COVID-19 ve Ötesi Sırasında Temel Uzaktan Çalışma Aletleri

Mart 2020'de manşet haber haline gelmeden aylar önce, CDC, Coronavirüs veya COVID-19'un yayılmasını azaltmak istiyordu. Pandemi karantina düzeyine yükselmeden çok önce okullar, kurumlar ve işverenler bu şansı herkese sosyal mesafeyi öğretmek için kullanıyor.

Üniversiteler mümkün olduğunca hızlı bir şekilde çevrimiçi öğrenmeye geçiyor. Google gibi teknoloji şirketleri gönüllü evden çalışma politikaları uyguluyor. Her işveren veya çalışanın uzaktan çalışma fırsatı olmasa da, yapanlar teşvik edilir. Ancak, çalışanların ofiste olmadığı zamanlarda bile üretken kalmaları ve verimli toplantılar yürütmeleri hayati önem taşır.

Şirketler halihazırda Asana, Trello, Toggl, Jira veya Basecamp gibi zaman izleme ve proje yönetimi yazılımlarına güvenirken, bu araçların çoğu gerçek ekip bağlantısı oluşturmada başarısız oluyor. Kanban panoları ve Gantt çizelgeleri, ekip üretkenlik araçları olarak yardımcı olabilir, ancak iletişim, üretkenlik araçlarında eksik olan önemli bir unsurdur.

Uzaktan çalışmaya geçiş, küçük işletmelerde paniğe neden olabilir, ancak acil durumlarda herkesin sürdürülebilir bir uzaktan çalışma ve sosyal mesafe altyapısı oluşturması gerekir. Doğru ekip işbirliği ve uzaktan çalışma yazılımı, ofis hayalet bir şehir olduğunda bile iş büyümesini sürdürecektir.

• Takım İşbirliği Yazılımı
  • Temel Ekip İşbirliği Özellikleri
    • Etkinlik Akışları
    • Takvim Entegrasyonu
    • Uzaktan Dosya Erişimi
    • Dosya Sürümü Oluşturma
  • En İyi Ekip İşbirliği Sağlayıcıları
• Web Konferans Yazılımı
  • Temel Web Konferans Özellikleri
    • Ekran paylaşımı
    • Beyaz tahta
    • birlikte tarama
  • En İyi Web Konferans Çözümleri
• Mobil VoIP Uygulamaları
  • Temel Mobil VoIP Özellikleri
    • Çağrı Çevir
    • Paylaşılan Çağrı Görünümü
    • Görüntülü Toplantılar
  • En İyi Mobil VoIP Uygulamaları
• Çağrı Merkezi Yazılımı ve Çevirme Araçları
  • Temel Çağrı Merkezi Yazılım Özellikleri
    • Otomatik Çeviriciler
    • IVR Sistemleri
    • Çağrı Kaydı ve Çağrı Kaydı
  • En İyi Çağrı Merkezi Yazılım Sağlayıcıları
• İşletmeleri Sosyal Mesafeye Hazırlamak, Büyümeyi Yolda Tutuyor

Takım İşbirliği Yazılımı

En iyi ekip işbirliği çözümleri, ekiplerin birbirleriyle iletişim halinde kalmasına yardımcı olan tarayıcı tabanlı veya uygulama yazılımlarıdır. Ekipler tek bir birleşik platformda konuşmaları, üretkenliği, e-postaları ve hatta bir işletme içinde paylaşılan dosyaları takip edebilir. Birden çok kanal, ekiplerin bir projenin her yönü hakkında organize tartışmaları sürdürmek için gerektiği kadar ayrıntılı bir şekilde parçalanmasına olanak tanır.

Slack, ekip işbirliği için bilinen bir isim olsa da, popüler ücretsiz çözüm tekliflerinden daha fazla özellik sağlayan düzinelerce Slack alternatifi vardır.

