Verimliliğinizi Ateşleyecek 10 Güçlü Çevrimiçi Faks Özelliği

Çevrimiçi faksı düşündüğümüzde, süreci basit dosya paylaşımıyla karıştırmak kolaydır. E-postalarda ek olarak gönderilen belgeler, o kadar da heyecan verici veya yararlı bir şey gibi görünmüyor. Ancak dürüst olmak gerekirse, çevrimiçi faks, iş arkadaşınıza e-posta gelen kutusuna ulaşması için bir kelime belgesi göndermekten çok daha fazlasıdır.

Sürecin aslında dosya paylaşımından daha karmaşık olduğu gerçeğini göz ardı ederek - çevrimiçi faks, alıcı bir faks makinesine bir belge göndermek için e-postayı kullanır veya bir faksı e-posta, hatta metin olarak almanıza izin verir. O kadar basit ki, doğrudan Gmail'den veya telefonunuzdan faks gönderebilirsiniz. Mobilitenin ve kullanım kolaylığının faydaları harika ve çoğu kişiye tanıdık geliyor, peki ya çevrimiçi faksın belge gönderme ve paylaşma şeklinizi değiştirmesine gerçekten yardımcı olan daha az bilinen özellikler ne olacak? Çevrimiçi faks hizmetinizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak için, üretkenliğinizi tamamen yeni bir düzeye çıkarabilecek en kullanışlı ve daha az bilinen özelliklerin bir listesini hazırladık.

1. Dijital İmzalar

Listemizde ilk olarak, imza gerektiren yasal veya bağlayıcı belgeler gönderirken daha önce hissedilen bir acı noktasını tamamen dolduran, çevrimiçi fakslama için en kullanışlı özelliklerden biri olarak kabul edilebilir. Dijital imzalara izin veren çevrimiçi faks sağlayıcıları, hemen hemen her işletme için idealdir ve faks işleminiz için gereksiz adımları ortadan kaldırarak zamandan tasarruf etmenize ve üretkenliği artırmanıza yardımcı olur.

Dijital veya elektronik imzalar, faksı alıcıya göndermeden önce elektronik belgeye imzanızı eklemenize olanak tanır. Bazı hizmetler, elle yazılmış bir imza dosyasının doğrudan belgenin üzerine basit bir şekilde sürükleyip bırakılmasına izin verir. Bu, elektronik veya basılı belgelerinizde eşleşen bir imzanız olduğundan emin olmak için kullanışlıdır - kendi el yazısı imzanızı istediğiniz kadar yükleyebilir ve aynı imzayı ihtiyaç duyduğunuz kadar tekrar kullanabilirsiniz.

Başka bir yöntem, mobil cihazınızdaki dokunmatik ekranı kullanarak, daha fazla doğruluk sağlamak için parmağınızla veya hatta bir stylus kalemle imzalamanıza olanak tanır. Seçtiğiniz yöntem, esnekliğinize ve mobil cihazlara erişiminize bağlı olabilir, ancak seçenek, bir çevrimiçi faks sağlayıcısı için alışveriş yaparken kesinlikle aranacak en kullanışlı özelliklerden biridir.

2. Grup Teslimatı

Listemizde ikinci sırada, üretkenliğinizi artırmak ve ofis genelinde paylaşılan faksla ilgili baş ağrılarının seviyesini azaltmak için inanılmaz derecede faydalı bir özellik daha var. Bazen faks patlaması, grup teslimi veya toplu faks olarak adlandırılan bu kullanışlı özellik, internet faks sağlayıcıları arasında alışveriş yaparken dikkat edilmesi gereken bir özelliktir. Grup teslimatı ile artık faks belgenizi çok sayıda alıcıya, bazen bir seferde 20 adrese kadar, hepsine aynı anda göndermek mümkün olabilir.

İK'dan Tina aynı faksı tekrar tekrar 50 kez gönderdiği için sıranızı beklemekle geçen günler artık yok. Faks patlamaları artık tamamen mümkün ve listeye dahil olan her alıcının mesajın kopyasını aynı anda, doğrudan e-posta gelen kutusuna almasını sağlayın. Artık tüm ekibin doğru mesajı veya belgeyi ihtiyaç duydukları anda, e-posta gelen kutularında bulmanın ve düzenlemenin kolay olduğu yerde almasını sağlayarak işbirliğini iyileştirebilir ve görevinize odaklanabilirsiniz.

3. Planlanmış Teslimat

Önemsiz görünebilir, ancak çevrimiçi faksın kullanılmaya başlanmasıyla, standart, geleneksel faks makineleriyle ilgili sorunlardan biri, faksınızı göndermeniz gereken tam zamanda faks makinesinin tam önünde olma ihtiyacıdır. Bu nedenle, bu önemli belgeyi sabah ilk iş olarak üç saat dilimi öncesinden fakslamanız gerekiyorsa – normalde uyuduğunuz zaman, yalnızca uyanık ve hazır olduğunuzdan emin olmanız gerekmez, aynı zamanda emin olmanız gerekir. bir faks makinesi bulabilir! Artık bu, çevrimiçi fakslama ile ilgili bir sorun değil.

Giden fakslarınızın teslimatını planlama özelliği ile, ister anında ister önemli bir kapanış toplantısına kadar, faksınızın doğru alıcıya doğru zamanda gönderilmesini sağlamak mümkündür. Bunu, telefonunuzdan veya internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan faks gönderme yeteneği ile birleştirin ve normalde o kritik anda bir faks makinesine doğrudan erişmenizi gerektiren dizileri kesmiş olursunuz. Sadece çevrimiçi portalınızdan veya mobil uygulamanızdan bir faks teslimatı planlayın ve faksınızın oraya çok erken veya çok geç ulaşmayacağını bilmenin verdiği gönül rahatlığıyla gününüze devam edin.

4. İstenmeyen Faks Taraması

önemsiz_faks

Salyangoz postasını davet ettik ve istenmeyen önemsiz posta geldi. Sonunda e-postaya geçtik ve istenmeyen istenmeyen e-postalar geldi. Hatlarımızı telefonla pazarlama konuşmaları ve hatta otomatik aramalarla tıkayan istenmeyen telefon aramaları bile alıyoruz. Bu nedenle, elbette, faks makinenize veya daha doğrusu e-posta gelen kutunuza çevrimiçi faks gönderirken istenmeyen istenmeyen faks sürülerinin olması mantıklıdır. İstenmeyen posta filtreleri gibi, istenmeyen faks taraması da burada devreye girer. İstenmeyen faks taraması aslında beyaz liste ve kara liste olmak üzere iki şekilde çalışır. Onaylanmış adresleri ve numaraları eklemek için beyaz listeyi kullanın, böylece başka hiç kimseden değil, yalnızca bu belirli numaralardan belge ve mesaj alacağınızdan emin olun. Ancak bu, gelen kutunuzu yalnızca tanıdıklarınızdan gelen iletileri alacak şekilde kilitleyerek yeni müşterilerin veya müşterilerin girişini engelleyebilir.

Öte yandan kara listeye alma, çevrimiçi faks hizmetinizden engellenecek belirli adresleri ve numaraları girerek bu sinir bozucu spam göndericileri uzak tutmanıza olanak tanır. Bazı önemsiz faks tarama özellikleri, bir "joker karakter"in belirli bir alan kodu, sayı grupları veya önekler içermesine bile izin verir. İstenmeyen postaları ve dağınıklığı azaltmak, gelen kutunuzu düzenli ve düzenli tutmanıza yardımcı olacaktır.

5. İlerleme ve Durum İzleyici

Hiç bir faksı, yalnızca alıcınızın bekleyip bekletmesi için, sadece kendi sonlarına asla ulaşmaması için gönderdiniz mi? Çevrimiçi faks, gönderilen ve alınan faksların bir günlüğünü tutmanın yanı sıra bunları e-posta gelen kutunuzda saklayarak daha düzenli kalmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda bazı hizmetler mesajlarınızı alıcınıza giderken bile izleyebilir.

İlerleme izleyicileri, geçiş sırasında giden fakslarınızın mevcut durumunu görüntülemenize ve hatta bu gönder düğmesine bastığınız andan alıcınızın faksında görünmeleri gerektiği ana kadar yolun her durağını izlemenize olanak tanıyan yazılımlardır. makine veya gelen kutusu. İlerleme izleyicileri, kaybolan faksları azaltmaya ve son faksın geçeceğini umarak beklemeye yardımcı olabilir.

6. Entegrasyonlar ve API'ler

Tüm üretkenlik platformlarımız giderek daha esnek ve özelleştirilebilir hale geliyor. API'lerin dünyası sayesinde, geliştiriciler için önceden bağımsız iki iş gücü çözümü arasında köprüler kurmak artık çok kolay. API'ler, iki platformun birbiriyle etkileşime girmesine izin veren kısa, kullanımı kolay web tabanlı kod dizeleridir. CRM'inizi doğrudan Slack gibi bir ekip sohbet aracına entegre edebileceğiniz gibi, çevrimiçi faks hizmetinizi doğrudan ekibinizin halihazırda kullanmakta olduğu herhangi bir iş yeri aracına entegre etmek için API'leri kolayca kullanabilirsiniz.

Faks işlevleri, süreci otomatikleştirmek, iletişimi ve işbirliğini artırmak için SMTP, metin XML veya web hizmeti API'lerini kullanan tüm iş uygulamalarına entegre edilebilir. API'ler sayesinde, işlem doğrudan CRM'nize bir faks düğmesi eklemek kolaydır, böylece tek bir düğmeyi tıklatarak bir müşterinin profilini iş arkadaşınızın faks makinesine çekebilirsiniz.

7. Büyük Dosya Paylaşımı

Çevrimiçi faks, basit dosya paylaşımından çok daha fazlası olsa da, bu, hizmeti dosya paylaşımı için kullanamayacağınız anlamına gelmez. Çevrimiçi faks, dijital belgeleri kendi makinenizde veya e-postanızda faks olarak göndermek ve almak için e-posta adresinizi kullanır. Ancak, e-postanın doğası gereği, oldukça büyük bir belge, hatta tamamen farklı bir dosya türü (hatta videolar) göndermeye çalışırken bir dosya boyutu sınırına ulaşmanız çok olasıdır.

