Ödenmemiş Faturalar Nasıl Etkili Bir Şekilde Tahsil Edilir: Küçük İşletme Sahipleri için En İyi Uygulamalar

Küçük işletme sahipleri, karlılıklarını artırmak için sürekli stratejiler arıyorlar. Bunu başarmak için bir yaklaşım, vadesi geçmiş faturaları mümkün olan en kısa sürede tahsil etmektir. Ancak, çok fazla koleksiyon uzmanlığı olmayan işletme sahipleri için zor olabilir.

Ayrıca, çoğu küçük işletme sahibi, vadesi geçmiş faturaları izlemeyi ve henüz ödeme yapmamış müşterilerle hızlı bir şekilde iletişim kurmayı daha zor hale getiren bir tahsilat bölümünden yoksundur.

Makale, küçük işletme sahiplerine yardımcı olmak için fatura toplamaya yönelik bazı en iyi uygulamaları tartışacaktır .

1. Bir Sözleşme Alın

Doğrudan işe dalmak cazip gelse de, bir anlaşmayı imzalamadan önce yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmeniz olmalıdır. Bu da iyi bir ticari anlam ifade ediyor.

Sağlamayı kabul ettiğiniz hizmetler ve ödeme alacağınız koşulların yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmede olması gerekir . Sadece “Bunu yapacağım” ve “o zaman şunu yapacaksın” bile olsa, herhangi bir şeyi yazılı hale getirmek, hiçbir şey yapmamaktan daha iyidir.

Böyle bir sözleşme hazırlarken, işinize aşina bir hukuk uzmanıyla çalışmanız idealdir.

2. Müşterilerin Ne Kadar Ciddi Olduğunuzu Bilmesini Sağlayın

Müşterileriniz olmadan hayatta kalamazsınız, ancak ödeme gecikmelerini düzenli olarak gözden kaçırırsanız itibarınızı zedeler, güvenilirliğinizi kaybedersiniz ve para kaybedersiniz. Böylece müşterilerinize faizsiz finansman sunmuş olursunuz.

İçinde olmak istediğiniz iş buysa, peşinden gitmelisiniz. Ancak büyük olasılıkla durum böyle değil, bu nedenle ödenmemiş faturaları takip etmek ve gerekirse müşterilere sizinle iş yaparken ödeme koşullarını ve kabul ettikleri sözleşmeyi hatırlatmak için bir prosedür geliştirmek isteyeceksiniz.

3. Sorunu Tanımlayın

Amacınız, bir müşterinin neden paranızı alıkoyduğunu ve onu nasıl geri alabileceğinizi belirlemektir. Belki müvekkiliniz unutmuş, zor bir an yaşamış veya idari görevlerden bunalmış olabilir.

Sorunun kaynağını belirlediğinizde, siz ve müşteri, adil ödeme koşulları içeren bir çözüm üretebilirsiniz.

Bir müşteri zor zamanlardan geçiyorsa, ayağa kalkma olasılığının ne kadar olduğunu ve ne kadar parayı geri almayı bekleyebileceğinizi bulmanız gerekebilir. Örneğin, kontrolleri dışındaki faktörler nedeniyle ödeme yapamıyorlar mı?

Zamanında ödeme almanın "nasıl" olduğu, alacak hesaplarıyla açık bir iletişim kanalı oluşturduktan ve "neden"i daha iyi anladığınızda ortaya çıkacaktır.

Ödeme gecikmesi, tamamlanmamış proje teslimatları gibi kuruluşunuzdaki ek sorunlar konusunda sizi uyarabilir. Kırmızı bayrakları ortaya çıkarırsanız, müşterinin tutmaya değer olup olmadığını belirlemenize de yardımcı olabilir.

4. Er, Sonradan Daha İyidir

Tahsilat alanındaki herhangi biri size ödeme döngüsünde ne kadar erken aktif olursanız, paranızın bir kısmını veya tamamını geri alma olasılığınız o kadar yüksek olduğunu söyleyecektir.

Genellikle işler beklenenden daha da kötüleşir çünkü birkaç hafta beklersiniz, başka şeyler tarafından dikkatiniz dağılır, daha erken takip etmediğiniz için aptal hissedersiniz ve ardından birkaç hafta daha beklersiniz.

Başlamadan önce bu kısır döngüye bir son verin. Bir borcu başarılı bir şekilde geri alma olasılığını artırmanın bir yolu, döngünün başlangıcından itibaren sistematik takip yapmaktır.

5. Haklarınızı Bilin

Alacak hesapları veya borç tahsilatı konusunda herhangi bir eğitim almadıysanız, fatura toplama konusunda karanlıkta tökezliyor olabilirsiniz.

