Sanal İletişim: Zorluklar, Yapılacaklar, Yapılmayacaklar ve En İyi Araçlar

Koronavirüs pandemisinin patlak vermesiyle birlikte, yüz yüze iş iletişimi şimdilik silindi. Yüz yüze toplantılar ve su soğutucu sohbetleri hızla sanal iletişim araçlarıyla değiştirildi. Pandemi öncesinde uzaktan çalışma yükselişteydi ancak koronavirüs salgını bunu tamamen hızlandırdı.

Yüz yüze iletişim eksikliği nedeniyle, işletmenizin uzaktan iletişim platformlarına hakim olması hayati önem taşır. Bu yazıda, araçların kendisinden izlemeniz gereken görgü kurallarına kadar sanal iletişim hakkında bilmeniz gereken her şeyi tartışacağız. Makalede aşağıdaki bölümleri ele alacağız:

• Sanal İletişim Nedir?
• Sanal İletişim Zorlukları
• Sanal İletişimde Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler
• En İyi Sanal İletişim Araçları
• Sık Sorulan Sorular

Sanal İletişim Nedir?

Bu yazılım, insanların aynı odada bulunmadan iletişim kurmasını sağlar. Bu, gerçek zamanlı iletişime izin veren ses ve video araçlarının bir kombinasyonu aracılığıyla yapılır. Bu araçların kullanımı COVID-19 nedeniyle hızla artmış olabilir , ancak yıllardır piyasadalar. Teknoloji ilerlemeye devam ettikçe, bu araçlar hızla gelişti.

Sanal İletişim için Kullanılabilir Araçlar

Video Konferans Araçları — Bu çözümler, piyasadaki en değerli sanal iletişim araçları arasındadır. İki uç nokta arasında ses ve video göndererek canlı toplantılar yapmanızı sağlar. Yüz yüze toplantılar için kolay bir alternatiftirler.

Ekip Sohbet Yazılımı — Bu araçlar, iş arkadaşlarınıza anlık mesajlar göndermenize olanak tanır. Hızlı sorular sormak ve önceki çalışma alanlarınızdan kaçırmış olabileceğiniz samimi ofis şakalarına ayak uydurmak için harika bir seçenek.

Proje Yönetim Araçları — Bu yazılım, devam eden projelerinizle ilgili tüm görevleri organize etmenize, devretmenize ve yönetmenize yardımcı olacaktır.

İş VoIP Telefon Sistemleri — Bu platformlar, kullanıcıların internet üzerinden telefon görüşmeleri yapmalarını sağlar. Bu şekilde, çalışanların kişisel cep telefonlarını işle ilgili konularda kullanmalarına gerek kalmaz.

E-posta - E-posta, bir tanıma ihtiyaç duymayacak kadar uzun süredir öne çıkıyor. Ancak herhangi bir şirketin sanal iletişim yazılımı yığınında hayati bir varlıktır.

Sanal İletişim Zorlukları

Bu teknoloji, yüz yüze etkileşimlerin mümkün olmadığı durumlarda önemli düzeyde kolaylık sağlar. Ama sadece iyi bir ikinci seçenek oldukları için bu onların zorlukları olmadığı anlamına gelmez. İşte bu yazılımı kullanırken karşılaşabileceğiniz birkaç engel.

Beden dili eksikliği - Beden dili iletişimin anahtarıdır. Sözcükler, iletmeye çalıştığınız mesajın yalnızca küçük bir bölümünü oluşturur. Aslında, Business Know How , mesajınızın yüzde 93'ünün sözlü olmadığını ve yüzde 55'inin beden dili olduğunu belirtir.

Bu, özellikle Slack gibi bir anlık mesajlaşma sistemi aracılığıyla iletişim kuruyorsanız bir soruna neden olabilir. Örneğin, bir yönetici doğrudan raporlarına tek cümlelik basit bir mesaj gönderebilir. Ancak beden dili gibi ek bağlamlar olmadan mesaj yanlış yorumlanabilir. Bu yanlış yorumlama, çalışanların üretkenliğini azaltabilecek dikkat dağıtıcılara yol açabilir.

Humintell Direktörü ve Psikolog Dr. David Matsumoto, bu sorunun insanların iki boyutlu iletişim yapmak için evrimleşmemiş olmasından kaynaklandığını belirtiyor. Biz sadece üç boyutlu bir dünyada çalışmak üzere tasarlandık. Dolayısıyla teknolojiye ne kadar bağımlı olursak olalım, zihnimiz ona asla tam olarak uyum sağlayamaz.

Farklı saat dilimlerindeki insanlarla iletişim — Uzaktan iletişim söz konusu olduğunda bu yaygın bir sorundur, ancak COVID-19'a özgü değildir. Aynı ülkenizde veya dünyanın her yerinde, farklı zaman dilimlerinde çalışanlarınız olma ihtimali yüksektir. Bu, bu çalışanlardan biriyle bağlantı kurmanız gerekirse, bir toplantı yapmak için yalnızca kısa bir zaman aralığınız olabileceği anlamına gelir.

Şirket kültürü zarar görüyor — Pek çok çalışan iş için geliyorlar ve gelişen şirket kültürü nedeniyle burada kalıyorlar. Ancak tamamen uzaktan iletişime güveniyorsanız, şirket kültürü ortadan kalkabilir. COVID-19 salgını sırasında dünyanın dört bir yanındaki şirketler sanal mutlu saatler ve oyun geceleri ile yaratıcı oldular.

Ama ne yazık ki, gerçeği kadar iyi olmayan bazı şeyler var. Clutch.co'ya göre , çalışanların %63'ü COVID-19 salgınının başlangıcından bu yana meslektaşlarıyla sosyalleşmek için daha az zaman harcadı. Virüsün yayılması bir kez azaldığında bile, giderek daha fazla çalışan muhtemelen uzaktan çalışmaya devam edecek. Bu, çalışma kültürünün acı çekmeye devam edeceği anlamına gelir.

Evden çalışmanın dikkat dağıtıcıları vardır - Herhangi bir çalışma ortamı dikkat dağıtıcı şeylerle birlikte gelir. Ancak ekibiniz bu yazılımı evden kullanıyorsa, bu farklı bir dikkat dağınıklığı düzeyiyle birlikte gelir.

Çalışanların, bir saatlik bir şekerleme veya köpekle oyun seansına dönüşen bir mola vermesi kolaydır - ofiste bulunmadan, onları sorumlu tutacak kimse yoktur. Evdeki dikkat dağıtıcı şeyler, onlardan bir iyileşme olmadan önce hızla birikebilir.

KDSDK'ya göre , bir ankete katılan Amerikalıların %54'ü evden çalışırken daha fazla dikkat dağıtıcı olduğunu bildirdi. Ankete katılanların %86'sı da evden çalışma özgürlüğünden yararlandıklarını belirtiyor. Ekibiniz evden çalışırken bu gibi olaylar kaçınılmazdır.

Kararsız internet bağlantıları — Ofisiniz büyük olasılıkla sabit bir internet bağlantısına bağlıdır. Herkesin evi için durum böyle değil. Bazı kişilerin yaşadıkları bölge veya hizmetin ne kadar pahalı olabileceği nedeniyle internet bağlantısı zayıf olabilir.

Ne yazık ki, bu araçlar tamamen internet bağlantınıza güveniyor. Bu nedenle, sivilceli bir bağlantı, ekip üyelerinin geride kalmasına neden olabilecek hizmet kesintilerine yol açabilir.

Sanal İletişimde Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler

Bu araçlar, onlardan doğru şekilde yararlandığınız sürece büyük bir varlıktır. İşte yapılması ve yapılmaması gerekenler listesi.

Her iletişim türü için kanal tanımlayın — Bu teknoloji, iş arkadaşlarıyla işbirliği yapmak için çok çeşitli seçenekler sunduğundan ekiplere büyük fayda sağlar. Ama aynı zamanda, bu ezici olabilir. Bu kadar çok iletişim yolu varken, hangi tür konuşmanın hangi araçlar için uygun olduğunu bilmek önemlidir.

Bu nedenle, belirli iletişim çözümleri için protokoller oluşturmak akıllıca olacaktır. Örneğin, hızlı bir check-in, ekip mesajlaşma aracınız için en uygun olanıdır. Daha uzun ve derinlemesine konuşmalar, video konferans için en uygun olanıdır .

Saat dilimlerini hesaba katın - Muhtemelen farklı saat dilimlerine dağılmış çalışanlarınız olduğundan, iletişim söz konusu olduğunda buna dikkat etmeniz gerekir. Meslektaşınız saatlerce ulaşamayabileceğinden, ekip mesajlaşma platformunuz üzerinden acil bir şey göndermeyin.

Ayrıca video konferans görüşmelerini ne zaman planladığınıza da dikkat etmeniz gerekir. Görüşmedeki tüm taraflar için mesai saatleri içinde bir zaman bulmaya çalışın. Başka bir saat diliminde sizin ve iş arkadaşlarınız için uygun olan bir toplantı saati bulmanıza yardımcı olması için bu aracı kullanmayı düşünün .

Aşırı İletişim — Beden dilini bu araçlar üzerinden okuyamadığınız için, aşırı iletişim kurarak telafi etmeniz gerekir. Düzenli bir yüz yüze görüşmeyle, bir kişinin beden diliyle ne söylemeye çalıştığının tam bağlamını ölçebilirsiniz. Açıkçası burada durum böyle değil.

İş arkadaşlarınızla gereğinden fazla iletişim kurduğunuzdan emin olun, böylece iletmeye çalıştığınız mesaj söz konusu olduğunda her şeyi açık bırakmayın. Her ayrıntıyı ele aldığınızdan emin olmak için bir e-posta veya anlık mesaj gönderirken ayrıntılı ayrıntılara girin.

Şirket kültürünüzü tanımlayın ve üzerinde çalışın — Kültür, herhangi bir şirketin önemli bir yönüdür. Bunu uzaktan yapmak biraz daha zor olsa da, kesinlikle hala mümkün. Video konferans araçlarından yararlanmak, bunu yapmanın harika bir yoludur. Sanal etkinlikler için video konferans aracınızı kullanın. Sanal trivia barındırmak için ekran paylaşımından bile yararlanabilirsiniz. Meslektaşlar arasında ilişkiler kurmak için ekip mesajlaşma platformunuzun uygun alanlarda daha soğuk sohbetleri memnuniyetle karşıladığından emin olun.

Mümkün olduğunda video kullanın - Uzaktan çalışma tecrit edici olabilir ve bu yalnızlık ekibinizin çalışma kalitesini olumsuz etkileyebilir. Bununla mücadele etmenin en iyi yolu, mümkün olduğunda telefon görüşmeleri yerine video konferansı kullanmaktır. Meslektaşları görmek, ekibinizin daha önce olduğundan çok daha az yalnız hissetmesine yardımcı olacaktır.

Toplantıları sadece bunun hatırına planlamayın - Daha önce sanal ekipler bunu muhtemelen daha önce yaşamış olsa da, COVID-19 krizi sırasında “Zoom yorgunluğu” terimi öne çıktı.

BBC , insanların çeşitli ipuçlarını, yüz ifadelerini ve beden dilini yorumlamak için daha fazla çalışması gerektiğinden, çalışanların yüz yüze toplantılardan daha fazla Zoom toplantıları tarafından tüketildiğini belirtiyor - bu çok yorucu. Konuyu anlatmak ve gereksiz toplantılara olan ihtiyacı ortadan kaldırmak için çevrimiçi toplantılarınızda gereğinden fazla iletişim kurduğunuzdan emin olun.

Verimliliği, birinin ne sıklıkla iletişim kurduğuna göre ölçmeyin - İnsanlar çevrimiçi olarak yüz yüze olduklarından farklı iletişim kurarlar, bu yüzden bunu onlara karşı tutamazsınız. Bir kişinin sanal toplantılara çok fazla katılmaması, onların mükemmel olmadığı anlamına gelmez. Onları yalnızca çalışmalarının kalitesine göre değerlendirdiğinizden emin olun.

Ekibinizin sizinle nasıl iletişim kuracağını bilmesini sağlayın — Bu özellikle yöneticiler için önemlidir. Ekibiniz uzaktaysa, sorular için masanıza gelemezler. Bahsetmemek gerekirse, birçok insan uzak olduklarında oldukça dağınık programları tutar. Ekibinizin size ne zaman ve nasıl ulaşacağını bildiğinden emin olmanız gerekir. Size nasıl ulaşacaklarını bulmak söz konusu olduğunda, pipetleri kavramadıklarından emin olun. Slack veya Microsoft Teams kullanıyorsanız, iletişim bilgilerinizi durumunuzda bırakmak harika bir seçenek olacaktır.

Toplantı davet listenizi yeniden düşünün - Bu, Zoom yorgunluğu ile ilgilidir. Birinin görüşmede olması gerekmiyorsa, onları dahil etmeyin. Davet listesini göndermeden önce her zaman iki kez kontrol ettiğinizden emin olun.

Yalnızca işe odaklanmayın - Bir ofiste çalışırken, işletmeler, iş arkadaşlarının bağ kurabileceği ve iş dışındaki yaşam hakkında konuşabileceği şirket gezileri düzenleme eğilimindedir. Uzak ekipler tipik olarak çalışanların farklı ofislere dağıldığı anlamına gelir, bu nedenle bu gerçekten mümkün değildir. Sadece işe odaklanırsanız, çalışanlar çabucak tükenecektir. Bu nedenle, uygun olduğunda, bununla mücadele etmek için kişisel konuşmaları işe davet etmenin bir yolunu bulduğunuzdan emin olun.