Büyük dosya paylaşımı, oldukça büyük veya uzun metin belgeleri (100 sayfadan fazla düşünün!) veya yüksek çözünürlüklü resimler, ses dosyaları, elektronik tablolar ve hatta videolar gibi tamamen farklı dosya türleri göndermesi gerekenler için kullanışlı bir özelliktir. Büyük dosya paylaşımına izin veren çevrimiçi faks sağlayıcıları, genellikle dosya boyutunda bir üst sınır içerir, ancak 3 GB ve üzeri boyutlar, e-posta hizmetiniz tarafından uygulanan herhangi bir dosya sınırlamasının ötesine geçer. Hizmetiniz grup dağıtımını da içeriyorsa, bu büyük dosyaları aynı anda birden fazla alıcıya göndermek de mümkündür - diğer dosya paylaşım platformlarının zorlandığı bir durum.

8. Birden Fazla E-posta Adresi

Belgelerin grup teslimi ile karıştırılmaması için, bir belgeyi birçok alıcıya fakslamak, çevrimiçi fakslama ile mümkün hale geldi - çevrimiçi fakslamanın daha az yaygın olan bir özelliği, birden fazla e-posta adresini tek bir faks hattına bağlama yeteneğidir. Bu şekilde, çevrimiçi faks portalınıza veya işlevlerinize erişim sağlamak için her ekip üyesine sağlamak üzere bağımsız bir e-posta adresi oluşturmanız gerekmeyecek. Bunun yerine, desteklenen birden fazla e-posta adresiyle, her biri kendi gelen kutusuna ve portalına sahip olacak olan tüm ekip üyelerine erişim sağlamak istediğiniz kadar bireysel e-posta ekleyebilirsiniz. Hepsi hala tek bir çevrimiçi faks aboneliği altındayken.

Çevrimiçi faksın uygun maliyetli yapısını sürdürmek, bir faks hattına birden fazla e-posta adresi eklemek, ekibiniz için gereken abonelik veya lisans sayısını azaltır. Yönetim kontrolleriyle, kontrolü elinizde tutmak ve yalnızca ihtiyacı olanlara erişim sağlamak ve hatta erişim verilen bireysel e-posta adreslerinin işlevselliğini sınırlamak kolaydır.

9. Faks Arşivi

Çevrimiçi faks ile dağınıklığı azaltmak yalnızca daha az kağıt değil, daha az dosya dolabıyla da ilgilidir. Çevrimiçi faks sayesinde her şey dijital olarak halledilirken, dosyalamanız da öyle. Bazı sağlayıcılar her şeyi doğrudan e-posta gelen kutunuzda saklamanızı sağlarken, göz kulak olmanız gereken kullanışlı bir özellik, hesap genelinde gönderilen ve alınan tüm gelen ve giden fakslarınız için özel, aranabilir bir dosya depolama çözümü olan Faks Arşividir.

Artık bu eski faksları gelen kutunuzdan güvenle silebilir ve daha sonra geri çağırmanız gerekebilir diye kayıtlarınızda birleştirilmelerini sağlayabilirsiniz. Bazı sağlayıcılar, arşivleyebileceğiniz faks sayısında bir sınıra sahipken, diğerleri, ihtiyaç duyabileceğiniz süre boyunca sınırsız sayıda belgenin saklanmasına izin verir.

10. Güvenlik ve Uyumluluk

Çevrimiçi faks, belgelerinizin güvenliğini doğal olarak artırırken, yalnızca e-posta gelen kutunuza erişimi olanlar fakslarınızı okuyabilir, ayrıca belgeleriniz için uygun şifrelemenin sağlanması da önemlidir. Bir sağlayıcı için alışveriş yaparken yalnızca giden değil, gelen faks şifrelemesini de sağlamak faydalı olabilir. Hatta bazı sağlayıcılar, teslimatınızın onaylanmasının şifrelenmesini sağlayacak ve gizli hedef numaralarına izin verecek kadar ileri gidecektir.

İlgili herhangi bir sektördeyseniz, Amerikan Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası gibi veri güvenliği düzenlemelerine uyumu sağlayan bir sağlayıcıyı görevlendirmek de çok önemli olabilir, çünkü tüm sağlayıcılar ekstra yol kat etmeyecektir. Şifreleme genellikle, bir istemci ve sunucu arasında şifreli bir bağlantı kurmak için kullanılan standart güvenlik teknolojisi sayesinde gerçekleşir - SSL, Güvenli Yuva Katmanı olarak bilinir.

Tek başına çevrimiçi faks, ofis çevresinde üretkenliği artırmaya yardımcı olurken, normalde standart bir faks hattını ve korkunç faks makinesini çalıştırmayla ilişkili maliyetleri ve sorunlu noktaları azaltır. Ancak, göz atmaya değer bazı ekstra özelliklerle birlikte faydaları burada bitmiyor.