10 个您不知道的隐藏 Google 表格功能

如果您经常使用 Google 表格，您可能会熟悉那些经常使用的工具。 然而，该电子表格应用程序的许多功能未被注意到且未得到充分利用。

在这里，我们将介绍几个很酷的 Google 表格功能，这些功能可能会很快成为您的最爱。 前往 Google 表格，使用您的 Google 帐户登录，然后尝试其中一些隐藏的瑰宝。

1. 从智能芯片中提取数据

如果您已经利用了 Google 应用程序中的智能芯片，那么您会很高兴知道您可以用它们做更多事情。 插入智能芯片后，您可以从中提取数据并将其放入工作表中，从而使芯片更加有用。

您当前可以从人员、文件和日历事件智能芯片中提取数据。 这包括姓名和电子邮件、所有者和文件名以及摘要和位置。

1. 插入智能芯片后，将光标悬停在其上，选择它，或右键单击。 然后，选择数据提取。

2. 当侧边栏打开时，使用“提取”选项卡标记要提取的项目的复选框。

3. 使用提取到字段输入或选择您想要数据的工作表位置。

4. 选择提取，您将看到数据显示在您选择的位置。

如果需要刷新提取的数据，可以使用侧边栏中的刷新和管理选项卡。

2. 创建二维码

二维码是共享信息、引导人们访问您的网站甚至提供折扣的流行方式。 通过在 Google 表格中创建您自己的二维码（无需加载项或第三方工具），您或您的协作者可以快速采取行动。

要制作 QR 码，您将使用 Google Sheets IMAGE 函数和指向 Google 根 URL 的链接：https: //chart.googleapis.com/chart? 。

在这里，我们将使用下面的公式链接到单元格 A1 中的网站。 将公式放入您想要 QR 码的单元格中。

=IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

使用以下参数来构建您的公式：

• CHS 参数：定义 QR 码的尺寸（以像素为单位）（chs=500×500）。
• CHT 参数：指定 QR 码 (cht=qr)。
• CHL 参数：选择 URL 数据 (chl=”&ENCODEURL(A1))。

然后，使用与运算符 (&) 连接参数。

看到代码后，您可能需要调整行和/或列的大小才能查看其完整大小。 然后，扫描二维码以确保其按您的预期工作。

您还可以使用可选参数以特定方式对数据进行编码或分配校正级别。 有关这些论点的更多信息，请查看 Google Charts Infographics 参考页中的 QR 码。

3. 插入下拉列表

下拉列表是很棒的数据输入工具。 通过从列表中选择一个项目，您可以确保输入所需的数据，同时可以减少错误。

自从在表格中引入下拉列表以来，该功能得到了增强，为您提供了一种更简单的方法来创建和管理这些有用的列表。

1. 通过执行以下操作之一插入下拉列表：
2. 从菜单中选择“插入” > “下拉菜单” 。
3. 右键单击并选择下拉菜单。
4. 键入@ (At) 符号并在“组件”部分中选择“下拉菜单” 。

5. 然后您将看到数据验证规则侧边栏打开。 在“应用于范围”框中输入列表的位置，并确认在“条件”下拉菜单中选择“下拉” 。

6. 然后，在选项框中添加列表项，并可以选择在左侧为其选择颜色。

7. 要显示帮助文本、选择无效数据的操作或选择显示样式，请展开“高级选项”部分。

8. 完成后，选择“完成” 。 然后，使用新的下拉列表在工作表中输入数据。

4. 验证电子邮件地址

当您的电子表格包含电子邮件地址（无论是 Gmail、Outlook 还是其他地址）时，您可能需要确保它们有效。 虽然表格不会显示地址是否合法，但它会显示地址的格式是否正确（包含 @ (At) 符号和域）。

