Bilmeniz Gereken En İyi 15 Microsoft Teams İpuçları ve Püf Noktaları

Ülkelerin sokağa çıkma yasağıyla karşı karşıya olduğu ve kuruluşların çalışanlarından evde kalmalarını ve uzaktan çalışmalarını istedikleri bu zor zamanlarda, duruma hakim olmak ve işinizle ilgili gelişmelere odaklanmak biraz zor olabilir. Ancak video konferans uygulamaları ve uzaktan işbirliği araçları gibi bir dizi uygulama ve hizmet sayesinde bu deneyim bir dereceye kadar basitleştirilebilir. Böyle bir uygulama, ekip üyelerinizle bağlantı kurmanıza ve bir proje üzerinde birlikte çalışmanıza olanak tanıyan birleşik bir işbirliği ve iletişim platformu olan Microsoft Teams'dir. Bu nedenle, uygulamada yeniyseniz veya bunca zamandır kullanıyor olsanız bile, hizmetten en iyi şekilde yararlanmak için bilmeniz gereken birkaç Microsoft Teams ipucu ve püf noktası burada.

1. Arka planınızı değiştirin

Evden çalışıyorsanız, evinizdeki her köşe görüntülü görüşme için uygun olmayabilir. Ancak Teams ile bu bir endişe olmamalı. Görünen o ki, arka planda dağınık çevrenizi gizlemek için bir toplantı sırasında arka planınızı değiştirebilirsiniz. Ancak şu an itibariyle Microsoft Teams yalnızca varsayılan arka planları desteklemektedir. Arka plan eklemek için video görüşmesi sırasında üç nokta (üç nokta) düğmesine basın ve Arka plan efektlerini göster öğesini seçin. Varsayılan arka planların bir listesi ile sağ tarafta Arka Plan ayarları menüsünü göreceksiniz. Buradan bir arka plan seçin ve ayarlarınızla birlikte görüntülemek için Önizleme düğmesine basın. Arka planınız olarak ayarlamak için seçin ve Uygula düğmesine basın.

Ayrıca, arka planınızı değiştirmenin yanı sıra, video konferans toplantıları sırasında arka planınızı gizlemek için Arka Plan Bulanıklaştırma işlevini de etkinleştirebilirsiniz. Bunun için bir toplantıdayken, daha fazla eylemi ortaya çıkarmak için üç nokta (üç nokta) düğmesine basın ve Arka Planımı Bulanıklaştır öğesini seçin.

2. Sürükleyici okuyucu kullanın

Farklı konuşmalar arasında çok fazla metinden geçmeniz gerektiğinde, bu bazen oldukça sıkıcı bir iş olabilir. Neyse ki, Microsoft'un Sürükleyici Okuyucusu, metni beğeninize göre değiştirebileceğiniz farklı hızlarda okuyarak size biraz zaman kazandırabilir. Ayrıca, metni farklı yazı tipi boyutlarında, renklerde ve boşluklarda gösteren erişilebilirlik seçenekleri de sunar. Ofis ayarlarının yanı sıra, yardımcı program, metni daha kolay anlamak için metni konuşmanın farklı bölümlerine bölerek anlamayı kolaylaştırdığından, disleksi ve disgrafisi olan öğrencilere öğretimde de yardımcı olabilir. Bunun için mesajınızın yanındaki üç nokta (üç nokta) düğmesine dokunun ve seçeneklerden Tam Ekran Okuyucu'yu seçin.

3. Konuşmaları çevirin

Ana dili İngilizce olmayan, ancak işleri öncelikle İngilizce etrafında dönenler için, Microsoft Teams, çeviri özelliğinden yararlanmanızı sağlar. Bir mesajı tercih ettiğiniz dile çevirmek için konuşmadaki metnin yanındaki üç nokta (üç nokta) düğmesine dokunun ve Çevir'i seçin. Şimdi tercih ettiğiniz dile çevrilmiş metni görmelisiniz. Bittiğinde, aynı işlemi izleyerek orijinal metne geri dönebilirsiniz.

