Yapılacaklar listenizde uçmanıza yardımcı olacak 7 Zaman Yönetimi Stratejileri

İster kronik erteleme ile ilgilenen Amerikalı yetişkinlerin% 20'sinden biri olun, ister fazla mesai yapmadan üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarmak istiyorsanız, etkili zaman yönetimi programınızı takip etmenin anahtarını tutar.

Zaman yönetimi sadece daha sağlıklı bir iş-yaşam dengesini geliştirmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda işverenler tarafından en çok aranan becerilerden biridir. Ve zamanınızı etkili bir şekilde yönetmek, sihirli bir değnek sallamak kadar basit olmasa da, denenmiş ve test edilmiş zaman yönetimi stratejilerinin yardımıyla beceriye hakim olmak düşündüğünüzden daha kolay olabilir.

Pomodoro gibi iyi bilinen tekniklerden 'Eat That Frog' gibi daha az bilinen stratejilere kadar, topu yuvarlamanıza ve geçmişte son kaygı bırakmanıza yardımcı olacak yedi zaman yönetimi ipucunu özetliyoruz.

Zaman yönetimi neden önemlidir?

Yıllardır iş yükleri ABD 9-5 işçisi için artan. Sonuç olarak, tam zamanlı işçilerin% 52'si bir Gallup anketine göre haftada 40 saatten fazla çalıştığını ve büyük çoğunluk bir tür işyeri stresi yaşadığını bildiriyor.

Fazla mesai yapmak çantanız değilse, zamanınızı etkili bir şekilde yönetmek, iş-yaşam dengenizden ödün vermeden yapılacaklar listenizi tamamlamanın en iyi yollarından biridir.

Verimliliği artırmanın bariz olan avantajının yanı sıra, zaman yönetiminin, stres ve kaygıyı hafifletmeye yardımcı olurken yapılan iş kalitesini artırdığı ve karar vermeyi iyileştirdiği gösterilmiştir.

Zaman yönetimi, işverenlerin en değerli becerilerinden biridir

Etkili zaman yönetimi , teknolojinin işyeri raporu üzerindeki yıllık etkimizin sonuçlarının bulduğu gibi, işverenler tarafından en çok istenen becerilerden biridir. İletişim ve problem çözmenin arkasında, zaman yönetimi, işverenlerin adayları işe alırken aradığı en saygın beceridir, üst düzey liderlerin% 44'ü özelliği 'son derece önemli' olarak tanımlamaktadır.

İşgücünün sürekli gelişen doğasına rağmen, anketimiz, veri yönetimi ve AI uzmanlığı gibi becerilerden daha da arzu edildiğini ve 2025'i kemerinizin altına almak için iyi bir zaman haline getirdiğini buldu.

Sıfırdan da başlamanıza gerek yok. İster işe alınma şansınızı artırmak veya mevcut programınızı yönetmek için daha etkili bir şekilde yönetmek isteyin, yardım etmek için bir dizi güvenilir strateji vardır. Aşağıdaki en iyi seçimlerimizi ele alıyoruz.

7 denemeniz gereken zaman yönetimi stratejileri

Yine de, ertelemeyi durdurmak mümkündür - sadece size uygun bir zaman yönetimi stratejisi bulmanız gerekir. İşte favorilerimizden bazıları.

1. Zaman Engelleme
2. Parkinson Yasası
3. Pomodoro tekniği
4. Pareto Analizi
5. Eisenhower matrisi
6. Hızlı Planlama Yöntemi (RPM)
7. O kurbağa tekniğini ye

1. Zaman engelleme

• En iyisi: meşgul çalışanlar ve öğrenciler

Bill Gates ve Elon Musk'un ortak noktası nedir? Forbes milyarderler zengin listesinin zımbaları dışında, ikisi de zaman engelleme yöntemini kullanıyor.

Zaman Engelleme, belirli görevler veya etkinlikler için zaman bloklarını planladığınız popüler bir zaman yönetimi tekniğidir. Bir 'yapılacaklar listesi' ile benzer şekilde çalışan yöntem, her birini tamamlamanın ne kadar sürdüğünü tahmin etmeden önce bir günde-hem kişisel hem de profesyonel-gerçekleştirmeniz gereken tüm temel görevleri tanımlamanızı gerektirir.

Zapier gibi uygulamalar, iş yükünüzü daha etkili bir şekilde yönetmek için zaman blokları oluşturmanıza yardımcı olur. Kaynak: Zapier

Daha sonra, bir parça kağıt, takvim veya görev yönetimi yazılımı ve voilai kullanarak her göreve belirli bir zaman aralığı tahsis edersiniz! Ayrıca, gün boyunca ayarlamalara izin vermek için her zaman bloğu arasında arabellek süreleri eklemenizi öneririz. Ve manuel olarak bir tane oluşturuyorsanız, farklı renkleri kullanmak, görevler ve etkinlikler arasında hızlı bir şekilde ayrım yapmanın harika bir yoludur.

