VoIP Numarası Nedir, Nasıl Çalışır ve Nasıl Alınır?

VoIP (İnternet Protokolü Üzerinden Ses), kullanıcıların coğrafi konumlarından veya kullandıkları İnternet özellikli cihazın türünden bağımsız olarak gerçek zamanlı olarak diğer kanallar üzerinden arama yapmalarına, mesaj göndermelerine veya bağlantı kurmalarına olanak tanıyan sanal bir iş iletişim teknolojisidir.

VoIP numarası, iş telefonu sisteminize bağlı bir telefon numarasıdır ve aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç farklı tür vardır.

Burada, VoIP telefon numaralarının temellerini özetleyeceğiz: nasıl çalıştıkları, geleneksel analog telefonlardan nasıl farklı oldukları, faydaları ve daha fazlası.

VoIP Telefon Numarası nedir?

VoIP Telefon Numarası, geleneksel kablolu PSTN (Genel Anahtarlamalı Telefon Ağı) yerine İnternet üzerinden gelen/giden sesli aramayı sağlayan sanal bir telefon numarasıdır.

PSTN'ye fiziksel bir bağlantı gerektirmediklerinden, VoIP numaraları yalnızca bir fiziksel konum, telefon hattı veya cihazla sınırlı değildir. Bunun yerine, her VoIP numarası tek bir kullanıcıya, tüm işletmeye veya belirli bir departmana atanabilir.

VoIP telefon hizmeti bulut tabanlı olduğundan, tüm iş telefonu sisteminize geniş bant veya WiFi İnternet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan erişilebilir. Böylece, birisi VoIP telefon numaranızı aradığında, aramayı masaüstü bilgisayarınızdan, akıllı telefonunuzdan, VoIP özellikli bir sabit hattan veya tabletinizden kabul edebilirsiniz.

Nasıl?

Yazılım telefonu arayüzünü kullanma.

VoIP yazılım telefonu arayüzü (yukarıda gösterilmiştir) dokunmatik tuş takımının görünümünü taklit eder ve uyumlu bir mobil uygulama aracılığıyla masaüstü ve cep telefonlarından erişilebilir.

Bu yazılım telefonu uygulaması aslında VoIP telefonunuzun "kontrol paneli" olup, telefon aramaları yapmanıza/almanıza, arama yönlendirme yolları tasarlamanıza, konferans aramalarına katılmanıza, ses seviyelerini ayarlamanıza, aramaları aktarmanıza ve daha fazlasını yapmanıza olanak tanır.

VoIP Telefon Numarası Nasıl Çalışır?

Bir VoIP numarası, geleneksel analog telefon sesini, İnternet üzerinden hedeflerine giden küçük dijital veri paketlerine dönüştürerek çalışır ve burada daha sonra net ses sesine yeniden birleştirilir.

PSTN devre değiştirme yöntemi aracılığıyla analog (sabit telefon) sesli arama ses seyahatleri, PSTN devre değiştirme yöntemi kullanılarak gönderilir ve alınır; bu, fiziksel bir bağlantı noktası gerektirdiği anlamına gelir.

VoIP, ses sinyallerini iletmek için fiziksel bir bağlantı noktası gerektirmeyen paket anahtarlama yoluyla sesi aktarır. Paket anahtarlama, ses verilerini arayanın sesli ses sinyallerinden oluşan daha küçük veri paketlerine böler. Bu veri paketleri, geniş bant İnternet üzerinden hedeflerine gider ve hedeflerine (arama alıcısı) ulaştıklarında yeniden toplanır.

VoIP teknolojisi, devre tabanlı PSTN'den farklı olarak, bu veri paketleri için en verimli seyahat yolunu değerlendirebilir, ses kalitesini iyileştirir ve bant genişliği kullanımını optimize eder.

VoIP Numarası ile Sabit Telefon Arasındaki Fark

VoIP Numarası ile sabit hat arasındaki temel fark, VoIP numaralarının sanal İnternet tabanlı iletişimi kolaylaştırması, sabit hatların ise PSTN ile fiziksel bir bağlantı olmadan çalışamayan POTS (Düz Eski Telefon Hizmeti) aracılığıyla yalnızca sesli arama sağlamasıdır .

Ancak bu, VoIP telefon sistemleri ile geleneksel sabit hatlı telefonlar arasındaki tek farktan çok uzaktır. Aşağıdaki tablo, aşağıda daha ayrıntılı olarak inceleyeceğimiz VoIP numaraları ile sabit hatlar arasındaki farkları özetlemektedir .