4. Bir takımı veya kanalı favorilere ekleyin

Aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışıyorsanız, azami dikkatinizi gerektiren belirli bir Ekipteki gelişmeleri takip etmek bazen kafa karıştırıcı olabilir. Bu gibi durumlarda, bir Takımı veya Kanalı favori olarak işaretleyebilirsiniz; bu, daha sonra sol pencerenin sağ üst kısmındaki Favoriler bölümünde bulunabilir. Bir Takımı veya Kanalı favori olarak işaretlemek için açın, üç nokta düğmesine dokunun ve Favori öğesini seçin.

5. Güncellemeler için bir kanalı takip edin

Hızlı erişim için organize bir bölüme sahip olmak için bir kanalı favorilerinize nasıl ekleyebileceğinize benzer şekilde, hızlı güncellemeler almak için de takip edebilirsiniz. Ekiplerinizdeki önemli güncellemeleri veya gelişmeleri kaçırmak istemiyorsanız bu kullanışlı olabilir. Bir kanalı takip etmek için açın ve üç nokta (üç nokta) düğmesine dokunun. Şimdi, seçenekler listesinden Bu kanalı takip et öğesini seçin. Bir kanal favori olarak işaretlendiğinde, bir push bildirimi ile tüm güncellemeleri hakkında bilgilendirileceksiniz.

6. Mesajları okunmadı olarak işaretleyin

Kanallar, ekip arkadaşlarınızla çeşitli gelişmeler hakkında tartışmanıza izin verirken, bir kanalda çok sayıda üye varsa bazen işler kontrolden çıkabilir. Ve hızlı bir şekilde yararlı bir şeyden bir sürü doldurulmuş mesaja dönüşebilir. Bu gibi durumlara düşmenize yardımcı olmak için, öncelikli olarak önemli mesajları okunmadı olarak işaretleyerek daha sonra tekrar ziyaret edebilirsiniz. Bir mesajı okunmadı olarak işaretlemek için, okunmadı olarak işaretlemek istediğiniz mesajla konuşmaya gidin ve yanındaki üç nokta (üç nokta) düğmesine dokunun. Şimdi, açılır pencereden Okunmadı olarak işaretle'yi seçin. Bu mesajları arama kutusuna “ / unread ” yazarak bulabilirsiniz.

7. Yer imi mesajları

Bir konuşmadaki mesajları daha sonra tekrar ziyaret etmek için okunmadı olarak işaretlemenize benzer şekilde, daha sonra kontrol etmek için bir konuşmadaki metinleri, resimleri veya diğer bazı içerikleri yer imlerine ekleyebilirsiniz. Okunmamış mesajlar, gerçekleştirmeniz gereken görevleri size hatırlatmak için kullanışlı olsa da, yer imi mesajları, önemli mesajları veya sık başvurmanız gereken içeriği kaydetmenize yardımcı olabilir. Bir mesaja yer işareti koymak için konuşmaya gidin ve yanındaki yer işareti simgesine dokunun. Arama kutusuna “ /saved ” yazarak yer imlerine eklenen mesajlarınızı görüntüleyebilirsiniz.

8. Zengin metin mesajları oluşturun

Bazen mesajlarınızı daha etkili bir şekilde iletmek için metniniz üzerinde daha fazla kontrole ihtiyacınız vardır. Burası Zengin Metin Düzenlemenin devreye girdiği ve yazı tipleri, ek açıklamalar, resimler ve diğer özel biçimlendirme seçenekleri gibi şeyler için desteği beraberinde getirdiği yerdir. Zengin Metin mesajı oluşturmak için, mesajı göndermek istediğiniz kanalı açın ve sol alt kısımdaki “ A ” düğmesine basın. Şimdi bir metin penceresi açılır, mesajınızı burada oluşturun ve biçimlendirin ve ardından mesajınızı göndermek için Gönder düğmesine basın.

9. Uygulamaları ekiplere entegre edin

Teams'in USP'lerinden biri, tüm Office 365 uygulamaları paketini platforma entegre etme yeteneğidir. Bu nedenle, ekibiniz öncelikle bu uygulamalara güveniyorsa, bunları birkaç basit tıklamayla entegre edebilirsiniz. Ancak bu, platformun diğer üretkenlik araçları için destek sağlamadığı anlamına gelmiyor. Herkesin gereksinimlerini karşılamak için farklı kategoriler halinde düzenlenmiş eksiksiz bir uygulama koleksiyonu vardır. Ekibinize bir uygulama eklemek için ekibinize gidin, üç nokta (üç nokta) menüsüne dokunun ve Ekibi yönet öğesini seçin. Buradan Uygulamalar bölümüne (ekip adınızın altında) gidin ve Diğer uygulamalar düğmesine dokunun. Artık, farklı kategorilere giderek veya Tümünü ara kutusuna (Uygulamalar'ın altında) sorgunuzu girerek seçebileceğiniz eksiksiz bir uygulama koleksiyonunuz var. Bir uygulama bulduğunuzda onu seçin ve ekibinize veya kanalınıza eklemek için Ekle'ye basın.

