2024'te İş Akışınızı Optimize Edecek 5 Temel Yazılım Aracı

İş akışınızı nasıl yönetiyorsunuz?

Yoğun rekabet ve yüksek müşteri talepleri nedeniyle işletmeler, rekabet avantajı için optimum verimliliği elde etmeye çalışıyor.

İş iş akışları, iş süreçlerinin tamamlanması için gereken bir sırayı takip eden bir dizi bireysel görevdir.

Bunu, iş hedeflerinize ulaşmak için görevlerin izlemesi gereken bir yol olarak düşünün.

Bu nedenle, iş akışını optimize edecek bir sistemin uygulanması, çalışmayı kolaylaştırır ve yalnızca hızı ve verimliliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda iş maliyetlerinizden ve zamandan da tasarruf etmenizi sağlar.

Aslında Camunda'ya göre, iş karar vericilerinin %97'si iş akışı otomasyonunun dijital dönüşüm için gerekli olduğu konusunda hemfikir ve iş akışı yönetim sistemlerinin önemini vurguluyor.

Peki hangi araçlar iş akışlarınızda verimlilik elde etmenize yardımcı olabilir?

Bu makalede, süreçleri otomatikleştirmenize ve iş akışlarınızı otomatik pilotta çalıştırmanıza yardımcı olacak 2024'teki temel iş akışı yazılımı tartışılacaktır.

Başlayalım.

1. Optimizasyon Yazılımını Aktarma

Lojistik işletmesi mi işletiyorsunuz?

Bunu yaparsanız, işlerin sorunsuz yürümesinin önemini herkesten daha çok siz anlarsınız.

Çalışanları ve günlük süreçleri çalıştıran makineleri yönetmeye yönelik net iş akışları olmadan, muhtemelen gecikmeler ve düşük müşteri memnuniyeti gibi verimsizliklerle uğraşacaksınız.

Lojistik otomasyon pazarının büyüklüğünün aslında 2023'teki 32,7 milyar ABD dolarından 2028'e kadar 51,2 milyar ABD dolarına çıkması öngörülüyor ve bu da otomasyon araçlarına olan talebin arttığını gösteriyor.

İşlerin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için iş akışlarının manuel olarak yönetilmesi ve izlenmesi çok fazla zaman ve maliyet gerektirir . Öyle olsa bile, insanlar hata yapmaya yatkın olduğundan bu verimliliği garanti etmez.

En iyi aktarım optimizasyon yazılımı, tüm operasyonları denetlemek için merkezi bir platform sağlar. Üst düzey bir görünüm, yöneticilerin ve paydaşların işin her adımında resmin tamamını anlamalarını sağlar.

Ayrıca bu araçlar, görevlerin zamanında tamamlanmasını, şeffaflığı ve hesap verebilirliği sağlayan iş akışlarını özel olarak oluşturmanıza ve yürütmenize olanak tanır.

Depo ve depo yönetimi araçları gibi tüm lojistik yazılımlarınızın ortasında yer alan bir aktarma optimizasyon çözümü, hızlı onaylar ve görev başlatmayla işin birbirine bağlı olmasını sağlar. Düğmeyi bir süreçten diğerine geçirmek gibi bir şey bu.

Merchandise Warehouse Company, artıklık sorunlarını ortadan kaldırarak ve müşteri taleplerini karşılamasına olanak sağlayacak esneklik sağlayarak operasyonlarını optimize edecek bir çözüm arıyordu.

Bir depo yönetim sistemi olan Datex Footprint'i kullanan şirket, müşterilerinin her biri için süreçlerini otomatikleştirmeyi ve daha fazla doğruluk ve üretkenlik elde etmeyi başardı.

2. Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM)

Her işletmenin temelinde müşteriler vardır.

Müşteri odaklı işletmeler için müşteri memnuniyeti ve deneyimi bir önceliktir.

Ancak müşteri taleplerinin tüm zamanların en yüksek seviyesinde olması nedeniyle, müşteri hizmetleri liderleri bu talepleri karşılamanın ve müşteri memnuniyetini artırmanın yeni yollarını bulmak zorunda kalıyor.

Kötü müşteri ilişkileri yönetimi ile azalan kar arasında açık bir bağlantı vardır.

Aslında bir NewVoiceMedia araştırması, ABD'deki işletmelerin kötü müşteri deneyimleri nedeniyle yılda 75 milyar dolara kadar kaybettiğini ortaya çıkardı; bu da kötü müşteri ilişkileri yönetiminin artan maliyetini gösteriyor.

Müşteriler artık yalnızca CRM optimizasyon yazılımıyla elde edilebilecek hızlı iletişim, kişiselleştirilmiş deneyimler ve esneklik istiyor.

Bu araçların en iyileri, konuşma yönlendirme ve pazarlama gibi gereksiz ve zaman alıcı görevleri otomatikleştirerek destek personelinize müşteri hizmetleri gibi katma değerli görevlere odaklanmaları için zaman kazandırır.

Canlı sohbetler ve sohbet robotları, işletmenizin müşterilere hızlı yanıt vermesini ve yardım sağlamasını sağlar.

Konuşma yapay zekası gibi gelişmiş özelliklerle sohbet robotları, destek personeline bağlam sağlayabilir ve gelişmiş deneyim için konuşmaları nitelikli kişilere yönlendirebilir.

Üstelik CRM yazılımı, müşteri beklentileri ve deneyimlerinin derinlemesine anlaşılmasını sağlayabilecek anlayışlı analizler için otomatik etiketler gibi özellikleri kullanarak konuşmanın kategorize edilmesini otomatikleştirir.

CRM yazılımı, otomasyonun ötesinde, personelinizin birden fazla kanaldaki tüm müşteri taleplerine tek bir platformda yanıt vermesine olanak tanıyan merkezi bir iletişim platformu gibi diğer avantajlardan da yararlanmanıza olanak tanır .

Diğer dikkate değer özellikler arasında otomasyon sırasında da kullanışlı olan raporlar ve analizler, SLA takibi ve hazır yanıtlar yer alır.

3. En İyi Belge İş Akışı Araçları

Belgeleri manuel olarak mı işliyorsunuz?

Eğer öyleyseniz, tüm iş dosyalarınızı saklamanıza, paylaşmanıza ve dijitalleştirmenize olanak tanıyan sağlam bir belge yönetim sistemine sahip olmamanın getirdiği verimsizliklerin farkında olmalısınız.

Yetersiz belge yönetimiyle ilgili en büyük darboğazlardan biri, hizmet ve mal teslimatında gecikmelere neden olabilecek yavaş süreçlerdir.

Örneğin çok fazla evrak işinin olduğu lojistik sektöründe imza ve onay süreci çok zaman alıyor, bu da geri dönüş sürelerini yavaşlatıyor ve gecikmelere neden oluyor.

Bunlar elbette müşteri memnuniyetinin düşük olması anlamına gelir ve bu da işletmeniz için kötüdür.

Aslında Zendesk'in araştırması, yaklaşık beş tüketiciden üçünün, bir markaya karşı sadakat hissetmeleri için iyi müşteri hizmetinin şart olduğu konusunda hemfikir olduğunu ortaya çıkardı.

Bu istatistikler, müşteri deneyimini geliştirmek için kolaylaştırılmış süreçlerin önemini göstermelidir.

En iyi belge otomasyon araçları, belge toplamadan onay için imza toplamaya kadar belge yönetimi süreçlerini kolaylaştırır . Otomatik pilotta işlenen çoğu belge sayesinde işletmeniz, diğer önemli ve karmaşık görevlere aktarılabilecek maliyetlerden ve kaynaklardan tasarruf edebilir.

Bu iş akışı yazılımları, 2024'te, en başından itibaren farklı kaynaklardan dijital belgeler toplayacak veya fiziksel belgeleri tarayıp kategorilere ayırıp sisteme entegre edecek.

Bayer HealthCare Pharmaceuticals, binlerce çalışanıyla ilaç sektörünün önemli bir oyuncusudur. Bu nedenle standart sözleşmelerin manuel olarak hazırlanması çok zaman alır.

ActiveDocs, sözleşme taslaklarının oluşturulması ve gözden geçirilmesini içeren belge merkezli süreçleri kolaylaştıran ve inceleme ve onay uygulamalarını hızlandırabilen bir çözüm sağladı.

4. Otomasyon

Otomasyon verimliliği artırabilir ve artırabilir.

Çalışanlarınızın belge arama, tekrarlanan müşteri sorgularını yanıtlama ve dosyaları dijitalleştirmek için tarama gibi gereksiz görevlere harcadığı zamanı hayal edin.

Bu çok fazla zamanın boşa harcanması anlamına geliyor ve bu da karmaşık ve önemli görevlerin yerine büyük operasyonel maliyetlere dönüşmesi anlamına geliyor.

SnapLogic tarafından yapılan bir araştırmaya göre aslında çalışanlar her yıl yaklaşık 19 iş gününü tekrar eden görevlere harcıyor. Bu, işin büyümesine odaklanmak yerine sıradan faaliyetlere ne kadar zaman harcandığının açık bir göstergesidir.

Zaman israfıyla bitmiyor. Gereksiz görevler aynı zamanda çalışanlarınızın moralini de bozar, üretkenliğin azalmasına neden olur ve bu da işinizi etkileyebilir.

Otomasyon, iş akışı optimizasyonunun temel temelidir. Doküman yönetim sistemlerinden müşteri ilişkileri yönetimi araçlarına kadar otomasyon üzerine kurulmamış hiçbir iş akışı yazılımı gerçekten yoktur.

