Yakından Bir Bakış: 2019'da Microsoft Teams İncelemesinde Elimiz

Daha geçen hafta, Webex Teams'in uygulamalı bir incelemesiyle büyüyen "Kurumsal İletişim" terimine yakından baktık. Bu tartışmayı daha fazla tamamlamaya yardımcı olmak için (ve Ultimate Showdown kafa kafaya makalemize hazırlanmak için: Microsoft Teams vs WebEx Teams), Enterprise UC&C altın madalyası için tartışmasız en büyük yarışmacının ne olduğuna bir kez daha yakından bakmak istedik: Microsoft Ekipleri.

Bu, Microsoft Teams'e yakından baktığımız ilk zaman değil, ancak elbette zaman geçtikçe birçok şey değişti. Kurumsal odaklı UC çözümleri hız kazanırken, kuruluşların daha standart iletişim çözümlerini bu eksiksiz ve sağlam işbirliği platformlarıyla hızla değiştirdiğini görüyoruz.

Şüphesiz, Kurumsal yetenekli bu işbirliği platformları, yeteneklerini kalıcı sohbetin çok ötesinde, gelişmiş görsel işbirliği ve hatta Yapay Zeka gibi en son teknolojiler gibi kritik yeteneklere ayırarak pazarı hızla ele geçiriyor.

Mevcut seçenekleri daha iyi anlamak ve bu çözümlerin pazarı neden hızla ele geçirdiğini anlamak için Microsoft Teams'in en son sürümüne yakından bakmak istedik.

Office 365'e Bağımsız Bir İşbirliği Genişletme

Microsoft, nasıl ve neden olduğuna çok fazla odaklanmadan, Office 365 ekosistemine iyi oturacak bir işbirliği pazarına kendi bakış açısını geliştirdi. Hemen hemen bu kadar basit. Şimdi, bu gerçekten tüm hikayeyi anlatmıyor: Teams, işbirliğini yalnızca bire bir veya grup sohbetlerinin ötesine taşıyan inanılmaz derecede yetenekli bir platformdur.

"Microsoft Teams, ekibinizin tek bir yerde düzenli kalmasına ve sohbet etmesine yardımcı olan bir işbirliği uygulamasıdır. İşte Teams'in sol tarafına hızlı bir bakış."

Ve zaten popüler olan Microsoft portföyünün erişilebilirliğini artıran böylesine güçlü bir bulut platformuyla Microsoft, bu yeni işbirliği paradigmasını kapmak için bir fırsat gördü.

Tabii ki, diğer araçların yanı sıra Skype'ın satın alınması ve sürekli geliştirilmesi ile iletişime yabancı değiller. Ancak, geçmişte söylediğim gibi, Microsoft Teams “Slack gibi masaüstünüze ve telefonunuza indirdiğiniz başka bir mesajlaşma uygulaması değildir”.

Bunun yerine, Teams tamamen Office 365 ekosisteminin bir parçası olmakla ilgilidir. Microsoft Teams ile kullanıcılar, dört kategoriye ayrılmış bir dizi işleve erişim elde eder:

• Ekipler – “Yerinde toplantılar yapmak, sohbet etmek ve dosya paylaşmak” için kanallar bulun ve oluşturun
• Toplantılar - Gün veya hafta için sıraya koyduğunuz her şeyi görün. Veya bir toplantı planlayın. Bu takvim, derin Office 365 entegrasyonunun bir örneği olan Outlook ile eşitlenir.
• Çağrılar – Kuruluşlar, yalnızca sohbet ve işbirliğinin ötesinde VoIP çağrısını içerecek şekilde ekiplerini genişletebilir
• Etkinlik – Okunmamış tüm mesajlarınızı, @bahsetmelerinizi, yanıtlarınızı ve daha fazlasını yakalayın

Teams'e son bakışımdan bu yana biraz değişti; Microsoft artık Teams'in ücretsiz bir sürümünü sunarak kuruluşların Office 365 aboneliğinin tamamına ihtiyaç duymadan Teams'den yararlanmasına olanak tanıyor. Ancak, yükseltme ve tüm platformu kazanma seçeneği, bunu yapmayı seçenler için var.

Dürüst olmak gerekirse, bu, Microsoft'un Teams platformu için oldukça büyük bir satış noktasını vurgular - Office 365 ekosisteminin geri kalanıyla derin entegrasyon. Kabul edelim, Microsoft'un uygulamaları bir dizi görev için kurumsal çözümler olmuştur ve muhtemelen her zaman da öyle olacaktır. Word, Excel ve PowerPoint'in ya da en azından etkilerinin olmadığı bir dünya hayal edemeyiz.

