保持井井有条，保持高效——如何找到最佳的团队协作解决方案

在这一点上，项目管理和协作解决方案与团队消息传递解决方案非常相似。 如果您的团队没有利用其中一个，您可能会错过巨大的生产力提升 - 但选项也是一角钱。 简单看一下我们的 Basecamp 替代品列表，您可能已经在思考问题，我们不得不缩减列表以专注于我们最喜欢的选项。

现在，当我们谈论协作工具时，我们不一定只指团队消息传递。 更多地沿着项目、任务和文件管理的路线，这些协作解决方案通常将相同的古老实践与现代演示结合在一起。

在基于列表的应用程序或插板样式和视觉焦点选项之间，有这样的解决方案，很容易迷失在选项中。 而且，即使在您承认协作应用程序是您团队的正确工具之后也是如此。 读到这篇文章的你们中的一些人甚至可能想知道这项投资是否仍然值得。 那么让我们来看看——为什么您的团队应该使用协作解决方案，然后您如何选择最好的解决方案？

为什么你的团队还要费心？

我敢肯定每个人都会问的第一个问题是，为什么他们的团队甚至会为这些管理和协作应用程序中的一个而烦恼。 毕竟，企业已经在没有计算机的情况下运作了几十年，即使有了计算机，我们也不需要一些“应用程序”来管理我们的项目。 我们可以只使用白板来跟踪正在进行的项目和任务，我们可以使用目录来管理我们的团队，我们可以在显示器上使用便利贴来提醒我们任务，或者只是将所有事情安排到日历中。

当然，我们有笔和纸，或者至少我们的组织背后有一些方法。 就像团队消息传递一样，在此之前有电话和电子邮件，或者只是基本的人际互动和面对面的对话。 除此之外，我们仍然认为有理由在我们的日常工作甚至个人生活中利用这些消息传递应用程序。

协作解决方案是一样的——它们取代了我们的旧方法，用一个集中的应用程序来帮助我们管理一切。 这些应用程序可以帮助我们以新的效率水平改变我们的工作方式：无论是正在进行的任务的简单列表，以及他们被分配给谁； 或一个团队范围的仪表板来跟踪长达一个月的项目的持续进展，甚至是一个协作工作空间来实时共享和编辑文档。

我们的工作方式正在发生变化，每个人都是远程的，团队分散，文档和文件总是被共享，项目随着时间的推移而发展。 难道我们不应该有一种方法来应对我们的疯狂，就像我们的新工作一样灵活吗？

优于传统方法的好处

因此，基本理念是争取一个解决方案——通常是基于云的 Web 应用程序——它可以帮助您的团队保持井井有条，掌握最新信息，并在项目上进行协作，以更好、更快、甚至更轻松地完成工作。

听起来不错，但是基于 Web 的应用程序究竟如何比日历、笔和一些纸更好地帮助您做到这一点？ 好吧，几乎每个解决方案在组织团队及其协作的方式上都略有不同——但它们都属于相同的基本概念。

• 随时随地的强大协作

这里最大的好处之一是即时信息，可以随时随地访问。 由于这些解决方案是在云端和周围构建的，就像您的其他业务应用程序一样，您可以在任何地方使用它们。 移动应用程序、桌面应用程序，甚至只是网络访问都可以在您拥有计算机和互联网连接的任何地方访问 - 一切都保持在您上次离开时​​的样子。

无需将您的计划书留在办公室，也无需在无法随身携带的白板上绘制所有内容，整个组织的计划、任务管理、调度和协作都存储在云中； 平台走到哪里。 始终了解您的团队正在做什么、他们的进度，甚至实时协作或委派。

• 提高业务敏捷性

借助随时可用的最新协作套件，您的团队可以随时准备解决出现的问题或障碍。 协作应用程序可以让您立即共享文件或更新，并为接收端提供即时警报和通知，而不仅仅是将该草稿放在您的老板办公桌上，或者发送一封电子邮件并等待回复。

仅此一项就应该有助于通过一个简洁的平台来提高您的业务响应时间和敏捷性，通过该平台可以共享更新、提交甚至编辑草稿，或响应项目的关键发展。 一切都在移动平台上可用，这只会进一步有助于巩固这种敏捷性和灵活性。

