HRIS (İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi) Nedir?

EğerHRIS nedir diyemerak ettiyseniz doğru yerdesiniz.

HRIS veya İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi, modern İK departmanlarının yönetilmesinde çok önemlidir.

İK süreçlerini kolaylaştırmak, evrak işlerini azaltmak ve günlük operasyonları iyileştirmek için tasarlanmış bir yazılım çözümüdür.

Deneyimlerime göre, HRIS'i uygulayan işletmeler sıklıkla artan üretkenlik, daha sorunsuz iş akışları ve daha iyi karar alma süreçleriyle karşılaşıyor.

İK ekipleri odak noktalarını zaman alıcı görevlerden daha stratejik girişimlere kaydırabilir. Nasıl çalıştığını ve neden oyunun kurallarını değiştirdiğini merak mı ediyorsunuz?

HRIS'i, türlerini ve kuruluşunuzu nasıl dönüştürebileceğini daha derinlemesine anlayalım.

HRIS (İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi) Nedir?

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS), işletmelerin İK süreçlerini merkezileştirmesine ve otomatikleştirmesine yardımcı olan bir yazılımdır.

Çalışan verilerinden bordro, uyumluluk, işe alım ve daha fazlasına kadar her şeyi yöneterek manuel İK görevlerine olan ihtiyacı azaltır .

İster küçük bir işletme ister büyük bir şirket olun, HRIS operasyonları kolaylaştırmaya ve verimliliği artırmaya yardımcı olabilir.

HRIS, temel çalışan bilgilerini barındıran, İK görevlerini kolaylaştıran ve verilerin yetkili personel tarafından her zaman erişilebilir olmasını sağlayan kapsamlı bir veritabanıdır.

İK yönetimine yönelik bu merkezi yaklaşım, daha organize, yapılandırılmış ve veri odaklı bir ortama olanak tanır.

Çoğu HRIS sistemi, temel kayıt tutmadan gelişmiş analitiklere kadar çeşitli özellikler sunarak bir işletmenin özel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde özelleştirilebilir.

Bir HRIS mevcut olduğunda, İK'yı elektronik tablolar ve bitmek bilmeyen evraklar aracılığıyla yönetme günleri çoktan geride kaldı.

Sistem, şirketlerin tekrarlanan görevleri otomatikleştirmesine ve insan hatasını en aza indirmesine olanak tanıyarak günlük operasyonlarda doğruluğu ve verimliliği artırır.

Bir HRIS'in Temel Özellikleri

Bir HRIS, İK yönetimini basitleştiren ve onu daha verimli ve daha iyi organize eden özelliklerden oluşur. HRIS çözümlerinde yaygın olarak bulunan bazı temel işlevler şunlardır:

• Çalışan Veri Yönetimi:Bir HRIS, kişisel ayrıntılar, iş geçmişi, performans değerlendirmeleri ve daha fazlası gibi çalışanlarla ilgili tüm bilgileri tek bir merkezi konumda saklar. Bu, çalışan kayıtlarına erişmeyi ve güncellemeyi sorunsuz ve verimli hale getirir.
• Bordro Entegrasyonu:HRIS yazılımı genellikle maaş hesaplamalarını, vergi kesintilerini, ikramiyeleri ve diğer tazminat biçimlerini otomatikleştiren bordro yönetimi işlevlerini içerir. Bu, çalışanlara doğru ve zamanında ödeme yapılmasını sağlayarak bordro hatası riskini azaltır.
• Uyumluluk Takibi:İş kanunlarına ve düzenlemelerine ayak uydurmak çok zor olabilir. HRIS yazılımı, düzenleme değişikliklerini takip ederek ve gerekli tüm verilerin uygun şekilde kaydedilmesini ve saklanmasını sağlayarak işletmelerin uyumlu kalmasına yardımcı olur.
• İşe Alma ve İşe Alım:HRIS sistemleri ayrıca İK ekiplerinin açık pozisyonları yayınlamasına, başvuru sahiplerini takip etmesine, görüşmeleri planlamasına ve yeni işe alımları verimli bir şekilde işe almasına olanak tanıyarak işe alım sürecini kolaylaştırır. Bu, yeni çalışanlar için sorunsuz bir geçiş sağlar ve İK ekiplerinin işe alım sürecini baştan sona sistem içerisinde yönetmesine olanak tanır.
• Performans Yönetimi:HRIS çözümleri genellikle çalışan performansını izlemeye ve yönetmeye yönelik araçlar içerir. Bu araçlar İK'nın tek bir sistemde hedefler belirlemesine, ilerlemeyi takip etmesine ve performans değerlendirmeleri sunmasına olanak tanır.
• Fayda Yönetimi:HRIS'in bir başka özelliği de sağlık sigortası, emeklilik planları ve ücretli izinler gibi çalışanlara sağlanan faydaları yönetmektir. Sistem, yan hakların doğru yönetilmesini ve çalışanların yan hak bilgilerine ulaşabilmesini sağlar.
• Çalışanlar için Self Servis:Birçok HRIS sistemi, çalışanların kişisel bilgilerine erişmelerine ve güncellemelerine, maaş taslaklarını görüntülemelerine, izin talep etmelerine ve İK'ya başvurmadan sosyal hak seçeneklerini gözden geçirmelerine olanak tanıyan çalışan self servis portalları sunar.

