Üretkenlik İçin En İyi 15 Office 365 Entegrasyonu

İş yerinde halihazırda kullanmakta olduğunuz araçları ve çözümleri önemli ölçüde genişletmek için entegrasyonların nasıl kullanılabileceğini defalarca tartıştık. Üç basit ve önemli harf olan API sayesinde, teknoloji konusunda en az bilgili kullanıcı bile aksi takdirde iki ayrı çözümü birleştirebilir ve hatta tamamen yeni özellikler ekleyebilir.

Entegrasyonlar, ekip işbirliğinde ve UC uygulamalarında yaygın hale geldi ve bu çözümlerin önemli bir kararlılığı haline geldi. Bununla birlikte, pek çoğu, entegrasyonların varlığından bu yana kullandıkları aynı araçların entegrasyonlarla genişletilebileceğini fark etmeyebilir. Tabii ki Microsoft Office'ten bahsediyorum. Word, Excel, Outlook ve diğer Office uygulamalarının zaten çok sağlıklı bir özelliği var ve bunlar yıllar içinde geliştirildi.

Ancak bu, büyümek için daha fazla yer olmadığı anlamına gelmez. Microsoft bulutu benimseyip Office 365'i tanıttığında, eski uygulama paketi tamamen yeni bir kullanılabilirlik dünyasının kapılarını açtı. Günün sonunda, Office 365 çok şey yapabilir, ancak pakette hala çok fazla boşluk var.

Hemen hemen herkes hâlâ ana üretkenlik araçları olarak Office ve Office 365'i kullandığından, hangi eklentilerin ve entegrasyonların mevcut olduğuna yakından bakmak istedik.

Uygulamalar : Outlook ve Word

Mutlak bir zaman tasarrufu için, DocuSign for Outlook, e-posta iletişimlerine güvenenlerin sahip olması gereken bir şeydir. Mevcut en popüler e-imza çözümlerinden biri olan DocuSign, Office 365 paketi bir yana, muhtemelen Outlook'a yapabileceğiniz en değerli eklemelerden biridir. Esasen DocuSign, kullanıcıların herhangi bir e-postayı, sözleşmeyi veya yasal belgeyi dijital olarak imzalamasına olanak tanır.

Hem Outlook hem de Word için kullanılabilen uygulama, kullanıcıların bir alıcının belgeleri güvenli bir şekilde imzalamasına olanak tanır. Hatta her bir belgenin kopyalarını OneDrive depolama alanınıza otomatik olarak kaydedebilir. Ne yazık ki, hizmet aylık 10 ABD doları abonelik gerektiriyor, ancak sürekli belge yazdırma, tarama ve faks gönderme zahmetini önlemeye gerçekten yardımcı olabilir. 10 günlük ücretsiz deneme sürümü de mevcuttur ve yararlanmaya değer.

Uygulamalar : SharePoint

SharePoint, Microsoft'tan gerçekten ilginç bir web tabanlı ortak çalışma platformu çözümüdür. Bilmeyenler için, SharePoint aslında Office ile çeşitli şekillerde bütünleşir ve genellikle bir belge yönetimi ve depolama sistemi olarak çalışır. Kullanıcılar, işletmeniz için bir veritabanı gibi belge ve dosyaları paylaşmak için merkezi, parola korumalı bir alan oluşturabilir. E-posta veya Microsoft Teams ile birlikte SharePoint yararlı bir ek olabilir.

Ancak, yalnızca SharePoint ve e-postaya güvenen ekipler için doldurulması gereken bazı boşluklar var. Örneğin, SharePoint, etkili bir işbirliği çözümünün çok önemli bir yönü olan herhangi bir çalışan dizini sağlamaz. Ancak elbette konuya dönecek olursak, tam da bunu yapan bir SharePoint uygulaması var. Tüm Çalışan Dizini ile kullanıcılar ekipler arasında arama yapabilir, çalışanlar veya ekipler için farklı temalar ve gruplamalar yapılandırabilir ve hatta sonuçları becerilere veya konumlara göre filtreleyebilir. Her zaman iş için en iyi ekipleri bulun.

