2023'te VoIP'in İşletmeler İçin 10 Faydası

Pek çok işletme hala geleneksel telefon hatlarına güvenirken, gelişmiş esneklikleri, güçlü arama özellikleri ve uygun yurt içi ve uluslararası arama ücretleri nedeniyle iletişim kurmak için İnternet Üzerinden Ses Protokolü (VoIP) sistemlerini giderek artan sayıda kişi kullanıyor. Bunlar, bu kılavuzda keşfedeceğimiz birçok VoIP avantajından sadece birkaçı.

Örneğin, uluslararası aramalar yapan işletmeler, geleneksel telefon hatlarını kullanarak çok büyük bir telefon faturasına katlanırlar. En iyi VoIP sistemleri internet bağlantısını kullandıkları için her yerde kullanılabilir ve uzak ve hibrit ekiplerin birbirine bağlanmasına yardımcı olur.

VoIP'in faydaları o kadar açık ki, en son VoIP istatistiklerine göre şu anda ABD'deki işletmelerin neredeyse üçte biri tarafından kullanılıyor. Bu değişim toplumda daha da dramatik; Ulusal Sağlık Merkezi'nin son verileri, yetişkin Amerikalıların %73'ünün şaşırtıcı bir şekilde evlerinde artık sabit hat olmadığını ortaya koyuyor!

VoIP sistemlerinin bazı küçük dezavantajları vardır, ancak özellikle modern işletmeler için yararları dezavantajlarından çok daha fazladır. VoIP'in zengin özelliklerini ve avantajlarını henüz keşfetmediyseniz gelin VoIP'in günümüzde iş dünyası için neden önemli olduğuna ve doğru sağlayıcının nasıl seçileceğine daha yakından bakalım.

VoIP nedir? Basit Bir Tanım

İnternet Üzerinden Ses Protokolü (VoIP), internet üzerinden arama yapmanızı sağlayan bir iletişim teknolojisidir. VoIP ile sabit hatlı telefonları karşılaştırdığınızda, ikincisinin bakır tellerden oluşan fiziksel bir ağa dayandığını, bulut tabanlı VoIP sistemlerinin ise istikrarlı internet bağlantılarına sahip her yerde kullanılabileceğini görürsünüz. Ayrıca web konferansı ve küçük işletme CRM yazılımı gibi çok çeşitli diğer iş sistemleriyle de uyumludurlar.

VoIP teknolojisi iki ana biçimde gelir: masa telefonları ve yazılım telefonları. VoIP masa telefonları, VoIP yazılımına bağlanan fiziksel, geleneksel görünümlü telefonlardır; yazılım telefonları ise cep telefonları, tabletler, masaüstü bilgisayarlar ve dizüstü bilgisayarlar gibi birden fazla cihazda çalışabilen yazılım uygulamalarıdır.

VoIP'in Faydaları: İşletmeniz İçin 10 Avantaj

Aşağıda VoIP sistemlerinin 2023 yılında işletmelere getirebileceği 10 önemli avantajı inceliyoruz.

1. Konferans Görüşmelerine Ev Sahipliği Yapın

Konferans görüşmeleri söz konusu olduğunda geleneksel telefon hatları oldukça sınırlıdır ve bu, birçok işletme sahibi için bir sorun olabilir. VoIP servislerini kullandığınızda, İnternet hızınız tüm ses verilerini aktarmaya yeterli olduğu sürece, konferans görüşmenize istediğiniz kadar kişiyi dahil edebilirsiniz. VoIP teknolojisi sürekli olarak geliştirilmekte ve iyileştirilmektedir, böylece bağlantı ve çağrı kalitesini iyileştirmek için tüm ses paketleri verimli bir şekilde sıkıştırılır ve aktarılır.

2. Maliyetlerinizi Azaltın

Şu anda VoIP kullanmıyorsanız muhtemelen onlarca yıldır var olan geleneksel telefon hatlarını kullanıyorsunuzdur. Bu durumda, telefonda konuşarak geçirdiğiniz her dakika için ödeme yapmak zorunda kalırsınız; bu da, özellikle düzenli olarak uluslararası aramalar yapıyorsanız, aylık faturanızın çok yüksek olabileceği anlamına gelir. VoIP'te ise durum tamamen farklıdır ve maliyetleriniz önemli ölçüde azalacaktır. Modern telefon santralleri bulut tabanlıdır ve çalıştırılması çok daha ucuzdur.

VoIP hizmetlerinden yararlanmak için yalnızca yüksek kaliteli bir İnternet bağlantınızın, tercihen ADSL'inizin olması yeterlidir. Bu şekilde mükemmel ses kalitesinin, arama güvenilirliğinin keyfini çıkarabileceksiniz ve aylık maliyetiniz sabit bir tutar olacaktır. İstatistiklere göre VoIP'e geçiş yapan küçük işletmeler yerel maliyetlerini %40'a kadar düşürürken, uluslararası aramalarda da %90'a varan oranda tasarruf sağlıyor.