İletişim kanalları

Sabit hatlar kesinlikle sesli arama ile sınırlıyken, günümüzde daha da temel VoIP telefon sistemleri en az 2-3 iletişim kanalına izin vermektedir.

Telefon araması, sanal faks ve iş metin mesajlaşması, VoIP telefon numaralarının standart işlevleridir.

Özellikle daha yüksek seviyeli VoIP planlarında, video konferans, ekip sohbeti mesajlaşma ve hatta sosyal medya mesajlaşma gibi ek iletişim kanalları dahildir. Tüm bu kanallar, çok kanallı bir arayüzde bulunur, kanallar arasında gerçek zamanlı olarak senkronize edilir ve kullanıcıların bir konuşma sırasında bir kanal ile diğeri arasında geçiş yapmasını kolaylaştırır.

Sağlayıcınızla ek iletişim kanalları mevcut olmasa bile, üçüncü taraf uygulamalarını VoIP platformunuza entegre edebileceksiniz; bu, Zoom, Slack veya Microsoft Teams gibi tanıdık uygulamaları doğrudan VoIP panosunda kullanabileceğiniz anlamına gelir.

Mevcut Özellikler

Geleneksel sabit hatlar, en temel VoIP telefon numarası özellikleriyle bile rekabet edemez.

Sabit hatlar yalnızca sesli posta, arama bekletme/çağrı bekletme, arayan kimliği ve arama aktarımı sağlayabilirken , aşağıdakiler dahil 50'den fazla VoIP özelliği ve işlevi vardır:

• Çağrı Yönlendirme: İlk çağrı cevapsız kalırsa, arayanın telefonu kapatıp başka bir numara çevirmesine gerek kalmadan gelen çağrıları otomatik olarak ek temsilci telefon numaralarına yönlendirir
• Çağrı Yönlendirme: Gelen çağrıları önceden ayarlanmış çağrı yollarına/kurallarına göre otomatik olarak dağıtır (Beceri tabanlı, Sıralamalı, Zaman tabanlı, İlişki Tabanlı, Liste tabanlı vb.)
• Görsel Sesli Posta: Sesli posta mesajlarını metne dönüştürür ve sesli postadan metne (doğrudan arama kaydında gösterilir) veya sesli postadan e-postaya sesli posta dökümü gönderir
• Otomatik Çağrı Dağıtımı (ACD): Arayanları mevcut en iyi temsilciye otomatik olarak bağlar
• Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR): Arayanların, canlı bir temsilciye bağlanmadan kendi aramalarını yönlendirmek/temel işlemleri tamamlamak için önceden kaydedilmiş menü istemleriyle etkileşime girdiği müşteri self servis özelliği
• Arama Kuyruğu: Tüm temsilciler meşgulse, bekleyen arayanlar, mevcut en iyi temsilci dönene kadar önceden ayarlanmış arama kuyruklarında düzenlenir.
• Ekip İşbirliği Araçları: Kalıcı ve sohbet içi/video içi ekran paylaşımı, kullanıcı etiketleme, kullanıcı varlığı, sanal beyaz tahta, görev yönetimi ve daha fazlası
• Otomatik Geri Aramalar: Arayanların bir geri arama almak için tarih/saat seçmesine izin verir, zamanlanmış geri aramaları temsilci kuyruklarına otomatik olarak ekler
• CRM Call Pops: Mevcut arayanın yerel veya entegre CRM yazılım verilerini, temsilci notlarını, etkileşim geçmişini vb. anında görüntüler.
• Çağrı İzleme: Çağrı kaydı ve dökümü, aktif çağrıları dinleme, gerçek zamanlı olarak koç acentelerine fısıldama çağrısı, mevcut çağrıyı devralmak için çağrı mavnası
• Çalma Grupları: İlgili becerilere/programlara sahip önceden belirlenmiş bir temsilci grubunu aynı anda çalar, ilk yanıtlayan temsilci aramayı alır
• Gerçek Zamanlı ve Tarihsel Analitik: Çağrı merkezi etkinliği, müşteri memnuniyeti vb. ile ilgili önceden ayarlanmış ve özelleştirilebilir raporlama şablonları ve gerçek zamanlı uyarılar.
• Doğrudan Dahili Arama (DID): Doğrudan temsilcilere veya departmanlara bağlanan sanal telefon numaraları, bir IVR menüsünde veya otomatik görevlide gezinme ihtiyacını ortadan kaldırır

Gerekli Donanım

Sabit hatlar, masa telefonları, yerinde bir PBX sistemi, kablolama, prizler, telefon prizleri ve hepsini depolamak için yeterli ofis alanı gibi pahalı ekipman ve donanım gerektiren uzun bir kurulum ve kurulum süreci ile birlikte gelir.

