2020 年 10 款最佳自动助理电话系统

贝恩公司最重要的客户服务统计数据之一表明，提供出色客户服务体验的公司的收入将增长 4-8%。 商务 VoIP 提供了独特的机会来路由呼叫并通过将呼叫者带到正确的位置来创造更好的体验。 请记住，您只有大约 7 秒的时间来给人留下深刻印象，所以要重视。

最好的自动助理电话系统是一种有用的方式，可以快速向呼叫者展示您的品牌，同时使初始客户交互更加简化。

什么是自动话务员？

自动助理是企业用来接听来电的软件工具。 有时，这些被称为虚拟接待员或自动接待员。 这些系统通过更有效地路由呼叫者来防止客户挂断电话。 除了转接电话外，自动助理还会向呼叫者提供营业时间和营业地点等信息。

多级自动话务员是指预先录制的消息在呼叫者选择部门后为呼叫者提供其他选项。 这些还可以选择将客户发送到企业或代理的语音邮件。

如何设置自动助理

设置最佳自动助理电话系统的过程将因您的提供商而异——有些提供开箱即用的文本到语音选项，而另一些则要求您创建脚本和音频文件。 例如，学习如何使用他们的教程设置您的 Dialpad 自动助理与 Jive 的拖放界面设计客户旅程是一个完全不同的过程。

以下是有关如何通过控制面板设置自动话务员软件的简短教程：

1. 确定您的自动助理的呼叫管理方法 - 是否应该将呼叫路由到接待员无法响应的自动助理？ 还是应该全部调用？
2. 将电话号码分配给话务员并添加话务员将使用的任何其他号码。
3. 创建问候语和菜单选项，方法是为语音服务员输入文本或记录它们以供将来上传到系统。
4. 录制自动助理语音邮件响应脚本。
5. 如果需要，添加接待员组。 这些在登陆自动助理之前将传入呼叫转发给特定用户。
6. 决定是否会有运营商选项。 这会将系统配置为接受键盘上的“0”或其他数字作为联系接待员或应答服务的默认方式。
7. 设置营业时间。
8. 设置白天和夜间模式的时间表。
9. 设置假期的问候和时间表。
10. 配置超时设置。 如果呼叫者没有响应提示，这将重复问候或将呼叫路由到接待员。
11. 保存您的设置。

总体而言，该系统通常包括使用呼叫系统上的端点之一通过门户或拨入号码设置呼叫流。 大多数系统要求您输入或记录初始问候语以及工作时间、节假日和每个部门的问候语。 您还将被要求输入每个部门的特定电话号码或分机号。 一些系统包含一级分机拨号，这使用户可以立即拨打分机而无需浏览整个菜单。

以下是 Dialpad 的设置：

这是 Jive 的拖放设置的样子：

自动话务员和 IVR 之间的区别

在尝试了解差异时，最好将自动助理视为一种简化的自动化系统，将交互式语音响应系统 (IVR) 视为一种响应速度更快且可配置的呼叫路由方法。 这并不是要贬低自动助理——它们有利于将呼叫路由到正确的部门。 自动话务员是一种更直接的自动呼叫路由方式——即使是最好的自动话务员电话系统也不会像 IVR 系统那样提供自助服务或调查管理选项。

完善的自动助理系统是许多 VoIP 提供商的基准。 它适用于那些不需要语音识别和账单支付选项的企业。 虽然不太复杂，但自动助理具有日间和夜间模式等功能。 配置白天和夜间模式时，您的业务可能让所有呼叫响铃四次，然后将呼叫发送给自动话务员。 当夜间模式超过一定时间时，呼叫将自动发送到自动话务员，因为没有可用的代理。

就像使用 IVR 一样，您的自动客服脚本是您与客户沟通的方式——您最不想要的就是有一个糟糕的自动客服流程，这会让客户在路由时感到沮丧。

最好的自动话务员电话系统

哪种自动助理最适合您的组织？ 几乎每个 VoIP 提供商都提供某种形式的自动话务员，这些自动话务员与他们的电话服务捆绑在一起，但这里是我们的系统列表，这些系统易于设置或适合小型企业。

环中央

RingCentral 有一个多级自动助理，有大量来电的企业可能会发现它的价值。此自动助理功能适用于所有计划，甚至可以在 RingCentral 的 15 天免费试用期间试用。 计划的价格从每月 24.99 美元到 44.99 美元不等，如果这些计划缺少您的业务需要的功能，可以考虑使用几种 RingCentral 替代方案。

RingCentral 的其他重要功能：

• 24/7 客户支持
• Office Premium 及更高版本的自动通话录音
• Office Premium 及更高版本的 Salesforce 集成

Nextiva

Nextiva 是一家提供商业通信解决方案的提供商，专为个体企业家和小型团队设计。 他们提供的计划是每个用户每月，价格从 35 美元到 55 美元不等。 每个计划都有一个自动助理选项，但专业录制的问候语从 Pro 计划开始。 对于切换到基于云的通信的企业来说，这是一个理想的价值，但如果缺少特定功能，请查看 Nextiva 替代方案。