HRIS Kullanmanın Yararları

Şirketinizde HRIS kullanmanın çeşitli avantajları vardır. Bunlar şunları içerir:

• Artan Verimlilik:Tekrarlanan görevlerin otomatikleştirilmesi ve veri depolamanın merkezileştirilmesi, İK ekiplerine daha stratejik girişimlere odaklanmaları için zaman kazandırır. Bu artan verimlilik, maliyet tasarrufuna ve daha iyi kaynak tahsisine yol açabilir.
• Geliştirilmiş Veri Doğruluğu:İK bilgileri manuel olarak yönetildiğinde, çalışanın kaydındaki yazım hatası veya maaş çekinin yanlış hesaplanması gibi hata riski her zaman vardır. HRIS, veri girişini ve hesaplamaları otomatikleştirerek bu hataları en aza indirir ve daha fazla doğruluk sağlar.
• Daha İyi Karar Verme:Veri analitiği özellikleri, İK ekiplerinin çalışan ölçümleri ve trendlerinden raporlar ve öngörüler oluşturmasına olanak tanır. Bu raporlar, iş gücü planlaması, çalışan katılımı ve elde tutma stratejileri hakkındaki kararlara bilgi verebilir.
• Gelişmiş Çalışan Deneyimi:Self-servis portallar ve kolaylaştırılmış İK süreçleri sayesinde çalışanlar ihtiyaç duyulan bilgilere daha kolay erişebilir, talep gönderebilir ve verilerini yönetebilir. Bu, genel olarak daha iyi bir çalışan deneyimi sağlar ve İK personelinin bu talepleri manuel olarak yönetme yükünü azaltır.
• Ölçeklenebilirlik:İster on ister 10.000 çalışanınız olsun, HRIS çözümleri ölçeklenebilirdir ve işletmenizle birlikte büyüyebilir. Yeni işlevler eklemek ve şirketinizin değişen ihtiyaçlarına uyum sağlamak için esneklik sunarlar.
• Daha Az Uyumluluk Riski:HRIS sistemleri, raporlamayı otomatikleştirerek ve gerekli tüm belgelerin güncel olmasını sağlayarak şirketlerin sürekli değişen iş kanunları ve düzenlemelerine uymalarına yardımcı olur.

HRIS Türleri

HRIS sistemleri kapsamları ve işlevleri açısından büyük farklılıklar gösterebilir.

Şirketinizin büyüklüğüne ve özel ihtiyaçlarına bağlı olarak farklı HRIS sistemleri türleri arasında seçim yapabilirsiniz.

