员工管理系统需要具备的 8 个功能

企业过去常常依靠笨重的电子表格来管理员工数据和流程。 但现在情况已不再如此。 人才市场竞争变得非常激烈，组织别无选择，只能简化人力资源或人力资源工作流程。 这就是员工管理系统 (EMS) 发挥作用并提供帮助的地方。

人力资源技术已经取得了巨大的发展，员工管理应用程序现在可以自动执行繁琐的任务并提供有价值的见解。 这些功能简化了人力资源流程，提高了效率。

员工管理软件可以提高员工敬业度和满意度，因此现在至少有 300 万家企业使用员工管理软件也就不足为奇了。 (1)

使用 HR 系统相对于电子表格的优势

电子表格已经达到了数据管理的目的。 但它们根本无法与有效的员工管理系统的强大功能竞争。 在简化人力资源管理方面，EMS 优于电子表格的几个关键领域。 让我们来探讨一下这些优点。

更高效的数据管理和检索

随着员工人数的增长，电子表格很快就会变得难以使用。 查找特定信息需要花费时间。 它需要手动排序和过滤。

HRIS 软件提供集中式数据库，允许通过直观的搜索功能快速轻松地访问员工信息。

提高准确性并减少人为错误

电子表格中的手动数据输入也容易出现拼写错误和不一致。 然而，员工管理软件可以自动执行许多数据输入任务。 它们最大限度地减少错误并确保员工数据库的准确性。 这节省了纠正错误的时间，而且不遵守规定也不再令人担忧。

增强敏感数据的安全功能

2023 年第四季度，全球超过 800 万条记录被泄露。 问题在于电子表格通常缺乏强大的安全措施。 这使得敏感的员工数据容易遭到泄露。 因此，劳动力管理系统的另一个好处是通过访问控制、加密和审计跟踪等功能优先考虑数据安全。 它让您安心。 那是因为您知道您的员工信息受到保护。 (2)

更轻松的可扩展性和实时分析

承认吧； 随着公司的扩张，电子表格变得很麻烦。 员工管理应用程序旨在根据您的业务进行扩展。 它可以满足您不断增长的劳动力和不断变化的需求。

此外，劳动力管理软件提供实时数据和分析。 想象一下，您所需的有关员工的所有信息都触手可及。 难道它不会帮助您为员工做出最佳选择吗？ 难道事情就不能顺利进行吗？ 随着组织投资数万亿美元只是为了变得更加数据驱动，这些问题的答案应该是非常清楚的。 (3)

事实上，用最好的员工管理软件取代电子表格具有许多优势。 当您继续寻找合适的人力资源管理解决方案时，请考虑这些因素。

员工管理系统的核心功能

屏幕保护程序上有许多不同的人的个人资料。 一群多种族、多代人使用应用程序进行在线视频会议、集思广益，许多员工一起进行视频通话

选择合适的员工管理应用程序取决于了解它提供的主要功能。 它们应该符合您的特定人力资源需求。 为了您的方便，以下是一些基本功能的细分：

可用性

1. 直观的界面

友好的用户界面将为人力资源管理员和员工提供帮助。 寻找一个布局简洁、导航清晰的系统。 它还应该有最低的培训要求。 这确保了顺利采用并简化了人力资源工作流程。

2. 移动辅助功能

远程访问系统的能力使员工能够随时随地管理任务。 寻找带有移动应用程序的 EMS，该应用程序提供提交休假申请、查看工资单或访问公司政策等核心功能。

整合能力

3. 无缝薪资整合

将您的人力资源系统与薪资软件集成，消除了手动数据输入，并确保准确、及时的薪资处理。 这可以节省人力资源时间和资源，同时减少错误。

4. 第三方应用集成

你用会计软件吗？ 绩效管理工具怎么样？ 考虑一个允许与您使用的其他业务应用程序集成的 EMS。 这培育了统一的数据生态系统并简化了跨部门的数据交换。

分析和报告

5. 实时数据和报告

强大的报告功能可以帮助您深入了解员工队伍。 寻找一个能够提供关于员工流动率、休假趋势和绩效数据等关键指标的可定制报告的系统。 实时数据使数据驱动的决策成为可能。 它还会导致积极主动的人力资源战略，使您的员工受益。

员工自助服务

6. 自助服务门户

员工自助服务门户使员工能够管理自己的人力资源信息、请求休假、更新个人详细信息以及访问公司文档。 它减轻了人力资源工作量，同时培养了员工的主人翁意识。

其他注意事项

7. 定价灵活性

人力资源系统有多种定价模式。 探索适合您公司规模和预算的选项。 寻找可以随着您的业务需求而增长的可扩展解决方案。

八、数据安全措施

通过访问控制、加密和定期备份等功能确保系统优先考虑数据安全。 遵守相关数据隐私法规也至关重要。

请记住，这并不是一份详尽的清单。 此外，最重要的功能将根据您组织的独特需求而有所不同。 尽管如此，请考虑这些核心功能以及它们如何解决您的痛点。 这样做可以帮助您在为您的企业选择合适的 EMS 时做出明智的决定。

结论

EMS 是功能强大的软件解决方案，可简化人力资源流程、提高员工敬业度并生成有价值的见解，帮助您打造更强大的员工队伍。

请注意，为您的企业找到最好的员工管理工具就像找到合适的服装一样 - 它需要满足您的需求！ 是的，功能很重要。 但不要忘记考虑系统是否可以与您一起成长。

该工具背后的公司会帮助您设置系统吗？ 它移动现有数据有多容易？ 也回答一下这些问题。

权衡所有这些方面以及您的具体需求和未来的增长计划。 这就是您如何选择能够带来积极投资回报的 EMS。

参考：

1.《小型企业人力资源管理系统市场报告》，来源：https://www.business.com/hr/management-market-report/

2.“2020年第一季度至2023年第四季度全球暴露的用户账户数量（单位：百万）”，来源：https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3.“通过分析增加商业价值的 5 种方法”，来源：https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9