实施工作流程自动化的好处

已发表: 2021-07-09

几乎每家企业都在努力提高效率，以减少运营费用并最大限度地提高盈利能力。在当今饱和且竞争激烈的商业世界中，公司需要利用其可用资源来有效地实现其目标。

否则，他们无法在竞争中保持领先。

提高业务效率的最可行选项之一是工作流自动化。

通过使用正确的技术实现工作流程自动化已经成为企业消除人为参与和监督执行耗时和重复性任务的一种方式。因此，公司可以削减执行这些任务的运营费用，同时还可以消除人为错误。

随着近年来技术的各种进步，有如此多的业务流程和元素可以实现工作流自动化。

什么是工作流自动化？

工作流程自动化是指我们如何使用工具和技术来自动化工作流程或业务流程，以：

减少或消除与雇用内部员工相关的劳动力成本
将宝贵的员工时间从执行重复性管理任务中解放出来
提高组织生产力
降低运营费用

并非所有工作流程都可以并且应该自动化，有些由于缺乏技术而无法自动化，有些可能过于昂贵而无法自动化。

一般来说，我们应该自动化以下工作流程：

重复和/或耗时的执行
不需要提前做出决策即可完成
它容易出错，并且准确性和一致性对于此工作流程至关重要

执行工作流程自动化的原则

虽然工作流自动化的实际实施可能因流程本身而异，但以下是一些需要遵循的基本原则：

确保您已正确理解工作流程

在实施自动化之前，您需要彻底了解工作流程及其周围的现有系统。

重要的是要了解只有在工作流程已经高效时才值得自动化。自动化低效的工作流程也会放大其低效，从长远来看可能会适得其反。

必须首先使用工作流映射软件映射工作流，以便您可以鸟瞰整个过程。通过工作流映射进行适当的可视化，您可以快速识别瓶颈和冗余，以尽可能优化工作流。

检查一致性

自动化的工作流程将与周围的业务流程保持一致。

请记住，您企业中的所有工作流程都是独一无二的，因此在自动化工作流程时，您必须确保它不会干扰其他流程及其相应的输入和输出。

专注于最小的步骤，一次一步

重要的是要了解您不必一次自动化所有工作流程步骤。这样做可能最终导致自动化过程过于昂贵。您可以部分自动化工作流程，如有必要，您可以将自动化项目分为几个阶段。

自动化工作流程=更简单的工作流程

专注于简单性：工作流程自动化旨在使其更简单，而不是比以前更复杂。评估自动化后的工作流程。如果它需要更多的人为监督而不是干预，那么就有问题了。

确保它具有可扩展性和敏捷性

您的工作流程和业务流程将不断发展，因此请确保自动化技术具有足够的通用性，以适应和跟随您的业务发展。

入职

只有当您的团队了解如何正确使用自动化工作流程时，它才会发挥最大价值。您的团队对业务流程了解得越多，自动化就越能发挥作用并与其他流程集成。同样，工作流程映射至关重要，因此您团队中的每个人都可以充分了解工作流程的内容。

工作流程自动化的好处

您的企业需要工作流程自动化吗？在这里，我们将讨论工作流自动化可以为您的业务带来的一些主要好处：

提高成本效率

实施工作流自动化最重要的好处可能是降低成本。工作流程自动化可以显着帮助您降低运营费用（尤其是人力成本）并提高盈利能力。

例如，24/7 全天候运行自动化软件可能比雇用三名员工完成三个不同的轮班要便宜得多。此外，人类员工必然会犯错误已不是什么秘密，从长远来看，这可能会付出很多代价。消除这些错误最终可以为您的企业节省很多钱。

提高生产力

自动化可以将您的关键员工从发票和计费等多余的管理任务中解放出来。如果我们可以自动化这些任务，我们可以让这些员工专注于他们的能力，并为实现您的组织目标做出更多贡献。

更好地控制您的工作流程

自动化是在整个业务流程中建立控制的好方法。为什么？任何已自动化的工作流程基本上始终在您的控制之下并始终记录在案。您将获得清晰的记录，可以告诉您执行了什么操作。

提高员工士气和生产力

实施自动化的一个常见问题是员工和经理担心自动化会取代员工的角色。然而，虽然自动化确实可以减少员工的轮班，甚至消除一些角色，但它可以通过为现有员工提供更多使用核心能力和培养目标感的机会来帮助提高他们的士气。

结束词

工作流自动化可以显着促进组织在许多不同层面的成功。此外，虽然在过去，当企业需要投资于成本高昂的现场自动化解决方案安装时，自动化业务流程过去非常昂贵，但如今，各种云解决方案都可以负担得起且易于使用。

但是，关键是确保您的工作流程在自动化之前已经高效。拥有先进的工作流程管理解决方案有助于确保所有工作流程的效率和透明度。

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