Microsoft Teams'i Kullanma: Kullanıcı Arayüzü

Hemen hemen tüm diğer UC&C uygulamalarında olduğu gibi, Microsoft, önde ve ortada bir ana içerik penceresi ve soldaki gezinme ayarıyla gezinmeyi oldukça basit hale getirmeyi başarır. Burada kimse tekerleği yeniden icat etmeye çalışmıyor, sadece daha rahat hale getir.

Tıpkı diğer UC veya işbirliği uygulamalarında olduğu gibi, ana gezinme için sol panel boyunca dört simge vardır, ancak bu sefer, bu resmin ne olduğunu bulamamanız durumunda, simgeyle birlikte kullanılacak küçük bir metin etiketi vardır. sohbet balonu anlamına gelir.

Ancak Microsoft, daha özel olarak platformun ekip yönüne odaklanarak Teams tasarımında biraz benzersiz bir değişiklik yaptı. Uygulamayı açtıklarında kişinin gördüğü ana görünüm, kullanıcıların tüm kuruluşlarının yapmakta olduğu her şeyi görebildiği Etkinlik akışıdır.

Buna konuşmalar, dosyalar ve açıkçası Microsoft uygulamalarından üçüncü taraf entegrasyonlarına kadar eklemek istediğiniz hemen hemen her şey dahildir. Gezinme menüsündeki sonraki simgeler, kullanıcıların doğrudan bire bir Sohbetlere atlamasına veya bunun yerine Ekiplere odaklanmasına olanak tanıdığından, daha ayrıntılı düzeyde odaklanma ile devam eder; ekipleri, paylaşılan sohbet odaları gibi düşünün.

Günün sonunda, ekipler, işbirliğinizin çoğunun gerçekleşeceği yerdir. Bunlar iş, projeler veya ortak çıkarlar için bir araya getirilmiş insan gruplarıdır. Takımlar kanallardan oluşur.

Ardından her kanal, örneğin "içerik üretimi" veya "pazarlama optimizasyonu" gibi belirli bir konu etrafında oluşturulur. Kanallar içinde, kullanıcıların sohbet edeceği, toplantılar yapacağı, işbirliği yapacağı ve dosya veya belgeleri paylaşacağı yerler vardır.

Kullanıcılar ayrıca dosyalara doğrudan dosyalar sekmesinden erişebilir ve işlevlerini diğer Microsoft uygulamaları ve hizmetleriyle daha da genişletmek için başka bir menü düğmesine sahip olabilir.

Genel olarak tasarım basittir ve gezinme kolaydır, ancak Bölüm çapında bir etkinliğe (genellikle ekiplerinizi içerecektir) veya ekiplerin kendilerine daha yakından bakma seçeneğiyle burada bir fazlalık hissetmeden edemiyorum.

Büyük ölçekte bu, departmanların daha küçük ekiplere daha da genişlemesini sağlayarak mantıklı olacaktır, ancak aynı zamanda daha küçük ekipler için çok fazla seçenek olabilir - bu nedenle bu platformlar neden daha büyük Kurumsal kuruluşlara yöneliktir.

Microsoft Teams'de işbirliği: UX

Microsoft ekipleri, elbette, Office 365 çözümlerinin ve uygulamalarının kullanımı yoluyla yüksek düzeyde işbirliği sağlar. Kullanıcılar, genel olarak 365 ile zaten mümkün olan, belgeleri gerçek zamanlı olarak birlikte düzenleyebilir.

Kullanıcılar, hangi uygulamayı özellikle vurgulamak istediklerini seçebilir ve bunu sekme düğmeleriyle görünümlerine ekleyebilirler. Bu sekmeler, bireylerin pencereler arasında hızlı bir şekilde geçiş yapmasına ve ilgili dosya veya belgelere erişmesine olanak tanır, örneğin sizin ve PR ekibinin geri kalanının birlikte düzenlediği kelime belgesi gibi. Değişikliklerle ilgili konuşma ilerledikçe, her kullanıcı yapılan bireysel değişiklikleri de görebilir.

Ancak işbirliği aynı zamanda iletişimi de içerir; hangi sonuçta mümkün olduğunca basit olmalıdır. Bizi yavaşlatan ve aynı zamanda üretim hızımızı etkili bir şekilde yavaşlatan bu büyük barikatları önümüze koyamayız.

