Arka Ofis Süreçlerinizi İpek Gibi Pürüzsüz Hale Getirme

İşletmeleri aşağı çeken modası geçmiş süreçleri ve prosedürleri değerlendirmek ve atmak için belki de daha iyi bir zaman olmamıştı. COVID-19 salgını çok fazla kayıp getirdi, ancak aynı zamanda çok çeşitli işverenlerin günlük operasyonlarda donanımdan sıfırlama yapmasına izin verdi.

Geleneksel ofis ortamının yaklaşan ölümü muhtemelen abartılmış olsa da, verimsizliklerin ortadan kaldırılması en büyük öncelik olmalıdır.

Birçokları için bu, olumlu, iş için canlandırıcı bir sonucu temsil edebilir. Tabii ki, otomasyona yönelik eğilim onlarca yıldır devam ediyor. İşletmeler, rutin görevleri yerine getirmek için bordro yazılımından belge yönetim sistemlerine kadar her şeye giderek daha fazla güveniyor. Ancak bu yıl, pandeminin tetiklediği uzaktan çalışmadaki artış, üretkenliğin önündeki gereksiz engelleri ortaya çıkarmak için bir şans sunuyor.

Arka ofis süreçlerinizin müşterilerinize, çalışanlarınıza ve yönetiminize nasıl yardımcı olduğunu veya engellediğini değerlendirirken, hafif davranmaya özen gösterin. Geçen yıl pek çok insan işini kaybetti ve korkmayanların çoğu da kaybedeceklerinden korkmadı. Arka ofis prosedürlerini düzene sokmaya çalışırken, çalışanlara hala yapılacak çok iş olduğuna dair güvence vermek için özen gösterin. Amacınız, personelinizin daha önemli görevlere yönelebilmesi için angaryayı azaltmaktır.

Çalışanlarınızın en yüksek değere sahip işlerini yapmalarına yardımcı olmanın yollarını düşünürken, arka ofis süreçlerini iyileştirmenin şu beş yolunu göz önünde bulundurun:

1. Kağıt Kovalamacasını Ortadan Kaldırın

Milyonlarca çalışanın ofis ortamını boşaltıp evden çalışmaya başlamasının ardından gerekli imzaları toplamak giderek zorlaştı. Rutin bir imza için bitişik bir ofise gidememek, yıllarca gizlenmiş olabilecek bir operasyonel verimsizliğin altını çizdi. Herhangi bir iş yerine girmeye isteksiz olan virüse karşı temkinli müşterileri ekleyin ve modernizasyon ihtiyacı acil hale geldi.

Neyse ki, işletmenizin hızla uygulayabileceği birkaç güvenli e-imza çözümü var. Bakılacak en popüler hizmetlerden bazıları DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign ve Güvenli İmzalamadır. Bu tür tekliflerin maliyetleri ve özellikleri değişiklik gösterir, ancak gizli materyalleri güvende tutmak için hepsine güvenilebilir. Paketleri fiyatlandırırken, masrafları (ve gecikmeleri) maliyetle karşılaştırın, işletmenizin şehirdeki evrak işlerini bir araya getirin.

2. İşe Alma Sürecini Hızlandırın

Verimsiz bir işe alım sürecine birkaç faktör katkıda bulunabilir. En yaygın olanlardan birkaçı, kötü yazılmış iş tanımları yayınlamak, çok fazla adayla görüşme yapmak ve karar vermenin çok uzun sürmesini içerir. Birden fazla, uzun mülakatlara katılmakla görevlendirilen ekip üyeleri, bu süreyi birincil işlerini yapmak için kullanamazlar.

CareerBuilder, Monster ve diğer iş arama web siteleri artık iyi yazılmış iş tanımlarını ve anahtar kelimeleri yalnızca nitelikli kullanıcı profilleriyle eşleştiren hedefli arama hizmetleri sunmaktadır. Kalifiye olmayan adaylar engellenebilir veya filtrelenebilir. Adayları ihtiyaçlarınıza göre tarayan bir arama sürecine yatırım yaparak, işletmeniz daha yüksek kaliteli bir başvuru havuzu çekebilir.

Çoğu zaman, doldurmayı umduğunuz iş için en iyi kişi iş aramıyor bile. Hedefli bir kampanya kullanarak, yine de onları bilgilendirebilir ve muhtemelen ilgi uyandırabilirsiniz. Arama yapsalar da aramasalar da doğru adayları hedeflemek, İK süreçlerinizi önemli ölçüde kolaylaştıracaktır.

3. Satışları Artırırken Envanterinizi Azaltın

E-ticaret katlanarak büyümeye devam ediyor, ancak fiziksel perakende için de her zaman bir yer olacağına dair güçlü kanıtlar var. Perakendecilerin sadece insanların istediği şeyleri stokladıklarından emin olmaları gerekiyor.