• 整合解决方案

您的团队完全有可能创建一种不依赖于云应用程序来跟踪进度和协作的方法。 Excel 电子表格可以跟踪项目，共享的 google 表格甚至可以用于一致地跟踪多个团队的项目。 但是随后，每个人都必须单独更新他们的日历，或者使用电子邮件甚至团队消息应用程序来共享文件和草稿——或者将它们放入一个投递箱文件夹中。

但是你需要给某人发电子邮件询问更新或更正，电子邮件被埋没，文件被从投递箱中取出。 关键是，有这么多不同的解决方案，很难在所有事情上都保持领先，而只是试图跳过篮球就浪费了时间。 仅使用一种解决方案，在一个地方跟踪所有内容，并内置通信功能不是更容易吗？

• 改进流程，节省时间

最后，所有这些都有助于节省您的业务时间。 通过改进协作和任务管理的整个流程，可以减少花在微观管理上的时间。 借助协作解决方案，团队中的每个人都可以同时收到通知，每个人的日历都会立即同时更新，参与特定项目的每个人都可以同时收到相同的更新或通知，文件将保持统一且易于访问.

关键是要节省时间，这可以通过改进您的团队协作的方式以及使用这些解决方案帮助建立的流程完成工作来实现。

您的团队已经依赖什么

如果您决定其中一种解决方案适合您，那就太好了。 现在，您只需要了解如何找到最适合您的团队的正确解决方案。 就像我们在过渡到 UC 的指南中一样，最好的起点是看看你已经拥有什么。 很有可能，您的团队已经在混合使用电子邮件甚至团队消息进行交流，并且协作是在小型会议室中的非正式会议或快速电子邮件或在线聊天期间处理的。

最后，这将根据您的业务所在的行业以及正在完成的工作而有所不同。 但总的来说，你应该看看你的团队已经依赖什么：

• 团队如何知道他们在做什么？
• 每个人如何知道分配给他们的任务是什么？
• 跟踪和完成工作的现有流程是什么？
• 协作和分享草稿或想法的流程是什么？
• 文件如何传输、共享和编辑？
• 如何管理日历和安排会议？

从这里开始，决策者应尝试清点用于协作的现有硬件或软件，例如电子邮件、消息传递、电话、视频会议或特定解决方案，例如用于文件共享的 Drop Box，或用于文档编辑的 Google Docs。 了解需要更换哪些工具将有助于制定最终决策。

了解您的团队需要什么

大型企业的团队协作看起来与 SMB 完全不同。 如果您正在寻找企业解决方案，那么我们可以从比较思科的 WebEx Teams 与 Microsoft Teams（企业团队协作软件中的两个大腕）的头对头文章开始。 对于各种规模的企业，并非每个人都以相同的方式工作，也并非每个解决方案都以相同的方式处理您的协作和项目管理。 根据您的团队已经用于协作的解决方案、流程或应用程序，为每个团队选择的解决方案可能会有所不同。

建立关于您的团队已经如何工作的清单或总体思路将有助于将决策集中在最适合您的团队已经做或需要做的事情的解决方案上。 从这里，决策者可以优先考虑不同的方法，甚至解决方案提供的不同功能——这个优先级列表可以帮助过滤掉那个购物清单。

为了快速细分，最常见的协作和项目管理功能包括：

• 基于文本、列表的项目管理。 Basecamp 以其“基于列表”的焦点而闻名，它允许用户生成基于文本的项目和任务列表。 有时越简单越好。
• 或以“板”为中心的可视化项目管理。 这更像是 Trello 所做的，将 p 项目和任务组织成可视“卡片”，一目了然地提供大量信息。
• 用于查看谁在做什么的活动提要。
• 更新的自动电子邮件通知
• 创建和共享可以同时同步的自定义日历。
• 深入的项目管理——区分大项目、小任务，甚至更小的子任务。 一些解决方案在组织上并没有深入。
• 可定制的仪表板——每天、每周或以项目为中心的“仪表板”，提供项目和进度的鸟瞰图。
• 实时文件共享和编辑以进行协作

