Sanal Asistan Kiralayarak İş Akışınızı İyileştirin

Çoğu zaman bir mesleği iki faktöre göre seçersiniz:

• Kazanç potansiyeli
• Yapmayı sevdiğiniz aktivite

İkincisinin sorunu, bir meydan okuma için, insanlara yardım etmek için veya kendi hünerinizi sergilemek için bir alana girmeniz ve sonra gerçeği öğrendiğinizde hayal kırıklığına uğramanızdır. Gerçek şu ki, zamanınızın %10'unu bu birincil görevleri fiilen yaparak geçireceksiniz ve zamanınızın ve enerjinizin %90'ını e-postaları yanıtlamak, bir Excel sayfasına veri girmek ve sıradan konuşmaları yönetmek için "boşa harcayacaksınız".

Bir asistan tutarsanız bunların çoğundan kaçınabilir ve doğrudan asıl konuya geçebilirsiniz. Bir sanal asistan kiralayarak iş akışınızı nasıl iyileştirebileceğinizi burada bulabilirsiniz.

E-posta yönetimi

İyi bir sanal asistan e-postalarınızla ilgilenebilir. Bunları okuyabilir ve yanıtlayabilirler. Daha sonra arada sırada gerçekten dikkat etmeniz gereken bir şeyle karşılaştıklarında ya bunu belirtin ya da size gönderin.

E-postalarla ilgili sorun, onları düzenli olarak kontrol etmek zorunda olmanızdır. Çoğu önemli değil, hatta potansiyel olarak tamamen önemsiz. Elbette, spam filtresi harika bir iş çıkarabilir ancak alakasız olan her şey spam değildir.

Hatırlanması gereken en önemli şey, bunların çoğunun alakasız olmasına rağmen yine de kontrol etmeniz gerektiğidir. Yazılım nispeten iyi bir iş çıkarabilir ancak her şeye gücü yetemez . Arada sırada bununla ilgilenecek gerçek bir insana ihtiyaç duyarsınız.

E-postalara yanıt verme hızınızın ilişki kurma çabalarınız açısından son derece önemli olduğunu unutmayın. İdeal olarak bir saat içinde yanıt verirsiniz ancak dört saat içinde yanıt vermeniz hâlâ kabul edilebilir. Zaman çok önemlidir ve bir profesyonel olarak bu, her zaman eksik olduğunuz bir kaynaktır.

Programınızı çalıştırma

Sıkışık bir programda koşmak zordur, ancak bu buzdağının sadece görünen kısmıdır. Ancak aslında yönetilebilir bir program oluşturmaya ne dersiniz?

Elbette, bir planlama aracı bu konuda size yardımcı olabilir. Hatta bazıları sohbetlerinizi okuyor ve bağlamı anlayabildikleri için toplantılarınızı sizin katkınız olmadan planlıyor. Ancak bu teknoloji hala kaba ve güvenilir değil.

Bunun yerine, takvimlerinizi yönetecek, programınızı düzenleyecek ve hatta size önemli toplantıları hatırlatacak bir gerçek kişinin, bir sanal asistanın olmasını istiyorsunuz .

Diğer katılımcılara ulaşacak bir asistanın olmasının sizi inanılmaz derecede profesyonel gösterdiğinden bahsetmiyorum bile.

Bunun dışında bir asistan da bu toplantılar için gerekli malzemeleri önceden hazırlamanıza yardımcı olabilir.

Bunu kendi başınıza yapmanın zaman alıcı olduğunu unutmayın. Sadece bu değil, aynı zamanda “kuralları esnetme” ve kendimizi oldukça ciddi bir şekilde abartma eğilimindeyiz. Dolayısıyla programın çok sıkışık olduğunu gördüğümüzde bunun üstesinden gelemeyeceğimiz bir şey olmadığına inanarak bir veya iki toplantı daha ekliyoruz.

Bazen dışarıdan biri daha objektif olabilir, özellikle de net talimatlar verildiğinde.

