Proforma Fatura Nedir ve Nasıl Oluşturulur?

Proforma fatura, bir fiyat teklifi veya tahmin gibi davranarak sipariş ayrıntılarını özetlemenize ve nakliye riskini üstlenmeden önce ödemeyi önceden güvence altına almanıza olanak tanır. Ancak uygunsuz şekilde oluşturulursa proforma fatura büyük sıkıntılara, gecikmelere ve kar kaybına neden olabilir.

Bu makalede, proforma faturaların ne olduğundan adım adım nasıl oluşturulacağına kadar her şeyi öğreneceksiniz. Eklemeniz gereken ayrıntıları ortaya çıkaracak, amatör hatalardan kaçınacak ve siparişleri her zaman sorunsuz bir şekilde işlemek için proforma faturaları kullanacaksınız.

İster ilk siparişlerini teslim eden küçük bir e-ticaret satıcısı olun ister deneyimli bir ihracat yöneticisi olun, bu kılavuz ihtiyacınızı karşılayacaktır. Sonunda, alıcıları etkileyen ve ticareti hızlandıran proforma faturaları güvenle oluşturacaksınız. Öyleyse başlayalım!

TLDR; Proforma Fatura Nedir ve Nasıl Oluşturulur?

• Proforma faturalar, teslimattan önce önerilen sipariş ayrıntılarını özetleyen ön faturalardır
• Ticarette şartları tanımlamak, ödemeyi güvenli hale getirmek ve gümrük işlemlerini hızlandırmak için kullanılırlar
• Proformalar teklif görevi görürken nihai faturalar teslimattan sonra mallar için faturalandırılır
• Proformalar miktarlar, fiyatlar, teslimat yöntemi, vergiler ve ödeme koşulları gibi ayrıntıları gerektirir
• Satıcılar, ihracat siparişlerindeki riski azaltmak ve ön ödeme almak için proforma faturaları kullanıyor
• Alıcılar, satın alma işlemini tamamlamadan önce maliyetleri inceleyip onaylayabilir
• Gönderi gönderildikten sonra proformalar nihai fatura haline gelir

Proforma Faturalar ve Standart Faturalar

Proforma faturalar fiyat teklifi işlevi görürken, nihai faturalar fiili teslimatı ve talep edilen ödemeyi belgelendirir. Yasal olarak proformalar, alıcı onayına tabi sözleşmeye dayalı bir teklifi temsil ederken, standart faturalar, alınan mallar için satış kanıtı görevi görür.

Proformalar, üzerinde anlaşmaya varılan koşullar aracılığıyla ödemelerin önceden güvence altına alınması için sevkiyat öncesi tahminler sağlar. Standart faturalar, alıcının bu şartlara uygun olarak almış olduğu mallar için sevkıyat sonrasında ödeme yapılmasını talep eder.

Proformalar, üzerinde anlaşmaya varılan koşullar aracılığıyla riski azaltır, ancak ödeme yapılmadığı takdirde başvuru hakkı yoktur. Standart faturalar, önceden kararlaştırılan şartların yerine getirildiğini, ödenmediği takdirde yasal yollara başvurarak kanıtlar.

Proforma ve standart faturalar birlikte, hem alıcıyı hem de satıcıyı korurken satışların bitmeye başladığını resmi olarak belgelendirir. Çevrimiçi olarak tonlarca proforma fatura şablonu bulabilirsiniz. Freshbooks'un ücretsiz fatura oluşturucusu gibi araçlar ise kolayca standart faturalar oluşturmaya yardımcı olur.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, mal veya hizmetlerin sevkiyatından önce alıcılara gönderilen ön faturadır. Ödeme talep eden normal bir faturanın aksine, proforma fatura, alıcıya sipariş gönderilmeden önce ödemeyi onaylaması ve düzenlemesi için zaman tanımak amacıyla siparişin ayrıntılarını ana hatlarıyla belirtir.

Proforma faturalar genellikle ticari ve ihracat siparişlerinde kullanılmaktadır. İhracatçıların ticari ayrıntıları alıcıyla birlikte tanımlamasına ve nakliye risklerini ve lojistiğini üstlenmeden önce ödemeyi güvenli hale getirmesine olanak tanır.

Normal bir fatura, halihazırda teslim edilmiş olan ürünler için ödeme talep eden bir fatura iken, proforma fatura daha çok satıcının neyi göndermeyi planladığını ve alıcının kabul etmesi halinde önerilen maliyetleri ayrıntılarıyla anlatan bir teklif veya tahmindir. Bunu, üretim veya teslimattan önce müzakere edilen bir sipariş formu gibi düşünün.

Alıcı proforma faturayı onaylayıp istediği değişiklikleri yaptıktan sonra proforma detaylarına göre ödeme gönderecektir. Satıcı daha sonra proformayı nihai ticari faturaya dönüştürecek ve malları gönderecektir.

