Sanal PBX için Başlangıç ​​Kılavuzu

İş telefonu sistemleri, zaten varsaydığınız kadar pahalı olmak zorunda değildir. Ayrıca göründüğü kadar erişilemez olması da gerekmez. Aralarından seçim yapabileceğiniz tonlarca seçenek var, ancak sanal veya barındırılan PBX sisteminizden en iyi şekilde yararlanmak istiyorsunuz.

Tesis içi PBX telefon sistemlerinden daha ucuzdurlar, işlevleri daha kolaydır ve normalde bir BT ekibine ihtiyaç duyacağınız işleri otomatik olarak yaparlar. Nasıl çalıştıklarını anladığınızdan emin olmak için bu kılavuzu bir araya getirdik.

VoIP nedir?

VoIP (İnternet Üzerinden Ses Protokolü) teknolojisi, internet üzerinden iş iletişimini mümkün kılmak için kullanılır. İnternet Telefonu olarak da bilinen VoIP, ses titreşimlerini veri paketlerine çeviren sıkıştırılmış dijital sinyallere dönüştürür. Basitçe söylemek gerekirse, interneti gelen aramalar, görüntülü aramalar ve metinler yapmak ve almak için kullanıyorsunuz. VoIP hakkında daha fazla konuşabiliriz, ancak bunun için bütün bir makale gerekir – daha fazla bilgi için VoIP sözlüğümüze göz atın!

Barındırılan PBX nedir?

Barındırılan PBX, standart telefon hizmetinin aksine internet bağlantısı kullanan güçlü bir telefon sistemidir. Aramaları internetten (IP) genel anahtarlamalı telefon şebekesine (PSTN) aktarmak için standart bir IP PBX kullanılır. Sanal bir özel şube değişimi daha uygun maliyetli bir versiyon olarak düşünülebilir; dahil herhangi bir donanım olmadığından, hepsi sanaldır ve servis sağlayıcı tarafından barındırılır.

Barındırılan PBX Hakkında Bilgi Bulmak Neden Bu Kadar Zor?

Yeni bir işletme sahibiyseniz, Sanal PBX'i ilk kez duyuyor olabilirsiniz. Bir süredir oyunun içindeyseniz ve maliyetleri düşürmeniz gerekiyorsa veya daha kullanıcı dostu bir sistemle ilgileniyorsanız, bu, şirketinize en uygun olanı temel alarak karar vermeniz için size yeterli bilgiyi sağlayacaktır.

Pek çok kapsamlı Google aramasından sonra, şirketlerin Sanal PBX sistemlerinin nasıl çalıştığına dair genel bir genel bakış sağlamak yerine ürünlerini satmak ve imza özelliklerini vurgulamakla daha fazla ilgilendiğini fark etmiş olabilirsiniz.

Sanal PBX sistemleri hakkında bilmeniz gerekenleri, neden önemli olduklarını, temel özellikleri ve saygın servis sağlayıcıları inceleyelim.

NOT: Araştırma yaparken Sanal PBX sistemleri için birçok farklı isimle karşılaşacaksınız. Kafanızı karıştırmasına izin vermeyin. “Bulut PBX” ve “Barındırılan PBX” gibi terimler göreceksiniz. Üçü de aynı şeyden bahsediyor!

Sanal PBX ve Yerinde PBX

Sıklıkla söylediğimiz şey, istediğiniz her şeyi yapacak, her şeyi kapsayan bir sistem olmadığı ve işiniz için en iyi olanı seçmeniz gerektiğidir. Mümkün olan en net resmi çizmek için Sanal ve Yerinde PBX sistemlerinin artılarını ve eksilerini inceleyeceğiz.

Gördüğünüz gibi, şirket içi PBX çözümleri, donanım ve BT personelini karşılayabilen daha büyük kuruluşlara hitap ediyor. Ancak küçük bir ekip için sanal bir PBX, maliyetin bir kısmı için kabaca aynı özellikleri sunar. Hâlâ emin değilseniz veya hangi PBX sisteminin sizin için en iyisi olduğu konusunda daha derinlemesine bir analiz istiyorsanız, burada şirket içi PBX ile Barındırılan VoIP karşılaştırmasına derinlemesine bir bakış.

Sanal PBX Sistemlerinin Faydaları

Şimdi sanal PBX telefon sistemlerinin avantajlarına biraz daha derine inelim. Bunların tümü nihayetinde maliyetleri düşürmeye yöneliktir; ancak sanal PBX sistemlerini yatırıma değer kılan bazı çok ilginç entegrasyon, otomasyon ve özelleştirme özellikleri vardır.