Başarılı bir iletişim ve iş birliği platformu bu engelleri ortadan kaldırır ve iletişim kurmayı zorlaştırmaz, daha da kolaylaştırır. Microsoft Teams, yoğun, ayrıntılı bir iletişim özelleştirme düzeyi sağlayarak bunu başarıyor. Bununla demek istediğim, kullanıcılar organizasyon aracılığıyla konuşmalarının ne hakkında olmasını istediklerini gerçekten parçalamakta ve bilememekte özgür olabilirler.

İki farklı seçenek vardır:

• Ekipler – bunlar, bir kuruluş içindeki departmanlar veya ekipler gibi gruplardır. Ekipler oluşturmanız ve ardından onlara insan eklemeniz gerekir.
• Kanallar – Ekiplerin ötesinde, kullanıcılar konuşmalarını belirli ve özel kanallarla daha da bölebilir. Her bir ekip otomatik olarak "Genel" adı verilen kendi özel kanalıyla başlar, ancak kullanıcılar gerektiğinde belirli projeler veya konular için daha fazla kanalla genişletebilir.

Tabii ki, kanallar kurulduktan sonra, kullanıcılar işbirliğine başlamak için bu grup sohbetlerine (Ekip içinde oldukları sürece) katılmakta özgürdürler - bu kanalları her belirli proje veya toplantı için ortak sohbet odaları olarak düşünün.

Ekipler, örneğin İçerik Ekibi gibi belirli departmanlara tahsis edilecektir. İçerik Ekibi içinde, "Kurum İçi İçerik", "Serbest İçerik", "Misafir Gönderi İçeriği" gibi kanallarla daha fazla organizasyon olabilir.

Bu düzeyde bir organizasyon yapılandırması, temiz, anlaşılması kolay ve tutarlı bir deneyim sağlamada uzun bir yol kat etmelidir. En büyük fayda, bir Ekip içinde birden fazla özel kanal arasında geçiş yapabilme yeteneğidir.

Slack gibi diğer platformlarda, kullanıcılar istedikleri kadar kanal oluşturabilir ve belirli kanalları yukarıda listelenen gibi belirli projelere ayırabilir, ancak bu sadece uzun bir düzensiz kanal listesi oluşturur. Ancak, işleri düzenli tutmaya yardımcı olmak için, bir konuşmanın önemli kısımlarını yakalamak için her kanalın üstüne bir Etkinlik sekmesinin eklenmesini seviyorum.

Konsept, kullanıcılar iletişimlerini organize etme konusunda çok daha yetenekli olduklarında ve Ekipler veya departmanlar arasında geçiş yapma seçeneğine sahip olduklarında ve hatta içeride belirli ve özel kanallarla (gerekirse) çalışmaları daha da organize etme seçeneğine sahip olduklarında, konsept "Kurumsal iletişim" alanına doğru ilerler. o Takımlar.

Bu şekilde, bir kişi birden fazla takımın parçasıysa, birden fazla Slack hesabı veya Slack odası arasında geçiş yapmasına gerek kalmaz, bunun yerine farklı Takımlar arasında geçiş yapma seçeneğine sahiptir.

Microsoft'un UC'de Yapay Zekaya Yaklaşımı

Eylül 2017'de Lori Wright, Microsoft'un "akıllı iletişim için yeni bir vizyona" sahip olduğunu ve bunun "dünyanın dört bir yanındaki insanlar ve kuruluşlar için arama ve toplantı deneyimlerini" değiştireceğini söyledi.

Genel fikir, bu yeni akıllı iletişim paradigmasının, daha akıllı ve proaktif yetenekler dahil ederek “geleneksel birleşik iletişim”in ötesine geçmesiydi.

Bu duyuru, öncelikle Microsoft'tan bir strateji değişikliğine yönelikti ve bu akıllı iletişim konseptini zorlamaktan sorumlu işbirliği çözümü olarak Teams'e daha fazla odaklandı.

Planın, Teams'in Skype Kurumsal'ı yavaş ama emin bir şekilde aşamalı olarak devre dışı bırakmasına izin vermek gibi görünüyor - bunun Microsoft'un geleceği olup olmadığı henüz görülmedi, ancak akıllı iletişimlere odaklanma kesinlikle hala platformun temel bir bileşenidir. Bununla birlikte, ilginç olan, Microsoft'un en son sürümlerinden bazılarının Skype Kurumsal'dan hiç söz edilmeden hem Skype hem de Teams üzerinde çalışılmasıdır.

Örneğin, Microsoft'un Skype ve Teams içindeki bir Arka Plan Bulanıklaştırma özelliğiyle ilgili son duyurusuna bakmanız yeterli. Yapay zekadan yararlanan kullanıcılar, dağınıklığı gizlemek için bir video konferansta arka planlarını bulanıklaştırmayı seçebilirler.