Uygulamalar : Outlook

Favori VoIP ve UC özelliklerimizden birine benzer şekilde, bu Find and Dial Numbers eklentisi, e-postadan telefon görüşmesine geçişi son derece kolay hale getirir. Adından da anlaşılacağı gibi, bu eklenti Outlook içinde e-postalarınızı arayacak ve herhangi bir mesajdaki herhangi bir telefon numarasını tıklanabilir bağlantılara dönüştürecektir.

Bir bağlantıya tıklamak sadece bir arama başlatır ve o numarayı arar. Bu yüzeyde çok büyük bir şey gibi görünmüyor, ancak gerçekten gittiğinde umutsuzca özlediğiniz özelliklerden biri. Bir telefon görüşmesi başlatmak için sadece bir bağlantıya tıklamanın verimliliği, değerli dakikalar kazandırabilir.

Yanlış okuduğunuz için hiç yanlış numarayı çevirdiniz mi? Herhangi bir küçük hata fırsatını ortadan kaldırmak, odaklanmamıza yardımcı olabilir. Bir arama yapmak için düşünce treninizi terk etmek yerine, tek yapmanız gereken güzel bir küçük bağlantıya tıklamak.

Uygulamalar: Outlook

Şimdi, tanıdık bir durum var: Hiç bir e-posta gönderdiniz ve ardından eki eklemeyi unuttuğunuzu fark ettiniz mi? Hiç bir ek gönderdiniz, ancak daha sonra bunun yanlış olduğunu anladınız mı? Hiç ilk satırda göze batan bir yazım hatası bulmak için bir e-posta gönderdiniz mi? Hatanızı düzeltmeye çalışan çifte e-posta göndermekten kaçınabilir ve bunun yerine e-postayı düzenleyebilirsiniz.

DocSend, kullanıcılara Outlook'tan e-posta ile gönderdikleri belgeleri izleme, kontrol etme ve hatta güncelleme gücü veren gerçekten harika bir eklentidir - ve evet, bu kontrol e-postayı gönderdikten sonra bile kullanılabilir. Kullanıcılar gönderdikleri içeriği istedikleri zaman güncelleyebilir ve alıcıları yalnızca son düzenlemeyi görebilir.

Ayrıca sayfa sayfa etkileşim ve içeriği tam olarak kimin görüntülediğini görme yeteneği gibi bazı harika metrik özellikler de var. Bu, e-posta hatalarından kaçınmak için harika bir araç olabilir, aynı zamanda haber bültenleri ve satış e-postaları ile etkileşimi izlemenin harika bir yolu olabilir.

Uygulamalar : Power BI

Microsoft'un Power BI, iş zekası çözümleri söz konusu olduğunda birçok işletme için en iyi seçimdir. Power BI, kendi başına, gerçekten ayrıntılı bazı görsel yardımlar üretebilir. Ancak elbette entegrasyonlar, Power BI gibi bir şeyden bile daha önce eksik olan bir şeyi her zaman ekleyebilir. Karşılaştığımız en sevdiğimiz eklentilerden biri İnfografik Tasarımcıydı. İnfografiklerin büyük hayranları olarak, bunu bir hikaye anlatmak için verilerine ihtiyaç duyan herhangi bir işletme için olmazsa olmaz bir eklenti olarak görüyoruz.

İster tüm verilerinizi vurgulayacak ayrıntılı bir bilgi grafiği ister kendi konunuza uygun grafikler olsun, bu eklenti size yardımcı olabilir. Kullanıcılar kapsamlı bir grafik setine erişim elde eder ve hatta kendi benzersiz grafiklerini yükleme seçeneğine sahiptir. Günün sonunda, Infographic Designer muhtemelen raporlarınızı güzelleştirmek için kullanabileceğiniz en iyi araçlardan biridir.

