VoIP Çağrı Kaydı Nasıl Çalışır?

Bir meslektaşınız veya müşterinizle görüşmedeyken, muhtemelen konuşmanın önemli noktalarını hatırlamak için notlar alıyorsunuzdur. Ancak bazen not almak başlı başına bir oyalama haline gelir veya kendinizi buna ayak uyduramaz bulursunuz. İşte tam bu noktada iş VoIP arama kaydı devreye girer. Bu teknoloji, bir telefon görüşmesinin her iki tarafını da güvenilir bir şekilde kaydetmenizi sağlar.

Bu makalede, aşağıdaki bölümlerde VoIP telefon kaydı hakkında bilmeniz gereken her şeyi ele alacağız:

• VoIP Çağrı Kaydı Nedir ve Nasıl Çalışır?
• Farklı VoIP Arama Kaydı Türleri
• VoIP Çağrı Kaydının Faydaları
• VoIP Çağrı Kaydının Yasallıkları
• En İyi VoIP Çağrı Kaydı Sağlayıcıları

VoIP Çağrı Kaydı Nedir ve Nasıl Çalışır?

VoIP arama kaydı, bir telefon görüşmesinin ses dosyalarını buluta kaydetmenin güvenli bir yoludur. Hem gelen aramalar hem de giden aramalar kaydedilebilir. Arama kaydedildikten sonra geri dönüp istediğiniz kadar çalabilirsiniz. Kayıt oturumunu bitirir bitirmez konuşmalarınız oynatılmaya hazır olmalıdır. Buluta kaydedildiğinden, bulunması her zaman kolay olacaktır. Kullanıcı için basit bir işlemdir, ancak bunu desteklemek için gelişmiş teknolojiye sahiptir.

Aramalar birkaç farklı yöntemle kaydedilebilir:

• Bir aramadan önce veya arama sırasında kayıt düğmesini etkinleştirerek (genellikle * tuşuna ve bir ön ayar numarasına basarak) gerçek zamanlı olarak kaydetmeye başlayın. Kayıt da bu şekilde duraklatılabilir.
• Aramalar, arama başladıktan sonra kayıt komutu gönderilse bile, tüm aramanın kaydedildiği “geriye bakma” adı verilen bir teknikle de kaydedilebilir.

Çağrı kaydı işlevi etkinleştirildiğinde, tüm gelen ve giden veriler yakalanır ve ses veri dosyalarına dönüştürülür. Yazılımınız büyük olasılıkla verileri otomatik olarak .WAV gibi belirli bir veri biçiminde kategorilere ayıracaktır. Ancak, aramalar farklı formatlarda kaydedilebilir ve genellikle bir formattan diğerine kolayca dönüştürülebilir. Ayrıca önemli bilgilerle etiketlenebilirler. Ayrıca, telefon numarası ve aramanın saati gibi bazı bilgiler otomatik olarak etiketlenir.

Farklı VoIP Arama Kaydı Türleri

Üç ana VoIP arama kaydı türü vardır:

1. Barındırılan Kayıt
2. Yazılım Tabanlı Kayıt
3. Donanım/Cihaz Kaydı

Barındırılan Kayıt — Barındırılan bir çözümde, kayıt donanımı ve kayıt sunucularının tümü sağlayıcının sitesindedir. Bazı barındırılan sağlayıcılar, 1 GB veya başka bir miktarda ücretsiz kayıt alanına izin verirken, diğerleri yalnızca ücretli abonelik olarak kayıt sunar.

Yazılım Tabanlı Kayıt — Yazılım tabanlı kayıtta, kayıt yazılımı bilgisayarınızda veya sunucunuzdadır. Yazılım, yalnızca telefon üzerinden yapılan aramaları kaydetmek için değil, aynı zamanda iOS veya Android, Skype, Google Talk, Google Hangouts ve daha fazlasındaki yazılım telefonu uygulamaları için de kullanılabilir. Yazılım, bilgisayarınızın ses kartından geçen her sesi kaydederek çalışır.