1. 选择要检查的单元格，然后转到菜单中的数据>数据验证。

2. 当“数据验证规则”侧栏打开时，选择“添加规则” ，确认或调整“应用到范围”字段中的单元格，然后在“条件”下拉框中选择“文本是有效电子邮件” 。

3. （可选）选择高级选项，例如显示帮助文本、显示警告或拒绝输入。 选择“完成”以保存并应用验证规则。

然后，您可以通过输入无效的电子邮件地址来测试验证和选项。

5. 制作自定义函数

您喜欢在 Google 表格中使用函数和公式吗？ 如果是这样，为什么不创建自己的呢？ 使用自定义函数功能，您可以设置自己的函数并随时重复使用它。

1. 从菜单中选择数据>命名函数。

2. 在打开的命名函数侧栏中，使用底部的添加新函数来创建自定义函数。 您还可以查看示例、观看演示或了解有关该功能的更多信息。

3. 输入函数名称、描述和可选的参数占位符。 输入要用于定义函数的公式，然后选择“下一步” 。

4. 查看函数预览，然后选择“返回”进行更改或选择“创建”以保存新函数。 请注意，如果需要，您还可以添加可选参数。

5. 然后您将在侧边栏列表中看到该功能。 将其输入到工作表的单元格中进行测试。

如果您需要进行编辑，请重新打开“命名函数”侧边栏，选择函数右侧的三个点，然后选择“编辑” 。

6.使用切片器过滤图表

图表为您提供了方便有效的方式来显示数据。 使用切片器，您可以过滤图表中显示的数据。 这有助于在需要时查看图表数据的特定部分。

插入切片机

插入图表后，选择它并转到菜单中的“数据” > “添加切片器” 。

当侧边栏打开时，打开“数据”选项卡，确认顶部的“数据范围”，然后选择要用于过滤器的列。

您将看到切片器显示为黑色圆角矩形，您可以根据需要移动或调整其大小。

使用切片机

获得切片器后，选择左侧的“过滤器”按钮或右侧的下拉箭头。 然后，选择您想要在图表中查看的数据，并在这些项目旁边放置复选标记。

选择“确定” ，您将立即看到图表更新。

要将图表返回到显示所有数据的原始视图，请打开过滤器并选择“全选” > “确定” 。

7. 快速计算数据

有时您希望查看快速计算结果，而不需要在工作表中添加公式。 在 Google 表格中，您只需选择值，然后选择要查看的计算，无需任何额外的工作。

1. 选择要计算的数据，然后查看选项卡行的右下角。 您将看到绿色的计算菜单，其中包含数据的总和。

2. 打开该菜单并选择您要执行的计算。 您将在该菜单中看到新结果。

3. 您还可以简单地打开菜单来实时查看所有可用的计算。

如果您决定将计算包含在工作表中，请保持单元格处于选中状态，然后选择工作表选项卡右侧的“浏览” 。

边栏打开后，将要使用的计算拖到工作表中的单元格中。

8.探索展示数据的方法

也许您的电子表格中有数据，但不确定显示或分析数据的最佳方式。 通过“探索”功能，您可以查看各种快速方式来呈现数据、查看有关数据的详细信息以及提出问题。

选择您的数据并选择右下角的“探索” 。

当探索侧边栏打开时，您将看到数据选项。 在“答案”部分中输入问题，使用“格式”部分应用颜色，或插入“分析”部分中的图表。

完成后，只需使用侧边栏右上角的X将其关闭。

9. 请求表批准

如果您将 Google Workspace 帐号用于商业或教育用途，请查看审批功能。 有了它，您可以请求其他人批准并跟踪哪些内容已获得批准，哪些内容未获得批准。

转到文件并选择批准。

当“批准”侧栏打开时，选择“提出请求” 。

在弹出窗口中，添加您想要批准您的请求的人员以及可选的消息。 您还可以添加截止日期、允许审批者编辑工作表或在发送审批请求之前锁定文件。 完成后选择发送请求。

如果您尚未与审批者共享文档，系统会要求您这样做并分配权限。

然后，您可以返回“批准”侧栏来查看状态。

10. 设置自定义日期和时间格式

虽然 Google 表格提供了许多不同的方式来格式化日期和时间，但也许您想要一些特别的东西。 您可以使用所需的结构、颜色和样式创建自己的日期和时间格式。

1. 选择包含日期或时间的单元格，然后转到“格式” > “数字” > “自定义日期和时间” 。 或者，您可以选择工具栏中的“更多格式”选项，然后选择“自定义日期和时间” 。

2. 当窗口打开时，您将看到日期和/或时间的当前格式。 选择顶部的现有元素以更改格式或将其删除。

3. 要添加不同的元素，请选择右侧的箭头并从列表中选择一个。 然后，您可以使用箭头格式化该元素。

4. 完成后，选择“应用”以使用自定义日期和时间格式，您应该会看到工作表更新。

借助 Google 表格的这些功能，您可以利用数据做更多事情。 请务必尝试一种或多种，​​看看哪一种对您有用。

有关相关教程，请了解如何使用条件格式选项在 Google 表格中查找重复项。