Çevrimiçi Faks Avukatlar, Doktorlar ve Devlet Müteahhitleri için Yeterince Güvenli mi?

Birçoğu, “faks” kelimesini, bir müstakil evde bilgisayar odasına sahip olmaya çok benzeyen, biraz eskimiş bir çağrışımla okur. Ancak çevrimiçi faks, ekstra donanıma (faks makineleri) ihtiyaç duymadan bulut tabanlı bir hizmetin karmaşıklığını sağlar. Geleneksel telefon hatlarına (PTSN) bağlanarak veri iletmek için analog ağları kullanan daha hacimli muadili aksine, güvenli çevrimiçi faks ürünleri, Web uygulamaları veya e-posta ekleri ile başka bir faks makinesine gönderilebilecek belgeler oluşturur.

Bu modernize edilmiş teknoloji artık belge aktarımlarını hızlandırarak çalışma saatlerinden tasarruf sağlıyor ve eski sistemlerin asla sunamayacağı esnekliği sağlıyor. Daha da iyisi, daha yeni çevrimiçi faks sistemleri, belge yönetimini diğer yaygın yazılım programları kadar güvenli ve kullanışlı hale getiren yüksek güvenlikli protokollerle birlikte gelir.

• Çevrimiçi Faks Nasıl Çalışır?
• Faks Makinemi Kaldırmalı mıyım?
  • Dosya Güvenliği
  • Dosya boyutu
  • Dosya Organizasyonu ve Yönetimi
• Tıp Online Faks İle Modernleşiyor
• Hukuk Büroları İçin Güvenli Online Faks
• Devlet Müteahhitlerinin Güvenli Çevrimiçi Faksa İhtiyacı Var
• Güvenlik ve Uyumluluk Çevrimiçi Faks Göndermede Standarttır

Çevrimiçi Faks Nasıl Çalışır?

İnternet faks sistemleri, birisi bir belgeyi iletmeye çalıştığında kullanılan benzersiz telefon numaraları atar. Sistem faks numarasını tanır ve taramayı bir dosya eki, tipik olarak bir PDF olarak göndererek yanıt verir. Gelen fakslardan önce, sorunsuz bir işlem için uyumlu yazılımları indirmek üzere siteleri ziyaret etme istemi gelir, ancak birçok yazılım markası, belgeleri sıkıştırılmamış formlarında standart görüntüler olarak gönderir. Bu şekilde, kişinin standart bir grafik görüntüleyicisi olduğu sürece ek indirmelere gerek kalmaz.

Bazı internet faks ürünleri, karakter görüntülerini anında başka bir yerde okunabilen veya kopyalayıp yapıştırılabilen metne dönüştüren gelişmiş optik karakter tanıma (OCR) özellikleri sağlar. Ek açıldığında, başka herhangi bir dosya gibi ele alınabilir - iletilebilir, diğer dosya türleri olarak kaydedilebilir ve diğer belgelerle birleştirilebilir. Pek çok hepsi bir arada çevrimiçi faks hizmeti, sağlık sektöründe hasta bilgilerinin korunması için gerekli olan kapak sayfaları oluşturacaktır.

Üretkenliği artırmak ve fiziksel alandan tasarruf etmek isteyen birçok profesyonel için çevrimiçi faksa geçmek genellikle mantıklıdır. Devlet, sağlık veya hukuk sektörlerinde çalışanlar, bu tür meslekler yalnızca dahili operasyonlar için değil, aynı zamanda özel bilgilerin güvende kalacağı güvencesi için daha yüksek bir güvenlik varlığı gerektirdiğinden iletişim yöntemlerini değiştirmek konusunda daha tereddütlü olabilir. Neyse ki, çevrimiçi faks, bu belgelerin dijital olarak çıktı formlarında olabileceklerinden daha güvenli tutulmasını sağlayan bir tür gelişmiş güvenlik özellikleri sunar. Bu nedenle göz önünde bulundurulması gereken soru “Çevrimiçi faksın kullanımı güvenli midir?” değildir. daha ziyade, “Çevrimiçi faks sektörüm için uygun mu?” Cevap, her iki şekilde de, muhtemelen evet.

Faks Makinemi Kaldırmalı mıyım?

Genel olarak, cevap muhtemelen evet. Her sektörün farklı dosya yönetimi ve yazışma ihtiyaçları olsa da, sektör ne olursa olsun işletmelere fayda sağlayabilecek birkaç avantaj vardır.

Dosya Güvenliği

Tıp, hukuk veya devlet alanındaki herkes için belki de en önemli faktör, fakslanan belgelerin gizliliği ve güvenliğidir. Bazı internet faks ürünleri, muhtemelen bu meslekler için varsayılan süreç olacak olan SSL şifrelemesi ve parola koruması sağlar. Çoğu, güvenli bir oturum açma istemi ve ekstra güvenlik için iki faktörlü yetkilendirme sunar ve artan sayıda faks çözümlerini HITECH ve HIPAA uyumlu olarak öne çıkarır.