Yazılım, yazılımın kendisi aracılığıyla veya içinde ayarlanmalıdır. Yazılım kayıtlarını kaynağında kaydetme, ancak teknik olarak iki (veya daha fazla) kaynak vardır. Örneğin, bir telefon veya Skype aramasında birden fazla kişi konuşur, bu da her birinin bir kaynak olduğu anlamına gelir. Yazılım, kaynağı seçmeli veya kanallar olarak da bilinen her iki kaynağı seçmelidir.

Seçeneklere bağlı olarak, iki kanal ayrı sol ve sağ olarak ayrılabilir. Yazılım parametreleri, konuşmadaki sessizlikleri ortadan kaldırmak için de ayarlanabilir. Son dosyanın biçimini ve kalitesini de seçebilirsiniz.

Kalite ne kadar yüksek olursa, o kadar fazla yer kaplar. Aramalar bir kanala kaydedilebilir veya birden çok kanala ayrılabilir. Genel olarak, ses mono olarak kaydedilir, yani stereo yerine yalnızca bir hoparlör. Stereo iki kat daha fazla bellek gerektirir.

Donanım/Cihaz Kaydı — Cihaz tabanlı bir kayıtta, VoIP ekipmanı arasına genellikle rafa monte bir cihaz olan bir cihaz yerleştirilir. Cihaz, LAN kabloları aracılığıyla internete ve diğer rafa monte ekipmana bağlanır. Belirli bir ağ bağlantı noktası üzerinden aktarılan verileri okuyup yorumladığı anlamına gelen "port koklama" denilen şeyi yapar. VoIP aramaları, güvenlik amacıyla yalnızca belirli bağlantı noktalarında güvenlik duvarını çaprazlar.

Cihaz, VoIP verileri için bağlantı noktasını koklar ve kaydeder. Cihaz cihazları küçük olabilir veya aynı anda yüzlerce uzantıyı izleyecek kadar büyük olabilir. Cihazlar, yerleşik bir sabit sürücüye sahip olmak yerine, aramaları çevrimiçi olarak kaydeden sunucu veritabanlarına bağlanır.

VoIP Çağrı Kaydının Faydaları

Telefon görüşmelerinizi kaydetmek, ekibinize bir dizi avantaj sağlar. İşte bir VoIP telefon sistemi uygulamaktan bekleyebileceğiniz bazı avantajlar.

Müşteri destek kalitesini iyileştirin - İşletmeler genellikle müşteri desteği kalite güvencesi için aramaları kaydeder. Yöneticiler, müşteri destek temsilcilerinin verimli görüşmelere katıldığından emin olmak için bu çağrıları gözden geçirebilir. Bu şekilde yöneticiler, sürecin hassas olması gereken herhangi bir yönünü saptayabilir. Çağrılar kaydedildiği ve otomatik olarak buluta kaydedildiği için, gerektiğinde ileride kullanmak üzere kayıtlı çağrılara her zaman geri dönebilirsiniz.

Çalışan performansını artırın - Müşteri hizmetleri amacıyla telefon görüşmelerini kaydederken, bireysel performansları takip edebilme avantajına sahip olacaksınız. Bu kayıtlar eğitim amaçlı kullanılabilir. Yöneticiler bu kayıtları, bir temsilcinin nerede mükemmel olduğunu ve iyileştirmeye açık olduğu yerleri belirtmek için kullanabilir.

Sorunlu alanları belirleyin — Telefon görüşmelerinizi kaydettiğinizde, çeşitli eğilimleri ve kalıpları tanımlayabileceksiniz. Ring Blaze'in belirttiği gibi , müşterilerin belirli ifadelere veya iletişim tarzlarına nasıl yanıt verdiğini görebilirsiniz. Müşterileriniz satış senaryonuzdaki belirli öğelere yetersiz yanıt veriyorsa, gerektiğinde ince ayar yapmak için bu içgörüden yararlanabilirsiniz.