• Sanal PBX'ler sizin için tüm işi yapar ve her büyüklükteki işletmenin en büyük oyuncuların bile profesyonel hissi ile çalışmasını kolaylaştırır.
• Sanal PBX'ler, en az teknik okuryazar işletme yöneticisinin bile telefon sistemlerini özelleştirmesine izin verir.
• İşletmeler, akıllı telefonlarındaki bir uygulama veya çevrimiçi yönetim portalları aracılığıyla herhangi bir PBX özelliğini kolayca açıp kapatabilir.
• Düşük aylık ücretler, donanım maliyetlerine, ofis kablolarına ve BT ekibine yapılan büyük yatırım ihtiyacını ortadan kaldırarak maliyetleri önemli ölçüde düşürmeye yardımcı olur.
• Sanal telefon sistemleri, yeni telefon hatları eklemek için pahalı bir donanım kurulum süreci gerektirmediğinden, işletmeler platformu hızlı ve kolay bir şekilde güncelleyebilir.

Otomasyon Araçları ve Özellikleri

Burada sanal PBX sistemlerinin sağladığı birçok özellikten bazılarını bulacaksınız. Evet, hepsi önemlidir ve evet, bir sağlayıcı seçerken şirketiniz için en mantıklı olanı düşünmek istersiniz.

Sesli Postadan E-postaya Özelliği

Her zaman hareket halinde olan bir patronsanız, telefonunuza veya diğer mobil cihazlarınıza otomatik olarak sesli posta gönderme seçeneği sunan bir sistem istersiniz. Niye ya? Biriyle toplantıdaysanız ve önemli bir arama bekliyorsanız, kimsenin sözünü kesmeden mesajlarınızı gizlice kontrol edebilirsiniz.

Telefon Menüleri

Müşterilerinizin/müşterilerinizin sizi aramaktan çekinmelerini, bekletileceklerini veya sürekli yanlış departmana yönlendirileceklerini düşünmelerini istiyorsunuz. Basit menülerle, arayan herkesi olması gerektiği yere yönlendirebilirsiniz.

Otomatik Görevliler

Ya etrafta telefona cevap verecek kimse yoksa? Müşterinizin/müşterinizin beklemesini ister misiniz? Telefonu açtığınızda, bekleme süresiyle ilgili şikayetlerden başka bir şey duymayacağınızı biliyorsunuz.

Otomatik operatörler, müşterileri/müşterileri telesekreterlere yönlendirebilir veya onlara geri aramaları veya belirli sorunları kendi başlarına çözmeleri için gerekli bilgileri sağlayabilir.

Arama Sıralama, Yönlendirme, Kaydetme

Arama kuyruğu, kullanıcıların başka biriyle meşgulken, onların telefonu kapatıp geri aramasını sağlamak yerine, potansiyel olarak ilk etapta aradıklarını unutturmak yerine, hatta kalmalarına olanak tanır. Çağrı yönlendirme, müşterileri/müşterileri başka bir telefon numarasına yönlendirmenize olanak tanır, böylece ofis dışındaysanız sürekli iletişim halinde kalabilirsiniz.

Çağrı kaydı oldukça açıklayıcıdır. Aramaları kaydetmenizi ve dijital dosyalar olarak saklamanızı sağlar. Bunu CRM yazılımıyla birleştirirseniz, potansiyel olarak daha gelişmiş müşteri/müşteri veritabanları oluşturabilirsiniz.

Konferans Köprüleme

Konferans köprü araması, büyük bir grup insanın telefon görüşmelerine katılmasını sağlar. Geleneksel telefon hizmetleri, herhangi bir zamanda bir hatta üç kişiden fazlasına izin vermez. Geleneksel PBX'ten farklı olarak, bu aramalar aynı anda yüzlerce kişiyi tutabilir.

Bu, devasa işletmeler için daha pratik bir konferans seçeneğidir, ancak aynı anda ikiden fazla kişiyle konuşabilmek, çoğumuz için kesinlikle bir lüks.

Sağlayıcı Nasıl Seçilir

Hangi sağlayıcının en iyi olduğu konusunda tonlarca görüş var. Daha önce söyledim ve tekrar söyleyeceğim: Sanal PBX sisteminizden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeniz için neyin doğru olduğunu bilmelisiniz. Seçeneklerinizi keşfederken aramanız gereken bazı genel kriterler şunlardır:

İlgili Maliyetler

Telefon sistemi tarafından kullanılan ağ zaten mevcut olduğundan, maliyetler genellikle ucuzdur. Yerinde PBX sisteminin aksine daha küçük bir başlangıç ​​ücreti ve ardından ek aylık ücretler bekleyebilirsiniz.

Eklentiler doğal olarak fiyatı artıracaktır, ancak bir BT ekibi kiralamak ve donanım maliyetleriyle karşılaştırıldığında, biraz tasarruf bekleyebilirsiniz. Yerleşik büyük bir işletme olsanız ve bir VoIP sistemini desteklemek için ofisi yeniden kablolamanız gerekse bile, maliyetler daha düşük kalmalıdır.