Temel Ekip İşbirliği Özellikleri

Etkinlik akışları, takvim entegrasyonları, dosya paylaşımı, sürüm oluşturma ve proje yönetimi araçlarında beklediğiniz yeteneklerle ekip işbirliği, karşılaştıkları engeller ne olursa olsun uzaktaki ekip üyelerini organize eder. Kötü hava koşulları çalışanları evde tutarsa ​​veya bir pandemi çalışanları işe giderken tehdit ederse, herkes kendini işine bağlı hissedecektir.

Etkinlik Akışları

Bir işletmenin büyüklüğü ne olursa olsun, aynı anda havada her zaman birden fazla proje vardır. Uzun vadeli ve kısa vadeli projeler, faaliyet akışlarıyla açıklanabilir. Bağımlılıklar birbirine bağlanabilir, böylece ekip üyeleri, saat dilimleri farklı olsalar bile iş arkadaşlarının beklediği işe öncelik vermeyi bilebilirler.

Ekip işbirliği araçları için anlık mesajlaşma araçları ve mobil uygulamalarla eşleştirildiğinde, farklı saat dilimlerindeki uzak çalışanlar ve serbest çalışanlar ekip iletişiminin bir parçası olabilir.

Takvim Entegrasyonu

Proje yöneticileri ve ekip üyeleri için farklı programları ve çatışmaları yönetmek çok fazla ayak işi gerektirebilir. Bir ofisteyken, başınızı köşeye sıkıştırmak ve Susan'ın Pazartesi günü Mike'ın projesi hakkında buluşup görüşemeyeceğini görmek kolaydır. Sosyal mesafeli zamanlarda veya uzaktan çalışma sırasında, takvim entegrasyonu, bir toplantı için en iyi zamanın ne zaman olacağını bilmenizi sağlar.

Bu araçlar, yol boyunca ortak çalışanlar eklerken görevler, son tarihler ve yapılacaklar listeleri oluşturma yeteneği sunar.

Uzaktan Dosya Erişimi

Hareket halinde olan veya birbirinden ayrı olan ekipler, dosyaları düzenli tutmakta zorlanabilir. Uzak dosya sunucuları, her büyüklükteki işletme için mümkün olmayan kurulum ve bakım gerektirir. Neyse ki, ekip işbirliği uygulamaları aracılığıyla bulut tabanlı dosya depolamayı kullanırken uzaktan dosya erişimi mevcuttur.

Birkaç ekip işbirliği yazılımı bulut depolamaya izin verirken, çoğu Github, Dropbox ve G-Suite veya Google Drive gibi ortak paylaşım araçlarıyla bütünleşir.

Dosya Sürümü Oluşturma

Yazılım, gazetecilik, tıp, hukuk dünyasında veya birden fazla ortak çalışan tarafından paylaşılan belgeleri bulduğunuz her yerde, sürüm oluşturma bir zorunluluktur. Jane bütün gün bir belgede büyük değişiklikler üzerinde çalışıyorsa ve Larry'nin ayrılmadan hemen önce yapacağı işi bilmiyorsa, fark etmeden çalışmasının üzerine yazabilir.

Sürüm kontrolü, değişiklik yapıldığında ortak çalışanları uyarır, belgeleri otomatik olarak günceller veya kişilerin aynı anda bir belge üzerinde çalışmasına izin verir. Belge izleyicide kaydedilen değişikliklerle, herkes bir proje veya belgenin ömrü boyunca neler olduğunu bilecek. Çoğu durumda, yaptığınız iş Microsoft Word, Excel veya Google Dokümanlar ile uyumlu tanıdık bir dosya türünde dışa aktarılabilir.

En İyi Ekip İşbirliği Sağlayıcıları

• kayma
• şantiye
• Microsoft Ekipleri
• uçmak
• Gevşek

Web Konferans Yazılımı

Yanlış iletişimden kaçınmak için yüz yüze iletişim esastır. Bu, özellikle karmaşık projelerin ayrıntılarını ele alırken ve çalışanları yönlendirirken geçerlidir. Ses tonunun ciddi yanlış anlamalara yol açabileceği göz önüne alındığında, metin tabanlı iletişimde mutlak eksiklik, ekip üyelerini sorunlara hazırlar.