Aşağıda HRIS'in üç ana kategorisini inceleyeceğiz:

1. Operasyonel HRIS

Operasyonel HRIS sistemleri aşağıdaki gibi idari görevleri yerine getirmek üzere tasarlanmıştır:

• Çalışan kayıt tutma
• Katılım takibi
• Zaman ve devam takibi
• Fayda yönetimi

Operasyonel HRIS sistemleri, bir İK departmanının sorunsuz çalışmasını sağlayan günlük süreçlere odaklanır.

Çalışan bilgilerini güncel tutmak ve şirketin temel İK fonksiyonlarının verimli çalışmasını sağlamak için bunlar gereklidir.

2. Taktik HRIS

Taktik HRIS sistemleri işe alım, performans yönetimi ve çalışan gelişimini yönetmeye yöneliktir. Aşağıdakiler için araçlar içerirler:

• Başvuru sahiplerinin işe alınması ve takibi
• Eğitim programlarını yönetmek
• Performans değerlendirmelerinin yapılması
• Veraset planlaması

Bu sistemler İK ekiplerinin çalışan performansını planlamasına ve iyileştirmesine yardımcı olur.

Taktik HRIS sistemleri, sağlam bir yetenek havuzu oluşturmak ve sürekli eğitim ve değerlendirme yoluyla iş gücünü geliştirmek isteyen şirketler için değerlidir.

3. Stratejik HRIS

Stratejik HRIS sistemleri, iş gücü analitiği ve yetenek yönetimi gibi uzun vadeli İK planlamasına odaklanır. Özellikler genellikle şunları içerir:

• Veraset planlaması
• Çalışanları elde tutma stratejileri
• Liderlik geliştirme programları
• İşgücü analitiği

Stratejik HRIS çözümleri, İK hedeflerini uzun vadeli iş stratejileriyle uyumlu hale getirmek isteyen şirketlere fayda sağlar.

Bu sistemler, işletmelerin eğilimleri analiz ederek ve gelecekteki yetenek ihtiyaçlarını planlayarak iş gücünü proaktif bir şekilde yönetmesine olanak tanır.

HRIS Türlerinin Karşılaştırma Tablosu

Bu farklı HRIS türlerinin nasıl karşılaştırıldığını anlamanıza yardımcı olmak için burada bunların özelliklerinin ve odak alanlarının bir dökümü verilmiştir:

HRIS, İK Departmanınızı Nasıl Dönüştürebilir?

Bir HRIS'in uygulanması, İK departmanınızın çalışma şeklini büyük ölçüde değiştirebilir.

Bir HRIS, manuel evrak işlerinin azaltılmasından veriye dayalı kararlar alınmasına kadar aşağıdaki faydaları sağlayabilir:

• Otomatik Süreçler:İK departmanları genellikle manuel, tekrarlanan görevlerle çıkmaza girer. Bir HRIS bu süreçleri otomatikleştirerek İK profesyonellerine stratejik girişimlere odaklanmaları için değerli zaman kazandırır.
• Merkezi Veri:HRIS, bilgileri birden fazla elektronik tabloda yönetmek yerine, çalışanlarla ilgili tüm verileri tek bir merkezi sistemde saklamanıza olanak tanır. Bu, ihtiyaç duyulduğunda bilgiye erişimi kolaylaştırır ve verilerin her zaman güncel olmasını sağlar.
• Geliştirilmiş Uyumluluk:HRIS, kritik düzenleyici gereksinimleri izler ve işletmenizin iş yasalarına uymasını sağlar. Bu, maliyetli cezaların ve yasal sorunların önlenmesine yardımcı olur.
• Gelişmiş Çalışan Katılımı:Self-servis portallara erişim sayesinde çalışanlar, bilgileri üzerinde daha fazla kontrole sahip olabilir ve bu da işyerinde daha yüksek memnuniyet ve katılıma yol açar.
• Veriye Dayalı Karar Verme:HRIS sistemleri, İK ekiplerinin temel performans ölçümlerini takip etmesine ve veriye dayalı kararlar almasına olanak tanıyan güçlü raporlama ve analiz özellikleri sunar. Bu, çalışanların elde tutulmasının iyileştirilmesine, iş gücü planlamasının optimize edilmesine ve genel iş performansının geliştirilmesine yardımcı olabilir.

