Elektronik Tablonun Ötesini Düşünün: Operasyonel Verimliliğinizi Artırabilecek 3 Araç

Günlük işlemler, her işletmenin merkezinde yer alır. Çalışanlar, satış siparişleri, süreçler, ekipman ve araçlar bir şirketin çalışmasını sağlar. Bir işletmenin başarılı olabilmesi için bu parçaların her birinin genellikle saat gibi hareket etmesi gerekir. Kesintiler veya darboğazlar ortaya çıktığında üretkenliği azaltabilir, iş fonksiyonlarını aksatabilir ve güvenlik ve güvenliği tehlikeye atabilir.

Şirketlerini verimli ve sorunsuz bir şekilde yürütmek, işletme sahipleri için en önemli önceliktir. Ve bu görev, artan çevrimiçi tehditler ve karmaşık uyum standartlarının olduğu bir dönemde bundan daha kritik olamazdı. Aşağıda, bir şirketin güvenliğini sağlarken operasyonel etkinliğini artırabilecek üç aracı ele alacağız.

1. Yönetişim, Risk ve Uyumluluk Yazılımı

Tüketici gizliliği yasaları, fidye yazılımı tehditleri ve veri ihlali riski, dijital çağda çalışmayı giderek daha karmaşık hale getiriyor. Ancak, internet gibi ağ teknolojileri tek başına suçlanamaz. İnsanlar ve süreçler, işletmeleri risklere ve uyumluluk sorunlarına maruz bırakabilecek diğer faktörlerdir.

Şirketinizin hücre kuleleri inşa ettiğini ve ekipmanı diğer işletmelere ve kablosuz taşıyıcılara kiraladığını varsayalım. Amacınız, kulelerin inşaatını mümkün olan en az maliyetle tamamlamak, böylece kârı en üst düzeye çıkarmaktır. Ancak bu sektörde faaliyet göstermek, belediye, eyalet ve federal düzenlemelere uymanız gerektiği anlamına gelir.

Yalın inşaat süreçlerine ve maliyetlerine odaklanmanız mutlaka yanlış bir yaklaşım değildir. Ancak geçmişte şirketin vasatın altında ekipman seçmesine neden oldu. Ekipman sadece endüstri standartlarının altında değildi, aynı zamanda federal hükümet ulusal güvenlik endişeleri nedeniyle onu yasakladı. Şirket, her bir kulenin telsiz ekipmanını değiştirmek için sancılı ve pahalı bir süreçten geçmek zorunda kaldı.

Yönetişim, risk ve uyumluluk çözümleri, iş güvenlik açıkları yaratan teknolojilerin, insan gözetiminin ve süreçlerin değerlendirilmesine yardımcı olur. GRC olarak da bilinen bu yaklaşım, bir şirketin operasyonlarına bütünsel bir sistem olarak bakar. Tek bir prosedürde kırmızı bayrağı yükseltmek yerine, bir GRC aracı tüm operasyonların nasıl potansiyel riskler yarattığını gösterir. Sahipler ve yöneticiler daha sonra şirketin çıkarlarına en uygun olmayabilecek yöntemleri ve kararları açıkça belirleyebilirler.

2. Envanter Yönetim Sistemleri

Ürün satan şirketler envanteri barındırmanın, taşımanın ve izlemenin yollarını bulmalıdır. İşletmeniz somut ürünler satmasa bile operasyonlarınız ayrıca dahili sarf malzemelerine ve ekipmana bağlıdır. Bilgisayarlar, yazılım lisansları ve ofis malzemeleri gibi şirketinizin varlıklarını takip etmelisiniz. Aksi takdirde stok daralması veya kaybı kontrolden çıkabilir ve kaynakları belirlemek zor olabilir.

Envanter daralması hızla pahalı hale gelebilir ve kaynaklar daha büyük güvenlik endişelerine işaret edebilir. Bazı araştırmalar, çalışan hırsızlığının ve mağaza hırsızlığının envanter kaybının %78,3'üne neden olduğunu ortaya koyuyor. Matematik ve evrak hataları vakaların %15,4'ünü oluştururken, satıcı dolandırıcılığı bunların %3,7'sine yol açıyor. Diğer bir %3,9'luk kısım ise şirketlerin izleyemediği, bazen zayıf veya yetersiz süreçler nedeniyle bilinmeyen nedenlerden kaynaklanmaktadır.