Web konferans yazılımı ile ekip üyeleri, sosyal mesafe veya uzaktan çalışma engeli ne olursa olsun yakından etkileşim kurabilir. Web konferansları iki taraf arasında veya yüzlerce canlı izleyiciyle kurulabilir, araya girebilir, metin sohbet edebilir veya ekranlarını paylaşabilir. Konferans köprü aramaları, karantina sırasında bile düzenli olarak planlanmış toplantılarınız sırasında ekibinizin bağlı kalmasını sağlar.

Web konferansı, Google Hangouts veya sosyal medya video görüşmeleri gibi ücretsiz araçlardan daha geniş yetenekler sunar. Ekibinizin ihtiyacı olduğunda ekran paylaşımı yapabilir ve önemli ekran görüntüleri gönderebilir, eğitim web seminerleri ayarlayabilir veya hızlı check-in'ler yapabilirsiniz. Web konferansı, asla görülemeyecek olan Powerpoint'leri veya Google Dokümanlarını göndermek yerine, aynı anda tüm uzaktaki çalışanlarla iletişim kurmanıza olanak tanır.

Temel Web Konferans Özellikleri

Web konferansı yazılımının en büyük gücü, bir video izleme deneyimini alma ve onu yüz yüze bir toplantı kadar etkileşimli hissettirme yeteneğidir. Sorunları telefonda veya görüntülü sohbet yoluyla tartışırken, sorunun ayrıştırıldığına dair örnekler gösterebilmek önemlidir. Ekran paylaşımı, beyaz tahta ve birlikte göz atma, ekip üyelerinin fiziksel olarak nerede bulunduklarına bakılmaksızın bu çözümlerin işbirliğini benimseme yollarından sadece birkaçıdır.

Ekran paylaşımı

Yazılım geliştiriciler, yazarlar ve tasarımcılar, çalışmalarını görüntülemek için ekranlara güvenirler. Bir proje devam ediyorsa, ekran paylaşımı gibi tek tıklamalı bir çözüm, tüm web konferansı katılımcılarının aynı anda aynı konuya bakmasını sağlar. Ekran paylaşımı sayesinde belirli bir sorun hakkında geri bildirim almak hiç bu kadar kolay olmamıştı.

Neyse ki, bu o kadar popüler bir özellik ki, ekran paylaşımlı ücretsiz web konferansı uygulamaları bulmak çok kolay.

Beyaz tahta

Geçmişin kendiliğinden beyin fırtınası, video konferansa taşındı. Ortak çalışanlar sanal işaretçiyi alıp diyagramlar çıkarabilir ve çevrimiçi beyaz tahtaları veya beyaz tahtalı web konferansını kullanarak gerçek zamanlı olarak listeler oluşturabilir. Çoğu beyaz tahta, masaüstünüzden konferansa sürükleyip bırakmaya da izin verir.

Kaydet ve gönder özellikleriyle, bu beyin fırtınası oturumları, herkes evde oturuyor olsa bile ekibiniz tarafından anında paylaşılabilir ve düzenlenebilir.

birlikte tarama

İster bir web sitesi kuruyor ister araştırma yapıyor olun, birlikte gezinme yoluyla ortak gezinme, herkesin kelimenin tam anlamıyla aynı sayfada olmasını sağlar. Bir sitede çeşitli seçenekler aracılığıyla bir ekibe veya sunuma liderlik ederken, ekran paylaşımının yapamadığını birlikte tarama yapar. Web konferansındaki herkesin kendi başlarına sıfırdan başlamak zorunda kalmadan rehberli bir yol izlemesine olanak tanır.

Araçların Firefox, Chrome, IE ve Safari ile uyumlu olmasını bekleyin.

En İyi Web Konferans Çözümleri

• yakınlaştır
• Cisco WebEx
• Buluşmaya git
• RingCenter Toplantıları
• MiCollab

Mobil VoIP Uygulamaları

Kurumsal VoIP çözümleri, işletmelerin kendi çağrı merkezlerini oluşturmalarına ve bir şirket genelinde birleşik iletişim kurmalarına yardımcı olurken, mobil VoIP bu devleri esnek tutar. Mobil VoIP uygulamaları, ekibinizin uzaktan çalışırken entegre iletişim araçlarına erişmesine olanak tanır. Ekipler bağlantıda kalacak ve müşteriler, personeliniz nerede olursa olsun bekledikleri hizmet ve desteğin aynısını alacak.