3. Bant Genişliği Kullanımı

VoIP planınızı ihtiyaçlarınıza göre optimize etmek ilk başta biraz zorlayıcı olabilir ancak sağlayıcınız size aylık veri kullanımınızla ilgili detaylı istatistikler verirse süreç çok daha kolay olacaktır. VoIP hizmetlerinin harika yanı, paranızın karşılığını en iyi şekilde alabilmeniz için gelen/giden aramaları optimize etmenize yardımcı olabilecek her küçük ayrıntıyı görebilmenizdir.

4. Uygun Fiyatlı Yazılım ve Donanım

VoIP, şirketinizin iletişiminin başlangıç ​​maliyetini binlerce dolara çıkarabilecek pahalı telefon hatlarına, telefon setlerine ve diğer temel donanımlara olan ihtiyacı tamamen ortadan kaldırır.

VoIP yazılımının yanı sıra ihtiyacınız olan tek şey iyi bir internet bağlantısı, bilgisayar, ses kartı, mikrofon ve hoparlörler veya kulaklıklardır; bunlar dünyadaki her ofis için oldukça yaygın olan şeylerdir. Çoğu VoIP paketi de oldukça makul olup fiyatları işletmenizin ihtiyaçlarına ve koşullarına bağlı olarak kullanıcı başına aylık 10 ila 30 ABD Doları arasında değişmektedir.

VoIP sistemlerinin maliyeti hakkında daha fazla bilgi edinin.

5. Çok Çeşitli Mükemmel Özellikler

VoIP hizmetleriyle birlikte gelen özellikler, geleneksel telefon hatlarının sunduğu özelliklerden çok daha iyidir. Arama yönetimi açısından daha fazla esnekliğe sahip olmanın yanı sıra sesli mesaj, ekstra sanal numaralar, kişi listeleri, arayan kimlikleri vb. gibi ekstra avantajlardan da yararlanacaksınız. Sahip olacağınız daha spesifik avantajlardan bazıları şunlardır: İşletmeniz için VoIP çözümlerini kullanırken keyif alma fırsatı:

VoIP Çağrı Yönlendirme

Sık sık önemli çağrılara cevap vermek zorunda kalıyorsanız neden onları kaçırma riskini alasınız ki? Çoğu VoIP servis sağlayıcısının sunduğu “Beni Bul Çağrı Yönlendirme” sayesinde, arayan kişi sesli mesaja gönderilmeden önce birkaç numara üzerinden aktarılacaktır. Örneğin, sesli mesaja gönderilmeden önce cep telefonunuzu iki kez, ofis telefonunuzu iki kez ve son olarak da ev telefonunuzu iki kez çalacaktır.

Özel Bekleme Müziği

Birçok işletmenin yararlandığı bir diğer harika özellik de "Bekleme Müziği". Aramanızın yanıtlanmasını beklemek çok yorucu ve sıkıcı olabilir, o halde neden bu süreci biraz müzikle renklendirmiyorsunuz? Modern VoIP sistemleri, beklemeye alınan her arayana benzersiz ve rahatlatıcı melodiler eklemenizi sağlar.

6. Uzaktan Çalışanlar Arasında Etkili İletişim

VoIP sistemi, sabit hatlı telefonlardan farklı olarak çalışanların sabit bir internet bağlantısıyla her yerde çalışmasına olanak tanır. Bu esneklik, teknolojiyi uzak ve hibrit ekipleri yöneten işletmeler için mükemmel bir seçim haline getiriyor. Temel arama işlevlerinin yanı sıra, çoğu VoIP sistemi aynı zamanda belge paylaşımı ve görev yönetimi gibi çok yönlü işbirliği özellikleri sunarak çalışanlara iletişim kurmak ve bilgi aktarmak için birden fazla yol sunar.

VoIP sistemleri gerçek zamanlı olarak veriye dayalı içgörüler oluşturarak yöneticilerin çalışanların verimliliğini uzaktan izlemelerine olanak tanır. Bu, işletmelerin üretkenlik engellerini, teknoloji konusunda daha az bilgili eski telefon sistemlerine güvenmelerine kıyasla çok daha kolay bir şekilde aşmalarına yardımcı olur.

7. İş Ölçeklenebilirliği

İşletmeniz gelecekte genişlemeyi umuyorsa, VoIP sistemleri işletmenizin yanında ölçeklendirme konusunda da mükemmel bir donanıma sahiptir. Çoğu sağlayıcı, özel ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde ayarlanabilen modüler, özelleştirilebilir paketler sunar. Üstelik ekibiniz genişlerse ve gelecekte farklı hizmetlere ihtiyaç duyarsanız, daha fazla özellik seçeneği ve daha cömert kullanıcı limitleri içeren plana yükseltme de yapabilirsiniz.

Bu, büyüyen işletmeler için VoIP yazılım telefonlarına sabit hatlı telefon sistemlerine göre büyük bir avantaj sağlar; çünkü donanım aygıtlarını genişletmek daha maliyetlidir ve tesislerinizde kaç telefon kablosu kurabileceğiniz konusunda bir sınır olabilir.

