seferlik ödemeleri yönetin. Sistemin size kayıt koşullarını otomatik olarak bildirebileceği hizmetler de vardır.
• Mevduat yönetimi: Ödemenin alındığını kontrol edebilir, ödeme sürecini onaylayabilir ve yanıtın durumunu yönetebilirsiniz. Otomasyon, çevrimiçi bankacılıkla ilgili hizmetlerin yardımıyla da mümkündür.
• Gelir ve gider yönetimi: Depozito, anahtar parası, garanti şirketlerine verilen garanti ücretleri, yönetim ücretleri gibi gelir ve giderlerinizi doğru bir şekilde yönetebilirsiniz. Ayrıca genel/bireysel uçtan uca yönetimin yanı sıra, gelir ve gider kalemlerinin kayıtlı verilere dayalı olarak grafik ve tablolar halinde özetlenerek raporlama amacıyla otomatik olarak toplanmasını sağlayan bir hizmet de bulunmaktadır.
• İletişim yönetimi: Müşteriler ve yüklenicilerle ekipman, kriz yönetimi vb. konulardaki tüm iletişimleri yönetebilirsiniz. Ayrıca, müşteriler için kolayca havale geliri ve aylık raporlar oluşturmanıza olanak tanıyan bir hizmet de bulunmaktadır.

İkinci tür kurumsal strateji için yazılımın ana işlevleri şunlardır:

• Yüklenici varlıkları ve ekipmanları hakkındaki bilgileri yönetin: Tesis konumları hakkındaki bilgilerin yanı sıra onarım geçmişi ve ev hizmetleriniz gibi ayrıntılı verileri merkezi olarak yönetebilirsiniz. Varlık bilgilerini toplamak mümkündür. Fiyatlandırma ayarlarını görüntülemek ve uzun vadeli maliyet dengesine göre onarım kararları vermek için ev hizmetlerine yönelik yazılım satın alabilirsiniz.
• Müşteri isteklerini yönetin: Sözleşme bilgilerini, bütçe uygulamasını, fatura tutarını, sözleşme talebi onay iş akışını ve daha fazlasını merkezi olarak yönetebilirsiniz. Müşteri adı, sözleşme süresi gibi hizmet sözleşmesi bilgileri her mülk için kaydedilip yönetilebildiğinden, özel eve hizmet yönetimi de yapılabilmektedir. Bir yönetim şirketine gerek duymadan müşterilerinizin ihtiyaçlarını doğrudan anlamak, tesislerinizin doluluk oranını artıracak ve ev hizmetlerinizi geliştirecek kesin önlemlerin formüle edilmesi açısından da faydalıdır.

Bakım, güvenlik ve temizlik gibi hizmetler her müşteriye farklı şekilde sağlansa bile bunun operasyonların karmaşıklığını azaltmasını bekleyebilirsiniz.

Çözüm

Evde bakım hizmetleri yazılımının temel avantajı, verileri merkezi olarak yöneterek ve her görevi çevrimiçine taşıyarak verimliliği artırabilmesidir. Orcatec uzmanlığı, temizlik sözleşmesini işe alma, sözleşme, faturalandırma, yenileme ve iptale kadar kapsamlı bir şekilde kapsayabilir.