为您的组织选择合适的访客管理软件的 6 个技巧

已发表: 2023-03-07

管理访客是确保任何组织安全的重要组成部分。从跟踪进出人员到确保遵守法规，访客管理软件已成为各种规模企业日益流行的解决方案。

市场上有这么多选择，为您的组织选择合适的访客管理软件可能会让人望而生畏。在本文中，我们将提供六个技巧来帮助您选择适合您组织的独特需求和要求的正确访客管理软件。

1. 确定您的具体需求

在查看各种访客管理软件选项之前，确定您的特定需求至关重要。每个组织都有独特的需求，选择不满足这些需求的软件可能会导致效率低下和资源浪费。

首先确定您预期的访问者数量及其频率。接下来，考虑您需要从访问者那里收集哪些信息，例如联系信息或身份证明。最后，如果您的组织有特定的安全协议，请确保软件能够满足这些要求。

此外，请考虑您是否需要与其他系统集成的软件，例如访问控制或安全摄像头。例如，一些组织可能需要用于预注册或自助登记的软件，而其他组织可能会优先考虑提供实时跟踪和报告的系统。

在为您的组织选择访客管理软件时，确保合规性很重要。根据您的行业和位置，在管理访客时可能需要遵守特定的规定。

例如，医疗机构可能需要遵守要求他们收集和保护患者信息的 HIPAA 法规。同样，处理敏感数据的企业可能需要遵守 GDPR，这要求他们获得访问者对数据收集和处理的同意。

在评估访客管理软件时，寻找符合相关法规并具有保护访客信息的必要安全功能的解决方案。此外，确保定期更新软件以满足不断变化的合规性要求。

无论访客和工作人员的技术能力如何，该软件都应该易于使用和导航。在评估访客管理软件时，寻找具有直观界面和清晰用户说明的解决方案。此外，该软件应易于设置和配置，访问者应能够快速轻松地签入和签出。

用户友好性是组织选择访客管理软件时最重要的因素之一。根据 iTrobes 的数据，77% 的应用程序在一周内失去了每日活跃用户，因为他们认为它的用户友好性或易于使用。因此，易用性是他们决策过程中最重要的因素。

选择优先考虑用户友好性的访客管理软件可以提高员工工作效率和访客满意度，从而为所有相关方带来积极的体验。

将访客管理软件与其他系统集成可以提高组织运营的整体效率和效力。因此，在决定使用访客管理软件时，必须考虑它是否可以与其他系统集成，例如访问控制、安全摄像头或员工目录。

在选择访客管理软件时，集成能力是企业的一个关键因素。 Online Computers 声称，通过适当的集成，组织可以巧妙地使用部门之间的数据。此外，与其他系统的集成是选择访客管理软件时最重要的因素之一。

在选择访客管理软件时，安全性应该是重中之重。最近的数据表明，安全是企业在选择访客管理系统时的主要关注点。

根据 Markets and Markets 的说法，安全功能是企业选择访客管理软件时最重要的因素之一。此外，研究发现，保护机密数据和采用无纸化管理的需求推动了软件的增长。

因此，寻找具有强大安全功能（例如数据加密、安全数据存储和多因素身份验证）的解决方案。

此外，还要考虑该软件是否可以跟踪访问者活动并生成审计跟踪。确保软件供应商遵守行业最佳安全实践并定期更新软件以解决任何漏洞也很重要。

定制是选择访客管理软件时要考虑的一个重要因素。每个组织都有独特的要求和偏好，软件应该能够满足这些需求。

根据 Digital Journal 最近的一份报告，到 2028 年，全球访客管理软件市场规模预计将达到 24.92 亿美元，对可定制软件解决方案的需求巨大。定制允许组织根据其特定要求定制软件，从而提高整体效率和生产力。

选择可定制的访客管理软件可以提高用户的采用率和满意度，从而为员工和访客带来更积极的体验。定制还可以帮助您的组织脱颖而出并打造更专业的形象。

在当今世界，访客管理已成为组织安全和效率的一个重要方面。选择正确的访客管理软件可以帮助组织简化访客登记流程，确保遵守法规并保护敏感数据。

通过考虑这些技巧并选择合适的访客管理软件，组织可以提高安全性和效率，同时为员工和访客提供积极的体验。最终，正确的访客管理软件可以帮助组织为每个人创造一个更安全、更高效的环境。