成功举办活动的 10 条秘诀：如何让您的下一场活动顺利进行

已发表: 2022-01-31

活动是任何公司战略的组成部分。它们有助于产生嗡嗡声、增加销售额并创造巨大的社交机会。

但是您非常清楚，并非一切都按计划进行。这就是为什么必须为任何事情做好准备的原因。以下提示将帮助您计划下一个活动，使其顺利进行。

定义活动的目的

企业主可以利用活动在您的公司周围引起轰动、增加销售额或创造交流机会。

计划活动的第一步是确定活动的目标。一旦确定了活动的目标，您就可以将其作为指导来帮助您计划活动的其余部分。

你期待什么输出？

在您开始计划您的活动之前，必须确定所需的出席人数。这将帮助您做出相应的计划并了解您可以期待什么。

例如，如果您的目标是举办一个有 50 人参加的小型聚会，那么这将不需要像预计有 200 人的活动那样多的食物和饮料。

设定预算

为下一次活动做准备的第一步是设定预算。这是确定您希望在该场合花费多少的过程。

这包括固定成本和可变成本。固定费用更可预测，而可变成本则更不可预测。

无论您的预算如何，重要的是您最终不会在活动上花费超出预期的金额。

无论您的活动发生什么，您都应该事先知道它会花费多少。

预算还可以帮助您决定应该在特定活动组件（例如食物或装饰品）上花费多少，这有助于确保您保持在预算范围内。

一种省钱的方法是提前与供应商谈判。您可以在聚会日期临近之前通过比较价格和谈判交易与供应商进行谈判。

如果您正在寻找有关如何获得成功交易的提示，请查看Entrepreneur Magazine的这篇文章。

仔细考虑场地和地点。

首先，您需要考虑您的场地。您需要一个对所有参加活动的人都可见且足够大的区域。提前考虑任何可访问性要求也很重要。

其次，你需要考虑位置。考虑什么样的访客将参加活动以及他们如何快速到达那里。

例如，假设您的活动是在农村地区。在这种情况下，您可能希望提供班车服务或拼车机会，这样人们就可以尽情享受，而不必担心回家的路上。

最后，重要的是要考虑时间安排——确保您的活动不会在假期或其他许多人出差或加班的日子举行。

如果这是不可避免的，那么您应该为长途旅行的与会者提供奖励。

面对面、混合还是虚拟？

您需要确定您正在运行的事件类型。这一切都会是面对面的吗？都是虚拟的？还是两者的结合？

如果您要举办面对面的活动，您应该首先做几件事。确保您的活动空间设置正确。

创建与您的会议或会议目标一致的议程。确保您有足够的点心和小吃供客人享用。

并在您的网站和宣传材料上提供指向该位置的方向，以便人们可以轻松找到它。

如果您正在举办混合活动，请确保使用 Skype 或 Google Hangouts 等工具来创建混合体验。

您可以先以现场讨论的形式主持开幕会议，然后切换到录制的会议进行更多的一对一对话。您希望确保所有与会者都能从会议中获得相同的价值，无论他们在哪里参加。

最后，如果您正在举办虚拟活动，请确保它具有交互式组件，以便人们即使没有实际在一起也能感受到与同伴的联系。

您可以先通过视频录制进行教育演示，然后通过 Skype 或 Google Hangouts 开始参与者之间的随意对话。

预订最好的技术

正确的技术可以区分普通事件和惊人事件。您不希望因音质不佳或屏幕无法正常工作而让与会者失望。

好消息是您有很多活动技术选项，这使得决策过程更易于管理。在舞台布置方面，您应该考虑租用投影仪和屏幕，以及安装在墙上用于数字标牌的屏幕。

对于照明，根据您举办的活动类型，您将需要不同的东西——从婚礼的向上照明到公司活动的 LED 灯——为您的客人营造完美的氛围。

您还需要购买能够提供水晶般清晰声音的扬声器系统，即使您的场地很拥挤。这将有助于确保与会者能够清楚地听到所有内容，这样他们就不会错过任何重要的事情。

当然，还有网络问题——确保所有客人都有可靠的 Wi-Fi。热点租赁非常适合这种情况，因此他们使用手机或平板电脑不会有任何问题。

考虑可访问性

请务必记住，并非所有与会者都可以拥有与其他人相同的访问权限。这包括残疾人、听力受损者、盲人或使用服务性动物的人。 ]

考虑您可以为这些人做出的任何可能的调整，以及如何让他们知道任何具体的调整。

许多活动组织者为此计划购买特殊服务或在活动网站上提供信息。

例如，如果与会者需要手语翻译，您可能希望通过直播访问活动的视频源。您还可以为聋人提供远程字幕选项，或在活动本身提供 ASL 翻译。

有备份计划

您需要为任何可能出错的事情制定备份计划。例如，如果您要在活动中安排一名演讲者，最好安排一名备用演讲者。

您永远不知道何时有人可能会在最后一刻取消，或者您预订的演讲者是否会因天气或其他不可预见的事件而延迟。确保手头有足够的食物和饮料也很重要，以防人们饥饿或口渴。

对于公司来说，投资一个活动应用程序以快速查看活动地点正在发生的活动是明智的。这样，他们就不会错过那里的任何机会。

营销

营销您的活动可确保人们了解并参加。在营销活动时，您想制造轰动和兴奋。但是，不要忘记提及对与会者的好处。

他们为什么要来？他们会学到什么？他们会从中得到什么？营销您的活动很重要，因为它有助于确保人们了解并参加。

您可以使用网站上的社交媒体帖子、名片、传单或活动页面来帮助产生嗡嗡声和兴奋。

例如，假设您正在举办一个关于如何有机地增加 Facebook 关注度的研讨会。在这种情况下，您可能会在咖啡馆使用手机发布一张头发很漂亮的年轻人的照片，并附上标题：

“学习如何在一小时内从专家斯蒂芬和约翰那里有机地发展你的 Facebook！ 在这里免费注册。 #growfacebookfollowers #event”

确保每个人都在同一个页面上了解他们的职责。

在您的活动之前，确保每个人都知道他们的职责和责任。他们的任务应该被清楚地概述和分配。

接下来，为每项工作设置一个重点人员，以确保整个活动的顺利进行。这将帮助您避免任何意外或误解。

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