10. Outlook üzerinden ekiple sohbet paylaşın

Yukarıda belirtildiği gibi, Teams, Microsoft'un uygulama paketiyle önceden tümleşik olarak gelir. Ve Outlook onlardan biri olur. Teams Outlook, Teams'den ayrılmak zorunda kalmadan konuşmaları e-posta olarak paylaşmanıza yardımcı olabilir. Bunun için sohbete gidin ve üç nokta (üç nokta) butonuna tıklayın. Açılır pencereden Outlook'ta Paylaş'ı seçin ve alıcınızı ve diğer ilgili bilgileri ekleyin. Son olarak Gönder'e basın . Benzer şekilde, bir Kanal için tüm konuşmayı aynı şekilde e-posta ile gönderebilirsiniz.

11. Aktiviteyi bahsederek filtreleyin

Ekip kanalınızda çok sayıda kullanıcı varsa, tartışmalar sırasında bir dizi mesajın aktığını fark etmiş olabilirsiniz - o kadar ki bazen bahsettiğiniz mesajları takip etmek zorlaşır. Bu tür önemli mesajları kaçırmamak için, ihtiyacınız olanları sürünün geri kalanından ayırmak için konuşmaları kullanarak konuşmayı filtreleyebilirsiniz. Bunun için Aktivite'ye gidin ve sağdaki huni simgesine dokunun. Şimdi, Filtrelenecek tür kutusunun yanındaki üç nokta (üç nokta) düğmesine basın ve Mentions öğesini seçin. Artık Aktivite bölümünde en alakalı içeriği (sizden bahseden) görmelisiniz. Ayrıca, tüm etkinliklerinizin ayrıntılı bir listesini tek bir yerde görüntülemek için Aktivite'ye gidebilir ve Feed'in yanındaki açılır düğmeye dokunabilir ve My Activity 'i seçebilirsiniz.

12. Ekip toplantılarını kaydedin

Çoğu zaman, takım arkadaşlarınızla bir toplantıdayken, referans için daha sonra tekrar ziyaret etmek istediğiniz (veya istediğiniz) belirli şeyler vardır. Bu gibi durumlarda Teams, daha sonra ses, video ve ekran paylaşımı etkinliğine erişmek için toplantıları kaydetme olanağı sunar. Hizmet, ekibiniz arasında güvenli paylaşım için kaydedilen toplantıları Microsoft Stream'e kaydeder. Devam eden bir toplantıyı kaydetmek için üç nokta (üç nokta) düğmesine basın ve Kaydı Başlat öğesini seçin. Tamamlandığında, kaydı durdurmak için aynı adımları izleyin.

13. Eğik çizgi komutlarından yararlanın

Belirli özellikleri etkinleştirerek veya çeşitli ayarlarla uğraşarak platformu beğeninize göre özelleştirebilseniz de, operasyonel verimlilik söz konusu olduğunda, temel işlemleri hızlı bir şekilde nasıl yapacağınızı öğrenmek dışında yapabileceğiniz pek bir şey yoktur. İşte burada eğik çizgi (/) komutları devreye giriyor. Adından da anlaşılacağı gibi, komut, eğik çizgi (/) karakterinin ve ardından bir komutun kullanılmasını içerir.

Eğik çizgi komutlarından bazıları şunları içerir:

i. /goto - bir takıma veya kanala atlamanıza yardımcı olur
ii. /call - birini doğrudan arayın
iii. /chat - birine hızlı bir mesaj gönderin
iv. /activity - birinin etkinliğini görüntülemek için
v./whatsnew – ekipteki yenilikleri görmek için
vi. /bahsetmeler – tüm bahsetmelerinizi görüntüleyin
vii. /saved – kayıtlı listenizi görmek için
viii. / unread - okunmamış etkinliğinizi görüntülemek için
ix. /keys – tüm klavye kısayollarının listesini görüntülemek için
x. / müsait (veya uzakta, brb, dnd ve meşgul) – bir durum belirlemek için

Ek olarak, daha fazla komut görüntülemek için, desteklenen tüm eğik çizgi komutlarının listesini görmek için Ara penceresine eğik çizgi (/) karakterini girin veya bir komut yazın. Alternatif olarak, bu komutlar hakkında daha fazla bilgi edinmek için buradaki Microsoft Desteği'ne gidebilirsiniz.