Proforma faturalar, siparişler için netlik sağlar ve depozito talep eden satıcılar için koruma sağlar. Ticari detaylar erken belirlendiği için gümrük sürecini de hızlandırıyorlar. Bu nedenlerden dolayı proforma fatura ihracatta standart uygulamadır.

Proforma Faturadaki Önemli Detaylar

Proforma fatura, ihracat işlemini doğru bir şekilde belgelemek için ilgili tüm sipariş, alıcı ve ticari ayrıntıları içerir. Anahtar ayrıntılar şunları içerir:

• Dahili takip için fatura numarası/kimliği
• Tedarikçi adı, adresi, iletişim bilgileri
• Alıcının adı, adresi, iletişim bilgileri
• Daha kapsamlı ürün açıklamaları
• Tam miktarlar gönderiliyor
• Her ürün için birim fiyat
• Maliyetleri gösteren ayrıntılı liste
• Ödeme koşulları ve vade tarihleri
• İşlemin para birimi
• Alıcı/satıcı sorumluluklarını belirten Incoterms
• Gönderim yöntemi ve teslimat süresi
• Sigorta ve navlun masrafları
• Geçerli vergi ve harçlar
• Alıcıdan ödenmesi gereken toplam tutar
• Teklifin son kullanma tarihi
• Alıcı ve satıcının imzaları

Proforma faturalar, tüm ticari hususları resmi bir fiyat teklifiyle önceden yakalayarak ileride sürprizlerin önlenmesine yardımcı olur. Her iki tarafın da ödemeden önce nakliye masrafları, vergiler ve beklenen teslimat gibi lojistiği onaylamasına olanak tanır.

Proformada doğru ayrıntıların sağlanması, daha sonra nihai faturalandırma ve gümrük sürecini de hızlandırır. Alıcı tam olarak neye ne zaman ödeme yaptığını bilerek güven kazanır. Bu özellikleri erken tanımlamak çok önemlidir.

Proforma Faturaların Kullanım Alanları ve Faydaları

Proforma faturalar birçok önemli avantaj sunar:

Ticaret için: Proforma faturalar ihracatçıların işlemleri, maliyetleri, şartları ve sorumlulukları önceden yazılı olarak tanımlamasına olanak tanır. Bu, nakliye sırasındaki yanlış iletişimleri veya sürprizleri azaltır.

Fiyat teklifi/tahmin için: Proformalar, önerilen fiyatları ve ayrıntıları özetleyen resmi bir fiyat teklifi sunar. Alıcılar resmi olmayan tartışmalara güvenmek yerine kapsamı ve maliyetleri yazılı olarak doğrulayabilirler.

Ödemeyi güvence altına almak için: Satıcılar, üretim öncesinde proformaya göre bir depozito veya ön ödeme talep edebilir. Bu, ödeme düzenlenene kadar maliyet üstlenmemelerini sağlar.

Gümrükleme için: Ayrıntılı proforma faturalar, alıcının ülkesindeki gümrük işlemlerini hızlandırır. Gümrük görevlileri değerleri ve ayrıntıları önceden bildiklerinde, eksik beyan edilen değerlerle ilgili sevkiyat gecikmelerinden kaçınırlar.

Mülk yönetimi için: Proforma faturalar, mülk yöneticilerinin kiracılara işe başlamadan önce ayrıntılı bir maliyet tahmini sunmalarına olanak tanır. Bu, kiracının bakım, onarım veya yenileme için öngörülen harcamaları gözden geçirmesine ve onaylamasına olanak tanır. Kiracı proforma faturayı imzaladıktan sonra mülk yöneticisi ödeme taahhüdünde bulunur ve işi güvenle planlayabilir. Proforma faturalar, mülk yönetimi hizmetlerinin kapsamı ve maliyetine ilişkin açık ve yazılı bir kayıt oluşturarak karışıklığı azaltır . Ayrıca kiracılara bütçeleme amacıyla öngörülen harcamalar hakkında görünürlük sağlarlar

Proforma faturalar aynı zamanda maliyetler konusunda netlik, kesinleşmeden önce değişiklik yapma esnekliği ve önceden finansman düzenleme veya akreditif açma yeteneği yoluyla alıcıları destekler. Genel olarak proforma faturalar her adımda riski ve gecikmeleri azaltır.

Proforma Fatura Oluşturma

Proforma fatura oluşturmak şunları içerir:

Gerekli ayrıntıların toplanması – Alıcı, ürünler/hizmetler, miktarlar, maliyetler, satış şartları, gönderim yöntemi, teslimat tarihi ve vergiler veya harçlar hakkındaki ayrıntıları derleyin.