Dosya boyutu

Birçok çevrimiçi faks hizmeti, büyük belgeleri otomatik olarak sıkıştırır, böylece alıcılar bunları hızla açabilir. Büyük ekler bir e-postanın iletim süresini önemli ölçüde yavaşlatabilir, bu nedenle onları daha küçük tutmak e-postayı hızlandırır ve alıcının gelen kutusunu tıkamamasını sağlar (sektörden bağımsız olarak atılması gereken düşünceli bir adım).

Dosya Organizasyonu ve Yönetimi

Belgeleri otomatik olarak sayısallaştırarak, bir kullanıcı faks sayfalarını alındıkları kadar hızlı gönderip kaydedebilir. Bir faks makinesiyle bile kolayca ulaşılamayan gelen faks kayıtları artık saniyeler içinde alınabiliyor ve gerektiğinde paylaşılabiliyor.

Sağlık veya hukuk sektörlerindeki profesyoneller veya devlet belediyelerinde çalışanlar söz konusu olduğunda, aranacak belirli faks özelliklerini dikkate almak önemlidir.

Tıp Online Faks İle Modernleşiyor

Tıbbi uygulamalardaki çalışanlar, hasta verilerini alma ve gönderme sürecine aşinadır. Hasta kayıtları ve sevkleri hâlâ ezici bir çoğunlukla faksla veya bazen postayla gönderiliyor - ancak nadiren başka bir yolla.

Zayıf iletişim genellikle doktorları, hemşireleri, araştırmacıları ve hastaları aynı şekilde hayal kırıklığına uğratır ve zamanla faksla ilgili bir teknofobiyi aşılar. Bu nedenle, birçok doktor sistemlerini yükseltme konusunda isteksiz ve hatta çoğu durumda en önemli kayıtlarını elden teslim etmekte ısrar ediyor. Tıbbi belgelerin yaklaşık yüzde 75'i hala geleneksel faks donanımıyla işleniyor olsa da, sektör genelinde çalışanlar genellikle faksları "Amerikan tıbbının hamamböceği" olarak adlandırıyor.

Çok sayıda tıp uzmanı, endüstri çapında modernizasyon girişimleri sayesinde hasta kayıtlarını ve yazışmalarını dijitalleştirmenin avantajlarını şimdiden gördü. Reçete yenilemeleri, fizik tedavi tedavi onayları ve sigorta şirketi bildirimleri, tipik doktorların günlük olarak karşılaştığı faksla ilgili yaygın talep türleridir. Bu nedenle, birçok küçük uygulama, çevre dostu olmakla birlikte yalnızca çevrimiçi bir faks altyapısına geçişin kalıcı faydalarını dikkate almayan iddialı bir hedef olan "2020 yılına kadar fakssız bölgeler" olma sözü veriyor.

Bazı büyük hastanelerde olduğu gibi, kayıtları ve çoğu iletişimi sayısallaştırarak, arşivler artık fakslardan çok daha kapsamlı ve ayrıntılı bir bilgi geçmişi içerebilir. Daha da iyisi, yazışmaların dijitalleştirilmesi, kaydedilen eylemlerin aranabilir ve makine öğrenimi araçları için analiz edilmesi kolay hale gelmesi anlamına gelir.

Bir klinik gibi faks ağırlıklı mevcut bir işletmeye çevrimiçi hizmetlerin uygulanması, eş zamanlı olarak daha sorunsuz dosyalama ve kayıt tutmayı sağlar; bu da, diğer yazılım veya üretkenlik araçlarını uygularken gelecekteki tüm modernizasyon çabalarına yardımcı olur (yukarıda belirtilen şifreleme ve güvenlik önlemlerine ek olarak, eski. faks makineleri sağlayamaz).

Hukuk Büroları İçin Güvenli Online Faks

Hukuk firmalarında çalışanlar için belge güvenliği ihtiyacı da aynı derecede açıktır. Birçok avukatın temel endişelerinden biri, uzaktan çalışmayı destekleme ve e-posta, web ve mobil uygulamalar veya portallar ve akıllı telefon özelliği dahil olmak üzere birden fazla faks yöntemi sağlama yeteneğidir. Konumları ne olursa olsun faturalandırılabilir saatler için avukatlara ihtiyaç duyma eğiliminde olan herhangi bir hukuk firması için sorunsuz uzaktan işlemler gereklidir. Mahkemelerin belgelerde de "ıslak mürekkep" imzaları şart koşması yaygındır, bu nedenle bu araçların hazır olmaması, bu kadar basit bir görevi tamamlamak için gereken süreyi önemli ölçüde uzatabilir.

Birçok kurumsal internet faks paketi, aylık abonelik hizmeti kullanır ve şirketin iletmeyi planladığı dosya veya sayfa sayısına bağlı olarak farklı fiyatlandırma katmanları sağlar. Kurulum ücretlerinin yanı sıra bu hızla artabilir, ancak kurumsal paketler genellikle ölçeklenebilir sayfa hacmi, API entegrasyonu ve HIPAA uyumluluğu gibi değerli özellikleri de içerir. Bununla birlikte, sabit hatları ortadan kaldırmak ve düzene sokmak, tasarrufları dengeleyebilir.