Çağrı kayıtlarını tutun — Çağrılarınız, temsilcileriniz için bir bilgi hazinesidir. Kaydedilen VoIP aramaları buluta kaydedildiğinden, temsilcileriniz istedikleri zaman onlara geri dönebilir. Bu şekilde, ilk aramalarda tartışılan önemli ayrıntılara geri dönebilirler. Bu, temsilcilerin aramalara bir kişiselleştirme düzeyi eklemek için bu ayrıntıları taramasına ve daha iyi bir müşteri deneyimi oluşturmasına olanak tanır.

Anlaşmazlık çözümü — Kayıt, müşteriler ve temsilcileriniz arasındaki olası anlaşmazlıkları çözmenize yardımcı olabilir. Söz konusu aramaya geri dönebilir ve sorunun kökenine inmek için ne olduğunu görebilirsiniz. Buna karşılık, BDM Voice'un belirttiği gibi, temsilcilerinizin müşterileriyle zorlu aramaları nasıl ele aldığını görebilir ve gerekirse onlara ek eğitim verebilirsiniz.

VoIP Çağrı Kaydının Yasallıkları

Aramaları kaydetmek, belirli protokoller izlendiği sürece değerli iş amaçlarına hizmet eder. Daha önce bildirdiğimiz gibi, Federal Elektronik Koruma Yasası, telefonda iki veya daha fazla taraf arasında gerçekleşen konuşmaları kaydetmek için bilgi verme ve onay almayla ilgili düzenlemeleri özetlemektedir.

1968 tarihli Federal Dinleme Yasası, her iki tarafın da bilgisi ve rızası olmadan yapılan aramaları kaydetmeyi yasaklıyor. Ancak, VoIP arama kaydının geleneksel telefon dinleme veya diğer kayıt yöntemlerinden farklı olduğunu bilmek önemlidir. Çağrının paketlere bölünmesi ve internet üzerinden gönderilmesi, analog telefon için kullanılan yöntemlerle aynı yöntemlerle kaydedilemeyeceği anlamına gelir.

Bu nedenle, iş telefonları için bir istisna vardır. Ancak, çoğu iş telefonu aramasının, aramanın iş amacıyla kaydedilip kaydedilmediğini size otomatik olarak bildireceğini akılda tutmak önemlidir.

En İyi VoIP Çağrı Kaydı Sağlayıcıları

İşte, özelliklere, artılara ve eksilere ve daha fazlasına göre ayrılmış, piyasadaki en iyi çağrı kayıt yazılımı platformlarından bazıları.

ÇağrıRayı

CallRail , sağlam bir arama kaydı özelliği sunan bir gelen arama izleme yazılımıdır. Yazılım, pazarlamacılara kaliteli gelen potansiyel müşteriler için tam görünürlük sağlamak için tasarlanmıştır. Bu şekilde başarı artırılabilir ve büyüme sürdürülebilir olabilir.

CallRail'in kayıt özelliği , personelinize koçluk yapmanıza ve potansiyel müşterileri nitelendirmenize yardımcı olabilir. Her kayıt, aramanız sona erdikten sonra arama günlüğünüzde ve e-posta bildirimlerinde gözden geçirilebilir.

Ayrıca, arayanlara konuşmanın kaydedileceğini bildiren arama öncesi duyurular ayarlayarak tüm yerel, eyalet ve federal düzenlemelere uyumlu kalabilirsiniz. Bu özellik aynı zamanda CallRail'in potansiyel müşterilerinizi analiz edecek, organize edecek ve puanlayacak olan Konuşma Zekası özelliği ile birlikte çalışır.

CallRail Artıları ve Eksileri

İşte CallRail'in GetVoIP sayfasından bazı artıları ve eksileri

Ne Dönüştürür

WhatConverts , kaliteli potansiyel müşteriler sağlayan pazarlama kampanyalarını anında ortaya çıkaran bir çağrı izleme yazılımıdır. Potansiyel müşterilerinizin kim olduğunu ve nerede olduklarını görmek için bu ayrıntılara dalabilirsiniz. Müşteri adayları otomatik olarak organize edilecek ve kalifiye olacaktır.

