E-posta Üzerinden Ekip İşbirliği Çözümünü Benimsemenizin En Önemli 5 Faydası

E-posta, bir süredir iş iletişiminde kral oldu, daha önce masa telefonlarını geride bıraktı ve iş arkadaşları arasında arama yaptı. E-posta ile iş arkadaşları arasındaki iletişim daha hızlı ve daha uygun zamanlarda gerçekleşebilir. E-posta, gelen ve giden tüm kişilerinizi takip etmek için tek bir yer sunarken, hepsini düzenli tutmak için bazı girişimlerde bulundu. Ama ne telefon, ne de eski moda salyangoz postası hiç gitmedi. E-posta muhtemelen asla kaybolmaz, ancak daha az güvenilmesi gerekir.

İşyeri iletişimindeki bir sonraki en büyük değişim, Ekip İşbirliği çözümlerine doğru ilerliyor gibi görünüyor. Slack haberlerde dalgalar yaratıyor ve muhtemelen doğru yapılan ekip işbirliğinin en hızlı örneklerinden biri. Ancak, bu çözümlerin yeni nesil Yahoo veya AOL messenger olduğunu varsaymayın. Odağı e-postadan uzaklaştıran bu ekip işbirliği hizmetleri, çalışanların daha fazla işi bitirmesine ve daha hızlı yapmasına olanak tanır. Buluta dayalı bu çözümler, dosyaları ihtiyaç duyduğunuz yerde tutar ve mesajlarınızın kalıcı olmasını sağlar; bunlar her zaman bıraktığınız yerdedir. Ekip işbirliği çözümleri, ekiplerin tam da bunu yapmalarını sağlar, işbirliği yapar. Hâlâ tehlikedeyseniz ve e-postaya olan bağımlılığınızı kırmanın zamanının gelip gelmediğinden emin değilseniz, geleneksel e-postaya kıyasla bir ekip işbirliği çözümünü benimsemenin bazı yararlarını özetleyen bir liste hazırladık.

1) İletişimin Ötesinde İşbirliği

E-posta, düşüncelerimizi hızla yazmamıza ve mesajı birlikte göndermemize olanak tanır. Diğer taraftan, e-posta ayrıca bize tüm iletişimlerimize erişmemiz için belirli bir konum sunar. Ancak e-posta, sessiz bir yaklaşıma dayanır ve genellikle daha çok, yalnızca bilgiyi ileten tek yönlü bir yol olarak çalışır. Ekiple paylaşacak yeni bir notunuz varsa, herkesin görmesi için tek bir e-posta patlamasıyla gönderirsiniz. Herhangi bir soru veya istek, her bir alıcıdan kanallara gelir ve bu, hepsini takip etmenin zor olduğunu kanıtlar.

Ekip işbirliği uygulamaları, yalnızca mesaja değil, özellikle içeriğe odaklanarak iletişimimizi çok daha verimli bir şekilde yapılandırır. İçeriğin ön planda olduğu iş birliği uygulamaları, yalnızca diğer insanlara bilgi göndermeyi değil, aynı zamanda zıt bir çekme etkisini de teşvik eder. İşbirliği uygulamaları, en son projenizle ilgili bir güncellemeyle 10 kişiye bir e-posta göndermek yerine, gerekli ve ilgili 10 kişiyle bir oda veya görüşme başlatmanıza, "Ç2 Notu" olarak etiketlemenize, dosyayı doğrudan içeri bırakmanıza ve iş arkadaşlarınız olarak izlemenize olanak tanır. sadece bir sohbete değil, bir işbirliği sürecine başlayın. İşbirliği uygulamalarının ücretsiz akıcı sohbeti, soruların tek tek gelmesi yerine ekibin her üyesinin grupla doğrudan etkileşime girmesine olanak tanır. İşbirliği çözümlerinin yapısı aynı zamanda çalışanların kendileri için en uygun olan zamanda devreye girmesine, kaçırılan her şeyi yakalamasına ve ilgili bir şey ortaya çıktığında araya girmesine olanak tanır. E-posta, bu serbest akışa, konuşma yapısına izin vermez, ancak karşılıklı işbirliğini sınırlar.