En İyi Sanal İletişim Araçları

Sanal iletişim yığınınızı geliştirmek istiyorsanız, bu araçları uygulamayı düşünün.

Takım Mesajlaşma — Slack

Slack , ekip mesajlaşma platformunuz için harika bir seçenektir. Bu araç ile iş arkadaşlarınıza direkt veya grup mesajları gönderebilir, iş veya su soğutma konularına uygun kanalları başlatabilirsiniz. Slack, 2.200'den fazla entegrasyona sahiptir ve hatta kullanıcılarının görüntülü veya sesli aramalara atlamalarına olanak tanır.

İnceleme sayfasından bazı Slack profesyonelleri :

• Mesajları sabitleme yeteneği
• Verileri paylaşmak için güvenli ve güvenli bir yer sunar
• Bildirimleri ve rahatsız edilmeme zamanlarını ayarlama özelliği yararlıdır

Video Konferans — Yakınlaştır

Zoom , video konferans ihtiyaçlarınız için kullanmak için ideal bir araçtır. Toplantı Çözümleri için 2020 Gartner Magic Quadrant'ta Lider ve UCaaS için Magic Quadrant'ta Dünya Çapında Lider olarak adlandırıldığı için uzayda tanınmış bir oyuncudur.

İşletmelere toplantıları ve sohbeti, video web seminerlerini, konferansları ve daha fazlasını kullanma fırsatı sağlayan tutarlı bir görüntülü toplantı deneyimi sunar.

İşte inceleme sayfasından bazı Zoom profesyonelleri :

• Kimin sessize alındığını görebilmek harika bir özellik
• PowerPoint entegrasyonu yararlıdır
• Parola korumalı toplantılar, toplantıları güvenli hale getirir

Proje Yönetimi – Asana

Asana , proje yönetimi ihtiyaçlarınız için mükemmel bir seçimdir. Devam eden projeleri kuşbakışı görüntüleyebilir veya her ekip üyesinin bireysel görevlerini ayrıntılı olarak inceleyebilirsiniz. Tüm bu görevleri 100'den fazla entegrasyonla birbirine bağlayın.

İşte inceleme sayfasından bazı Asana profesyonelleri :

• Etiketleme projeleri, ekiplerin düzenli kalmasını sağlar
• Yöneticilerin son tarihler belirlemesine izin vermek, ekipler için net yönergeler belirler
• Son derece esnek alet

İş VoIP Telefonu — RingCentral

RingCentral , VoIP telefon ihtiyaçlarınız için ideal bir seçenektir. Bu platform , iş telefonu çözümünü içeren kusursuz bir birleşik iletişim deneyimi sunar. Güvenilir HD ses, aramaları herhangi bir cihaza çevirme yeteneği sunar ve hepsini bir yönetici portalından yönetebilirsiniz.

İnceleme sayfasından bazı RingCentral profesyonelleri :

• Dahili telefon görüşmesinin kullanımı kolaydır
• RingCentral'ın kurulumu kolaydır
• Çağrı yönlendirme harika bir özelliktir

E-posta - Gmail

Yeni bir e-posta çözümü arıyorsanız Gmail harika bir seçenektir. Sezgisel ve verimli bir platformdur. Gmail, 15 GB depolama alanı, daha az spam ve mobil cihaz erişimi sunar. Google'ın zengin G Suite'inin bir parçası olduğu için, aynı arayüzden Google Meet ve Google Dokümanlar gibi Google araçlarından da yararlanabilirsiniz.

İşte G2 sayfasından bazı Gmail profesyonelleri:

• Gmail inanılmaz derecede kullanıcı dostudur
• Google, sorma seçeneği, e-postayı planlama, filtreleme ve erteleme gibi mükemmel özellikler sunar
• Tek bir arayüz altında birden fazla hesabı bağlayabilirsiniz

Sonuç: Sanal İletişimde Uzmanlaşmak İşinize Yardımcı Olur

Koronavirüs pandemisi iş dünyasına bir şey öğrettiyse, o da uzaktan çalışmanın kalıcı olduğudur. Bu, bu yazılımın hiçbir yere gitmediği anlamına gelir. İşletmeniz çağın ötesine geçerse ve uzaktan iletişimin zorluklarının üstesinden gelmenin yanı sıra yapılması ve yapılmaması gerekenleri öğrenirse, kendinizi daha mutlu çalışanlarla bulacaksınız. Mutlu çalışanlar, gelişen ve başarılı bir işyerine yol açar.

Uzaktan çalışma yaşam tarzına tamamen eğilmek istiyorsanız , ev aletleri ve aksesuarlarından en iyi işler listemize bir göz atın .