2. Parkinson Yasası'nı uygulayın

• En iyisi: erteleyiciler

Parkinson yasası , “işin tamamlanması için mevcut zamanı doldurmak için genişlediği” teorisidir. Diğer terimlerle, zamanınıza belirli bir görevi tamamlamak için belirli bir zaman verirseniz, bir hafta diyelim, boş zamanı gereksiz erteleme ile doldursanız bile, muhtemelen bitmenin ne kadar süreceği.

Ancak, aynı şey tersi için de söylenebilir. Parkinson yasasını iş akışınıza uyguladığınızda ve görevleri tamamlamak için kendinize daha kısa zaman verdiğinizde, daha kısa bir süre içinde daha verimli çalışabilirsiniz.

Parkinson Yasasını Zaman Yönetim Stratejinize Uygulamak, verimliliği artırmanın harika bir yoludur

Bu yöntemi uygulamanın, görevleri tamamlamak için katı bir son tarih belirlemek, daha zor görevleri erkenden çıkararak öncelik vermek veya hatta dizüstü bilgisayarınızın ölmeden önce mümkün olduğunca çok işi tamamlamayı amaçlamak da dahil olmak üzere birkaç yol vardır. Bu yöntem aynı zamanda yapılacak listeler ve görev önceliklendirme gibi diğer stratejilerle birlikte iyi çalışır.

3. Pomodoro tekniği

• İçin en iyisi: yanmış işçiler

Pomodoro tekniği, oradaki en popüler zaman yönetimi stratejilerinden biridir. 1980'lerin sonlarında girişimci ve yazar Francesco Cirillo tarafından icat edilen teknik, her dört çalışma aralığından sonra daha uzun molalar almadan önce çalışmalarınızı 25 dakikalık aralıklara ayırmayı ve ardından beş dakikalık kısa molaları içeriyor.

İnsanlar robotlar gibi çalışmaz. Bu nedenle, molalar için zaman ayırarak ve iş ve dinlenme arasında net sınırlar belirleyerek, teknik zihinsel yorgunluğu en aza indirmeye ve daha büyük erteleme nöbetlerinin meydana gelmesini önlemeye yardımcı olur. Kısa patlamalarda çalışmak, çalışma gününüz boyunca odak ve motivasyonu korumanın da yararlı bir yoludur.

Pomodoro tekniği, verimliliği artırmak için programların kırılmasını teşvik eder

Teknik de süper düşük bakımdır. Özel bir uygulamaya veya yazılım parçasına ihtiyacınız yok, tek ihtiyacınız olan bir fiziksel veya akıllı telefon zamanlayıcısı ve çatlayabilirsiniz.

4. Pareto analizi

• İçin en iyisi: analitik düşünürler

Aksi takdirde 80/20 kuralı olarak bilinen Pareto analizi, eylemlerin% 20'sinin sonuçların% 80'inden sorumlu olduğu fikridir. Kavram, iş ve ekonomi alanlarında karar vermeye yardımcı olmak için yaygın olarak kullanılır, ancak zaman yönetimi alanında da yararlı uygulamalara sahiptir.

Kuralı zaman yönetiminde kullanmak için, sonuçlarınızın% 80'ine katkıda bulunan görevlerin% 20'sini belirlemeniz gerekir. Bu, yüksek gelirli satışlar, yüksek bahisli proje yönetimi görevleri veya kritik planlama görevleri gibi bir dizi etkili etkinlik içerebilir. Ardından, bu yüksek etkili görevlere daha fazla zaman ve enerji odaklamanız ve dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirmek için en yüksek üretkenlik süreleriniz sırasında bunları planlamanız gerekir.

Pareto grafiği, insanların en önemli görevlerine öncelik vermelerini sağlar

Sonuç olarak, hedeflerinizi tamamlamanıza yardımcı olmak için daha az merkezi görevleri devredmeyi de düşünmelisiniz. Öncelikler sık ​​sık değişir, bu nedenle her zaman yüksek etkili etkinliklere daha fazla zaman ayırdığınızdan emin olmak için stratejinizi düzenli olarak incelemenizi öneririz.

5. Eisenhower Matrisi

• En iyisi: Kıdemli Liderler

Acil önemli matris olarak da bilinen Eisenhower Matrisi, görevlere acillerine göre öncelik vermeyi içeren bir zaman yönetimi kavramıdır.

Stephen Covey'in 'Son derece etkili insanların 8 alışkanlığı' kitabında popüler olan matrisin Dwight D. Eisenhower'ın alıntısından ilham aldığı düşünülüyor: “Acil ve önemli olan iki tür problemim var. Acil olan önemli değil ve önemi asla acil değil. ”

Eisenhower Matrix, acil görevlere öncelik vermenizi teşvik eder

Uygulamada, yöntem görevlerinizi dört farklı çeyreğe ayırmanızı içerir:

1. Acil ve önemli
2. Önemli, acil değil
3. Acil, önemli değil
4. Acil değil, önemli değil

Daha sonra bu görevleri artan sırayla çalıştırarak, acil ve önemli görevlere öncelik vermeli ve daha sonra alttan kadranlardaki görevleri devredmeyi veya ortadan kaldırmayı düşünmelisiniz.

6. Hızlı Planlama Yöntemi (RPM)

• En iyisi : Uzun vadeli hedefleri olan insanlar

Genellikle RPM'ye kısaltılmış olan hızlı planlama yöntemi, motivasyonel konuşmacı Tony Robbins tarafından geliştirilen bir zaman yönetimi stratejisidir.

RPM yönteminin amacı pasif olarak listelemek yerine, açık, tasarlanmış sonuçları aktif olarak tanımlamaya odaklanmaktadır. Ayrıca, motive olmanıza yardımcı olmak için hedefinizin altında yatan motivasyonları belirlemenizi de teşvik eder.

Hızlı planlama yöntemi, altta yatan amaçlarına odaklanarak insanların hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olur. Kaynak: Clockify

RPM'yi zamanınızı yönetmek için kullanmak için, gerçekleştirmeniz gereken tüm görevleri belirli bir süre içinde yazmanız ve bunları parçalara ayırmanız gerekir. Ardından, her yığın için kendinize aşağıdaki üç soruyu sorun:

1. Bulgular: Hangi sonuçları elde etmek istiyorum?
2. Amaç: Bunu neden başarmak istiyorum?
3. Masif Eylem Planı (MAP): Bunu başarmak için ne gibi eylemler yapacağım?

Bu adımı tamamladıktan sonra, eylem adımlarınızın her biri üzerinde çalışmak için takviminizde belirli zamanları planlayarak haritanızı harekete geçirmeniz gerekir.

7. O kurbağa tekniğini yiyin

• En iyisi : erteleyiciler

Escargot için bir tat almadınız mı? Endişelenmeyin, Eat These Frog tekniği, önce en zahmetli görevi yaparak gününüze başlamayı açıklar.

Bir Mark Twain alıntısından sonra “Sabah ilk şeyi canlı bir kurbağa yiyin ve günün geri kalanında size daha kötü bir şey olmayacaktır”, zaman yönetimi yöntemi sizi daha verimli çalışma saatlerinizden yararlanarak günün başlarında başarı için hazırlar.

Yapmanız gereken tek şey, bir hedefe ulaşmak, listeyi zorluk sırasına göre düzenlemek ve önce en zor görevi ele almak için yapmanız gereken şeylerin bir listesini derlemek.

Bu verimlilik yöntemi, zihinsel ısınmadan çok fazla karmaşık görevle başa çıkmanızı gerektirdiğinden, diğer zaman yönetimi stratejilerinden biraz daha fazla irade gerektirir. Ancak, çalışma gününüzün ikinci kısmını serbest bırakmanın harika bir yolu, gerçek bir kurbağa yemekten çok daha kolay.

Stratejilerinizi görev yönetimi yazılımı ile birleştirin

Yukarıdaki stratejilerden birini kullanmanın yanı sıra, görev yönetimi yazılımı, temel görevlere öncelik vermenize, son teslim tarihlerini belirlemenize, iş yükünüzü görselleştirmenize ve daha fazlasını kullanmanıza yardımcı olmak için kullanılabilir.

Yazılım, önceliklere ve konu alanlarına dayalı renk kodu görevlerini, görevleri sürükle ve bırak işlevselliğiyle yeniden düzenlemenizi ve ilerlemenizin net bir şekilde görselleştirilmesini görmenizi ve özellikle görsel ve kinestetik öğrenenler için çok uygun olmanızı sağlar.

Oradaki en iyi görev yönetimi yazılımı ile uygulamalı deneyim kazandıktan ve deneyim kazandıktan sonra, kapsamlı proje görüntüleme seçenekleri, yararlı işbirliği araçları ve gerçekten etkileyici ücretsiz planı nedeniyle Clickup genel olarak en iyi seçimimizdi. Geliştirilmiş özelleştirmeler ve daha büyük bir entegrasyon kütüphanesi için biraz daha fazla sıçramak istiyorsanız, Wrike başka bir harika seçimdir, Pazartesi.com başlamak için en kolay olanıdır.