Org Diyagramı Nasıl Çizilir?

Giriş Parçası:

Bir organizasyon şeması veya genel olarak bir organizasyon şeması, belirli bir varlık içindeki rollere, sorumluluklara ve bireysel ilişkilere göre farklı çalışanları ve başkanları özetleyen bir şirketin iç yapısının hiyerarşik bir örneğidir. Ayrıntılı bir organizasyon şemasında, çalışanları ve ilgili rollerini kutularla temsil ederiz ve bazen organizasyon şemasının söz konusu departmanla ilgili tüm bilgileri aktardığından emin olmak için fotoğrafları ve diğer iletişim bilgilerini de kullanırız.

En sık kullanılan kuruluş şemalarından bazıları şunlardır:

• Hiyerarşik organizasyon yapısı
• fonksiyonel organizasyon şeması
• Yatay kuruluş şeması
• Matris kuruluş şeması yapısı
• Ağ kuruluş şeması yapısı
• Ve dahası

Gördüğünüz gibi, bir kuruluş şeması diyagramı çizmeyi planlarken seçebileceğiniz farklı yapılar vardır ve bir kuruluş şeması çizmek için daha geleneksel bir rota izlersek işler karmaşık hale gelir.

Çoğu kuruluş, kolayca kuruluş şemaları oluşturmak için EdrawMax gibi bir kuruluş şeması yazılımı kullanır. Bir organizasyon şeması yazılımı kullanmanın faydalarından bazıları şunlardır:

• Tüm yapıyı tehlikeye atmadan çalışanların ayrıntılarını değiştirmeye yardımcı olur.
• Organizasyon şemasının öne çıkmasını sağlamak için resimler, simgeler ve diğer grafik öğeleri ekleyin.
• Bir kuruluş şeması yazılımı, içeriğin yeni ekip üyeleri veya paydaşlarla paylaşılmasını kolaylaştırır.
• Organizasyon şeması yazılımının yardımıyla çalışanlar veya ekip üyeleri, biçimlendirme konusunda endişelenmeden tüm ekip liderlerini kolayca belirleyebilir.
• Bir kuruluş şeması yazılımı, sanal ekip üyelerinin kuruluş şemasını buna göre kolayca kontrol edip güncelleyebilmesi için uzaktan işbirliği yapmanın harika bir yoludur.

Organizasyon Şemasının Önemi

Bir iş kuruluş şeması, bir kuruluş içindeki insanları birbirine bağlar. Bir kuruluş şeması oluşturmanın, büyüyen bir şirket veya herkesin bilgi paylaştığı daha işbirlikçi bir kültür geliştirmek isteyen kuruluşlar için ideal bir çözüm olduğu kanıtlanmıştır. Bir kuruluş şeması oluşturmanın faydalarından bazıları şunlardır:

• Organizasyon şemalarının yardımıyla, yeni çalışanlar ofiste yollarını görsel olarak daha çekici bir şekilde anladığından, yeni işe alımın işe alınmasına yardımcı olur.
• Bir ekip uzaktan çalışıyorsa, kuruluş şemalarını kontrol ederek meslektaşları, ekip üyeleri ve liderler hakkındaki bilgileri bilir.
• Onlarla bir organizasyon şeması paylaştığımızda, çalışanların genel üretkenliği artar.
• Organizasyon şemaları ile, departmanı hakkında bilgi toplamak isteyen bir çalışan, farklı departmanların ekip üyelerine gitmeyecektir.
• Organizasyon şemaları, tüm çalışanlar için net bir raporlama yapısı oluşturmaya yardımcı olur. Aynı zamanda, belirli bir organizasyonda işin nasıl yürütüldüğüne dair bir yol haritası oluşturulmasına yardımcı olur.

Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur

Bir organizasyon şeması oluştururken, üç önemli unsuru anlamanız gerekir:

• Departman : Bir organizasyonun, işin eşit şekilde koordine edilmesini sağlamak için süreci nasıl yapılandırdığını ifade eder.
• Kontrol Alanı: Bir organizasyon şemasında, bir kontrol alanı, belirli bir departman veya yapıdaki üst düzey bir üyeye rapor veren kişi veya çalışan sayısını gösterir.
• Komuta Zinciri : Bir organizasyon şemasında, bir emir komuta zinciri genellikle çalışanların ve şirketin iyileştirilmesi için önemli kararlar alma veya verme yetkisine sahip birini ifade eder.

