应收账款自动化的 3 个最佳实践

成功的企业是一个整体增长规模的企业，所有利益相关者都按预期做出贡献，并得到模棱两可的回报。向公司出资的投资者应随其所持股份的资本增值及时获得股息。同样，供应商需要按时付款，以便他们可以在有需求时继续供应。

作为购买品牌产品的明星利益相关者的客户可以从价值主张和及时付款的折扣中受益。客户应收账款的应付金额也称为剩余应付款。这通常是减去折扣和退货（如果有）后剩余的金额。随着公司的发展和销售数量的增加，监督手动开票并检查是否收到所有应付款变得很繁琐。如果企业开始使用应收账款管理服务，还有其他几个问题会导致流程延迟，这些问题是可以克服的。

客户可能会因为各种原因而延误。最常见的是忘记到期日、没有足够的资金、迟到或不正确的发票以及客户对发票项目不满意。尽管存在一些真正的困难，但必须鼓励客户付款。如果经理们在收取会费方面不果断，公司就会发现现金流失衡，登记册或储备金中将没有足够的钱来支付给供应商。

在一个人们在管理时间方面面临挑战的世界中，忘记时间表和最后期限是可能的。但我们客户的时间管理技能不应影响我们的资金流入。通过电子邮件、带有录音信息的自动电话以及短信等多种渠道频繁向他们发送提醒，不仅可以吸引客户，还可以确保他们不会错过支付欠我们的款项。有趣的是，不可能手动提醒所有欠款的客户而不漏掉一些。这就是应收账款自动化介入的地方，它接管了人类肩上的流程负担，并将其同步到人工智能驱动的系统，该系统关联所有数据并自动发送警报。

应收账款自动化：游戏规则改变者

AR 手动处理面临的挑战是乏味、劳动密集型、耗时，并且容易因疲劳或疏忽而出现人为错误。在手动过程中，如果不出现某种错误或不一致，就不可能完成大批量发票。该流程的自动化将缓解导致延迟收到客户会费的挑战。整个周期与现有企业进行精简，订单下达、预付款明细、库存数据、交货期等数据进行匹配，确保发票没有错误。以下是自动化 AR 如何解决现有问题的详细说明：

• 及时提醒

自动化将承担通过电子邮件和消息向客户发送提醒的负担。还将有后续消息，以便给客户足够的时间来结清会费。众所周知，大多数付费客户由于缺乏时间管理或健忘而错过了约会。提醒可以帮助他们掌握付款计划。

• 正确开具发票

自动化减少了发票中的错误，包括与订单副本、退货、预付款、客户信息（如姓名和地址等）相关的详细信息。处理任何数量的发票都不会出现延迟，因为该流程依赖于 KPI 和具有语义和神经语言处理的机器学习。

• 模式识别

定期按时付款的客户可以获得忠诚折扣或布朗尼积分，这些积分可以兑换成现金奖励或折扣。还有一些人通常会延迟付款，但会尽力履行承诺。该数据可以指出客户面临的一些财务困难。为此类客户提供付款结构将有助于他们和企业赢得客户的长期信任。

实施自动化 AR 的最佳实践

在让您的财务和会计团队相信使用自动化 AR 的好处后，是时候实施它并优化系统以获得更好的结果了。以下是实现这一目标的指南：

• 仪表要求

AR 自动化是 BPA，可以套件格式、云基础设施、订阅​​模型或企业集成的形式提供。根据业务需求的不同，该包的功能也有所不同。综合工具比基本版本更昂贵。人们应该根据自己的需求和预算选择特定的 AR。公司只有在符合业务需求的情况下才应该投资更高版本，而不仅仅是因为它能够负担得起。

• 平滑集成

即使您的团队擅长 DIY，也要在专业人士的帮助下将 AR 平台与当前的企业或 CRM 系统集成。各自为政会使问题进一步复杂化，而不是解决现有问题。只有当不存在数据孤岛、工作流程中断、手动输入要求和有限的洞察力时，该过程才会顺利。平滑集成将确保数据在自动化之前得到清理。

• 训练有素的团队

自动化并不能完全消除流程中的人类影响。培训团队使用自动化工具将有助于在停机期间进行故障排除。当团队接受过使用工具的培训时，他们也会最大限度地利用工具。当员工接受使用自动化 AR 的培训时，可以识别任何滞后并向技术团队报告，以便立即进行纠正课程。

结论：

资金管理是运营周期的关键组成部分。如果资金在资金流入之前就枯竭了，那么将会造成相当大的时间、声誉和金钱损失。第一个无法赚回来，第二个长期动摇，第三个除非重新夺回第二个，否则无法完全修复损失。因此，如果某个工具可以帮助您简化任务，那么您就可以实现 AR 自动化了。