Sabit hat donanımı, küçük bir işletme için bile kolayca 5.000 ila 10.000 ABD Doları arasında ve daha fazla maliyete sahip olabilir .

Buna karşılık, bir VoIP telefon numarasının gerçekten çalışması gereken tek şey, çalışan bir geniş bant İnternet bağlantısı, bir Ethernet kablosu, bir yönlendirici ve mevcut cihazlarla uyumluluktur.

Kulaklıklar, hoparlörler, yedek güç ve Analog Telefon Adaptörü gibi ek VoIP ekipmanı isteğe bağlıdır. Ayrıca, sabit hatlı telefon sistemlerinden farklı olarak, VoIP telefon numaraları birkaç dakika içinde kurulabilir.

ölçeklenebilirlik

Ek bir sabit telefon numarası almak, uzun, pahalı ve yıkıcı bir fiziksel kurulum süreci anlamına gelir; bu nedenle çoğu şirket bunu dikkate bile almaz.

Ancak ek VoIP telefon numaraları almak sadece bir düğmeyi tıklatır. Sağlayıcınızın web sitesine gidin, istediğiniz numara türünü seçin, uygun bir numara seçin ve birkaç dakika içinde kullanmaya başlamak için ödeme yönteminizi ekleyin.

VoIP numarası sağlayıcıları, herhangi bir zamanda ölçek büyütme veya küçültme seçeneğiyle, aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda, katmanlı plana sahiptir. Kullanıcılar ayrıca ihtiyaç duydukları özellikleri tek tek ekleyebilirler.

Ortalama Maliyetler

Sabit hatlardan VoIP'ye geçen çoğu işletme, iletişim maliyetlerini yarı yarıya düşürür.

Nasıl?

İlk olarak, geleneksel telefon numarası sağlayıcıları aylık 15,00$-50,00$/numara/ay arasında sabit bir aylık hizmet ücreti alırlar, ancak bu yalnızca yerel telefon görüşmeleri içindir. Uzun mesafeli veya uluslararası aramalar yapmak istiyorsanız, aylık ücrete ek olarak ekstra ödeme yapmanız gerekecektir.

Sabit hat ekipmanı satın almak kolayca 5.000 $'a kadar mal olabilir – ve bu, kurulum ve kurulum ücretlerini ödemeden öncedir. Bakım maliyetlerini ve özellikle kurumsal düzeydeki şirketler için kurum içi BT ekibinin masraflarını hesaba katmayı unutmayın.

VoIP telefon numarası sağlayıcıları, aylık ortalama 20,00 - 25,00 ABD Doları/kullanıcı/ay arasında bir hizmet ücreti alır (ancak daha yüksek katmanlı planlar, kullanıcı başına aylık 50,00 ABD Dolarına kadar çıkabilir.)

Ancak bu ücret, yalnızca ek özellikleri ve iletişim kanallarını değil, aynı zamanda sağlayıcınız tarafından tesis dışında gerçekleştirilen tüm bakım maliyetlerini de içerir. Birçok VoIP numarası sağlayıcısı, kurum içi bir BT ekibine olan ihtiyacı ortadan kaldırarak 7/24 destek sunar. Ek VoIP ekipmanı isteğe bağlıdır ve birçok sağlayıcı daha da fazla tasarruf etmek isteyenler için kullandıkça öde seçeneği sunar.

VoIP Numaralarının Türleri

Birkaç farklı VoIP numarası türü vardır:

• Ported Telefon Numaraları: VoIP hesabınıza aktarılan ve telefon numaralarını değiştirmek zorunda kalmadan VoIP aramaları yapmanızı/almanızı sağlayan mevcut bir iş telefon numarası (VoIP veya analog).
• Yerel Telefon Numaraları: Yerel alan koduna sahip bir VoIP telefon numarası (numaranın sahibi tarafından seçilir), yerel bir varlık sağlar ve ücretsiz sınırsız gelen ve giden aramalar sunar (yalnızca yerel arama)
• Ücretsiz Telefon Numaraları: Çağrı ücretini müşteri/arama alıcısını değil, ücretsiz numaranın sahibi olan işletmeyi ücretlendiren bir VoIP numarası. Ücretsiz numaralar sabit numara önekleriyle başlar (800, 888, 887, 886, vb.)
• Özel Telefon Numaraları: Unutulmaz, markalı bir iş telefonu numarası oluşturmak için ücretsiz numara ön ekine ve alfa sayısal ifadelere sahip ücretsiz bir VoIP numarası (1-800-BUYCARS, 1-888-COOKIES vb.)
• Uluslararası Telefon Numaraları: Dünyanın herhangi bir yerinde yerel bir varlık oluşturan uluslararası ülke koduna sahip bir telefon numarası. Uluslararası aramalar genellikle belirli bir ülkenin sabit tarifesine göre ücretlendirilir.

