Belgelerinizi nasıl güvenli ve düzenli tutabilirsiniz?

Teknolojiyle ilgili en güzel şey, çalışmayı çok daha kolay hale getirmesidir. Birkaç saat masanızda oturabilir ve çok fazla işin üstesinden gelebilirsiniz. Bunun tek dezavantajı, ayda yüzlerce belge üretme eğiliminde olmanızdır. Bu, yılda, bazıları son derece önemli olan, diğerleri o kadar hayati olmayan binlerce belge anlamına gelir.

Sonuç olarak, tüm bu belgeleri saklamanın yollarını bulmanız gereken bir konumdasınız. Güvenli kalmaları gerekir, ancak erişmeniz kolay olmalıdır. Bunları olabildiğince düzenli tutmanız da yardımcı olur, bu da bilgi bulmayı çok daha basit hale getirir.

Neyse ki, bu bilmeceye birçok olası çözümün olduğu teknoloji çağında yaşıyoruz. Belgelerinizi güvenli ve düzenli tutmak istiyorsanız, işte birkaç fikir:

Şifreli Masaüstü Depolama

İlk fikir, bilgisayarınız tarafından sağlanan depolama sistemini kullanmaktır. Her bilgisayarın sabit sürücü veya SSD şeklinde dahili depolama alanı vardır. Belgelerinizi burada saklamanın avantajı, erişmenizin hızlı ve kolay olmasıdır. Sadece bilgisayarı açın ve ihtiyacınız olanı elde etmek için dosya yöneticisi uygulamanızı kullanın. Belirli belgeler için ayrı klasörler oluşturabilirsiniz, bu da işleri düzenlemenize çok yardımcı olur.

Bu seçeneğin dezavantajı, belgelerinizin ne kadar iyi korunduğu açısından muhtemelen en az güvenli olanlardan biri olmasıdır. Ancak, dosyalarınızı şifreleyerek ekstra koruma sağlamanın akıllı bir yolu var. Şifreleme eklemek, birisine yetki vermediğiniz sürece verilerinize erişilemeyeceği veya okunamayacağı anlamına gelir. Bu oldukça basit bir işlemdir ve herhangi birinin bilgisayarınıza giriş yapmasını ve dosyalarınıza erişmesini engeller. Çocuklarınız varsa veya bir bilgisayarı başka biriyle paylaşıyorsanız, bu gerçek bir endişe kaynağıdır.

Taşınabilir Depolama Aygıtları

Masaüstü depolamanın önemli bir dezavantajı, onu hiçbir yere götürememenizdir. Tüm belgeleriniz tek bir cihazda kalır ve yalnızca o cihazda oturum açtığınızda erişilebilir. Bilgisayarınızın kullanışlı olmaması durumunda bu bir sorun teşkil eder. Örneğin, birisiyle bir toplantınız olabilir, ancak masaüstü bilgisayarınızı getiremezsiniz. Yani, göndermek istediğiniz tüm belgeler sıkışmış.

Taşınabilir depolama cihazları, bu özel soruna bir çözüm sunar. USB çubukları, taşınabilir sabit sürücüleri ve hatta hafıza kartlarını kullanabilirsiniz. Buradan belgeleri bu cihazlara taşıyabilir ve güvenli bir şekilde saklayabilirsiniz. Belgeleri taşınabilir bir aygıta kaydederken bilgisayarınızı her zaman bir güç kaynağına bağlı tuttuğunuzdan emin olun. Niye ya? Çünkü bilgisayarınız aniden kapanırsa verileri bozabilirsiniz. Yine, onlara ekstra güvenlik sağlamak için taşınabilir cihazlarınızdaki verileri şifreleyebilirsiniz. Veya bir adım daha ileri gidebilir ve cihazınızı bir şifre ile koruyabilirsiniz.

Genel olarak, taşınabilir depolama cihazlarının faydaları, size aynı güvenlik ve masaüstü depolama düzenini sağlamalarıdır, ancak belgelerinizi yanınızda taşıyabilirsiniz. Tek dezavantajı, depolama cihazınızı kaybederseniz önemli belgeleri kolayca kaybedebilmenizdir. Bu nedenle belgelerinizi birden fazla depolama platformunda tutmanız her zaman önemlidir.

Fiziksel Sunucu

Resim: Sıçramayı kaldır

Ardından, belgelerinizi fiziksel bir sunucuya kaydedebilirsiniz. Şimdi, bu seçenek genellikle sunucu odası olan işletmeler için ayrılmıştır. Özünde, ofisinizde tüm bilgisayarların bağlı olduğu gerçek bir sunucunuz var. Belgeleri her cihaza kaydetmek yerine sunucuya kaydedilir. Bu sayede gerektiğinde ofisteki diğer kişiler de belgelere erişebilir. Belge bulmak, birine göndermek vb. için zaman harcamak zorunda kalmadığınız için üretkenlik sorunlarına gerçekten yardımcı olabilir.