Bir perakendeci olarak, kullanılmayan envanter çifte kötülüğü temsil eder. Yalnızca ekranda toz toplayan bir ürün için değil, aynı zamanda ekranın bulunduğu taban alanı için de ödeme yaparsınız. Satılmayan malınız ister satış katında ister depoda dursun, size pahalıya mal olur.

Alışveriş yapanlar pandemi sonrası mağazalara döndükçe, envanter tahmin yazılımına yatırım yaparak aradıkları ürünleri sunduğunuzdan emin olun. QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl ve Shopventory gibi paketler, satın alma trendlerinin zirvesinde kalmanızı sağlayacaktır. Halihazırda stokta bulunanları yönetmenize ve gerçek satışlara dayalı olarak gelecekteki satın alma önerilerinde bulunmanıza yardımcı olabilirler.

4. Zamanlamayı Otomatikleştirin

İşletmeniz randevuları planlamaya dayanıyorsa, muhtemelen bunun ne kadar zaman ve ağırlaştırma gerektirdiğini zaten biliyorsunuzdur. Karşılıklı olarak kabul edilebilir randevu saatleri bulmanız, bunları önceden onaylamanız ve daha sonra çakışma olursa yeniden planlamanız gerekir. En iyi randevular, bir müşterinin ofis çalışanlarınızın zamanını almadan kendi kendine ayarladığı randevulardır.

Bugün, birkaç takvim yazılım paketi, kaçırılan randevuların yüzdesini azaltmanıza yardımcı olabilir. En iyilerinden bazıları Calendar, Setmore, Google Calendar ve Acuity'dir.

İşletmenizin ihtiyaçlarına bağlı olarak, bir müşteriye birkaç müsait randevu saatini e-posta ile göndermek için bir uygulama kurulabilir. Bunlardan herhangi birine tıklamak, işletmenize bir onay gönderir ve o zaman aralığını otomatik olarak rezerve eder. Uyarılar, işletmenizin ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir ve e-posta veya kısa mesaj yoluyla gönderilebilir. Randevuları otomatik olarak ayırma, hem personeliniz hem de müşterileriniz için zaman kazandıran bir kazan-kazandır.

5. Dosyaları Bireysel Bilgisayarlara Kaydetmeyi Durdurun

Bulut tabanlı bilgi işlem çözümleri, dosyaları yerel bir sunucuda veya daha da kötüsü, bireysel bir çalışanın masaüstünde depolama ihtiyacını neredeyse tamamen ortadan kaldırdı. Çıldırtıcı “Dosya Kimde?” oyununu oynadıysanız. önemli bir sunumdan dakikalar önce, bunun ne kadar maliyetli olabileceğini bilirsiniz. Daha fazla çalışan uzaktan çalışmaya geçerken, şimdi kibosh'u dosyaları yerel makinelere kaydetmeye koymanın zamanı geldi.

İşletmenizin özelliklerine en uygun çözümü seçerek çalışanlarınızın yalnızca bulut depolamaya geçişini kolaylaştırın. Popüler seçenekler arasında Google Dokümanlar, Microsoft OneDrive ve Apple iCloud bulunur. Masaüstü işlevselliğinden bulut tabanlı bir çözüme başarılı bir geçiş, kapsamlı bir ihtiyaç değerlendirmesi ile başlayacaktır. Herhangi bir gerekli kriteri kaçırırsanız, personel, önemli dosyalara paylaşılan erişim amacını ortadan kaldıran geçici çözümler geliştirmek için hızlı olacaktır.

Bir adım daha ileri gidin ve Hizmet olarak Entegre Platforma veya IPaaS'a geçiş yapın. Bir IPaaS, farklı iş sistemleriniz arasındaki iletişimi teşvik etmek için çalışır ve tüm bilgi ve verilerinizi parmaklarınızın ucunda tutarak çalışanlarınıza zaman kazandırır.

Tanıdık Şeyleri Yeni Bir Perspektifle Görün

Süreçlerinizi yükseltmeye çalışırken en büyük düşmanınız, muhtemelen kendi kökleşmiş “biz hep böyle yaptık” ön varsayımlarınızdır. Arka ofis süreçlerini düzene sokma çabasındaki en büyük müttefikiniz, geçmişteki başarılarınızdan veya başarısızlıklarınızdan etkilenmeyen yeni bir göz grubu olabilir.

Çalışanların, müşterilerin ve tedarikçilerin hepsinin şirketinizde kazanılmış bir çıkarı vardır ve bu iyi bir şeydir. Bununla birlikte, anlamlı bir değişiklik peşinde koşarken, denkleme en az bir yüksek nitelikli ilgisiz taraf eklemeyi düşünün. “Neden?” ile başlayan sorulara açık kalmaya çalışın.