Neden Bir VoIP Numarası Almalısınız?

Seçtiğiniz VoIP numarasının türü ne olursa olsun, ekibiniz ve müşterileriniz, sundukları mobilite, yetenekler ve kaliteden faydalanacaktır.

Aşağıda VoIP telefon numaralarının en önemli avantajlarından bazılarını inceleyelim.

Tüketici Güvenini Kazanmak

Bir VoIP telefon numarası, işletmenizin meşruiyetini ve tüketicilerin işletmenize duyduğu güven düzeyini çeşitli şekillerde artırır.

Bir VoIP numarasına sahip olmak , işletmenizin yerleşik, başarılı ve hesap verebilir görünmesini sağlar - özellikle daha yeni veya kesinlikle çevrimiçi ve e-ticaret şirketleri için önemlidir. Bir arama yaptığınızda , alıcının arayan kimliğinde işletmenizin adı veya bir temsilcinin adı görünür ; çoğu kişinin bir dolandırıcılık araması olduğunu varsaydığı şüpheli "Arayan Kimliği Yok"a çok daha iyi bir alternatif.

Yerel VoIP telefon numaraları, tercih ettiğiniz alan kodunu seçmenize izin vererek, işletmenizin ve çalışanlarınızın gerçek konumundan bağımsız olarak, müşteri tabanınızın yaşadığı bölgelerde işletmenize yerel bir varlık sağlar. Arayan kimliği ekranında tanıdık bir alan kodu görmek, hedef pazarınızın aramalarınızı yanıtlama olasılığını artırır.

Ek bir avantaj olarak, bir VoIP numarasına sahip olmak, sizin ve çalışanlarınızın müşterilere kişisel telefon numaralarını vermekten kaçınabileceğiniz anlamına gelir.

Çağrı Kalitesini Artırmak İçin

VoIP, size yüksek kaliteli, kristal netliğinde HD ses sesi sunmak için Katman-1 taşıyıcı veri ağlarıyla birlikte çalışır.

Arka plan gürültüsünü bastırma ve iptal etme, sesli arama veya video dökümlerinde konuşmacı kimliğini ayırt etme ve gelişmiş ses kontrolleri gibi ek özellikler arama kalitesini daha da artırır.

VoIP numarası sağlayıcıları ayrıca gerçek zamanlı sistem durumu güncellemeleri sağlar ve her aramanın genel kalitesini değerlendirerek bir sorun olduğunda bilmeyi kolaylaştırır ve yaygın VoIP sorunlarına çözümler sunar.

Sağlayıcılar ayrıca üstün çağrı kalitesini daha da sağlamak için SLA destekli en az %99,9 garantili çalışma süresi, 7/24 ağ izleme ve birden fazla küresel varlık noktası sunar.

İşletme Giderlerini Düşürmek

Bir VoIP platformuna geçişin, pahalı donanım, daha büyük bir ofis alanı ve fiziksel bir kurulum ihtiyacını ortadan kaldırarak nasıl düşük maliyetli bir kurulum sunduğunu zaten ele aldık.

VoIP ayrıca genel işletme maliyetlerinizi şu şekilde düşürür:

• Ücretsiz, sınırsız aramaya erişim sağlama (yerel/uzun mesafe)
• Paketlenmiş veya kullandıkça öde ücretsiz/uzun mesafe dakikaları sunma
• Yoğun çağrı sürelerini belirleyerek temsilci programlarını optimize etme
• İş akışı darboğazlarını belirleme
• Rutin iş süreçlerini ve yinelenen görevleri otomatikleştirme
• IVR aracılığıyla artan müşteri desteği self servis seçenekleri
• Yanlış iletişimi önlemek için gerçek zamanlı senkronizasyon, push bildirimleri ve uyarı kullanma
• Ekip üyelerinin üretkenliğini artıran gelişmiş özellikler sağlama
• Ekip üyelerine seyahat ve yüz yüze çalışan maliyetlerinden tasarruf etmeleri için uzaktan erişim sağlayın
• Çalışan memnuniyetini artırmak, çalışan devir oranlarını önemli ölçüde düşürmek

Müşteri Memnuniyetini Artırmak

VoIP numaraları sadece ekibinize değil, müşterilerinize de yarar sağlar.