Bir yandan "Akıllı İletişim" terimi, Teams gibi bir çözüm tarafından sağlanan, temel olarak canlı düzenleme ve dosya paylaşımının yanı sıra kalıcı sohbet tarafından sağlanan genel gelişmiş işbirliğini tanımlamak için kullanılabilir.

Ancak gerçekte terim biraz daha ileri gider ve Microsoft, bu yeni akıllı işbirliği fikrinin mümkün kıldığı bazı ilginç işlevleri vurgular:

• Bir toplantının başlamasından önce, Ekipler, işbirliği çabalarına yardımcı olacak ilgili bilgi veya belgeleri belirleyecek ve "ortaya çıkaracaktır".
• Bir toplantıda Teams, açıklamaları belirli konuşmacılara atfetmek için zaman kodlu, kapalı altyazı ve hatta ses tanıma ile birlikte konuşmayı yakalayacak ve kopyalayacaktır.
• Toplantıdan sonra Teams, o toplantının kaydını ve dökümünü platformdaki ilgili kanallara veya konuşmalara otomatik olarak atar. Bu, kuruluş içindeki herkesin toplantı içeriğini aramasını ve gözden geçirmesini sağlar.

Yukarıda bahsedildiği gibi, tüm bu fikir, çalışma sürecini basitleştirmekle ilgilidir - şimdi bu, bu noktada biraz ölü bir at, AI ve otomasyonların ötesindeki tüm konsept.

Ancak, bu kavramın gerçekte eyleme geçirildiğini görmenin önemli olduğunu düşünüyorum ve örneğin Microsoft, AI devrimine yönelik bazı çok ilginç gerçek dünya başlangıçlarına sahiptir.

Tabii ki özellikle ilginç olan şey, Teams platformunda Microsoft'tan net bir odak ve önceliği ifade eden ana "Akıllı İletişim" kavramının yalnızca yeni özellikleri tanıtmaya değil, aynı zamanda işin yapılma şeklini de büyük ölçüde yenilemeye yerleştirilmesidir. .

Sonuç: Office 365'ten Yararlanma

Bu Kurumsal düzeydeki çözümler açıkça kendileri için bir dava oluşturuyor ve daha sevilen çözümlerimizden bazılarını değiştirme yolundalar. Örneğin, Microsoft Teams özellikle çok iyi gidiyor ve aslında Slack'te oldukça fazla yer kazanıyor. Aralık 2018 itibariyle Computer World, MS Teams'in "şu anda en popüler ikinci iş sohbet uygulaması" olduğunu bildirdi.

Yakın zamanda yapılan bir Spiceworks anketinin sonuçlarına göre, 2016'da yalnızca %3 olan, ankete katılanların %21'inin şimdi Teams kullandığını belirttiler. Tavuklarımızı henüz yumurtadan çıkmadan önce sayamayız ve bu yalnızca bir ankettir. sınırlı kapsam, mevcut iş ihtiyaçlarına bir tepkinin açık bir göstergesi olduğunu düşünüyorum. Slack, e-postanın yerini almak için çalışan ve gerçek zamanlı, her zaman açık iletişim ve işbirliğine olanak tanıyan kalıcı sohbet fikrini gerçekten tanıttı.

Ancak Webex Teams ve Microsoft Teams gibi bu platformlar, ekip işbirliği yazılımının süslü bir IRC sohbet odasından çok daha fazlası olduğunu kabul etti - aksi takdirde IRC'nin yerini daha güzel ve daha parlak uygulamalar almazdı. Yalnızca metin yoluyla değil, video, beyaz tahta ve hatta belgelerin birlikte düzenlenmesi yoluyla da işbirliği yapma yeteneği o kadar güçlüdür ki, bunu mümkün kılmamamız için hiçbir neden yok.

İşte bu noktada Microsoft Teams, özellikle mevcut Microsoft Office ve Office 365 araç ve ürünlerinin kapsamlı bir şekilde dahil edilmesi ve entegrasyonu ile oldukça güçlü bir şekilde parlıyor. Office paketinin devrim niteliğinde olduğunu ve öyle olmaya devam ettiğini (en azından bir şekilde, daha iyi rakipler ortaya çıkarsa bile) söylemek yetersiz kalır.

Sadece çalışmakla kalmayıp aynı zamanda günlük olarak kullandığımız en yaygın araçlardan bazılarını özellikle kullanan, kullanımı kolay ve hatta ücretsiz bir çözüme sahip olma yeteneği, biraz zahmetsizdir, diğer araçları bir araya getirmek yerine. Sonuçta, Unified Communications'ın arkasındaki nokta bu değil mi?