Bazı web siteleri, bir Yerinde PBX sisteminin ortalama maliyetinin kullanıcı başına yaklaşık 1000 $ olduğunu söylüyor. Bu sayı işinizin büyüklüğüne göre artacak veya azalacak. Büyüklerin anlaşma yapma olasılığı daha yüksekken, küçük olanlar daha fazla ödeyebilir.

Sanal PBX sistemleri uzun vadede üstünlük kazanır. İlk maliyetler, işletmenizin büyüklüğüne bağlı olarak yüksek olabilir. Büyük taraftaysanız, sistemi sorunsuz bir şekilde destekleyebilecek pahalı çağrı yönlendirme araçlarına ihtiyacınız olacaktır. Daha küçük taraftaysanız, maliyetler minimum olacaktır.

Hazır olduğunuzda, tüm sıkı çalışma artık sizin elinizde değil; İnternet sağlayıcınıza aktarılır. Bu, bakım ücreti veya yeni bir ekip işe alınmaması anlamına gelir.

Kalite ve Ağ Güvenilirliği

Ağ güvenilirliği birkaç nedenden dolayı son derece önemlidir. Sanal PBX sisteminiz tamamen ağınızın ne kadar iyi çalıştığına bağlıdır. Yönlendiriciniz sanal bir PBX sisteminin üzerine koyacağı iş yükünü kaldıramıyorsa, hizmetten en iyi şekilde yararlanamayabilirsiniz.

Ağınız çökerse, telefonlarınıza erişiminizi kaybedersiniz. Boyutu ne olursa olsun, ağ güvenilirliği birinci öncelik olmalıdır.

Dahil Edilen Özellikler

Daha önce de belirtildiği gibi, sanal PBX sistemleri, telefonlarınızla yapabileceklerinizle ilgili tonlarca özellikle gelecek. İhtiyacınız olmayabilecek özellikler için ödeme yapmadan önce işinizi bilmelisiniz. Bu, bu yaygın bulut geçişi yanlış adımlarından kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Küçük bir işletmeyseniz, konferans aramaları sizin işiniz olmayabilir. Tonlarca sesli mesajla uyanırsanız, bunları düzenleyen ve kolayca erişilebilir hale getiren bir sisteme bakın. Benzin kilometresi için bir Ferrari satın almayın.

Destek Seçenekleri

Sağlayıcınızın müşteri desteğinden gurur duymasını istiyorsunuz. Birçok yer harika seçenekler sunar, ancak ilk aramada ortaya çıkan herhangi bir sorunu - ne zaman ve nerede olursa olsun - çözmeye kararlı birinin olmasını istersiniz.

Dışarı atlayan yerlerden biri Nextiva. Destek ekibine telefon, e-posta ve sohbet yoluyla ulaşılabilir. Web sitelerinde, destek aramalarının %95'inin bekleme süresi çok az olan veya hiç olmayan ikinci zil sesiyle yanıtlanmasıyla övünüyorlar. Tüm bu seçeneklere sahip şirketleri arayın. Bu durumda, daha fazla, daha az değil.

Yukarıda ve öteye giden bu altı müşteri desteği hikayesine göz atın.

Mevcut Entegrasyonlar

Bir sağlayıcı seçerken üçüncü taraf entegrasyonları da büyük ölçüde dikkate alınmalıdır. Ofisiniz Google veya Microsoft Office üzerinde çalışıyorsa, aynısını yapan bir sağlayıcı bulun.

İşte bir örnek: VoIP, CRM çözümleriyle entegre olabilir. Bir destek temsilcisi bir telefon aramasını yanıtladığında, entegre iş VoIP sistemi, o arayan için ilgili CRM girişini otomatik olarak çeker. IVR sisteminizin yardımıyla, temsilciler pencereleri açıp doğru bilgiyi bulmaya çalışmak zorunda kalmayacak, telefonda zaman kaybedecek.

Bu, çağrıları daha az güçlükle, daha düşük maliyetlerle ve daha yüksek müşteri memnuniyetiyle çözer.

Sanal PBX Değerli Özelliklere Sahiptir

Rehberimiz, yalnızca sanal PBX hizmetleri söz konusu olduğunda yüzeyi çizer. Fiyatlandırma ve özellikler, faaliyet gösterdiğiniz işletme türüne göre değişir. Sağlayıcılarla doğrudan konuşmak, sanal PBX'in iş ihtiyaçlarınızı nasıl karşılayabileceği hakkında daha fazla bilgi sağlayabilir ve doğrudan bir görüşme, sağlayıcıların dikkatinizi çekmek için birbirlerinden daha fazla teklif vermeye çalışmasına yol açabilir.

Hangi barındırılan PBX sağlayıcısının sizin için doğru olduğuna dair daha ayrıntılı bilgi için etkileşimli karşılaştırma tablomuza göz atın.