Uygulamalar: SharePoint

SharePoint'i işletmeniz için merkezi bir kaynak merkezi olarak zaten kullanıyorsanız, sonraki adım bir SSS Sayfası eklemektir. Bu eklenti, kullanıcıların SharePoint'te ekipleri için eksiksiz bir Sık Sorulan Sorular sayfası oluşturmasına olanak tanır. Yerleşik bir metin düzenleyiciyle, herkesin yeni bir SSS oluşturması ve hatta mevcut soruları ve yanıtları düzenlemesi kolaydır.

Kullanıcılar soru sırasını kontrol edebilir, animasyonlar ekleyebilir ve hatta tam sorularını bulmak için listede arama yapabilir. SSS Sayfası, ekiplerin yeni üyeleri daha hızlı dahil etmelerine yardımcı olacak harika bir eğitim aracı olacaktır. Bir SSS sayfası, projeler veya görevler için faydalı referans bilgilerini listeleyerek kıdemli çalışanlar için bile çok hızlı bir "git" referansı olarak hizmet edebilir.

Uygulamalar : Outlook

Hemen hemen tüm e-posta hizmetlerinde olduğu gibi, Outlook da ne yazık ki eklere ve belgelere dosya boyutu sınırı koyar. İşletmeniz SharePoint veya diğer dosya aktarım hizmetlerini kullanmıyorsa, bu, Outlook'un dosya paylaşım yeteneklerini gerçekten sınırlayabilir. Ancak, yalnızca Outlook'u kullanmaya devam etmek istiyorsanız, Her Yere Gönder eklentisi tam size göre.

Kullanıcılar, Outlook'un yerel olarak sahip olduğu dosya boyutu sınırlamalarını tamamen atlayarak 10 gb büyüklüğünde ekler ekleyebilir. Send Anywhere, yeni bir güvenlik katmanı da ekler. Herhangi Bir Yere Gönder, ekleri e-postada göndermek yerine, e-postanın içine yerleştirilmiş bir URL gönderir. Alıcının, dosyanın süresi dolmadan önce dosyayı açıp erişmek için yalnızca bir haftası vardır.

Uygulamalar : Excel

Smarter BIZ bulut hizmetleriyle birlikte çalışan bu eklenti, herkesin Excel'i tamamen işlevsel bir mobil CRM'ye dönüştürmesine olanak tanır. Kullanıcılar tüm randevuları doğrudan Excel içinde oluşturabilir, Android mobil cihazlarda (işletmenizin kullandığı buysa) bir satış ekibine randevuları dağıtabilir ve tüm müşteri iletişimlerinin gerçek zamanlı durum güncellemelerini alabilir. Buradaki asıl ek avantaj, tüm platformun Android uygulamasıyla ne kadar yakından bağlantılı olduğu ve yöneticilere doğrudan Excel'in içinden basit bir "işlem tabanı" sağladığıdır.

Kullanıcılar ayrıca, GPS konumları, arama günlükleri, arama kayıtları, atanan randevuların durumu veya takip aramaları için oluşturulan yeni randevular dahil olmak üzere Excel elektronik tablolarına gerçekten güçlü bilgiler getirmek için entegrasyonu kullanabilir. Genel olarak, Smarter Biz Manager, KOBİ'lerin satışlarını artırmalarına ve otomatikleştirmelerine yardımcı olacak basit bir araç olduğunu kanıtlayabilir. Tüm platform, potansiyel müşterileri takip etmeyi ve yönetmeyi kolaylaştırır.

Uygulamalar : Outlook

E-posta ve Outlook kendi başlarına mutlaka en güvensiz hizmetler değildir. Ancak, Outlook güvenliğinde bir adım daha ileri gitmek istiyorsanız, tercihiniz IXD Secure Mail olabilir. IXD, uçtan uca şifreleme kullanarak gönderdiğiniz e-postaları ve belgeleri güvence altına almakla ilgilidir.