En iyi çevrimiçi faks hizmetleri, özellikle hukukçulara yöneliktir ve ürünleri genellikle yüksek hacimli kişilere faks gönderme yeteneği, sorunsuz uluslararası faks yetenekleri, özel kapak sayfası depolaması ve bir firmanın halihazırda kullandığı bulut sürücüleriyle entegrasyon gibi özelliklere sahiptir. Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive veya Evernote olarak. Neyse ki, bir telefondan faks göndermenize izin veren seçenekler bile bu özelliklere sahiptir.

Bu özellikler, ortalama bir tıp firmasının kullanması gerekenden çok daha ileri düzeydedir, ancak avukatların, müşterileri etkilemek için modern teknolojiye ayak uydurması ve profesyonel bir imajı korurken, çevrimiçi faks hizmetlerinin güvenli hale getirilmesini kolaylaştıran verimli uzaktan çalışma gerçekleştirmesi beklenmektedir. . Bu yazılım aynı zamanda artan kağıtsız ofislerin çevre dostu çabalarını destekler ve yasal sözleşmeler gibi önemli belgeleri düzenli tutar (ilaç ve halkla ilişkiler gibi endüstriler için çok önemli bir faktör).

Devlet Müteahhitlerinin Güvenli Çevrimiçi Faksa İhtiyacı Var

İşleri çok farklı olabilir, ancak devlet müteahhitleri, avukatların değer verdiği aynı güvenlik özelliklerinin çoğuna ihtiyaç duyar. Gizli belgelerle ve hassas bilgilerle uğraşmak, böyle bir kariyer alanındaki biri için günlük bir meseledir, bu nedenle güvenlik önlemleri, önem açısından kolaylık özelliklerine genellikle üstün gelir. Modern iletişim e-postalar ve akıllı telefonlar etrafında dönerken, güvenlik önlemleri de uyum sağladı - ancak bilgisayar korsanları da öyle. Dosyalar birçok şekilde ele geçirilebilir, güvenliği ihlal edilmiş bir e-posta hesabından alınabilir veya doğrudan bir bilgisayardan saldırıya uğrayabilir.

Bunu bilen müteahhitler, belgelerini en başından korumak için ellerinden geleni yapmalıdır. Birçok gelişmiş internet faks hizmeti, federal hükümetin tedarik kolu olan ABD Genel Hizmetler İdaresi (GSA) tarafından Çizelge 70 sözleşmeleriyle ödüllendirildi. Bu sözleşmeler, dünya çapındaki federal kurumlara sınırsız bilgi teknolojisi (BT) ve telekomünikasyon donanımı, yazılımı ve ABD merkezli destek ve profesyonel hizmetler sağlar.

Ayrıca, daha yoğun zamanlar için grup çapında faks trafiği hacmini kontrol etmeye yardımcı olan ayarlanabilir bant genişliği gibi bir dizi harika güvenlik özelliği ile donatılmış olarak gelirler; giden fakslar üzerinde hassas kontrol sağlayan kapsamlı arama kuralları ve kısıtlamaları; Mevcut Microsoft hesapları için Güvenli İkili Dosya Aktarımı (BTF) ve Windows NT (Yeni Teknoloji) güvenlik kimlik doğrulaması. Fakslama yurt içinde veya yurt dışında yapılabilir ve temel ürünler bile ücretsiz numaralar kullanarak faks arşivleme ve SSL şifrelemesi sağlar. Bu güvenlik önlemleri herhangi bir devlet kurumu için zorunludur, ancak aynı zamanda eğitim kurumları ve kamu kuruluşları gibi sınırlı bütçelerle çalışan kuruluşlara da yarar sağlar.

Çevrimiçi Faks Göndermenin Güvenlik Faydaları Nelerdir?

Güvenlik avantajları, modern faks argümanının ön saflarında yer alabilir, ancak sektörden bağımsız olarak işletmelere avantaj sağlayabilecek neredeyse sayısız başka değerli özellik vardır.

Sağlık, hukuk ve devlet işlerindeki belirli mesleklerin ötesinde, yalnızca faks makinelerine güvenmek, modası geçmiş güvenlik önlemleri, maliyetleri ve verimsizliği ile işletmeleri engelleyebilir. Mobil cihazlardan erişilebilen ücretsiz faks seçeneklerinin miktarı ve bulut depolama seçenekleri ile büyük ofisler ve küçük işletmeler çevrimiçi faks çözümlerinden yararlanmalıdır. En iyi çevrimiçi faks çözümleri listemizde Mac, Android, masaüstü bilgisayarlar ve tabletlerle uyumlu seçeneklerin yanı sıra Gmail gibi ücretsiz e-posta hizmetlerinden faks göndermenize olanak tanıyan seçenekler bulunur.

Bu nedenle, kısaca, evet. Yazışmaları dijitalleştirmek ve güvenli çevrimiçi faksı benimsemek, birçok endüstri için yalnızca geleceğin bariz yolu değil; mevcut en güvenli pratik günlük belge paylaşım yöntemidir.