Takım Mesajlaşma Uygulamaları İçeride — İşte Takımınız İçin Doğru olanı Nasıl Bulacağınız

Ekip mesajlaşma uygulamaları inanılmaz derecede yeni değil, ancak Slack sahneye çıktığında, hızla en yaygın olarak benimsenen iş yeri işbirliği araçlarından biri haline geldi. Bu noktada, birçok ekibin yeni bir çözüm benimsemek istiyorlarsa kendilerini bir mesajlaşma ve işbirliği uygulaması okyanusunun ortasında kaybolacaklarını söyleyebiliriz.

Bu kadar çok seçenek varken, ekibinize en uygun çözümün hangisi olduğuna karar vermek imkansız olabilir. Ne yazık ki, işletmeniz büyük bir kuruluş değilse, özel bir CTO için kaynaklar orada değildir. Peki, ekibiniz bu seçenekler labirentinden nasıl geçiyor? Hangi çözümün işyeri ihtiyaçlarınıza ve kültürünüze en uygun olduğunu nasıl anlamaya başlıyorlar?

Bu noktada standart olarak kabul edilen Slack ile popüler alternatifleri karşılaştırdığımız kafa kafaya Sohbet Savaşları serimizin arkasındaki fikir budur. Ancak, hangi iki uygulamaya odaklanılacağına karar vermek hala zor olabilir. Ne de olsa, Avaya'nın Zang'ı gibi sürekli ortaya çıkan yeni yarışmacılar var. İşte bu yüzden buradayız - ekibinizin bu çözümlere neyin dahil olduğunu ve bunların nasıl anlamlandırılacağını anlamasına yardımcı olmak için buradayız.

Ekibiniz Neden Rahatsız Etmeli?

Neden bir ekip mesajlaşma ve işbirliği uygulaması kullanasınız ki? Sonuçta, e-posta ve telefon görüşmeleri işi halledebilir, değil mi? Telefon görüşmeleri tamamen anlık ve gerçek zamanlı iletişim sunar (eğer karşı taraf açarsa, yani). E-postalar, zaman içinde uzun konuşmaları bir araya getirmemize ve ilgili dosyaları ve bağlantıları eklememize olanak tanır. Öyleyse anlaşma nedir - neden işe yaradığını bildiğimiz şeyi hendek yapalım?

Eh, çalışma şeklimizin değiştiğini ilk söyleyen kesinlikle ben değilim - hem de büyük ölçüde öyle. Y kuşağı olarak genellemelerden hoşlanmasam da, iş yerindeki anlık mesajlaşma uygulamalarının ihtiyacını - hatta arzusunu - anlayabilirim. Slack ile ilk tanıştığımda, hype'ı anlamadım. Hala bir dereceye kadar bilmiyorum, ama bu farklı bir gün için farklı bir hikaye. Ancak, en azından ofiste Slack gibi bir şeye olan ihtiyacı anladım.

Geleneksel İletişime Göre Faydaları

İnternetle tanıştığımdan beri anlık mesajlaşma programlarını kullanıyorum ve Slack aynı eski, aynı eskinin güzel bir versiyonu gibi görünüyordu - ve bu iyi bir şey. Benim neslim teknoloji konusunda yetkin hale geldi ve bu noktada tüm konuşmaları kısa mesaj veya tüketici sohbet uygulamaları aracılığıyla yürütmek tamamen normal.

Kalıcı sohbet ve her şeye güç veren bir bulut platformu yeni olsa da, konsept öyle değil. Bu çözümleri "güzel IRC istemcileri" olarak adlandırmaktan çekinmiyorum. Ekibiniz neden bu uygulamalardan biriyle uğraşsın ki? Yararları hakkında ayrıntılı bir gönderi hazırladım, ancak burada güzel bir şekilde özetlemek gerekirse, ekip mesajlaşma uygulamaları şunları sağlar:

• Yalnızca iletişimin ötesinde işbirliği: Ekip işbirliği uygulamaları, yalnızca mesaja değil, özellikle içeriğe odaklanarak iletişimimizi çok daha verimli bir şekilde yapılandırır. E-postalar sessiz ve darmadağın, telefon görüşmeleri ise yok olup giden konuşmalardır.
• Mesajlaşma Uygulamaları Organizasyonu Teşvik Eder: Dediğim gibi, e-postalar çok çabuk dağılabilir. Büyük e-posta zincirlerini, eksik CC'leri, eksik dosyaları, her neyse, kazmanın dehşetini hepimiz biliyoruz. İşbirliği uygulamaları yerel olarak kullanıcıların çalışma alanlarını düzenlemelerine ve belirli ekiplere, konuşmalara veya projelere bölümler ayırmalarına olanak tanır.
• Bulut Üzerinden Kalıcılık: Her şey bulutta depolanır ve uygulamaya nerede ve ne zaman erişirseniz erişin, tüm bağlamınız ve iletişiminiz tamamen tutarlıdır. Bilgisayarınızda sohbet etmeye başlayın, kahvenizi almak için telefonunuzu alın ve hiç vakit kaybetmeden sohbete devam edin. Tümü, dosyalarınız ve projeleriniz bile buluta kaydedilir ve neredeyse sonsuza kadar kalır.
• Yoğun Özelleştirme: Bu ekip işbirliği uygulamaları, eski tarz anlık mesajlaşma programlarının yalnızca daha güzel bir versiyonu olmakla kalmaz, aynı zamanda özelleştirilebilir ve güçlü iş birliği deneyimleri sunar. Ekipler, bir geliştiricinin yaratıcı zekası ve sağlanan API'lerle, gerçekten benzersiz bir deneyim oluşturmak ve diğer üretkenlik araçları arasındaki boşluğu kapatmak için çözümlerini tamamen özelleştirebilir.
• Bağlam Her Zaman Görünümde: Tüm paylaşılan dosyalarınız, taslaklarınız, hızlı toplantılarınız ve proje güncellemeleriniz doğrudan sohbet uygulamanızda yaşar. İçeriğin işbirliğinin ön saflarında yer almasıyla dosya bırakma, daha fazlasını yapmak isteyen gruplar için bu işbirliği çözümlerini bu kadar güçlü yapan şeyin sadece bir başka parçasıdır. İçerik, eldeki görevin merkezinde yer alır ve işbirliği uygulamalarında paylaşıldığında dosya doğrudan odada bulunur.

Ekibiniz Halihazırda Neye Güveniyor?

Başlamanız gereken ilk yer, işletmenizin bir ekip mesajlaşma ve işbirliği çözümüne ihtiyacı olup olmadığına veya ekibinizin bu araçlardan tam olarak neye ihtiyacı olduğuna karar vermek olacaktır. E-posta ve telefon üzerinden işbirliği yaparken ne kadar faydalı olabileceklerini zaten biliyoruz. Ancak bu noktada bu çözümlere “basit sohbet uygulamaları” demek pek isabetli olmuyor.

Slack bile görüntülü aramaları ve ekran paylaşımını içerecek şekilde büyüdü. Bu arada, Cisco Spark gibi diğer seçenekler, baştan itibaren yoğun işbirliği özelliklerine odaklanmıştır. Piyasadaki bazı seçenekler, tek bir uygulamaya mümkün olduğunca çok şey sığdırmaya çalışmak için bile çok tıkanmış durumda. Slack'in bu kadar başarılı olmasının bir nedeni, önce belirli bir işleve odaklanmalarıdır.

Ekibinizin Neye İhtiyacı Olduğunu ve Neye İhtiyaç Duymadığını Anlayın

Video konferans, metin veya telefon görüşmeleri yeterli olmadığında derin işbirliğini teşvik etmek için inanılmaz derecede güçlü bir araç olabilir. Ancak, ekibiniz küçükse ve her zaman aynı ofisteyse, neden para ödüyorsunuz?

Ekibinizin tam olarak neye ihtiyacı olduğunu belirlemeye yardımcı olmanın harika bir yolu, nasıl çalıştığınızı belirlemek ve hatta çalışanlarınızdan şu anda kullandıkları araçları ve nedenini listelemelerini istemektir. Hızlı bir döküm için en yaygın işbirliği ve mesajlaşma işlevleri şunları içerir:

• Tüm cihazlarda kalıcı sohbet
• İçeriği ve konuşmayı düzenlemek için bireysel sohbet odaları
• Kolay anlaşılır Kullanıcı Arayüzü ve basit Kullanıcı Deneyimi
• Basit sürükle ve bırak ile gerçek zamanlı dosya paylaşımı
• Diğer uygulamalar ve çözümlerle entegrasyonlar
• Görüntülü sohbet, ekran paylaşımı ve bazen sesli aramalar

Ekibinizin bu sorunları çözmek için kendi çözümlerini benimsemeye başlamış olması veya ekibinizin hepsini halletmek için e-posta, Skype, telefon görüşmeleri ve Dropbox arasında hokkabazlık yapıyor olması tamamen olasıdır.

Ekibinizin işleri başarıyla halletmek için hangi araçlara ihtiyaç duyduğu konusunda bir fikriniz olduğunda, ekibinizin ihtiyaç duyacağı belirli özelliklere lazerle odaklanabilir ve kullanmayacakları özelliklerin üzerini çizebilirsiniz. Bu, faturaya uymayan çözümleri kaldırarak aramanızı basitleştirmeye yardımcı olacaktır. Örneğin, ekibiniz hiçbir zaman video konferans kullanmayacaksa, videonun ön planda olduğu bir çözüm ekibiniz için en iyisi olmayacaktır.

Seçeneklerinizi Karşılaştırma

Artık ekibinizin nelerden yararlanabileceği konusunda bir fikriniz olduğuna göre, farklı çözümleri nasıl karşılaştıracağımıza daha yakından bakacağız. Önceki eşleşmelerimizde, mümkün olduğunca en iyi elma-elma eşleşmesini sunmak için birkaç belirli kilit noktaya odaklanma eğilimindeyiz. Kullanmakta olduğumuz kriterlere bağlı olarak, genellikle özellik ve işlevlerin yanı sıra uygulamayı kullanmanın nasıl bir şey olduğunu, kullanıcıların ne kadar düzenli olmasına olanak tanıdığını ve bunların ne kadara mal olduğunu listeleriz. Bunları tek tek kıralım.

Dahil Edilen Özellikler ve İşlevler

Önceki bölümlerde buna biraz değinmiştik, ancak tekrar derinlemesine vurgulamaya değer. Bu uygulamaların çoğu, Slack gibi tek bir fikre odaklanacak ve onun etrafında inşa edilecek veya bazıları her küçük özelliği atmaya çalışacak ve size "herkese uyan tek beden" yaklaşımıyla çalışacak. Ekibinizin nasıl çalıştığına ve iletişim kurduğuna bağlı olarak, bu, belirli yarışmacıları hızlı bir şekilde ekarte edecektir.

Slack bile özellik listesini genişletmeye başladı: Bir zamanlar yalnızca bir sohbet iletişim uygulaması olan bu uygulamada artık yerel görüntülü ve sesli aramalar var. Diğer taraftan, GoToMeetings veya Amazon'un yeni Chime'ı gibi çözümler öncelikle video odaklı seçeneklerdir. Glip gibi diğer çözümler, mevcut Office 365 ekosistemini oluşturan Microsoft Teams'in yaptığı gibi, ağırlıklı olarak işbirliği ve dosya paylaşımı fikrine odaklanır.

Entegrasyonlar ve Esneklik

Bir ekip mesajlaşma uygulamasının bazı özellikleri, mutlaka yerel olarak yaptıkları şeyler değildir, ancak ekibinizin uygulamayı ne kadar esnetebileceği ve neredeyse kendi benzersiz çözümlerini oluşturabileceğidir. Entegrasyonlar, 2017'deki en büyük ekip işbirliği trendlerinden biri çünkü çok fazla zaman kazanmamıza ve üretkenliği artırmamıza yardımcı olacaklar. Entegrasyonlar, özellikleri ve işlevleri birleştirmek için iki farklı platforma bağlanmamızı sağlar.

Şüphesiz, entegrasyonlar ve platformun genel esnekliği, bir çözüm ararken göz önünde bulundurulması gereken en önemli faktörlerden bazılarıdır. Örneğin Slack, uygulamayı tam bir uzaktan çalışan yönetimi çözümüne dönüştürecek kadar güçlüdür. Slack, kullanıma hazır en büyük entegrasyon kitaplığına kolayca sahiptir ve yalnızca büyümeye devam edecektir. Bu arada, daha az bilinen çözümler daha küçük listelere sahip olacak ve hatta geliştirilmesi daha karmaşık olabilir.