Sunucular, bir masaüstü bilgisayar veya taşınabilir aygıttan çok daha iyi güvenlik özelliklerine sahip olduğundan, bu en güvenli seçeneklerden biri olarak kabul edilir. Ayrıca, farklı bilgisayarlar kullanmanıza ve tüm belgelerinize erişmenize olanak tanır. Bariz dezavantajı, bir sunucu satın alma ve kurma maliyetidir.

Bulut depolama

Bulut depolama belki de en güvenli ve eksiksiz depolama seçeneğidir. Belgelerinizi fiziksel bir sunucuda depolamak yerine sanal bir sunucuda depolarsınız. Bunun en büyük avantajı, dünyanın neresinde olursanız olun, belgelere herhangi bir cihazdan erişebilmenizdir. İnternet bağlantınız ve verilere erişim izniniz olduğu sürece, onu alabilirsiniz. Her zaman hareket halindeyseniz veya çalışırken birden fazla cihaz kullanıyorsanız, bu inanılmaz derecede yararlıdır.

Bulut depolama, bireye çok daha özel olabilir. Taşınabilir bir sabit sürücü ile her zaman aynı türden şeyler elde edersiniz. Belgeleri üzerinde saklamanızı sağlayan bir cihazdır. Bulut depolama, belirli kişilere veya işletmelere uyacak şekilde kolayca özelleştirilebilir. Bu, bulutta bir hukuk firması belge yönetim sistemine veya pazarlama ajansları için tasarlanmış bir sisteme, hatta sağlık işletmeleri için bir sisteme sahip olabileceğiniz anlamına gelir. Eklenen özelleştirme katmanı, dosyaları düzenlemenizi ve işleri güvende tutmanızı çok daha kolaylaştırır. Bazı endüstrilerin veri güvenliği ve koruması için özel gereksinimleri vardır. Bu nedenle, özelleştirilmiş bir bulut platformu, sektörünüzün gereksinimlerini karşılamanızı sağlayabilir.

Belgeleri Saklamanın En İyi Yolu Nedir?

Farklı seçeneklere baktıktan sonra, en iyi yaklaşımın yöntemlerin bir kombinasyonu olduğu açıktır. Belgelerinizi her zaman farklı yerlerde saklayarak yedeklemelisiniz. Bu, masaüstünüze kaydedilmiş kayıtlarınız olduğu anlamına gelebilir, ancak bunlar aynı zamanda bulutta da yedeklenir. Bu bir bakıma belgelerinizi kaybetme riskini en aza indirdiğiniz için daha güvenli hale getirir. Bu senaryoda, bilgisayarınız bozulursa ve tüm belgelerinizi kaybederseniz, bunlar bulutta kalmaya devam eder.

Belgelerinizi Nasıl Düzenleyebilirsiniz?

Belgelerinizi nasıl saklayacağınızı gördünüz, şimdi onları düzenlemeye ne dersiniz? Bir kilit noktaya daha önce değinildi: klasörler.

Hangi depolama yöntemini seçerseniz seçin, farklı belgeler için klasörler oluşturduğunuzdan emin olun. Bu, alakasız şeyleri birbirinden ayırmanın en kolay yoludur. Örneğin, finansal belgeler için bir klasörünüz ve notlar için bir klasörünüz olsun. Bir banka ekstresi bulmanız gerekiyorsa, tüm notlarınız arasında gezinmek yerine doğrudan mali belgeler klasörüne gidebilirsiniz.

İkinci ipucu, belgelerinizi adlandırırken dikkatli olmaktır. Onlara eski bir isim vermeyin, onları doğru şekilde etiketlediğinizden emin olun. Bu şekilde, belgeleri kolaylıkla arayabilirsiniz. Klasörde tek tek gezinmek yerine, bir arama işlevi kullanabilir ve bazı anahtar sözcükler girebilirsiniz. Önceki örneğe dönersek, bir banka ekstresi indirdiğinizde rastgele bir ada sahip olabilir. Ancak buna 'BankStatementJune2020' adını verirseniz, onu arayabilirsiniz. Sadece 'Haziran banka ekstresi' yazın ve göreceğiniz tek sonuçlardan biri olacaktır. Birkaç dakika süren bu arama yerine saniyeler sürüyor!

Bu notta, bu kılavuzun sonuna geldiniz. Bu noktada dijital belgelerinizi saklamak için en iyi seçenekleri bilmelisiniz. Şimdi, bu sadece sizin için en uygun olan seçenekleri seçme durumudur. Verilerinizi yedekleyebilmek için en az iki tane kullanmayı unutmayın. Belgelerinizin sizin için düzenli ve kolay bulunmasını sağlamak için yukarıdaki basit ipuçlarını izleyin.

Bu konuda herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin veya tartışmayı Twitter veya Facebook'a taşıyın.

Editörün Önerileri:

• Bu AR aracı, gerçek dünyadan öğeleri kopyalayabilir ve bunları dijital belgelere yapıştırabilir
• PDF'yi zahmetsizce Microsoft Word belgesine dönüştürme
• API tasarımı nasıl belgelenir
• Belge depolama ve paylaşım hizmeti Evernote'tan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır