Seyahat Yönetim Şirketinizle Etkili Çalışmak için En İyi İpuçları

İş seyahati yönetimi karmaşık bir iş sürecidir. İş seyahatlerini ancak çalışanların iş seyahati deneyimlerini artırarak başarılı kılabilirsiniz. Benzer şekilde, iş seyahati harcamalarından daha yüksek getiri elde etmek için ortalama iş gezisi maliyetlerini azaltmaya odaklanmalısınız.

Süreci doğru seyahat yönetimi şirketine devrederek iş seyahati yönetimini kolaylaştırabilirsiniz. Şirket, seyahat yönetimi hizmetleri ve çözümleri sunarak çalışanlarınızın iş seyahati hedeflerini gerçekleştirmelerine yardımcı olacaktır.

Ayrıca işletmenizin küresel enflasyonu yenerek iş seyahatlerinin ortalama maliyetini kontrol etmesine yardımcı olacaktır. Ancak birçok şirketin ve yeni kurulan şirketin, seyahat yönetimi şirketleriyle iyi iş ilişkileri kurmanın zorlayıcı olduğunu unutmamalısınız. Seyahat yönetimi şirketinizle (TMC) daha etkili bir şekilde çalışmak için izlemeniz gereken bazı ipuçları ve en iyi uygulamaları burada bulabilirsiniz.

Seyahat Yönetim Şirketinizle Etkili Bir Şekilde Çalışmak için 9 İpucu

1. TMC'nin Rol ve Sorumluluklarını Tanımlayın

İş seyahati yönetimi sürecini tamamen veya kısmen bir TMC'ye yaptırabilirsiniz. Örneğin, iş seyahati rezervasyonu gibi süreçteki belirli adımları yönetmek için TMC ile ortaklık kurabilirsiniz. Aynı zamanda TMC'nin iş seyahati programınızı eksiksiz yönetmesini sağlayabilirsiniz.

TMC'nin rolünü ve sorumluluklarını tanımlayarak onunla iyi bir çalışma ilişkisi kurabilirsiniz. Ayrıca TMC'nin raporlama ve hizmet seviyesi gerekliliklerini net bir şekilde anlamasını sağlamalısınız. Bu anlayış, TMC iş seyahati programlarınızı yönetmeye başladığında yanlış anlama ve çatışma olasılığını ortadan kaldırmanıza yardımcı olacaktır.

2. Seyahat ve Gider Politikalarını iletin

Seyahat ve gider politikalarını açıkça tanımlamadan iş seyahati yönetimini kolaylaştıramazsınız. Bu politikalar, çalışanların geri ödenebilir ve geri ödenemez seyahat masraflarını ayırt etmesine yardımcı olur. Benzer şekilde, TMC'niz yalnızca politika içi seyahat ürünlerine rezervasyon yapmak için bu önceden belirlenmiş politikalara başvuracaktır.

Bu yüzden; kuruluşunuzun seyahat ve harcama politikalarını TMC'ye açıkça iletmelisiniz. İletişim, TMC'nin politika ihlallerini ortadan kaldırarak ortalama iş seyahati maliyetlerini kontrol etmesine yardımcı olacak.

3. İş Seyahati Rezervasyonunu Merkezileştirin

Kuruluşunuz TMC'yi kullanarak iş seyahati rezervasyonunu merkezileştirebilir. Merkezileştirme, TMC'nin çalışanlarınız için uçuş, otel ve araç kiralama gibi iş seyahati ürünlerini rezerve etmesini sağlayacaktır. TMC, seyahat ürünlerini her çalışanın seyahat programına ve seyahat tercihlerine göre rezerve edecektir.

Aynı zamanda, iş seyahati rezervasyonlarının erken tamamlanması ve politikaya uygunluğun sağlanması konusunda tasarruf sağlayacaktır. TMC ayrıca, çalışanlarınızın ekstra ücret ve ceza ödemeden bu biletleri değiştirebileceği ve iptal edebileceği tamamen esnek biletler rezerve edecektir.

4. Teknoloji Çözümlerinden Yararlanın

Kuruluşunuz, TMC tarafından sağlanan teknoloji çözümlerini kullanarak iş seyahati yönetimindeki önemli adımları otomatikleştirebilir. Örneğin, TMC tarafından sağlanan seyahat rezervasyonu çözümü, çalışanlarınızın kurumsal politikaları ihlal etmeden kendi seçtikleri iş seyahati ürünleri için rezervasyon yapmalarına olanak tanır.

Benzer şekilde, TMC tarafından sağlanan gider yönetimi çözümü, finans ekibinizin çalışanların yaptığı iş seyahati masraflarını takip etmesine, incelemesine ve geri ödemesine yardımcı olur. TMC'nin sunduğu teknoloji çözümlerini kullanarak çalışanlarınızı zamandan ve emekten tasarruf etmeye teşvik etmelisiniz.