Kullanıcı Deneyimi ve Kullanım Kolaylığı

Bu tek cümleye dönüp duruyorum, ama bu tamamen doğru: ürününüz veya çözümünüz basit değilse ve hatta bazen kullanımı eğlenceli değilse, insanlar onu kullanmayacaktır. Apple bunu kafasına çiviledi ve her şeyden önce UX'i anlıyor. Tasarım ve kullanıcı arayüzü de önemlidir, ancak UX ve UI genellikle el ele gider - zayıf bir UI ile kötü bir kullanıcı deneyimi gelir. Gerçekten de, UI'yi tartışıyoruz ancak büyük ölçüde getirdiği UX'e odaklanıyoruz.

Yalnızca tasarım seçeneklerinin ötesinde, kullanıcı deneyimi bir dizi faktörden etkilenecektir. Bunlar, platformun sunduğu yerel özelliklerden menülere ve özelleştirme ayarlarına erişmenin ne kadar kolay olduğuna kadar değişebilir. Ancak ayrıca, bildirimlerin ne kadar tutarlı çalıştığı ve ileti dizili mesajlaşma veya duyarlı bir arama aracı gibi daha küçük özellikler. Bu uygulamalardan bazıları, her bir özelliği tek bir teklife sığdırmaya çalışır veya yeni bir sıra dışı tasarımla ortaya çıkmaya çalışır - ve son kullanıcı deneyimi zarar görür.

Fiyatlandırma ve Sınırlamalar

Şimdi asıl vurucu ve günün sonunda tartışmasız en önemli husus, çözümün size ne kadara mal olacağıdır. Elbette hepimiz paradan tasarruf etmek ve paramızın karşılığını en iyi şekilde almak istiyoruz ve bu mesajlaşma uygulamaları da farklı değil. Fiyatlandırma yapısına, kaç planın mevcut olduğuna ve hatta kullanıcıların nasıl ücretlendirildiğine bağlı olarak, dahil edilen özellikler değişecektir - bazı sağlayıcılar daha ucuz planlara yapay sınırlamalar bile getirecektir.

Şimdi bu normaldir - bir freemium modeli böyle çalışır: Kullanıcılarınızın gerektiğinde yükseltme yapmaları için teşvike ihtiyacınız vardır. Ancak, dahil edilen özellikler ve işlevsellik ile fiyatlandırma yapısı söz konusu olduğunda, belirli sağlayıcıların diğerlerinden biraz daha liberal olduğunu belirtmekte fayda var. Örneğin, Slack daha ucuz planlarından bazılarını büyük sınırlamalarla kilitler. Ancak, yalnızca işletmenizin zorunlu hesabı olan tüm üyeleri için değil, yalnızca AKTİF kullanıcılar için bir işletmeden ücret almalarıyla da bilinirler.

Hepsini bir araya koy

Ekibinizin nasıl çalıştığını ve hangi araçlara ihtiyaç duyduğunu anladıktan sonra, aramaya başlama zamanı. En belirgin yaklaşım, bulduğunuz tüm ilgili seçenekleri takip etmek için bir liste veya Excel elektronik tablosu içeren basit bir Google araması olabilir.

Ekibinizin ihtiyaç duyduğu tüm temel özelliklerin yanı sıra bir koşu listesi oluşturmanız ve listenizdeki her çözümün bu özelliği içerip içermediğini veya bunun için özel olarak ücret alıp almadığını kontrol etmeniz yararlı olacaktır. Hizmetlerinin nasıl olduğunu ve acil bir durumda desteğin ne kadar etkili olabileceğini anlamak için bu sağlayıcıları destek hatlarına da dürtmekten korkmayın.

Satın almadan önce deneyin

Uygulamaların ücretsiz deneme sürümlerini veya sürümlerini de indirmekten korkmayın, satın almadan önce denemek her zaman sağlam bir stratejidir - bu nedenle otomobil şirketleri test sürüşleri sunar. Piyasadaki hemen hemen her mesajlaşma çözümü, bir deneme veya ücretsiz sürüm sunacaktır.

Ekibiniz, farklı araçları döndürmeyi deneyebilir veya en iyi görüneni deneyip yapışıp yapışmadığını görebilir. Uygulamalı incelemelerimiz oynamak, tıklamak ve keşfetmekten oluşur. Ekip İşbirliği karşılaştırma sayfamıza, uygulamalı incelemelerimize ve kafa kafaya incelemelerimize göz atmayı unutmayın.