8. Ses Kalitesi

Sabit hatlar VoIP sistemlerine göre biraz daha üstün çağrı kalitesi sunarken, içinde neredeyse hiçbir şey yok. VoIP ses kalitesi internet bağlantınızın gücüne bağlıdır, dolayısıyla ağınız güvenilir olduğu sürece endişelenecek hiçbir şey kalmayacaktır.

Konu bu açıdan bakıldığında bazı VoIP sağlayıcıları diğerlerinden daha iyidir; dolayısıyla aradığınız kristal netliğinde ses kalitesi ise RingCentral veya GoTo Connect gibi önde gelen bir sistemi seçmenizi öneririz.

9. Taşınabilirlik

VoIP sistemlerinin bir diğer önemli avantajı esneklikleridir. Belirli bir konumla sınırlı olan sabit hatlı sabit telefonlarla karşılaştırıldığında VoIP teknolojisi, çeşitli iş cihazlarında kullanılabildiği için tamamen taşınabilirdir.

Bu, çalışanların teknolojiyi ofis, ev veya başka bir esnek çalışma yeri olsun, seçtikleri herhangi bir yere taşımalarına olanak tanır. Bu sadece uzaktaki ve hibrit ekipler için açık bir nimet değil, aynı zamanda çok seyahat eden ve birden fazla yerden iş toplantıları gerçekleştiren çalışanlar için de bir kazançtır.

10. Güvenlik

Veri ihlalleri ve kötü amaçlı yazılımlar gibi siber saldırılar daha yaygın hale geldikçe güvenlik, tehditlerden kaçınmak isteyen işletmeler için en önemli öncelik haline geliyor. İnternet, sabit hatlara göre güvenlik risklerine daha yatkın olsa da, yeterli güvenlik önlemlerine sahip bir sağlayıcı seçtiğiniz sürece VoIP hizmetleri, eski sistemler kadar güvenli olabilir.

Örneğin, çoğu VoIP sağlayıcısı çok faktörlü kimlik doğrulama, kullanıcı izinleri ve çağrı şifreleme gibi bir dizi güvenlik mekanizması kullanır. Daha da ileri gitmek istiyorsanız, katı şifre kuralları ve uyumluluk sertifikaları gibi gelişmiş korumalar sundukları için Google Voice ve 8×8 gibi sağlayıcıları öneriyoruz. Güvenli bir sağlayıcı seçerek VoIP sistemlerinin avantajlarından tam anlamıyla gönül rahatlığıyla yararlanabilirsiniz.

Daha fazla bilgi edinmek için VoIP güvenliğine ilişkin tam kılavuzumuza göz atın.

İşletmeniz İçin VoIP Sağlayıcısını Nasıl Seçersiniz?

VoIP'in avantajlarını kendiniz denemek istiyorsanız, aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda kaliteli sağlayıcı vardır. Ancak, bir hizmeti taahhüt etmeden önce dikkate almanız gereken bazı noktalar şunlardır:

• Bütçem nedir? VoIP sistemleri eski sistemlere göre çok daha ekonomiktir ancak bazıları diğerlerinden daha uygun maliyetlidir. Bir çözümle ilerlemeden önce, bunun işletmenizin bütçesine uygun olduğundan emin olun. Sadece aylık fiyatları da düşünmeyin. İşletmenize ne kadara mal olabileceğine dair eksiksiz bir genel bakış elde etmek için gizli maliyetlere, başlangıç ​​ücretlerine ve kurulum maliyetlerine dikkat edin.
• Ekibim ne kadar büyük? Farklı VoIP planlarının farklı kullanıcı sınırları olacaktır. Bu nedenle işletmenizin büyüklüğüne uygun planları seçmeniz gerekecektir . Dahası, ekibinizin zaman içinde genişlemesi muhtemelse, ölçeklenebilir paketleri ve güçlü başlangıç ​​ve eğitim özelliklerine sahip paketleri tercih etmenizi de öneririz.
• Hangi VoIP özelliklerine ihtiyacım var? Çoğu VoIP sağlayıcısı benzer yetenekler sunarken, özellik setleri her sisteme göre değişecektir. Örneğin, bazıları çağrı kuyruğu ve zil grupları gibi dahili iletişim özelliklerine öncelik verirken, diğerleri daha güçlü işbirliği araçları sunabilir. Bu ihtiyaçları yansıtan bir sağlayıcı seçmeden önce işletmenizin hangi özellikleri gerektirdiğini belirleyerek geriye doğru çalışın.
• Donanıma ihtiyacım var mı? VoIP yazılım telefonları her işletme için yeterli olmayacaktır. İşletmeniz büyük çağrı hacimleriyle ilgileniyorsa ve üstün çağrı kalitesine ihtiyaç duyuyorsa, en iyi VoIP sabit telefonlardan birini tercih etmek daha iyi bir fikir olabilir. Geri kalan işletmeler için, özellikle de esnek politikalara sahip olanlar için, VoIP yazılım telefonu uygulamaları muhtemelen daha uygun olacaktır.