一旦您了解您的团队已经在使用什么，以及他们可以使用哪些新特性或功能来改进，您就可以开始寻找合适的解决方案。

比较您的选择

了解您的团队需要什么只是过程的一半。 下半场是获取这些信息并四处寻找最佳解决方案。 市场上有这么多，而且差异化程度不高，查看它们可能非常耗时且难以承受。 当我们尝试收集我们最喜欢的解决方案列表时，我们通常会关注几个关键方面。 价格很重要，但不是唯一的难题。

• 包含的特性和功能

我在上面谈到了这一点，但值得再次提及。 并非所有应用程序都是平等的，您将看到的主要区别在于方法和演示文稿。 例如，Basecamp 主要是基于文本和列表的，而 Trello 利用“卡片”来帮助直观地组织您的项目和协作。 Basecamp 不足，不允许用户添加“子任务”，同时 Asana 允许用户深入并根据需要添加尽可能多的子任务。

一些解决方案将包括日历，甚至是内置的团队消息传递，而其他解决方案则没有。 这就是为什么重要的是要了解您的团队已经在依赖什么，找到一个在功能上没有任何差距并保持团队熟悉的解决方案。

• 集成和灵活性

除了内置的特性和功能之外，另一个同样重要的方面是构建解决方案的能力。 由 2017 年最重要的首字母缩略词提供支持的集成都是为了添加全新的特性和功能。

通常，集成允许我们将一个现有解决方案连接到另一个解决方案 - 用于团队协作和项目管理，这可能意味着添加您的 CRM 以保持相关信息方便，或者将 Basecamp 集成到 Slack 中，以便您的所有项目更新都放入一个松弛的房间，而不是让你的收件箱混乱的电子邮件。

• 用户体验和易用性

归根结底，如果解决方案很复杂、令人困惑、复杂，或者只是难以使用，您的团队将不想切换。 您需要做的最后一件事就是花费所有这些时间和金钱来研究、调查和购买解决方案，只是为了没人打扰。 为了防止“旧方式容易得多”的呼声，用户体验需要非常重视。

如果您的团队习惯于列出，那么请继续使用基于列表的解决方案，为什么还要添加任何人都不关心的视觉效果和仪表板？ 了解您的团队当前的工作方式以及他们已经使用的工具以及测试期都将有助于确定最佳解决方案。 这些应用程序通常有试用版或退款保证，因此请使用它们。

• 定价和限制

与任何重大业务决策一样，成本绝对是一个主要问题。 如果解决方案太昂贵，并且您的团队无法证明包含的合理性，他们不会打扰。 然而，更重要的是应用程序和解决方案的销售方式。 对于基于订阅的模型，为不同的团队规模或价格点“分层”不同的包是非常普遍的。 这里的重要方面是不同的层通常会有不同的限制。

因此，作为假设示例，基本计划可能允许 10 个用户，但将您的“团队”限制为 2 个，将“项目”限制为 5 个。 请注意成本，但也要注意您为此付出的代价得到了什么。

把它们放在一起

在收集了所有必要的信息并了解了您的团队的工作方式之后，就该开始搜索了。 当然，最明显的方法是简单地谷歌搜索顶级解决方案。 基本的 Word 文档或 Excel 电子表格可以帮助跟踪您找到的所有相关选项，或帮助组织不同的优先级。

这类似于我们在 GetVoIP 组织我们的提供商页面时所做的事情，比如我们的协作解决方案列表，甚至我们的一些帖子，比如我在开始时引用的 Top Basecamp Alternatives。

先试后买

开始一个您的团队需要或想要的功能的运行列表会很有帮助，并使用它来形成一个清单来运行每个不同的解决方案——这也有助于跟踪不同功能的不同定价限制。

然而，归根结底，真正的考验是对解决方案进行测试。 一次尝试一到两周不同的解决方案，或者让两个团队使用两种不同的解决方案，并在测试期后听取他们的想法。 你可能会惊讶于他们在这么短的时间内完成了多少。