Artık bir organizasyon şemasındaki tüm önemli unsurları uygulamak için bir proje yöneticisi veya bir iş geliştiricisi, EdrawMax gibi bir organizasyon şeması yazılımına ihtiyaç duyacaktır. Bu ücretsiz organizasyon şeması yazılımıyla, farklı departman başkanları kolayca çalışabilir ve birbirleriyle bağlantı kurabilecekleri birden fazla organizasyon şeması oluşturabilir. Ücretsiz yazılım kullanarak bir organizasyon şeması oluşturmak için aşağıda belirtilen adımları izleyin:

• İndirme ve Başlatma : Bir departman başkanının veya çalışanın yapması gereken ilk adım, işletim sistemine göre organizasyon şeması yazılımını indirmektir. Bazı araçlar platforma bağlıdır ve macOS veya Linux'ta bunlara erişilemez. Bu nedenle, kuruluş şemasını tasarlamaya başlarken uygun araştırmayı yapın. Ücretsiz organizasyon şemasını sisteminize indirdikten sonra, panonun ortasında şema türleri, sağda yerleşik şablonlar ve solda bir veri içe/dışa aktarma seçeneği bulacaksınız. Bu ücretsiz kuruluş şeması yazılımında, 'Temel' diyagram türü altındaki 'Organizasyon Şeması'na tıklayın. 'Kuruluş Şeması (Otomatik),' 'Kuruluş Şeması (Manuel)' ve 'Aile Ağacı'nı göreceksiniz. İlgili bir diyagram türüne tıkladığınızda, başlamanıza yardımcı olacak yerleşik şablonlar göreceksiniz.

• Şablonlara Erişim : Bu ücretsiz kuruluş şeması aracında, önceden oluşturulmuş kuruluş şeması şablonlarına panodan erişebilir veya kullanıcı tarafından oluşturulan veya grafik şablonlarını kontrol etmek için 'Şablon' bölümüne gidebilirsiniz. Bu aracın şablon topluluğunda BT Organizasyon şemaları, İK Organizasyon şemaları, Kişisel Organizasyon Şeması, Şirket Organizasyon Şeması, Satış Organizasyon şemaları, Şehir Organizasyon Şeması, Hastane Organizasyon Şemaları ve daha fazlası gibi organizasyon şeması şablonları bulacaksınız. Kayıtlı bir kullanıcı olarak, kullanıcı tarafından oluşturulan bu şablonları çoğaltabilir ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz. İçe aktarma seçeneği ile ayrıca çalışanların resimlerini içe aktarabilir ve mevcut içerikle değiştirebilirsiniz.

• Sıfırdan Yarat : Bir yönetici sıfırdan bir kuruluş şeması oluşturmak istiyorsa, 'Org Şeması (Otomatik)' veya 'Org Şeması (Manuel)' üzerine tıklayın ve ardından Boş Çizim ile başlamak için '+' üzerine tıklayın. Organizasyon Şemasını (Otomatik) seçerseniz, sistem size üç çalışanı Resimleri, İsimleri, Unvanları ve Departmanlarıyla birlikte gösterecektir. Verileri buraya eklemeye başlayabilir ve yapay görüntüyü ekip üyelerinizin gerçek resmiyle değiştirebilirsiniz. Bu ücretsiz organizasyon şeması yazılımı, farklı çalışanları otomatik olarak ekler ve tek bir ağaçtaki yapıyı değiştirmenize olanak tanır.

• Manuel Ekleme : Organizasyon Şemasını (Manuel) seçerseniz, solda boş bir tuval ve Organizasyon şeması sembolleri/öğeleri göreceksiniz. Onları gerektiği gibi ve gerektiği yere yerleştirmeye başlayın. Bağlantı aracı özelliği ile sadece bir tıklamayla farklı ekip üyeleri ekleyebilirsiniz.

• Dışa Aktar ve Paylaş : Kuruluş şemasından tamamen memnun kaldığınızda, onu ekip üyelerinizle, yeni çalışanlarınızla ve hatta paydaşlarınızla paylaşabilirsiniz. Bu ücretsiz kuruluş şeması yazılımı, kuruluş şemanızı paylaşmanız için size birçok yol sunar. Yeni başlayanlar için, kuruluş şemasını JPEG, PNG, HTML, Docs, EDDX, VSDX ve daha fazlası gibi farklı biçimlerde dışa aktarabilirsiniz. Ayrıca, bu organizasyon şeması aracıyla, organizasyon şemasını gömebilir ve web sitenize ekleyebilir veya içeriği ekibinize postalayabilirsiniz. Hatta kuruluş şeması şablon topluluğuna yayınlanabilir ve daha sonraki aşamalarda yeni veri ve bilgilerle özelleştirmek için ona erişilebilir.

Son düşünceler

Bir organizasyon şeması oluştururken, bunun en önemli unsuru olan insanları göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun! Nihayetinde kuruluşlar için bir organizasyon şeması oluşturulur, ancak bundan en çok çalışanlar ve paydaşlar yararlanır. Ayrıntılı bir organizasyon şeması üzerinde çalışırken, doğru bilgileri doğru bir şekilde eklediğinizden emin olun. Ek olarak, yeni çalışanın diğer çalışanların adını hatırlamasına yardımcı olacağından resim veya resim eklemeyi unutmayın. Düzenli olarak kuruluş şemaları üzerinde çalışmayı planlıyorsanız, ücretsiz şablonlar, semboller, özelleştirme ve paylaşım seçenekleriyle birlikte gelen ve karmaşık kuruluş şemalarını kolayca oluşturmaya yardımcı olan birden fazla çevrimiçi kaynak sunan EdrawMax gibi kuruluş şeması yazılımlarını kullanmaya başlayabilirsiniz.