Gerçek Dünyadan Örnek: Bir HRIS, İK Süreçlerimizi Nasıl Dönüştürdü?

Kişisel deneyimlerime dayanarak, HRIS uygulamasının bir şirketin İK süreçlerini nasıl dönüştürebileceğini gördüm.

Önceki bir şirkette, çalışan kayıtlarını güncel tutmak ve maaş bordrosunu doğru bir şekilde yönetmek konusunda zorluk çekiyorduk.

Hesaplama hataları yaygındı ve uyumluluk takibi baş ağrısıydı.

HRIS'i uyguladıktan sonra anında iyileşmeler gördük. Maaş bordrosu otomatik hale getirilerek hatalar azaltıldı ve ödemelerin zamanında yapılması sağlandı.

Çalışan kayıtları merkezileştirildi ve yöneticilerin bilgiye erişimi kolaylaştırıldı.

Sistem mevzuat değişiklikleri konusunda bizi otomatik olarak bilgilendirdiğinden uyumluluk takibi artık sorun olmaktan çıktı.

İK ekibi daha verimli hale geldi ve çalışanlar deneyimlerinden daha memnun kaldı.

İşletmenizde HRIS Uygulama Adımları

İşletmeniz için bir HRIS benimsemeyi düşünüyorsanız, başlama adımları şunlardır:

1. İhtiyaçlarınızı Belirleyin:Hangi İK süreçlerini otomatikleştirmek veya geliştirmek istediğinizi belirleyin. Bu maaş bordrosu, çalışan veri yönetimi veya işe alım olabilir.
2. Doğru HRIS'i Seçin:Farklı HRIS sistemlerini araştırın ve iş ihtiyaçlarınızı ve bütçenizi karşılayan birini seçin.
3. Verilerinizi Hazırlayın:Çalışan kayıtları, bordro bilgileri ve uyumluluk belgeleri de dahil olmak üzere mevcut tüm İK verilerinizi toplayın.
4. Ekibinizi Eğitin:İK ekibinizin ve çalışanlarınızın HRIS sistemini etkin bir şekilde kullanmak için eğitildiğinden emin olun.
5. Başlatma ve İzleme:Uygulamanın ardından sistemin performansını izleyin ve hedeflerinize ulaştığından emin olmak için gerektiği şekilde ayarlayın.

Çözüm

HRIS'in ne olduğunuve işletmenize nasıl fayda sağlayabileceğini merak ediyorsanız , artık bunun İK süreçlerini kolaylaştırma ve genel verimliliği artırma üzerindeki etkisini biliyorsunuz.

Deneyimlerime göre, HRIS kullanmak maaş bordrosundan çalışanların gelişimine kadar her şeyi ele alma şeklimizi tamamen değiştirdi.

Özellikle işletmeler büyümeye ve gelişmeye devam ederken, hiçbir İK departmanının eksik olmaması gereken bir araçtır.

Sıkça Sorulan Sorular

HRIS Ne Demektir?

HRIS, İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi anlamına gelir. Şirketlerin İK ile ilgili işlevlerini yönetmelerine, organize etmelerine ve kolaylaştırmalarına yardımcı olan bir yazılım platformudur.

Geleneksel olarak İK departmanları manuel evrak işleri, elektronik tablolar ve silolanmış süreçlerle tıkanıyordu; bu da çalışan bilgilerinin yönetimini hantal ve hataya açık hale getiriyordu.

Ancak HRIS'in ortaya çıkışıyla birlikte tüm bu işlevler dijital olarak yönetilebiliyor ve bu da süreci daha verimli ve güvenilir hale getiriyor.

HRIS sistemleri tüm kritik çalışan bilgilerini tek bir merkezi platformda barındırarak verilerin kolayca erişilebilir ve güncel olmasını sağlar.

Bu platformlar, çalışanların işe alımından performans değerlendirmelerine, sosyal hak yönetimi ve uyumluluk takibine kadar çeşitli İK görevlerini yönetebilir.