2) Organize Kalın

Her seferinde bir konuşma, uzun bir ileri geri listeyle, bir dizi e-postada kaybolmak kolaydır. "Steve'in bana yeni TPS raporları hakkında gönderdiği mesaj nerede?" Farkına varmadan, 15 dakika geçti ve toplantıdan önce umutsuzca ihtiyacınız olan o tek eki hala bulamıyorsunuz! İşbirliği uygulamaları, içerik ve dosyaların doğrudan odalarınızda yaşamasıyla düzenli kalma fikri etrafında oluşturuldukları için organizasyonu kolaylaştırır. Projeleri ve ekipleri belirli odalar veya konuşmalar halinde organize etme yeteneği ile bu, yalnızca ilgili e-postayı veya belirli bir bilgi zincirini bulmak için aynı kişiden gelen 15 farklı e-posta arasında arama yapmak için harcanan zamanı azaltır. Bunun yerine, Team Collaboration çözümleriyle, doğrudan açıkça etiketlenmiş odaya girebilir ve içeriği kaydırarak ihtiyacınız olanı bulabilirsiniz.

Organize iletişimin yanı sıra, Team Collaboration uygulamaları, hem yazılı metinleri hem de odalarda saklanan dosyaları gözden geçirmek için güçlü bir arama işlevi içerir. Bu işbirliği uygulamaları kalıcı olduğundan, iki gün önce yaptığınız konuşma kaybolmuyor - yukarı kaydırmanız ve Steve'in toplantı hakkında size ne söylediğini görmeniz yeterli. Belirli projeler veya belirli iş arkadaşlarıyla işbirliği için bu ayrı odalar, projeler hakkında bilgi sahibi olmanın ilgili odaya hızlı bir mesaj bırakmak kadar kolay olduğu ve yine işbirliğini teşvik ettiği anlamına gelir - herhangi bir ve tüm taraflar mesajı görebilir ve gerektiğinde ve ne zaman olursa olsun araya girebilir. bir şans bulsalar iyi olur. Artık bir e-posta dizisi başlatma, yanlış kişiyi CC'ye alma veya konuşmanızın ekibin yarısının eksik olduğunu fark etmenin yarısı yok.

3) Bulut Üzerinden Kalıcılık

Sürekli olarak bu sebat kavramına atıfta bulunuyorum, ama bu aslında ne anlama geliyor? Bu Team Collaboration uygulamalarında gönderilen ve alınan her şey (mesajlar, dosyalar, toplantılar) bulutta depolanır, orada kalıcıdır ve tüm müşteriler tarafından hemen her yerden erişilebilir. Bir bulut ağında işlenen her şeyle, hangi cihazdan erişirseniz erişin, her şey tam olarak olduğu yerde kalabilir. Ve e-postadan farklı olarak, bu işbirliği uygulamaları yalnızca bire bir değil, her zaman mobil ve her zaman açık olan grup sohbetine izin veriyor. İşi halletmek ve bir sorunu çözmek istiyorsanız, sohbete katılmak için birden fazla kişiye ihtiyacınız vardır ve ekip işbirliği uygulamaları, ekiplerin gruplar halinde çalışmasını sağlayan araçlardır. Ancak bir grubun boyutu büyüdükçe, herkesin aynı anda mesajlarınızı okumak için çevrimiçi olma şansı azalır. Bu, yine, bulutun kalıcı doğasının geldiği yerdir.

Bir masaüstü istemcisi, bir cep telefonu istemcisi ve hatta bir çevrimiçi web tarayıcı istemcisi arasındaki Team Collaboration uygulamalarıyla, herhangi bir cihazda, herhangi bir yerde bağlantıda kalmak mümkündür. Kalıcı sohbet ve dosya barındırma ile birleştiğinde, işinizi halletmek için ihtiyaç duyduğunuz bilgilere anında erişebilirsiniz. Ofiste bir gün kaçırdınız mı? Uygulamayı telefonunuzda başlatın ve bulut, kaçırdığınız tüm mesajları alırken güncel kalın. Güncellenmiş TPS raporuna sahip dizüstü bilgisayarınızı ofiste mi unuttunuz? Sorun değil, akıllı telefonunuzdan veya hatta ev bilgisayarınızdan ekip işbirliği uygulamanıza giriş yapın, dosyanın bırakıldığı odaya göz atın ve dosyayı cihazınıza indirin.

4) İhtiyaçlarınıza Göre Özelleştirin

Bu ekip işbirliği uygulamaları, eski tarz anlık mesajlaşma programlarının yalnızca daha güzel bir versiyonu olmakla kalmaz, aynı zamanda özelleştirilebilir ve güçlü iş birliği deneyimleri sunar. Ekipler, bir geliştiricinin yaratıcı zekası ve sağlanan API'lerle, gerçekten benzersiz bir deneyim oluşturmak ve diğer üretkenlik araçları arasındaki boşluğu kapatmak için çözümlerini tamamen özelleştirebilir. Sohbet botları gibi basit eklemeler, kullanıcıların devam eden görev listelerini doğrudan kendi işbirliği odalarında tutmalarına veya hatırlatıcılar ayarlamalarına ve hatta dosya paylaşımını kolaylaştırmasına olanak tanır. IBM'in Watson teknolojisi gibi Cisco Spark'a yapılan eklemeler, doğrudan işbirliği platformunuzun içinde yaşayan yeni bir kişisel asistan düzeyi ortaya çıkaracaktır.