Nextiva 的其他重要功能：

• Pro 及以上版本无限短信
• Pro 及以上版本提供的手机应用程序
• CRM 与 Salesforce 和 Zendesk 的集成

蚱蜢

Grasshopper 是另一家为个体企业家和小型企业提供 VoIP 解决方案的供应商。 .Grasshopper 有一个自动助理，可提供录制的脚本来接听您的来电。 该公司还有一个专业的语音工作室，需要额外收费。 如果您更喜欢由现场人员接听电话，Grasshopper 还提供现场虚拟接待员选项。 Grasshopper 定价计划从每月 29 美元到 89 美元不等。

Grasshopper 的其他重要特性：

• 包含所有计划的桌面和移动应用程序
• 提供 Gmail 集成
• 所有计划都包含语音邮件转录

Vonage

Vonage 为小型企业或企业提供有竞争力的计划。 该公司通过提供三层计划以及点菜功能来更好地满足您的需求，从而在竞争中脱颖而出。 Vonage Business Cloud 的定价在 19.99 美元到 39.99 美元之间，所有计划都配有自动助理。 但是，如果您正在寻找多级自动助理，则需要拥有高级计划或更高版本。

Vonage 的其他重要功能：

• 与 Salesforce 和 Microsoft Dynamics 集成
• 所有来电的垃圾邮件屏蔽
• 提供全公司通话录音

8×8

8×8 适用于有大量国际电话来电的公司。 8×8 计划的价格从每位用户每月 25 美元到 55 美元不等。 每个计划都附带一个自动助理以及移动和桌面应用程序。 但是，自动话务员不会通知呼叫者当前的等待时间，这使其最适合呼叫量较低的企业。 几年前，我们制作了一个视频，详细介绍了 8×8 的自动助理键映射设置过程。

8×8 的其他重要特性：

• 高达 10 GB 的媒体存储空间（通话或会议记录）
• 在多达 47 个国家/地区无限通话
• 访问按姓名拨号目录

3CX

3CX 的商务电话系统包括一个数字接待员，并且因为它允许以多种音频文件格式录制，如 WAV、PCM、8 kHz、16 位和单声道，所以它脱颖而出。 他们用于设置话务员的菜单和子菜单选项相当广泛，包括“连接到队列”、“转移到语音邮件”和“发送呼叫到呼叫流程应用程序”等选项。 总的来说，在设置路由的这方面时，您有 10 个选项来指导呼叫者。

3CX 的其他重要特性：

• 高清视频会议支持
• 支持多种办公桌电话型号
• 来电显示，远程呼叫转移，并根据同时呼叫的数量计费。

奥马

Ooma 在设置帐户时提供自动助理。 默认情况下，Ooma 的自动助理（他们称为虚拟接待员）配置为启用了文本转语音功能。 这意味着您选择问候语，计算机生成的语音会将其朗读给呼叫者。 控制面板还允许您录制音频文件，因此如果您的接待员是您典型的第一联系人，这是一个不错的选择。

Ooma 的自动话务员为团队成员提供了一种在手机上远程检查语音邮件的方法。 查看我们的 Ooma Office 定价指南以了解更多信息。

Ooma 的其他重要功能：

• 多环同时响多个设备
• 增强的呼叫阻止
• Ooma Office 基站将现有的模拟电话连接到 VoIP 网络

电话网

Phone.com 在 VoIP 行业中脱颖而出，因为它包含一个本地或免费电话号码和多个业务计划。 他们的 Base、Plus 和 Pro 计划中还包括一个自动服务员，其最低计划仅为每月 12.99 美元。 Phone.com 为那些希望设置自动助理的人举办了专门的网络研讨会。 它的定价使其与 Grasshopper 处于类似的利基市场，这就是为什么它出现在我们的 Grasshopper 与 Phone.com 对峙中的原因。

Phone.com 的其他重要功能：

• 虚荣电话号码
• 包括短信
• 无限的用户扩展

杰夫

我们最近介绍了 Jive PBX 和商务电话系统，并讨论了他们的拨号计划编辑器来路由呼叫者。 Jive 编辑器使用拖放系统，该系统扩展到自动助理的功能。 使用 VoIP 电话系统，您可以快速决定呼叫者到达您的自动接线员时会发生什么，从而减少处理时间并减少意外错误路由的机会。

Jive 的其他重要功能：

• 基于时间表的呼叫路由和联络中心功能
• 找到我/关注我
• 支持 Android、iOS 和 Windows Mobile 的智能手机

拨号盘

最近，Dialpad 出现了几项新的发展，这有助于说明他们致力于为客户提供强大的功能。 拨号盘的自动助理可通过浏览器进行配置，因此在大多数设备上都可以进行细微的更改。 自动话务员在拨号键盘的每一层都可用。

拨号盘的其他重要功能：

• 呼叫中心功能
• 专业及以上级别的通话录音
• 多达 50 个国家/地区的虚拟电话号码

自动话务员电话系统是 IVR 的替代品吗？

在您从我们的列表中选择自动助理提供商之前，请了解他们不会做所有事情。 如果您需要，IVR 解决方案更适合您的组织：

• 为客户提供自助服务选项
• CSAT（客户满意度调查）
• 可通过语音响应访问的菜单

自动乘务员之所以脱颖而出，是因为它们很容易在任何办公环境中实施——它们缩短了等待时间并帮助客户找到正确的部门。 对于不需要为客户提供过于复杂的菜单的小型企业，它们也是需要考虑的因素。

如果您需要更详细的呼叫路由形式，请了解有关 IVR 系统的更多信息——我们为顶级提供商提供详细列表和常见问题解答以及有关关键功能的信息。