Özellikleri, müşteri memnuniyeti oranlarını şu şekilde artırır:

• Canlı bir aracıyla bağlantı kurma olasılığını artırma
• Self servis seçenekleri sunmak
• Müşterilerin tercih ettikleri kanalda iletişim kurmasına izin vermek
• Müşterilerin kendilerini birden çok temsilciye tekrar etmelerini önleyin
• İlk arama çözümleme oranlarını artırın
• Müşterilerin işletmenizle mesajlaşma yoluyla iletişim kurmasını sağlama
• Metin yoluyla otomatik randevu hatırlatıcıları, onaylar, kupon kodları vb. Gönderme
• Sadece müsait olan kişilerle değil, onlara yardımcı olmaya kalifiye temsilcilerle bağlantı kurma

Ekip Üyelerine Esneklik Vermek

Fiziksel bir bağlantı gerektirmedikleri için VoIP numaraları, geleneksel masa telefonlarının sağlayamadığı bir esneklik ve hareketlilik düzeyine sahiptir.

VoIP ile temsilcilerin artık önemli bir aramanın gelmesini bekleyerek uzun süre masalarında kalmaları gerekmiyor. Bunun yerine, iş telefonu aramalarını otomatik olarak birden çok numaraya göndermek için arama yönlendirmeyi ayarlayabilirler.

Etkin bir arama sırasında cihazları değiştirmeleri gerekiyorsa, arama çevirme özelliği tek bir tıklamayla bunu mümkün kılar; kapatma gerekmez.

Kurulum ve Yapılandırma İşlemini Basitleştirmek İçin

IP üzerinden Ses telefon numarasının kurulumu, yüklenmesi ve ölçeklendirilmesi son derece kolaydır. Analog telefon şirketlerinin aksine, IP telefon sağlayıcıları ayrıca video eğitimleri, kullanıcı forumları, sürüm notları, isteğe bağlı eğitim web seminerleri, SSS'ler ve daha fazlasını içeren 7/24 aranabilir çevrimiçi bilgi tabanları sunar.

Ek müşteri hizmeti ve desteğine ihtiyaç duyanlar, kapıcı onboarding hizmeti, öncelikli destek ve hatta yüz yüze yazılım talimatı satın alabilir.

Çoğu durumda, VoIP telefon numaranızı yarım saatten daha kısa sürede hazır ve çalışır hale getirebilirsiniz.

Gelişmiş Özelliklerle İş Süreçlerini Kolaylaştırmak için

En temel VoIP telefon numarası sağlayıcıları bile analog bir telefonun asla sağlayamayacağı özellikler sunar ve bu özellikler daha önce karmaşık görevleri basitleştirerek iş akışınızı önemli ölçüde iyileştirebilir.

Üçüncü taraf entegrasyonlar, sürekli uygulama değiştirme ihtiyacını ortadan kaldırır, CRM çağrı açılır pencereleri ilgili arayan bilgilerini anında görüntüler ve gerçek zamanlı, AI tabanlı aracı önerileri, temsilcilere çağrı komut dosyalarına ve destek önerilerine çağrı sırasında erişim sağlar.

Yöneticiler, yinelenen toplantılar ayarlayabilir, analitiği ve KPI'ları otomatikleştirebilir, ilk çağrı çözümleme oranlarını artırmak için zil grupları oluşturabilir ve birden çok aracının açık destek biletlerini ve müşteri isteklerini görüntüleyip çözebilmesi için paylaşılan bir gelen kutusunu etkinleştirebilir.

VoIP Numarası Nasıl Alınır

Bir VoIP numarası almanın en iyi yolu, doğrudan VoIP servis sağlayıcınızdan bir tane satın almaktır.

Çoğu durumda, planınıza en az bir yerel numara dahil edilecektir ve ücretsiz ve uluslararası numaralar ek bir ücret karşılığında kullanılabilir. Sağlayıcınızdan doğrudan yönetici portalı içinde istediğiniz kadar VoIP numarası satın alabilir ve istediğiniz zaman mevcut olanları devre dışı bırakabilirsiniz.

VoIP telefon sisteminizde kullanmaya devam etmek istediğiniz mevcut bir telefon numaranız varsa, eski telefon numaranız analog bir telefonla ilişkilendirilmiş olsa bile mevcut numarayı hesabınıza taşıyabilirsiniz. Çoğu sağlayıcı sabit hat numarası taşıma için ücret almaz ve bu numaralara tüm uyumlu VoIP cihazlarından erişebilirsiniz.

Google Voice gibi platformlar ücretsiz bir VoIP numarası sunarken, mevcut özellikler sınırlıdır.

VoIP Numarası SSS'leri

Aşağıda, en önemli VoIP numarası SSS'lerini yanıtladık.