Bir adım daha ileri, entegrasyonların gücüdür. Ekipler, Office 365 ve DropBox'tan popüler iş uygulamalarıyla, Salesforce ve Zendesk gibi popüler CRM'lerle entegrasyonlar aracılığıyla, halihazırda kullandıkları diğer uygulamalarla çalışan kendi işbirliği uygulamalarını oluşturabilir. Entegrasyonlar, e-postanın basitçe yapamayacağı özelleştirmeye izin verir. Salesforce'u işbirliği uygulamanıza doğrudan bağlamak, her yeni çağrı bileti açıldığında yeni bir sohbet odası oluşturabilir, böylece çalışanlar gerekli bilgileri yazabilir, gerekli dosyaları bırakabilir ve çağrıyı veya çağrı ilerlemesini takip edebilir. Bu odalar kalıcı ve Salesforce'a bağlı olduğundan, tüm bilgiler aramadan sonra bile kalır. Başka bir temsilciden bile yardıma ihtiyacınız varsa, temsilciyi veya ilgili ekip üyelerini odaya ekleyin ve işbirliğine başlayın! Entegrasyonlar ve sohbet robotları ile yapabilecekleriniz yalnızca yaratıcılığınızla sınırlıdır.

5) Uygulamada Canlı Dosyalar

İçeriğin işbirliğinin ön saflarında yer almasıyla dosya bırakma, daha fazlasını yapmak isteyen gruplar için bu işbirliği çözümlerini bu kadar güçlü yapan şeyin sadece bir başka parçasıdır. İçerik, eldeki görevin merkezinde yer alır ve işbirliği uygulamalarında paylaşıldığında dosya doğrudan odada bulunur. Bu şekilde harekete geçebilir, tepki verebilir ve herhangi bir değişikliğin devam eden bir geçmişini tutabilirsiniz. Kaç kez e-posta gönderdiniz, ancak eki eklemeyi unuttunuz? Ana iletişim yönteminiz olan işbirliği uygulamalarıyla bu bir daha asla olmayacak.

Dosyaların mesajlara ek olarak gönderilmesi gerekmez ve doğrudan odanıza veya görüşmenize kolayca sürüklenip bırakılabilir. Bulutun gücü ve mesajlaşmanın kalıcılığı sayesinde ekler, gelen kutunuzdan daha uzun süre e-posta zincirlerinde kaybolmaz. E-posta yoluyla dosya paylaşımı sadece dağınıklığı artırır ve çalışanların gelen kutularını kontrol etmelerini ve onları işten uzaklaştırmalarını gerektirir. Yine tüm platformlarda kalıcılık ile dosyalara, onunla birlikte gelen tüm işbirliği ve çalışmanın yanı sıra herhangi bir zamanda herhangi bir yerden erişilebilir.

Alt çizgi

İş yeri değiştikçe, işi halletmek için kullandığımız araçlar da değişir. E-posta bir zamanlar kraldı, bağlı kalmak için telefon ve hatta görüntülü aramaları geride bıraktı. Team Collaboration uygulamaları, iş yapma şeklimizde yeni bir değişim sunuyor. Sürekli mesajlaşma ve güçlü dosya paylaşımı, içeriği odakta tutar ve nerede olurlarsa olsunlar ekip üyeleri arasında doğal işbirliğini güçlendirir.

Ekip İşbirliği ve İş Mesajlaşma uygulamaları, hiçbir zaman e-postanın yerini tutamasa da, günlük e-posta akışını desteklemek ve gelen kutunuzun dağınıklığını ortadan kaldırmak için çalışacak. Toplantılar sürekli, anında gerçekleşecek ve odak noktası işbirliği olduğunda verimlilik yeni seviyelere ulaşabilir. Bir Team Collaboration uygulamasının işletmenize uyacağını düşünüyorsanız, her bir sağlayıcının dökümüne ve hizmetlerinin neler sunduğuna göz atabilirsiniz. Hangi platformun daha iyi çalıştığı hakkında daha iyi bilgi sağlamak için Cisco Spark ve HipChat'i en popüler işbirliği uygulaması Slack ile karşılaştırdığımız Chat Wars karşılaştırma serimize de göz atabilirsiniz.