HRIS, birçok tekrarlanan görevi otomatikleştirerek İK profesyonellerinin çalışan katılımı ve elde tutma gibi daha stratejik, insan odaklı girişimlere odaklanmasını sağlar.

Sistem aynı zamanda takip ve raporlamayı otomatikleştirerek yerel ve ulusal iş kanunlarına uyumu da sağlıyor, böylece insan hatası riskini ve olası hukuki sorunları en aza indiriyor.

HRIS, İK departmanlarına görevlerini daha etkili ve verimli bir şekilde yerine getirmeleri için ihtiyaç duydukları araçları sağlayarak onları desteklemede hayati öneme sahiptir.

HRIS'in Üç Türü Nelerdir?

HRIS sistemleri, işlevlerine ve odak alanlarına göre genel olarak üç türe ayrılabilir:

Operasyonel HRIS

Operasyonel HRIS sistemleri, bir şirketin sorunsuz çalışmasını sağlayan günlük operasyonlara ve idari görevlere odaklanır.

Bu sistemler öncelikle çalışan verilerini, devamını, maaş bordrosunu ve sosyal hak yönetimini kaydetmek ve takip etmek için kullanılır.

Operasyonel HRIS, İK personeli üzerindeki idari yükü azaltmak için temel İK süreçlerini otomatikleştirmeyi amaçlamaktadır.

Örnek Özellikler:Çalışan kayıtlarının tutulması, zaman ve devam takibi, sosyal yardımların yönetimi.

Kullanım Durumu:Operasyonel bir HRIS, İK ekibinin yüzlerce çalışanı yönetmesi ve iş mevzuatına uygunluğu sağlaması gereken büyük bir kuruluşta kullanılabilir.

Taktik HRIS

Taktik HRIS sistemleri, İK ekiplerine çalışanların işe alımı, performans yönetimi ve geliştirme süreçlerinde yardımcı olmak için tasarlanmıştır.

Bu sistemler, yapılandırılmış performans değerlendirmeleri, eğitim programları ve yedekleme planlaması yoluyla çalışanların katılımını artırmak ve yetenek havuzlarını geliştirmek isteyen şirketlere fayda sağlar.

Örnek Özellikler:İşe alım ve başvuru takibi, performans değerlendirmeleri, yedekleme planlaması ve çalışan eğitim programları.

Kullanım Örneği:Çalışan büyümesine ve gelişimine odaklanan bir şirket, çalışan performansını izlemek ve ilerleme fırsatları yaratmak için taktiksel bir HRIS uygulayabilir.

Stratejik HRIS

Stratejik HRIS sistemleri uzun vadeli İK planlamasını ve karar almayı destekler.

İK ekiplerinin iş gücünü şirketin stratejik hedefleriyle uyumlu hale getirmesine yardımcı olan gelişmiş analiz ve raporlama araçları sağlarlar.

Bu sistemler kuruluşların gelecekteki İK ihtiyaçlarını tahmin etmelerini, yedeklemeyi planlamalarını ve iş başarısını artıran yetenek yönetimi stratejilerini uygulamalarını sağlar.

Örnek Özellikler: İşgücü analitiği, yetenek yönetimi, liderlik gelişimi ve yedekleme planlaması.

Kullanım Örneği:Çok uluslu bir şirket, uzun vadeli başarıyı garantilemek amacıyla işgücü talebini tahmin etmek, yüksek potansiyele sahip çalışanları belirlemek ve liderlik geliştirme girişimlerini planlamak için stratejik bir HRIS kullanabilir.

Her HRIS türü, insan kaynakları yönetiminin farklı yönlerini ele alarak işletmelerin kendi özel ihtiyaçlarına ve hedeflerine en uygun çözümü seçmelerine olanak tanır.

ADP bir HRIS Sistemi midir?

Evet, ADP (Otomatik Veri İşleme) bir HRIS sistemidir. Dünyanın en tanınmış ve yaygın olarak kullanılan İK yazılım platformlarından biridir.