Bu uzaktan çalışma araçları, yalnızca üretken zaman yönetimi ve görev yönetiminin ötesinde, yerel bir Android cihazda veya iPhone'da tanıdık bir sohbet veya konferans deneyimi sunar.

Temel Mobil VoIP Özellikleri

Mobil VoIP uygulamaları, ofiste beklediğiniz tüm çözümlerin yalnızca bir kısmını sağlar, ancak entegrasyonların yardımıyla acil bir durumda boşlukları kapatabilirler. Çağrı çevirme, paylaşılan çağrı görünümü ve görüntülü toplantılar sunan uygulamalar, müşterilerin beklediği hizmet kalitesinden ödün vermeden ekibinizin cihazından bağımsız olmasını sağlar.

Çağrı Çevir

Çağrı çevirme, kullanıcıların bir çağrıyı bir cihazdan diğerine aktarmalarına izin verdiği için hareket halindeki ekipler için gerekli bir özelliktir. Bir arama devam ederken, masaya bağlı bir çalışan, bir mobil cihaza bağlıyken depodaki bir şeyi kontrol edebilir. Uzaktan çalışanlar, evdeki dizüstü bilgisayarlarından arama yapabilir ve daha sessiz bir alana taşınırken mobil cihazlarına aktarabilir.

Paylaşılan Çağrı Görünümü

Çalışanlar uzaktan çalışırken, iş numaranızın cevapsız kalmasını istemezsiniz. İşletmelerin ayrıca çok sayıda kişisel cihazdan ziyade resmi bir hattan arama yapabilmesi gerekir.

Paylaşılan arama görünümüyle, arama yapan cihaz sayısı ne olursa olsun, giden aramalar sırasında bir numara görünecektir. Bir uzak görevli bu numarayı kullanarak arama yaparken, aynı numara ikinci bir ayrı arama için kullanılabilir. Paylaşılan çağrı görünümü, müşterileriniz ve müşterileriniz söz konusu olduğunda işletmelerin her zamanki gibi çalışmasını sağlar.

Görüntülü Toplantılar

Web konferans yazılımı, ekip işbirliği için hayati önem taşıyan uzun bir özellikler listesi sunarken, mobil VoIP uygulamalarıyla hızlı görüntülü toplantılar yapılabilir. Son dakika görüntülü toplantıları, başka bir yazılımı başlatmak yerine, çalışanlar uzaktayken ortaya çıkan sorunları çözebilir. Mobil VoIP uygulamalarıyla sosyal mesafe, personel üyelerinin devam eden bir toplantıya sanal olarak katılmalarını sağlar.

En İyi Mobil VoIP Uygulamaları

• Skype Kurumsal
• havadan arama
• yolculuk
• Çekirge
• RingCentral

Çağrı Merkezi Yazılımı ve Çevirme Araçları

Bütün bir ekibin virüs kapması fikrinden endişeleniyorsanız, kalabalık bir çağrı merkezi görüntüsü sizi ürpertmelidir. Eski çevirici donanımınızı ve masa telefonu sisteminizi çağrı merkezi yazılımıyla değiştirmeyi düşünüyorsanız, şimdi tam zamanı.

Sadece bir veya iki günlük kurulum ve test ile hemen hemen her ölçekteki şirketler operasyonlarını uzaktan taşıyabilir. Özel bir mobil cihaza ve yazılımın yüklü olduğu bir bilgisayara sahip olmaları koşuluyla, her an çağrı merkezi kampanyalarınızdan herhangi birine atlayabilirler.

Temel Çağrı Merkezi Yazılım Özellikleri

Çağrı merkezi yazılım çözümleri, kurumsal iletişim merkezleri için gerekli olan çok çeşitli özellikleri içerir. En iyi çağrı merkezi yazılım sağlayıcıları, abonelik hizmetlerinin her aşamasında otomatik çeviriciler, IVR ve çağrı günlüğü araçları gibi temel özellikler sunar.