Otomasyon, personelinizi zaman alıcı, monoton görevlerden kurtararak insan müdahalesi gerektiren karmaşık konulara odaklanmalarına olanak tanır.

Bu yalnızca maliyetleri önemli ölçüde azaltarak üretkenliği artırmakla kalmaz.

Ödeme işleme, onaylar ve görüşme yönlendirme gibi görevleri çalıştırarak iş akışlarını kolayca kolaylaştırabilir ve optimize edebilir, süreçlerin kolaylaştırılmasını, doğruluk ve verimliliğin artırılmasını sağlayabilirsiniz.

Maverick International, kolaylaştırılmış süreçlere ve verimliliğe öncelik veren küresel bir ambalaj şirketidir. Şirketin kapatma makineleri farklı boyutlardaki torbaları mühürleyecek şekilde tasarlanmıştır. Ancak değişen boyutlara uyum sağlamak için vardiyalar arasındaki manuel ayarlamalar yavaştı.

OMRON Automation, şirketin geçiş sürecini otomatikleştirmesine olanak tanıyan bir çözüm sağladı. Makineler neredeyse gerçek zamanlı olarak istenilen boyuta otomatik olarak ayarlanabiliyordu.

5. Proje Yönetimi

Doğru proje yönetimi iş akışını geliştirebilir.

Kararlaştırılan kısıtlamalar dahilinde iş hedeflerine ulaşmak için görevlerin ve süreçlerin denetlenmesini ve kaynakların tahsisini içerir.

Bunların eksikliği, birkaçını saymak gerekirse, hedeflerin karşılanmasında gecikmelere, zayıf müşteri deneyimine ve kalite sorunlarına yol açacaktır . Tüm bunlar kârlılığı doğrudan etkileyebilir, dolayısıyla iş büyümesini engelleyebilir.

Aslında, Geneca tarafından yapılan bir araştırma, ankete katılanların %75'inin proje başarısızlığının nedeni olarak güven eksikliğini belirttiğini kaydetti. Bu rakam, proje hedefleri ve proje uygulayıcıları arasında bir kopukluğun olduğunu gösteriyordu.

Proje yönetimi araçları, 2024'te süreçleri kolaylaştırabilecek iş akışı yazılımları arasında yer alıyor. Bunu, iletişimi geliştiren ve verimli kaynak tahsisi sağlayan yapılandırılmış çerçeveler sağlayarak yapıyorlar.

Örneğin lojistik sektöründe proje yönetimi, kaynakların önemli departmanlara tahsis edilmesini ve kaynakların aşırı tahsis edilmemesini sağlar.

Dahası, projeleri yönetilebilir görevlere bölmek ve net kısıtlamalar belirlemek, çalışanların işleri etkili bir şekilde önceliklendirmesine olanak tanır. Trello gibi iş akışı çözümleri, ilerlemenin görselleştirilmesine yardımcı olarak ekiplerin darboğazları belirlemesine ve iş yüklerini gerektiği gibi ayarlamasına yardımcı olur.

Teknoloji ve BT ile ilgilenen uluslararası bir İspanyol şirketi olan AYESA, entegrasyon olmadan çalışmayı kolaylaştırmak için çeşitli yazılımlar kullandı. Bu durum, projenin durumuna ilişkin ortak ve net bir tabloya sahip olmadıkları için projenin görünürlüğü konusunda zorluklara yol açtı.

Easy Redmine'ı uyguladıktan sonra şirket, iş yükünün görünürlüğünü ve iyi organize edilmiş projelere sahip olma becerisini kazandı. Bu, ekibin her üyesinin bunu her zaman yapması gerektiğini bilmesine ve Proje Yöneticisinin programın kontrolünü sağlamasına olanak tanır.

Çözüm

Hala iş akışlarınızı optimize etmediniz mi?

Bunu yapmak, çok rekabetçi bir iş ortamında avantaj elde etmek için en iyi seçeneğinizdir ve kaliteden ödün vermeden operasyonlarınızı kolaylaştırmanıza olanak tanır.

Aslında Gitnux tarafından hazırlanan bir rapora göre iş liderlerinin yaklaşık %75'i, iş akışı otomasyonunu kullanmanın onlara güçlü bir rekabet avantajı sağladığını ve verimli iş akışlarına olan ihtiyacın altını çizdiğini bildiriyor.

Aktarım optimizasyon araçlarından müşteri memnuniyetini artıran müşteri ilişkileri yönetimi çözümlerine kadar iş akışı yazılımında hiçbir eksiklik yoktur .

Bu araçlardan birkaçının entegre edilmesi üretkenliği önemli ölçüde artırabilir, zamandan tasarruf edebilir ve iş büyümesine yönelik süreçleri kolaylaştırabilir.