ADP, bordro, yan haklar yönetimi, zaman ve devam takibi, işe alım ve uyumluluk yönetimi dahil olmak üzere çeşitli İK işlevlerini kapsayan kapsamlı bir hizmet paketi sağlar.

ADP'nin HRIS sistemi son derece özelleştirilebilir olduğundan, küçük girişimlerden büyük işletmelere kadar her ölçekteki işletme için uygundur.

Ayrıca muhasebe yazılımı gibi diğer iş sistemleriyle de entegre olarak departmanlar arasında kesintisiz veri paylaşımına ve gelişmiş doğruluk sağlar.

ADP'nin bulut tabanlı çözümü, çalışan verilerine her yerden erişilebilmesini sağlar; bu da uzak veya dağıtılmış ekiplere sahip şirketler için faydalıdır.

Sistem, değişen İK ihtiyaçlarınıza uyum sağlayabilecek ölçeklenebilir çözümler sunarak işletmenizle birlikte büyüyecek şekilde tasarlanmıştır.

ADP'nin kritik özellikleri şunları içerir:

• Bordro İşleme:Bordro hesaplamalarını otomatikleştirir ve vergi düzenlemelerine uyumu sağlar.
• Zaman ve Devam Takibi:Çalışanların çalışma saatlerini izlemeye ve programları yönetmeye yardımcı olur.
• Avantaj Yönetimi:Çalışanların sosyal yardım programlarına kaydolmasına olanak tanır ve sosyal hak tekliflerini yönetir.
• Uyumluluk Yönetimi:Mevzuat değişikliklerini takip eder ve şirketinizin iş kanunlarına uymasını sağlar.

Genel olarak ADP, birçok İK sürecini kolaylaştırabilen ve onu birçok işletme için tercih edilen bir çözüm haline getiren bir HRIS'tir.

HRIS Bordro ile Aynı mı?

HRIS ve bordro sistemleri sıklıkla örtüşse de aynı değildir.

HRIS, çeşitli İK fonksiyonlarını kapsayan daha geniş bir sistemdir. Aynı zamanda bordro, İK'nın yalnızca çalışanların ücret ve maaşlarının hesaplanması ve dağıtılmasıyla ilgilenen özel bir bileşenidir.

HRIS sistemleri aşağıdakiler gibi çok çeşitli İK fonksiyonlarını yönetir:

• Çalışan Veri Yönetimi:İletişim bilgileri, istihdam geçmişi ve performans incelemeleri gibi çalışan kayıtlarının saklanması ve yönetilmesi.
• İşe Alma ve İşe Alım:İş ilanlarının duyurulmasından yeni işe alınanların işe alınmasına kadar işe alım sürecini yönetmek.
• Uyumluluk Takibi:Şirketin iş kanun ve yönetmeliklerine uymasının sağlanması.

Öte yandan bordro sistemleri özellikle aşağıdakilere odaklanır:

• Maaş Hesaplama:Çalışan ücretlerinin çalışılan saatlere, fazla mesaiye, ikramiyelere ve kesintilere göre hesaplanmasının otomatikleştirilmesi.
• Vergi Stopajı:Çalışanların maaş çeklerinden doğru vergi tutarının kesilmesinin sağlanması.
• Doğrudan Mevduat:Çalışanların maaşlarının banka hesaplarına doğrudan yatırılması yoluyla dağıtılması.

Bazı HRIS sistemleri bordro işlevselliğini içerirken, tüm bordro sistemleri HRIS özelliklerini içermemektedir.

Örneğin bir şirket, işe alım ve performans yönetimine odaklanan bir HRIS'in yanı sıra özel bir bordro sağlayıcısı da kullanabilir.

Birçok modern HRIS sistemi, İK yönetimini ve bordro işlemlerini kapsayan, iş akışlarını kolaylaştırabilen ve fazlalıkları azaltabilen hepsi bir arada bir çözüm sağlamak için bordro modüllerini entegre eder.

HRIS, bordro da dahil olmak üzere birden fazla İK işlevini kapsayan kapsamlı bir araçtır; bordro sistemleri ise çalışanların ücretlendirilmesinde uzmanlaşmıştır.