Araştırmayı yürütmek

İş araştırması söz konusu olduğunda bu zor ve zaman alıcı bir süreçtir ancak inanılmaz derecede yüksek düzeyde akademik yeterlilik gerektiren bir şey değildir.

Sonuçta asistanınızdan en son kanser karşıtı ilacı moleküler düzeyde araştırmasını veya olayları en küçük potansiyel bileşene kadar parçalamasını istemiyorsunuz. Bunun yerine, sizden istenen konu hakkında temel bir araştırma yapmak ve sonuçları sunmaktır.

Örneğin, eğer emlakçıysanız, onlardan size uygun mülklerin bir listesini hazırlamalarını isteyebilirsiniz. Bu, birkaç yerel listeyi inceleyecekleri ve talep ettiğiniz kriterleri karşılayan her mülkü not edecekleri anlamına gelir.

Çoğu alanda asistanlarınızdan bu tür araştırmalar yapmalarını istediğinizi hayal edebilirsiniz. Araştırmayı yapan siz ile bunu yapan başka biri arasındaki sonuçlar arasındaki fark aslında o kadar da dikkate değer değil. Bu zor bir iş değil, sadece zaman ve çaba gerektiriyor.

Bunu kendiniz yapmak yerine başka birine devredebilir ve bunun yerine temel görevlere odaklanabilirsiniz.

Müşteri servisi

Artık çoğu alanda müşteri hizmetini dışarıdan temin etmek o kadar da tatmin edici değil. Arayan kişi, üçüncü bir taraf aracılığıyla bir markayla az da olsa ilişkisi olan biriyle bağlantı kurmak istemez.

Bir asistanla konuşmak hâlâ şirket içinden biriyle konuşmak anlamına geliyor. Elbette karar verenler ya da ihtiyaç duydukları hizmetleri doğrudan sağlayanlar onlar değil, ama yeterince yakındalar.

Her şeyden önce, şirketinizde yeterince zaman geçirdikten sonra (bu, yıllar ve on yıllar anlamına gelmez), süreçlerin çoğunluğu hakkında oldukça iyi bir anlayışa sahip olacaklardır. SSS sayfanız veya sohbet robotunuzla aynı sayıda soruyu yanıtlasalar bile (veya bu kaynaklardan yararlansalar bile), sanal asistan yine de gerçek bir insandır.

Onlar, problemlerini çözmekle görevlendirilen gerçek bir çalışan, gerçek bir profesyoneldir. Bu müşterilerinizin/müşterilerinizin kendilerini özel hissetmelerini sağlar. Bu onların dinlendiğini hissettirir ve size birçok ekstra puan kazandırır.

İçerik oluşturma ve yönetimi

Artık içerik oluşturma dediğimizde, insanların çoğunluğunun aklına hemen teknik terimler ve benzersiz vaka çalışmalarıyla dolu 4.000'den fazla kelimelik bir teknik inceleme geliyor. Durum böyle olsa bile, modern yazma yardımı araçlarıyla bu, ortalama bir sanal asistanın yeteneklerinin dışında olmazdı.

Ancak konu blog yazısı içeriği, YouTube kanalı içeriği ve özellikle sosyal medya içeriği olduğunda işler o kadar da karmaşık veya zahmetli değil. Bir düşünün: Çoğu zaman bir video klibi uygun bir süreye kesmeniz, bir filtre eklemeniz ve uygun arka plan müziğini seçmeniz gerekir.

Bir yazar-katkıda bulunanınız olsa bile, yine de bir sanal asistanın konuyu gözden geçirmesini ve içeriği blogunuzdaki konuk poster yönergeleriyle karşılaştırmasını sağlayabilirsiniz. Bu şekilde, normun dışında veya dışında bir şey varsa, onu düzenleyebilir veya ona işaret edebilirler.

Sarmak

Unutulmaması gereken en önemli şey, bir asistanın sorumluluklarının büyük ölçüde farklılık göstermesidir. Karar sizin, asistanınız da bu şartları kabul edecektir. Yine de asistan konumundaki doğru kişi hayatınızı çok daha kolaylaştırabilir. Uygun bir düzenleme yapmak size kalmış.