Fatura şablonu kullanma – Gerekli tüm alanları ve yasal dili yakaladığınızdan emin olmak için bir proforma şablonundan yararlanın. Birçok muhasebe programı veya çevrimiçi faturalandırma aracı şablonlar sağlar.

Şablon alanlarını özelleştirme – Şablonu işlem ayrıntılarınız, ticari şartlarınız, hesaplamalarınız ve toplamlarınızla doldurun. Ürünleri net bir şekilde tanımlayın ve miktarları, oranları ve maliyetleri tanımlayın.

Sonlandırmadan önce gözden geçirme – Alıcıya göndermeden önce tüm ticari ayrıntıları, spesifikasyonları, oranları ve toplamları bir kez daha kontrol edin. Hataları yakalamak için başka birinin de incelemesini sağlayın.

Faturaları numaralandırmayı ve süre sınırlamalarını dahil etmeyi düşünün – Faturaları sırayla numaralandırmak ve bir son kullanma tarihi eklemek, karışıklığı önler ve tekliflerin düzenli kalmasını sağlar.

Genel olarak proforma faturalar basit bir süreci takip eder. Amaç, eksiksiz ve doğru ayrıntıların, profesyonel bir formatın ve alıcının önceden incelemesi ve onayı için hızlı teslimatın sağlanmasıdır. Organize bir yaklaşım ve dikkatli bir inceleme ile proforma faturalar ihracat satış sürecini hızlandırır.

Ödeme Gönderme ve Alma

Proforma fatura kesinleştikten sonra derhal alıcıya gönderin. Bir sonraki adımın tüm ayrıntıları gözden geçirmek ve belirtilen şartlara göre ödemeyi ayarlamak olduğunu açıkça belirtin.

Alıcı proformayı onayladıktan sonra, depozito veya belirtilen tutarın tamamı için ödeme gönderecektir. Satıcının siparişi üretmesi veya göndermesi yalnızca ödeme alındıktan sonra yapılmalıdır.

Malların gönderilmesinin ardından satıcı, proforma anlaşmaya dayalı olarak teslim edilen ürünler için nihai ticari fatura faturasını gönderir. Nihai fatura, teslimattan sonra satış faturası görevi görür.

Proforma Faturanın Kesin Faturaya Dönüştürülmesi

Bir proformayı nihai faturaya dönüştürürken gerekli düzeltmeleri inceleyin:

• Gerçek gönderim maliyetleri farklıysa navlun/sigorta maliyetlerini güncelleyin
• Vergiler veya harçlar daha yüksek çıkarsa toplamları buna göre ayarlayın
• Üretim nedeniyle miktarlar değiştiyse satır öğelerini değiştirin
• Alıcı değişiklik talep ettiyse kredileri/değişiklikleri uygulayın

Onaylanan değişiklikleri dahil ettikten sonra proformayı nihai bir ticari faturaya dönüştürün:

• Başlığı "Fatura" olarak güncelleyin
• Kopya değil, orijinal kopya olarak işaretleyin
• Düzenlendiyse toplamları veya oranları güncelleyin
• Fatura tarihi ve son ödeme tarihini ekleyin
• Not “Fatura” proformanın yerine geçer

Bu adımlarla proforma sorunsuz bir şekilde nihai faturalandırma belgesi haline gelir.

Temel Çıkarımlar: Proforma Fatura Nedir ve Nasıl Oluşturulur?

Büyük riskle büyük ödül gelir. İhracatçılar için proforma faturalar, bu küresel ödüllerin kilidini güvenli bir şekilde açmanın anahtarıdır.

Bu ön "teklif formları", büyük siparişleri yerine getirmeden önce alıcılarla maliyetler, lojistik ve ödeme konusunda uyum sağlayarak riski önceden azaltır. Artık son dakika sürprizleri veya gümrük gecikmeleri yok!

Artık işletmenizi uzman bir ihracatçı olarak konumlandıracak etkileyici proforma faturalar oluşturmaya yönelik eksiksiz bir kılavuza sahipsiniz. Hangi ayrıntıları tanımlamanız gerektiğini, kaçınmanız gereken hataları ve kusursuz bir şekilde uygulamanız gereken adımları biliyorsunuz. En önemlisi, proforma faturaların karı nasıl koruduğunu ve satışları nasıl hızlandırdığını tam olarak anlıyorsunuz.

Dünya bekliyor. Hayalinizdeki müşteriler dünyanın en uzak köşelerinde sizi bekliyor. Proforma fatura uzmanlığınızla donanmış bu fırsatları yakalayın. Bu temel ticaret araçlarını kullanarak teklifleri sorunsuz bir şekilde sonuçlandırın, depozitoları kesin, gümrük işlemlerini hızlandırın ve müşterileri güvenle yönetin. Unutmayın; önce proformas, sonra kâr. Şimdi bu pazarlarda başarılı olun! Ne için bekliyorsun?