简化应付账款流程的 13 种方法

已发表: 2022-10-06

企业一直在寻找简化运营和节省资金的方法。其中一个特别重要的领域是应付账款流程。

这可能是一项复杂且耗时的任务，但并非必须如此！在本文中，我们将讨论几种简化应付账款流程并提高效率的方法。

1.限制访问并建立严格的控制

优化应付账款流程的第一步是限制访问。这意味着只有授权人员才能查看或更改发票和其他记录。

您还应该对谁可以批准付款发票建立严格的控制。这将有助于确保所有付款都得到适当的授权和记录。

另一种简化应付账款流程的方法是投资自动化软件。这种类型的软件可以自动执行与管理发票和付款相关的许多任务，包括数据输入、发票批准和支票处理。

当今市场上有许多不同的选择，因此请务必进行研究以找到适合您业务的最佳解决方案。

如果您没有有效管理应付账款流程的内部资源，您可能需要考虑外包这些服务。有许多公司提供外包应付账款服务，可以为您处理流程的各个方面。

如果您想让员工专注于其他任务，或者如果您没有必要的内部专业知识，这可能是一个不错的选择。

拥有自动应付账款系统的一大好处是您可以根据自己的条件优先处理发票。例如，您可以设置规则以首先从首选供应商处自动支付发票，或为提前付款提供折扣。

您还可以使用您的系统来跟踪付款和绩效，这样您就可以快速发现任何问题并在必要时采取纠正措施。

采取措施消除应付账款流程中的欺诈机会非常重要。这包括确保在付款前对所有发票进行适当授权和审查。

您还应该考虑使用确认支付或其他类型的支票验证服务来防止未经授权的支票被兑现。

简化应付账款流程的最佳方法之一是与供应商重新协商付款条款。如果您目前在 30 天内支付发票，请查看是否可以获得延长的付款期限。

您还可以利用提前付款折扣或其他奖励措施。通过与供应商合作，您可以制定最适合双方的付款计划。

简化应付账款流程的一种方法是减少签名所需的责任和验证。

这可以通过授权一个人签署支票或尽可能使用电子签名来完成。这将有助于减少处理发票和付款所需的时间。

如果您没有利用折扣，您可能会多付发票费用。许多供应商提供提前付款折扣，因此请务必尽可能利用这些折扣。

您还可以与供应商协商更高的折扣百分比。这是节省资金并同时简化应付账款流程的好方法。

支付发票的方式有很多种，有些方式可能比其他方式对您的业务更有利。例如，您可能要考虑使用信用卡支付发票而不是开支票。

这可以帮助您利用奖励计划并避免滞纳金。您还应该探索其他选项，例如ACH 付款和电汇。

如果您与许多不同的供应商合作，使用供应商门户来组织您的所有供应商数据会很有帮助。供应商门户是一个在线平台，可让您在一个中心位置管理与供应商的关系。

您可以使用供应商门户存储重要信息，例如联系方式、付款条件和开票偏好。这将有助于简化您的应付账款流程，并更容易跟踪您的供应商关系。

简化应付账款流程的最佳方法之一是无纸化。这意味着您将不再需要打印和归档发票或其他文件。

相反，您可以以电子方式存储所有数据并随时随地访问它。从长远来看，这将为您节省大量时间和金钱。

应付账款中最常见的错误之一是重复付款。当手动处理发票并且同一文档制作多份副本时，可能会发生这种情况。

为避免这种情况，请务必以电子方式跟踪所有发票和付款。这将帮助您快速识别和纠正可能发生的任何重复。

另一种简化应付账款流程的方法是每天对账。这意味着您会将收到的发票与您支付的款项进行比较。

这将帮助您识别任何差异并确保您只为收到的发票付款。通过每天核对您的帐户，您可以避免延迟付款或多付发票费用。

有许多不同的方法可以简化您的应付账款流程。通过利用折扣、使用供应商门户和无纸化，您可以节省大量时间和金钱。

请务必注意重复付款并每天核对您的帐户以避免出错。即使只是实施其中的一些技巧，也可以帮助简化您的应付账款流程并提高效率。