Platform, çağrı kaydedicileriyle potansiyel müşterilerinize daha derinden dalmanıza olanak tanır. WhatConverts, telefon numaralarınızdan hangisini kaydetmek istediğinizi seçmenize olanak tanıyan bir pano sunar. Platform ayrıca hiçbir ekstra ücret ödemeden HIPPA uyumlu izleme sunar.

Artıları ve Eksileri WhatConverts

İşte WhatConverts' GetVoIP sayfasından bazı artıları ve eksileri

Twilio

Twilio , birden fazla platformda telefonları, VoIP'yi ve mesajlaşmayı mümkün kılar. Bu, yılda 28 milyardan fazla çağrı ve mesaja güç sağlayan bir bulut iletişim platformudur. Yazılım, Uber, Airbnb ve Twitter gibi büyük müşterilere sahiptir.

Twilio ayrıca programlanabilir bir çağrı kayıt çözümü sunar. Buluttan sesli aramalarınızı kaydedebilir, saklayabilir, kopyalayabilir ve alabilirsiniz. Twilio, çift kanallı kayıt, kayıt kontrolleri ve açık anahtar şifrelemesi gibi kayıt için gelişmiş özellikler sağlar.

Twilio'nun Artıları ve Eksileri

İşte Twilio'nun GetVoIP sayfasından bazı artıları ve eksileri

telefon vagonu

PhoneWagon , kullanıcıların gelen ve giden aramalarından en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı olmak için arama izlemeyi modern bir iş telefonu sistemiyle birleştirir. Araç, pazarlama kampanyalarından gelen aramaları ve metinleri izler ve ekibinizin paylaşılan bir gelen kutusu aracılığıyla müşterilerle iletişim kurmasına olanak tanır.

PhoneWagon , bir arama sırasında doğru şeyleri söylemeleri için personelinize koçluk yapabilmeniz ve optimize edebilmeniz için kayıt sunar. Platform, tüm tarafları aramanın kaydedildiğini bildirmek için bir karşılama mesajı çalmanın yanı sıra herhangi bir telefon numarasına aramaları kaydetmenize olanak tanır.

PhoneWagon Artıları ve Eksileri

İşte PhoneWagon'un G2 sayfasından bazı artıları ve eksileri

DialogTech

DialogTech , pazarlamacılar için AI odaklı bir konuşma zekası platformudur. Yazılım, gelen aramaları analiz etmek için özel olarak tasarlanmıştır. Bu nedenle, tüketiciler aradığında, DialogTech bu konuşmaları pazarlama yatırım getirisini iyileştirmeye, satış dönüşümlerini artırmaya ve kişiselleştirilmiş müşteri deneyimleri sunmaya yardımcı olan içgörülere dönüştürür.

DialogTech , bu hedefleri geliştirmek için kayıt sunar. Platform, kolayca erişebileceğiniz merkezi bir veritabanına yapılan her aramanın dökümlerini sağlar. Bu, işletmenizdeki çeşitli departmanlar arasında performansı artırabilmeniz için aramalarınızı derinlemesine analiz etmenize olanak tanır.

DialogTech Artıları ve Eksileri

İşte DialogTech'in G2 sayfasından bazı artıları ve eksileri

Sonuç: Çağrı Kaydı Her İşletmeye Fayda Sağlayabilir

Çağrı kayıt yazılımı, işinizi geliştirmenin kolay bir yoludur. Herhangi bir sektördeki kuruluşlar bu araçları kullanmaktan yararlanabilir. Sizi ve ekibinizi sorumlu tutarlar, müşteri hizmetleri teklifinizi artırırlar ve aramalarınızda hiçbir şeyi kaçırmamanızı sağlarlar. Kayıt araçlarının kullanımı kolaydır ve mevcut yazılım yığınınıza sorunsuz bir şekilde uymalıdır.