Bordro güvenliği: Bugün almanız gereken 12 önlem
Yayınlanan: 2021-09-25Bordro güvenliğinin nasıl sağlanacağı tartışmasına girmeden önce, bunun ne olduğunu anlayalım.
Bordro güvenliği, şirket ve çalışanları hakkında hassas bilgilerin korunmasını sağlamak için (bazı durumlarda yazılım kurulumu şeklinde) alınan önlemler olarak tanımlanabilir.
Fikri mülkiyet kaybını, iş operasyonlarında kesintiyi, fidye yazılımı saldırılarını ve yasal para cezalarını ve cezaları ödemeyi önlemek için güvenli bir bordro sistemine sahip olmak önemlidir. Ek olarak, güvenli bir bordro sistemine sahip olmamak, çalışanlara ve satıcılar, tedarikçiler vb. diğer taraflara zamanında ödeme yapılmasını da etkileyebilir.
Bordro sisteminizde bir veri güvenliği ihlali yaşadığınızı hayal edin. Sadece önemli, hassas çalışan ve şirket verilerini kaybetmekle kalmayacak, aynı zamanda çalışanlarınızın güvenini ve marka itibarını da kaybedeceksiniz. Güvenli bir bordro sistemine sahip olmak, yetenekli çalışanları elinizde tutmanıza yardımcı olabilecek İK operasyonlarını, gizliliği ve verilerin şeffaflığını kolaylaştırabileceğinden rekabet avantajı sağlayabilir.
Artık bordro güvenliğinin ne olduğunu ve neden önemli olduğunu tam olarak anladığımıza göre, bordro güvenliğini sıkılaştırmak için alabileceğiniz 12 yolu ve önlemi inceleyelim.
Bordro Güvenliğini Sağlamak İçin Almanız Gereken 12 Önlem
- Çalışanların Bordro Sistemini Kullanma Eğitimi: Her yeni çalışana bordro sisteminin kullanımı konusunda eğitim verilmesi, hassas bilgilere erişim ve paylaşım protokolünü anlamalarına yardımcı olur. Güvenlik standartlarını korumak için, her yeni katılana zorunlu üniforma eğitimi verilmelidir.
- Erişimin Sınırlandırılması: Çoğu şirket, hassas verilerin paylaşılması söz konusu olduğunda "Bilinmesi gerekenler temelinde" çalışır. Aynı kural, bordro güvenliğini sağlamak için de geçerli olmalıdır. Hassas bilgilerin yanlış kullanılmaması için, çalışanların birbirlerinin kayıtlarına erişmemelerini sağlamak önemlidir.
- Görevlerin Ayrılması: Bordro güvenliğinin ele alınması tek kişilik bir iş olmamalıdır. Bir kişinin sistemin tüm işleyişine erişimi varsa, bunu kendi avantajları için kullanabilir. Bununla birlikte, süreç birden fazla kişi arasında bölünürse, bir kişinin hassas bilgileri kötüye kullanma veya bunlardan yararlanma olasılığı çok düşük olur.
- Yazılımınızı Güncelleme: Bordro güvenliği için kullandığınız yazılımlar düzenli olarak güncellenmiyorsa, bilgisayar korsanlığı veya diğer güvenlik tehditlerinin hedefi haline gelebilir. Çalışanlarınızın da aynı sayfada olması için şirketin bordro yönergelerinde güncellemelerle ilgili net yönergeler sağlayabilirsiniz. Güncellemeler, her departman için manuel olarak güncellenmek yerine tüm seviyelere yansıtılmalıdır.
- Hassas Bilgilerin Dikkatli İmhası: İmha edilmesi gereken tüm önemli belgeler dikkatli bir şekilde imha edilmelidir. Hassas belgelerin güvenli bir şekilde parçalanması ve bunlara yalnızca yetkili personelin erişiminin sağlanması, bordro güvenliğinin sağlanmasında esastır.
- Harici Taleplerin Onay Sürecinin Standartlaştırılması: Alacaklılardan veya finansal çıkarı olan ipotek şirketlerinden gelen harici sorgular, sizi olası bir ihlale karşı savunmasız bırakabilir. Bu tür bilgileri kullanılabilir hale getirmek için standart bir sistem oluşturmak veya genel bir veri tabanı oluşturmak uygun seçeneklerdir. Tüm çalışanlar, çalışanlar ve şirket hakkında hassas bilgilerin açıklanması için uygun prosedürleri izlemek üzere eğitilmelidir.