Kullanıcılar, ayrı bir uygulama veya eklenti kullanmak zorunda kalmadan doğrudan Outlook'tan güvenli e-posta gönderip alabilir. Her şeyin güzel ve güvenli kalmasına yardımcı olmak için, gönderdiğiniz her bilgi parçası, hatta hareketsiz veriler bile şifrelenir. IXD, "endüstri lideri kriptografik yöntemler" olduğunu iddia ettikleri yöntemlerle masaüstü ve mobil güvenli mesajlaşmayı da destekler.

Uygulamalar : Outlook

"Nihai e-posta üretkenliği aracı" olarak adlandırılan Boomerang, ekibiniz mutlaka bir e-posta değişimi aramıyorsa, istediğiniz eklentidir. Boomerang, gerçekten kullanışlı bazı özelliklerle kullanıcılara gelen kutuları ve giden kutuları üzerinde tam kontrol sağlar. Kullanıcılar, e-postaları en uygun zamanda gönderilmek üzere planlayabilir veya e-posta yoluyla toplantı planlayabilir. Boomerang, kullanıcılara yanıtı olmayan önemli mesajları takip etmelerini de hatırlatabilir.

Boomerang'ın benzersiz bir "erteleme" seçeneği bile var, bu da bir mesajın daha sonra önceden belirlenmiş bir zamanda yeniden ortaya çıkmasına neden oluyor. Genel olarak, Boomerang, kaybolan satış fırsatlarını takip etmek, ileri geri planlama baş ağrılarından kaçınmak, farklı zaman dilimlerindeki alıcılarla kolaylıkla iletişim kurmak ve hatta gelen kutunuzdaki dağınıklığı gidermeye yardımcı olmak için harika bir araçtır.

Uygulamalar : Excel, Powerpoint, Word

Excel'i daha görsel odaklı bir işbirliği aracına dönüştürmeyi umuyorsanız, başka yere bakmayın. HTML5 tabanlı LucidChart Diyagramları, kullanıcıların Excel'e tamamen yeni bir ortak çalışma öğesi eklemesine olanak tanır. Daha da önemlisi, eklenti tabloya Excel için yalnızca sayılar ve çizelgelerden ayrılan tamamen yeni bir görsel öğe getiriyor. Kullanıcılar, akış şemaları, tel çerçeveleme araçları, maket araçları, ağ şemaları, iş süreci modelleri ve hatta zihin haritaları dahil olmak üzere yüzlerce farklı şablona erişim sağlar.

Daha da fazla kontrol için, kullanıcılar tablolarını ve grafiklerini oluşturmak için tamamen farklı şekiller kullanabilir, kendi resimlerini sürükleyip bırakabilir veya tüm parçayı PDF, PNG veya JPG resim dosyası olarak dışa aktarabilir. Kullanıcılar ayrıca diyagramlarını bloglara veya wikilere gömebilir ve etkileşimli maketler oluşturabilir. Gerçek zamanlı işbirliği için, belgelerdeki değişiklikler birleştirilir ve tüm kullanıcılarla aynı anda senkronize edilir ve her şey grup sohbetinin yanı sıra bir yorum sistemi bile içerir. Uygulama ayrıca Powerpoint ve Word için de mevcuttur.

Uygulamalar: SharePoint

Tüm platformlarda olduğu gibi, SharePoint'in de güçlü yanları vardır, ancak aynı zamanda zayıf yönleri de vardır. SharePoint projeleri, belgeleri ve dosyaları yönetmek için harika olabilir, ancak görsel proje yönetimi söz konusu olduğunda biraz düz kalıyor. Favori işbirliği çözümlerimizden bazıları (ve Basecamp alternatifleri), Kabnan panoları gibi görsel odaklı öğeler içerir. Ve tabii ki, Saketa Kanban Board ile SharePoint için bulduğumuz şey bu.

