Uzaktan Çalışırken Nasıl Daha İyi İşbirliği Yapılır?

Geçtiğimiz birkaç yıl içinde, ister evden ister yerel kafeden olsun, işçiler uzaktan çalışmayı kabul ettiler. Bu tür bir düzenlemenin gününüzü daha iyi planlama yeteneği, size sağladığı bağımsızlık ve o uzun, stresli günlük işe gidiş gelişlerin ortadan kaldırılması dahil olmak üzere açık faydaları vardır. Yine de, iş arkadaşlarınızla etkileşim eksikliği de dahil olmak üzere, işinizde sıklıkla atılımlara yol açabilecek açık olumsuz yanları da vardır. Bu özel dezavantajı azaltmak için bu kılavuz, çevrimiçi olarak nasıl daha iyi etkileşim kurabileceğiniz ve işbirliği yapabileceğiniz hakkındadır.

Aninda mesajlasma

Henüz işe özel bir anlık mesajlaşma hizmeti kullanmıyorsanız, bir tanesine yatırım yapmanın tam zamanı. Burada, ekibinizin mükemmel bir şekilde iletişim kurmasını sağlama işini gerçekleştiren Slack veya Microsoft Teams biçiminde bazı genel seçenekler vardır. Çoğu zaman, bir anlık iletiye bir e-postadan çok daha erken yanıt verilir ve ekibinizin küçük sorunları daha hızlı çözmesine yardımcı olurken aynı zamanda grup sohbetlerinde birlikte çalışır.

Çoğu anlık mesajlaşma hizmeti, ekiplerinizin sorunları hızlı bir şekilde tartışmasına veya ertesi gün için ayarlanan iş hakkında bir sabah sohbeti için buluşmasına yardımcı olabilecek bir konferans arama işlevine de sahiptir. Evden çalışmanın ekiplerinizin kendilerini izole veya yalnız hissetmelerine yol açabileceği göz önüne alındığında, bir ekip sohbeti işlevini kullanmak, yalnızca daha iyi işbirliği yapmalarına değil, aynı zamanda ofiste su soğutucusu üzerinde yapacakları gibi sohbet etmelerine ve sohbet etmelerine de yardımcı olabilir.

İşbirlikçi Belgeler

Belgeleri yönetmek, evden çalışırken personeliniz için büyük bir sorumluluktur. Bu belgeler üzerinde işbirliği yapabilmek önemlidir. Birbirinizin çalışmalarını hızlı bir şekilde gözden geçirme veya aynı belge üzerinde aynı anda çevrimiçi olarak çalışma yeteneği, çalışanlarınızın daha hızlı ve daha fazla doğrulukla çalışmasına yardımcı olabilir. Ortak belgeleri paylaşmak aynı zamanda gün boyunca personelinizin çalışmalarını nasıl izleyebileceğinizdir.

Bu hizmeti sunan, bazıları Google ve Microsoft gibi yazılım devleri tarafından sağlanan, diğerleri ise farklı iş türlerine göre daha fazla ısmarlama olan birkaç platform var. Kullanacağınız yazılımı, firmanız için genel faydasına ve önceden eğitim almadan personelinizin ne kadar kolay alıp kullanabileceğine göre seçmelisiniz.

Doküman yönetimi

Belgeler üzerinde ekip olarak birlikte çalışmanın yanı sıra, ekibinizin işlerini beceri ve çeviklikle gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere, belgelere ve kaynaklara erişmesini de isteyeceksiniz. Bu, tüm çalışmalarınızı takip etmenize ve kaynakları kolaylıkla bulmanıza yardımcı olacak bir tür belge yöneticisi kullanmak anlamına gelir. Bunu başarmak için DAM dijital varlık yönetimi platformunu kullanın, en önemli belgelerinin tümüne bulut tabanlı, ihtiyaç anında ulaşabilecekleri şekilde kolayca erişilebilir.