- Oturum Açma Kimlik Bilgilerini Düzenli Olarak Güncelleme: Diğer güvenlik önlemlerine ek olarak, oturum açma kimlik bilgilerini düzenli olarak güncelleme sürecine sahip olmak, potansiyel güvenlik tehditlerini önlemek için etkili bir strateji olduğunu kanıtlayabilir. Değişim sıklığı, işletmenizin benzersiz ihtiyaçlarına ve olası ihlallerin olasılığına bağlıdır.
- Bordro Kontrol Raporlarının Gözden Geçirilmesi: Kontrol raporlarının gözden geçirilmesi, çalışma saatleri, vergi yükümlülükleri, tahakkuk eden fazla mesai vb. girdileri gibi tutarsızlıkların belirlenmesine yardımcı olabilir.
- Verilerin Hassasiyete Göre Sınıflandırılması: Bu, çalışanlar arasında bilgiye güvenli erişilebilirliği sağlamak için etkili bir önlemdir. Örneğin, en hassas bilgilere yalnızca üst yönetim erişebilir, hassas müşteri bilgilerine yalnızca o müşteriyle çalışan kişiler erişebilir.
- Çalışanları Yoldan Çıkarırken Güvenliğin Güçlendirilmesi: Çalışanları işten çıkarırken uygun prosedürü takip etmezseniz, eski çalışanlarınız kimlik bilgileri aracılığıyla sisteme erişebilir. Herhangi bir tehdit olasılığını azaltmak için dizüstü bilgisayarlar ve güvenlik kimlik bilgileri gibi şirket varlıklarının kurtarılması ve hesaplarının devre dışı bırakılması önemlidir.
- Düzenli Bordro Denetimlerinin Yapılması: Denetimler, işletme sahiplerinin herhangi bir tutarsızlığı tespit etmesine ve vergi düzenlemelerine uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur. Genel olarak, bir bordro denetimi yıllık olarak yapılmalıdır. Bununla birlikte, üç aylık veya aylık denetimler, herhangi bir ihlali erkenden tespit etmeye ve bordro sisteminin sağlığı hakkında bilgi edinmeye yardımcı olabilir.
- Zaman Hırsızlığını Önleme: Zaman hırsızlığı veya zaman çizelgesi tahrifatı, bir çalışanın zaman çizelgesinde çalıştığı zamanı kasten yanlış beyan etmesidir. Zaman hırsızlığı bordro dolandırıcılığının en yaygın şeklidir ve görünüşe göre her yıl ABD'deki işletmelerin %75'ini etkilemektedir. Bununla birlikte, birçok bordro sistemi, zaman çizelgesi raporlamasını korumak için güvenlik özellikleri içerir. Bordro güvenliğini sağlamada size yardımcı olacak en iyi bordro sistemlerini bulabilirsiniz.
Özetle
Güvenlik sahtekarlıkları, zaman çizelgesi tahrifatlarından ücretlerinde sahtecilik yapan işçilere ve bilgi ihlallerine kadar çeşitli şekillerde ortaya çıkar. Tüm bu sorunlar şirkete ve itibarına önemli ölçüde zarar vermektedir.
Bunları önlemek için, bordro güvenliğini sağlamak önemlidir, çünkü sizi yalnızca güvenlik ihlallerinden ve dolandırıcılıklardan korumakla kalmaz, aynı zamanda tekdüzeliği ve veri organizasyonunu da zorunlu kılar.
Profesyonel İpuçları:
- Bordro yazılımını bir katılım sistemiyle entegre etmek, zaman çizelgesi sahtekarlığını önlemenize yardımcı olabilir.
- Yazılımda kapsamlı bir işten çıkarma sisteminin resmileştirilmesi, hayalet çalışanların yetkisiz erişim elde etmesini engelleyebilir. Uzun vadeli zararlardan kaçınmak ve dolandırıcılığın ilk etapta olmasını önlemek için doğru yazılımdan yararlanmak çok önemlidir.
Bu konuda herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin veya tartışmayı Twitter veya Facebook'a taşıyın.