Bu eklenti, kullanıcıların Kanban tarzı bir görev yöneticisinin görsel yardımlarıyla görevleri yönetmesine olanak tanır. Saketa, en alakalı bilgileri görüntülemek için mevcut tüm SharePoint görevlerinizi görsel olarak bir "tahta" üzerinde düzenler. Görev önceliği farklı renklerle gösterilebilir ve kullanıcılar kartların sırasını ayarlayabilir veya görevleri yeniden atayabilir ve yeniden önceliklendirebilir. Kullanıcılar ayrıca başlangıç ​​tarihine, atanan kullanıcıya veya son tarihe göre düzenleyebilir ve sıralayabilir.

Uygulamalar : SharePoint

SharePoint'e eklemek için görsel bir yardım arıyorsanız ve Kabnan tarzı organizasyonun hayranı değilseniz, belki Gantt çizelgeleri yardımcı olabilir. Ücretli bir eklenti olsa da Milestone Gantt, görevleri düzenlemek ve mevcut projelerin ilerlemesini izlemek için yeni ve görsel bir yol sağlar. Kullanıcılar, bu Gantt stili çizelgelerinde proje kilometre taşlarını ve önemli güncellemeleri görüntüleyebilir ve hatta ilerleme ve temel çubukları görüntüleme seçeneğine sahip olabilir.

Bir projenin ilerlemesine daha da hızlı görsel yardımlar sağlamaya yardımcı olmak için kilometre taşları renk veya şekillerle temsil edilebilir ve önceliklendirilebilir. Gantt çizelgelerinin dışa aktarma veya "donma dönemleri" ekleme sırasında kullanımını özelleştirme yeteneği gibi bazı yararlı yönetim ve yapılandırma seçenekleri de mevcuttur.

Uygulamalar : Outlook

Bu sürpriz olmamalı, ancak bazıları var olduğunu bile fark etmeyebilir! Salesforce, kolayca en popüler CRM çözümlerinden biridir ve bunun iyi bir nedeni vardır. Ekibiniz popüler çözümü zaten kullanıyorsa Salesforce Lightning, verimliliği ve üretkenliği artırmaya yardımcı olmanın en kolay yollarından biridir (elbette Salesforce'u UC çözümünüze entegre etmenin yanı sıra).

Ancak Salesforce Lightning, kullanıcıların Outlook'tan ayrılmak zorunda kalmadan e-postalar ve randevularla ilişkili tüm kişileri, müşteri adaylarını, hesapları, fırsatları, vakaları ve özel nesneleri görüntülemelerini sağlar. Kullanıcılar ayrıca Salesforce kayıtlarını doğrudan Outlook içinde arayabilir, yeni kayıtlar oluşturabilir veya tek bir tıklamayla kayıtlara e-posta ve randevu ekleyebilir. Standart entegrasyon tarzında, her şey zamandan tasarruf etmek ve üretkenliği artırmakla ilgilidir.

Uygulamalar : Outlook

Proje yönetimi ve işbirliğine benzersiz bir yaklaşım olarak Smartsheet, elektronik tablo odaklı bir çözümdür. Bilinen ve basit düzeni ile fikir, ekiplerin görsel yardımların dikkati dağılmadan veya aşırı özelleştirme olmadan bilgileri okunabilir bir biçimde organize edebilmesidir. Smartsheet for Outlook ile kullanıcılar bu basitliği çözüme getirebilir ve doğrudan Outlook'a entegre edebilir. Kullanıcılar projeleri düzenleyebilir ve izleyebilir, hatta projeler üzerinde doğrudan Outlook gelen kutularından işbirliği yapabilir.

Bazı güçlü özellikler için, kullanıcılar herhangi bir e-postayı, tüm katılımcıların anında görebilmesi için Smartsheet'inizde yeni bir "satır" olarak görünen paylaşılan bir öğeye doğrudan gizleyebilir. Alternatif olarak, hızlı başvuru için projeyi çevreleyen tüm e-posta konuşmanızı ilişkili görevle yakından bağlantılı tutun. Smartsheet ayrıca bir arama işlevi içerir, böylece aradığınızı hızlı bir şekilde bulabilirsiniz.