Otomatik Çeviriciler

Otomatik çeviriciler, bir çağrı merkezinin telefon numaraları listesinden geçmek için arama sürecini otomatikleştiren donanım çözümleriydi. Günümüzün en iyi çağrı merkezi çeviricileri, giden çağrı merkezi temsilcilerine güncel müşteri bilgileri sağlamak için CRM yazılımıyla bütünleşirken numaraları hızlı bir şekilde çalıştıran yazılım çözümleridir.

Bir otomatik çevirici kullanırken, yazılım, bir numara listesi üzerinden çalışabilir ve bağlantısı kesilen numaralar, faks makineleri ve meşgul sinyallerini otomatik olarak kapatırken aramaları müşterilere yönlendirebilir.

IVR Sistemleri (Etkileşimli Sesli Yanıt)

IVR sistemleri, inbound çağrı merkezleri için olmazsa olmazlardandır. İşletmeniz bir destek hattı işletiyorsa, arayanlar endişelerini sisteme bildirerek bir menü arasında geçiş yapabilecekler. AI sistemi daha sonra arayanları, ev internet bağlantısı üzerinden bağlı olan uzak aracılarınıza yönlendirir.

IVR sistemleri, temel bilgiler hakkındaki çağrıları kayıtlı yanıtlara yönlendirir ve canlı temsilcilere acil çağrılar gönderir.

Çağrı Kaydı ve Çağrı Kaydı

Gelen veya giden aramalarla ilgili günlük bilgilerinin kaydedilmesi, bir satış dönüşüm hunisini optimize etmek için hayati önem taşır. Ekibinizin bir müşteriyle en son ne zaman iletişim kurduğunu, bunun ne hakkında olduğunu ve hangi ürün veya hizmetleri tercih ettiklerini bilmek, karar verme süreçlerinde nerede oldukları hakkında bilgi sağlar. Her temasta ekip, hangi yeni hizmetlerin veya ürünlerin sunulacağına ve kimi hedeflenmesi gerektiğine karar vermek için pazarlama tarafından ayrıştırılabilecek bir veri gövdesi oluşturacaktır.

Bu araçlara entegre edilmiş arama kayıt yazılımı, anormal aramaları veya en iyi temsilciler tarafından gerçekleştirilen aramaları yakalamanıza olanak tanır. Bu çağrılar eğitim amaçlı kullanılabilir. Çağrı kaydı aynı zamanda yüksek düzeyde düzenlenmiş finans, tıp veya devlet sektörlerinde uyumluluk için önemli bir yasal araçtır.

En İyi Çağrı Merkezi Yazılım Sağlayıcıları

• Beş9
• Zendesk
• 8×8
• RingCentral
• GÜZEL Iletişim

İşletmeleri Sosyal Mesafeye Hazırlamak Büyümeyi Yolda Tutuyor

İster bir iklim olayına, ister Coronavirüs gibi bir pandemiye veya yerel bir trajediye bakıyor olalım, personele evden çalışmak için gerekli araçları sağlamak işletmenizin darbe almasını engeller. Mart 2020'de, COVID-19 salgını ülke çapında olağanüstü hallere neden olduğu için ABD borsaları bir darbe aldı. New York, New Jersey, California ve Washington eyaleti valileri, insanları kalabalık toplu taşıma araçlarından kaçınmaya ve evden çalışmaya çağırdı.

Bu son dakika uzaktan çalışma politikalarında biraz panik olsa da, iyileştirilmiş zihinsel sağlık ve genel iş tatmini gibi uzaktan çalışmanın faydaları da var.

Uzaktan çalışmayı sağlayan yazılımda yeni olan şirketler için bu, kendi türünde bir paniğe neden olabilir. Ancak, bu stresli zamandan en iyi şekilde yararlanacak ekipler, en iyi iş VoIP ve ekip işbirliği yazılımlarını kullanarak personelini kuran ve işe alan ekipler olacaktır.