在项目管理中委派任务的 5 种有效方法

“拥有高授权人才的 CEO 创造的收入比那些人才水平低或有限的 CEO 高出 33%，即 800 万美元”。 – 盖洛普

上述统计数据表明授权对于公司取得积极的业务成果至关重要。 当经理将任务委派给团队成员时，他们有责任维护项目质量。 它灌输一种主人翁意识，激励他们更加努力、更加真诚地工作，减少出错的可能性。

此外，委派工作可以释放经理的工作量，让他可以从事更具战略意义的活动，同时为团队成员提供成长和学习的机会。 因此，掌握授权的艺术是当务之急，因为它将为有效的领导和更好的组织效率奠定基础。

该博客讨论了委派任务的有效策略以及 SAVIOM 的资源管理解决方案如何协助其实施。

但首先，让我们从基础开始。

1. 什么是授权及其各种要素？

委派是指将责任或任务分配给熟练的团队成员或适合执行这些任务的下属。 这提高了他们的生产力和效率，从而确保项目的及时交付。
封装委托的三个主要元素：

1.1. 职权——职权是指管理者在其职责范围内指示员工执行特定任务的权力。 这包括决策权、分配资源以及对委派任务的结果负责。

1.2. 责任——被赋予任务的员工有“责任”在截止日期和质量内完成任务。 这包括对任务的成功或失败负责。

1.3. 信任：信任是授权的关键要素。 委托人必须相信资源能够负责任和可靠地完成任务。

1.4 沟通：经理必须沟通任务，包括其目标、时间表和期望，以确保成功交付。

通过考虑授权的这些要素，个人和组织可以有效地将任务和责任委派给其他人，从而提高绩效和生产力。

现在我们了解了委派的本质，让我们了解将工作有效委派给员工的不同方式。

2. 将责任委托给员工的方式

据统计，“只有 30% 的管理者认为他们擅长授权”。
然而，通过实施下面提到的策略，管理者可以提高他们的授权技巧并取得更好的结果。

2.1. 在项目中登记任务/子任务

在开始委派流程之前，管理人员应首先制定明确的项目计划并列出需要完成的任务/子任务。 该路线图使管理人员能够确定可以在资源之间委派的正确任务。

例如，可以将战略活动委派给能够在不影响质量的情况下交付项目的熟练专家，而可以将管理任务交给初级资源。 另一方面，可以将需要立即关注的紧急任务分配给具有额外能力的资源。 这种清晰的细分使授权过程更有条理，从而提高效率和成功率。

2.2. 识别和分配有能力的资源

当管理人员未能将正确的任务委派给正确的人时，可能会导致脱离、降低生产力并阻碍项目交付。 因此，管理者必须根据技能、知识、经验等属性来识别资源，然后进行资源配置。

然而，如果所需的资源不可用，组织可以采取几个步骤来获得必要的技能和能力。 首先，他们可以利用内部渠道，例如开展培训/技能提升计划。 或者，公司也可以进行计划招聘。 这样，在项目开始之前就可以获得正确的资源，从而确保项目的成功交付。

2.3. 概述所有团队成员的权限级别

为所有团队成员定义权限级别是授权过程的一个组成部分。 它帮助每个人了解他们的责任以及他们权力的范围和限制。 通过委派与其工作直接相关的权力和权力，管理者可以授权下属以更大的独立性完成任务。

例如，在 AEC 项目中，主管会在最终批准之前委派高级建筑师审查初级建筑师提交的设计。 这不仅简化了审查过程，而且使高级架构师能够在决策过程中发挥更积极的作用。 此外，由于他们拥有自主权，这让他们有工作的动力，并赋予他们在公司的使命感。

2.4. 在需要时提供明确的指导和支持

在委派任务时，管理人员将项目范围、目标和可交付成果传达给团队成员至关重要。 这有助于下属了解项目的相互依赖性和他们各自的职责。 此外，管理人员必须提供必要的培训和工具，以在执行过程中为团队成员提供支持。

他们还必须建立透明的沟通渠道以进行有效协作。 这将有助于解决意外风险并获得有关项目进度的实时更新。 此外，他们可以制定开放政策来解决任何与工作相关的想法或问题。 这将加强员工与雇主的关系，鼓励健康的讨论，并使工作场所更有效率。

2.5. 监控员工绩效并提供建设性反馈

项目经理在确保项目的最终目标满足客户的期望方面发挥着至关重要的作用。 为实现这一目标，即使在授权之后，他们也必须监控项目的进度并跟踪员工的利用率水平，以确保他们既没有被充分利用也没有被过度利用。

此外，他们还必须定期向员工提供建设性反馈。 这将帮助团队成员确定需要改进的领域并制定策略以提高他们的绩效。 因此，确保成功完成项目和客户满意度。

现在，让我们了解资源管理工具如何有助于实施上述策略。

3. 先进的资源管理软件如何帮助委派任务？

随着矩阵组织的采用和技术进步导致项目复杂性的增加，管理人员正确地委派任务变得具有挑战性。 这就是现代 ERM 软件发挥作用的地方。

• 该工具的 360 度可见性功能和高级过滤器可帮助组织全面了解员工的技能、位置、可用性和其他属性，从而使管理人员能够确定最合适的资源并相应地委派工作。
• 此外，该软件的预测功能和容量与需求报告可帮助管理人员识别需求缺口并提前采取必要的措施来缓解这些缺口。
• 此外，实时获得的预测与实际报告和利用率报告通过提供对劳动力利用率水平的宝贵见解，帮助优化委派流程。
• 除此之外，假设场景使管理人员能够创建和比较各种项目场景并确定最合适的资源计划。 这使管理人员能够选择理想的资源计划并做出与授权相关的明智决策。

结论

有效授权是企业顺利运营的关键。 通过上述实践与正确的资源管理工具相结合，管理者可以有效地在员工之间分配职责。 这也将有助于在没有任何瓶颈的情况下成功完成任务，从而提高公司的盈利能力和可持续性。