Farklı departmanların ihtiyaçları için bir DAM programı kullanmanın çeşitli faydaları vardır. Örneğin, önceki tüm pazarlama materyallerine erişimi olan bir pazarlama departmanı, yeni kampanyaları daha hızlı bir şekilde bir araya getirmelerine yardımcı olabilir. Finans ekipleri, önceki aylara ve yıllara ait tüm kayıt defterlerinize erişebilir. Bilgiye erişim önemlidir. Bu, çalışanlar evden çalışırken işinizin etkin bir şekilde yürütülmesi için çok önemlidir.

Sistemler

Yukarıdaki ipuçlarının tümü doğası gereği pratik olsa da ve piyasadaki doğru türde yazılımlarla çalışmanıza güvense de, personelinizin çevrimiçi olarak daha etkin çalışmasına yardımcı olmak için uygulayabileceğiniz sistemler de vardır. Bunlar arasında herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için günlük toplantılar ve personelinizin birbirini tanımasına yardımcı olacak bire bir ara odaları veya kahve randevuları ve haftada bir veya az.

Bunlar gayri resmi olarak kalabilir, ancak personelinizle düzenli toplantılar planlamanız ve gün içinde tüm personelinizin yapması gereken - iş veya hafta sonu etkinlikleri hakkında - birbirleriyle konuşmaları gereken anları teşvik etmek sizin için daha yararlı olabilir. Bu sohbetler yeni fikirlerin filizlenmesine, hayal kırıklıklarına yol açabilir ve ekibinizin performansı hakkında geri bildirim sağlamak için faydalı bir platform olabilir.

Teşvikler

Çalışanlar ofisteyken, genellikle iki kez, genellikle 9-5 arasında masalarında olmaları beklenir. Bu, bir işçinin teknik olarak o gün için işini bitirmiş olsa bile, olağan mesai saatine kadar ofis koltuğunda kalmaya mecbur hissedeceği anlamına gelir. Uzaktan çalışmanın faydalarından biri de, personelinizin ofiste bulunma baskısını hissetmeden erken mesai yapabilmesidir; bu da daha sıkı ve daha hızlı çalışmayı teşvik etmenin harika bir yoludur.

Mümkünse, çalışanlarınız için günlük hedefler belirleyen bir şirket politikası uygulayın. Bu hedeflere ulaşırlarsa, çalışanlarınızın günün geri kalanında izin almalarına izin vermelisiniz. Bu genellikle işçilerin planlanan mesai saatinden yarım saat kadar önce işinin bittiği anlamına gelir, ancak onlara burada sağladığınız esneklik personel, özellikle de evde bakması gereken aileleri olanlar tarafından takdir edilecek ve takdir edilecektir.

Yönetim Teknikleri

Evden bir takımı yönetirken, kendinizi denizde hissetmek doğaldır. Bugüne kadar yönetim hakkında öğrendikleriniz, yüz yüze toplantılar ve bir ofis ortamında birlikte çalışırken personelinizden en iyi şekilde yararlanma hakkında olacaktır. Son iki yılda birçok yöneticinin paylaştığı gibi, çevrimiçi alanda insanları yönetmek için tekniğinizi değiştirmek göz korkutucu gelebilir.

Yine de ekipleri evden etkili bir şekilde yönetmek kesinlikle mümkün. Tek yapmanız gereken tekniğinizi uyarlamanız, yaklaşımınızı ince ayar yaparak çalışanlarınızı motive edebilmeniz, ofisinizde onlarla buluşmadan performansları hakkında geri bildirim sağlamanız. Ekipleri uzaktan yönetme yaklaşımınıza nasıl ince ayar yapabileceğinizi öğrenmek için uzun süredir uzak bir ortamda ekiplerle ilgilenen yöneticiler tarafından sağlanan bazı ipuçlarını çevrimiçi olarak okuyun.

İşte karşınızda: Ekibinizin evden çalışırken işbirliği içinde çalışmasına yardımcı olacak bazı önemli ipuçları.