5. Gezgin Bilgilerini Erken ve Doğru Şekilde Sağlayın

İş seyahati rezervasyonunu merkezileştirdiğinizde TMC, çalışanlarınız için iş seyahati ürünlerini rezerve edecektir. İş gezileri için rezervasyon yaparken çeşitli gezgin bilgilerine ihtiyaç duyacaktır. Çalışanlar eksik veya yanlış bilgi paylaştığında TMC'nin iş seyahati rezervasyonunu tamamlamak için daha fazla zamana ihtiyacı olacaktır.

Kuruluşunuz, çalışanların doğru kişisel bilgileri paylaşmasını sağlayarak TMC'nin iş seyahati rezervasyonları yapmasını kolaylaştırmalıdır. Ayrıca seyahat tarihleri, seyahat programları ve seyahat tercihleri ​​gibi gerekli bilgileri mümkün olan en kısa sürede TMC ile paylaşmalarını sağlamalısınız.

6. Sorunsuz İletişim Sağlayın

Pek çok kuruluş, açık bir iletişimin olmaması nedeniyle TMC'lerle iyi bir çalışma ilişkisi kuramıyor. TMC'nin iş seyahati programlarınızı verimli bir şekilde yönetmek için çeşitli bilgilere ihtiyaç duyacağını unutmamalısınız.

Benzer şekilde, politika değişikliklerini ve seyahatle ilgili sorunları TMC ile paylaşarak iş seyahati yönetimini iyileştirebilirsiniz. Bu nedenle, iş seyahati yönetimini dış kaynaklardan temin ederken net bir iletişim planı oluşturmalısınız.

Plan, TMC'nin seyahat yönetimi hizmetlerini iyileştirmesine ve kesintisiz iletişim yoluyla seyahatle ilgili sorunları çözmesine yardımcı olacak. Ayrıca TMC'nin size erken ve düzenli yanıt vermesini sağlayacaktır.

7. Veriye Dayalı İçgörüler Alın ve Kullanın

Günümüzde tek bir TMC birden fazla işletmenin iş seyahati programlarını yönetmektedir. Benzer şekilde, bugünlerde çoğu TMC, veri analitiğini kullanarak müşterilerin seyahat ve harcama verilerini analiz ediyor. Dolayısıyla, eyleme dönüştürülebilir öngörüleri paylaşarak kuruluşunuzun iş seyahatlerinden daha yüksek getiri elde etmesine yardımcı olabilirler.

Kuruluşunuz TMC'nin deneyim ve uzmanlığından yararlanmaya odaklanmalıdır. TMC'den düzenli olarak tavsiye vermesini ve içgörülerini paylaşmasını talep etmelisiniz. Ancak kurumsal politikalarda değişiklik yapmak ve iş seyahati programlarını hassaslaştırmak için veriye dayalı öngörüleri uygulamanız gerekir.

8. Geribildirimlerini Düzenli Olarak Paylaşın

İş seyahati yönetimini dışarıdan temin etmenize rağmen, çalışanlarınızın iş seyahati masraflarını düzenli olarak değerlendirmeyi unutmamalısınız. Değerlendirme, TMC'nin her çalışanın iş seyahati deneyimini geliştirip geliştirmediğini belirlemenize yardımcı olacaktır. Ayrıca çalışanların iş seyahati deneyimlerini etkileyen sorunları tespit edebilirsiniz.

Çalışanların iş seyahati hedeflerine ulaşmasını kolaylaştırmak için geri bildirimi TMC ile paylaşmalısınız. Geri bildirim, TMC'nin seyahat yönetimi hizmetlerini ve çözümlerini çalışanlarınızın ihtiyaç ve beklentilerine göre özelleştirmesine yardımcı olacaktır. Ayrıca geri bildirim, TMC'nin kuruluşunuzun iş seyahati hedeflerine ulaşmasını sağlayacaktır.

9. Yükselen İş Seyahati Trendlerini Tartışın

Ortaya çıkan trendleri erkenden benimseyerek iş seyahati programlarını artırabilirsiniz. Örneğin, kuruluşunuz bleisure seyahatini destekleyerek çalışanları iş için seyahat etmeye motive edebilir. Aynı şekilde çalışanlarınızın çevre dostu iş seyahati ürünleri için rezervasyon yapmasını sağlayarak iş seyahatini sürdürülebilir hale getirebilirsiniz.

TMC'nin paylaştığı tavsiyeler ve bilgiler, ortaya çıkan iş seyahati trendlerini tespit etmenize yardımcı olacaktır. Ancak ortaya çıkan trendleri en etkili şekilde TMC ile görüşerek benimseyebilirsiniz. TMC ile çalışma ortaklığı kurarak yeni trendleri benimsemek her zaman önemlidir.

Çözüm

Ortalama iş gezisi maliyetlerini artırmadan iş seyahati hedeflerine ulaşmak için doğru seyahat yönetimi şirketiyle çalışabilirsiniz. Ancak iş seyahatinin yatırım getirisini yalnızca seyahat yönetimi şirketiyle daha etkili bir şekilde çalışarak tutarlı bir şekilde artırabilirsiniz. Seyahat yönetimi şirketinizle daha verimli çalışmak için bu ipuçlarını uygulayabilirsiniz.