Envanter yönetim sistemleri, bir işletmenin envanter izleme, izleme ve kontrol süreçlerini iyileştirmeye yardımcı olur. Bu uygulamalar, bir şirket konumlarını artırdıkça varlık ve ürün dağıtım değişikliklerini de senkronize eder. Ürünlerin ve diğer varlıkların ne kadar değeri temsil ettikleri de dahil olmak üzere gerçek zamanlı olarak nerede olduğunu görebilirsiniz. Envanter yönetim sistemleri, satın alma ve amortisman maliyetleri gibi, daralmanın nerede meydana geldiğini belirlemeye yardımcı olabilecek hesaplamaları da otomatik hale getirir.

Ürünleri alan ve birden fazla mağazaya gönderen birden fazla deponuz olduğunda, elektronik tabloların ayak uydurması zordur. Perakende olmayan işletmeler için e-tablolar, şirket tarafından verilen dizüstü bilgisayarların ve mobil cihazların nereye gittiğini izleyecek kadar dinamik değildir. Stok seviyelerini ve varlıkları verimli bir şekilde yöneten ve sürekli insan müdahalesi gerektirmeyen otomatik bir sisteme ihtiyacınız var.

3. Müşteri İlişkileri Yönetimi Uygulamaları

İşletmeniz hâlâ müşteri tabanını elektronik tablolarla mı yönetiyor? Bu yaklaşım, zaman alıcı olmasının yanı sıra, şirketinizi güvenlik ve mahremiyet endişeleriyle karşı karşıya bırakabilir. Elektronik tablolar sürekli veri girişi ve manipülasyon gerektirdiğinden, güncel olmayan bilgiler içerebilirler. E-tablonuzda artık müşteri olmayan veya belirli iletişimleri almak istemeyen kişiler olabilir.

Örneğin, bazı müşteriler pazarlamayla ilgili veya tanıtım e-postalarını devre dışı bırakmak isteyebilir. Birisinin bunu belirtmek için e-tablonuzda bir sütun oluşturması gerekir. Ayrıca, listelerinden kimi çıkaracaklarını belirlemek için elektronik tabloyu manuel olarak gözden geçirmekten pazarlama sorumlu olacaktır. Ardından, çalışan erişimini yönetme ve gizlilik düzenlemelerine uyma dahil olmak üzere elektronik tabloyu paylaşma ve saklama sorunu var.

Müşteri ilişkileri yönetimi uygulamaları, müşteri verilerini, iletişim tercihlerini ve bilgi güvenliğini kolaylaştırır. Bir CRM uygulaması, çalışan erişimini kısıtlamanıza ve farklı izin seviyeleri vermenize olanak tanır. Örneğin, satış ve servis personeli, müşteri bilgilerini eklemek veya değiştirmek için görüntüleme ve düzenleme izinlerine ihtiyaç duyabilir. Ancak, muhtemelen kullanıcı eklemelerine veya silmelerine veya diğer programları entegre etmelerine izin veren yönetici erişimine ihtiyaçları yoktur.

CRM yazılımının yetenekleri, e-posta listeleri de dahil olmak üzere pazarlama iletişimlerine kadar uzanır. Bir müşterinin her ay promosyon mesajları aldığını ancak artık bunları görmek istemediğini varsayalım. Pazarlamanın iletişim listesinden otomatik olarak kaldırarak abonelikten çıkabilirler. Bilgileri veritabanında kalırken, CRM uygulaması da müşterinin eylemlerini kaydedecektir. Çalışanlar, o müşterinin neden promosyon e-postaları almadığını hemen görecektir.

Operasyonel Etkinliği Artırma Araçları

Operasyonel etkinliğe ulaşmak, kaliteyi, verimliliği veya performansı artıran en iyi uygulamaları bulmayı ve uygulamayı içerir. Yazılım uygulamaları, şirketlerin en iyi uygulamaları yürütmesine yardımcı olan kritik araçlardır. Elektronik tablolar geçmişte bunu ortadan kaldırmış olsa da artık uyumluluk, üretkenlik ve güvenlik için bir engel haline gelebilir. GRC yazılımı, envanter yönetim sistemleri ve CRM uygulamaları gibi daha dinamik çözümler, iş başarısını tehlikeye atabilecek operasyonel engelleri ortadan kaldırır.