14. Ana kısayollar

Farklı seçeneklere hızla erişmek ve temel görevleri gerçekleştirmek için eğik çizgi komutlarını nasıl kullanabileceğinize benzer şekilde, klavye kısayollarının gücünden yararlanarak çeşitli işlemleri kolayca yürütebilir ve zamandan tasarruf edebilirsiniz.

İşte bazı klavye kısayolları –

i. Aramaya git - komut + . veya Ctrl + E
ii. Git – komut + G veya Ctrl + G
iii. Yeni bir sohbet başlatın - komut + N veya Ctrl + N
iv. Ayarları aç - komut + veya Ctrl + ,
v. Dosya ekle – komut + O veya Ctrl + O
vi. Bir ileti dizisini yanıtlayın – R
vii. Önemli olarak işaretle – command + shift + I veya Ctrl + Shift + I
viii. Sesi kapat - komut + üst karakter + M Ctrl + Üst Karakter + M

Açıkçası, bunlar Teams'de kullanabileceğiniz kısayollardan bazıları. Desteklenen kısayolların tam listesini görüntülemek için buradan Office Desteği'ne gidin. Ayrıca, bazı kısayol kombinasyonlarının web ve uygulama için farklı olabileceğini unutmayın. Bu nedenle, yardım için kısayollar bağlantısına başvurmak isteyebilirsiniz.

15. Bot kullanın

Microsoft Teams, temel olarak belirli işlemleri otomatikleştirmenize veya bazı sıradan görevlerde yardım almanıza yardımcı olacak bir araç olan Botlar için destek sunar. Örneğin, bir bot, bir toplantının gündeminde ne olduğunu aramak, hatırlatıcılar ayarlamak, raporları görüntülemek ve Github deponuzdan bekleyen istekleri almak gibi karmaşık bir şeye kadar basit görevleri gerçekleştirmenize yardımcı olabilir. Tüm bunlar, Teams'den ayrılmak zorunda kalmadan. Popüler botlardan bazılarını burada bulabilir veya ihtiyaçlarınıza göre internette bir tane bulabilirsiniz. Ayrıca, botunuz üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak veya daha derin otomasyon görevleri gerçekleştirmek istiyorsanız, Microsoft'un buradaki nasıl yapılır kılavuzunu kullanarak kendi botunuzu oluşturabilirsiniz.

Bonus İpucu: Zoom'u Teams'in yanı sıra video konferans ve uzaktan işbirliği için de kullanıyorsanız, ikisi yakın zamanda her iki hizmet arasında işbirliğine dayalı bir entegrasyon duyurdu. Böylece artık toplantılara katılmak veya toplantılarınızı yönetmek için uygulamalar arasında geçiş yapmanıza gerek yok. Ekiplerde Yakınlaştırma entegrasyonunu etkinleştirmek için sol üst bölmedeki üç nokta (üç nokta) düğmesine dokunun ve Diğer uygulamalar'a gidin. Şimdi çeşitli uygulamalardan oluşan bir koleksiyon göreceksiniz. Buradan, Uygulamalar'ın altındaki arama kutusuna dokunun ve Yakınlaştır yazın. Şimdi uygulamayı seçin ve ekibinize veya kanalınıza eklemek için Ekle düğmesine basın. İşiniz bittiğinde, tek bir tıklamayla bir Zoom toplantısına başlayabilir veya katılabilirsiniz.

Bunlar, deneyiminizden daha fazlasını elde etmek ve işlemleri daha verimli bir şekilde gerçekleştirmek için izleyebileceğiniz Microsoft Teams için bazı ipuçları ve püf noktalarıdır. Böylece kendinize biraz zaman kazandırır ve aynı zamanda daha fazla dikkat gerektiren işlemlere yatırım yaparsınız.