Haklarınızı ve olası başvurularınızı ne kadar erken öğrenirseniz, o kadar iyi durumda olursunuz. Yalnızca neler yapabileceğiniz ve yapamayacağınız hakkında bilgi edinmekle kalmayacak, aynı zamanda müşterilerle başa çıkma konusunda kendinize güven kazanacaksınız.

Örneğin, borç kurtarma çabalarınızdan kaçınan birinin sosyal güvenlik numarasını yasal olarak arayabileceğinizi biliyor muydunuz?

6. Daha Azı İçin Anlaşmak İçin Bir Anlaşma Yapın

Bir müşterinin size 20.000 dolar borcu olduğunu ve 120 gün geciktiğini varsayalım. Son dört aydır, umutsuz görünen bir borcu tahsil etmeye çalışıyorsunuz. Bir borcu silmeden önce her zaman müşteriyle azaltılmış bir uzlaşma tutarı üzerinde pazarlık etmeye çalışın.

Geç ödeme sizi strese soksa da müşteriyi daha da strese soktuğundan emin olabilirsiniz. Muhtemelen uykularını kaçırıyorlardır.

Onlara yaklaşır ve almaya hazır olduğunuzu söylerseniz, kitaplarından 5.000 dolar almak için can atabilirler. Ve bunu zaten umutsuz olarak yazdığın için, cebinde fazladan 5.000 dolar var.

7. Sakin Kalın

Hizmetlerinizi alan ancak ödemeyi geciktiren bir müşteriye üzülmek yalnızca insanidir.

Ancak derin bir nefes almalı ve soğukkanlılığınızı korumalısınız. Öfke, başarılı bir borç tahsilatı olasılığını azaltacaktır. Müşteri öfkenizi hissedecek, kişisel olarak alacak ve sizinle işbirliği yapmayı reddedecek.

Ruh haliniz, müşteriyle nasıl ilgilendiğinizi ve onların sizinle nasıl ilgilendiğini büyük ölçüde etkiler. Her aramayı harika bir günün ilk araması gibi değerlendirin. Son görüşmede sinirlendiyseniz, sakinleşmek için kendinize biraz zaman verin ve ardından tekrar deneyin.

Müşteri, ayarladığınız tona tepki verecektir. İyimser tavrınız müşteriye yansıyacak ve daha işbirlikçi bir yanıta yol açacaktır.

Borç tahsilatında sebat çok önemli olsa da, takip etmekle rahatsız etmek arasında dar bir çizgi vardır:

• Müşterileri taciz etmek, 60 gün boyunca her sabah onları aramak ve onlara bağırmak olurdu.
• Kalıcı bir yaklaşım, müşterileri yedi ila on günde bir aramayı ve borçlarını ödemeye başlamalarına yardımcı olmak için onlara çeşitli ödeme planları sağlamayı içerir.

8. Her Şeyi Kaydedin

Müşterilerden paranızı geri almaya çalışırken belgeler en önemli şeylerden biridir. Borç bir davaya yol açarsa, başvurulacak kayıtların olması oldukça yardımcı olacaktır.

• Bir müşteriyle telefonda her konuştuğunuzda konuşmayı kaydedin ve notlar yazın.
• Posta yoluyla gönderdiğiniz her mektubu doğrulayın ve kopyalayın.
• Ofislerine veya evlerine yapılan müşteri ziyaretlerinizi takip edin.

9. Ekibinizdeki Herkesi Aynı Sayfaya Getirin

Tahsilat süreci , özellikle satışlar olmak üzere, müşteriye yönelik tüm departmanlardan gelen girdilere dayanır. Birçok firma, yükümlülüğün sadece finans ekibine düştüğüne inandıkları için, tahsilat süreçlerine satış elemanlarını dahil etmemektedir.

Ancak, üçüncü bir hatırlatmadan sonra hala ödeme almakta sorun yaşıyorsanız, yanıt satış ekibinizde olabilir.

Müşterinin mali yönetiminin kötü olduğunu varsayabilirsiniz , ancak satış ekibiniz aksini biliyor olabilir. Bekleyen bir şikayet veya ürün veya hizmetle ilgili öngörülemeyen bir sorun olabilir.

Son düşünceler

Fatura tahsilatı yorucu bir süreçtir. Bazı durumlarda, çok yumuşak olduğunuzu hissedebilirsiniz ve diğerlerinde, çok sert olduğunuzdan endişelenebilirsiniz.

Amaç, müşterilerin sizi ciddiye alması ve zamanı geldiğinde size geri ödeme yapması için iki uç arasında bir denge kurmaktır.

Bazen, kötü borcu silmek zorunda kalacaksınız, ancak yukarıda belirtilen yönergelere bağlı kalırsanız, bir miktar iyileşme görmelisiniz. Makalenin, fatura tahsilatı hakkında daha fazla bilgi edinmenize yardımcı olacağını umuyoruz.